Tutoriel : Traitez des textes avec Word

Word est un logiciel de traitement de texte !

Justement, si ! Et vous allez voir que prendre 5 minutes pour réfléchir à la manière de considérer un logiciel peut apporter beaucoup de choses.

Word et le traitement de texte

Comme son nom l'indique, un logiciel de traitement de texte a pour fonction principale de « traiter » du texte. Autrement dit, il fait subir à du texte brut des transformations de toutes sortes (couleur, taille, alignement, etc.) en vue d'une utilisation spécifique. Vous ne traitez pas un courrier de la même manière que vous traitez un rapport ! Traiter un texte, ce n'est donc pas simplement le rendre joli, mais c'est lui créer une présentation pour le rendre utilisable.

Plusieurs étapes sont donc à prendre en considération :

Intéressons-nous en détail à chaque étape de ce processus qui doit devenir systématique chez tout le monde :

1. Dans un premier temps, vous tapez votre texte sous Word sans vous occuper du traitement que vous lui appliquerez. Ainsi si vous rédigez une lettre, vous ne vous occupez pas de l'alignement ; si c'est un compte-rendu, n'ajoutez pas de couleur et n'insérez aucune image ! Pour le bien, essayez de séparer le fond et la forme. Tout est relatif, bien entendu, mais plus vous appliquerez cette règle, plus le traitement du texte se passera de façon simple et rapide. C'est d'ailleurs parce que trop peu d'utilisateurs appliquent cette méthode - et s'occupent du fond en même temps que la forme - qu'il leur est difficile d'utiliser Word à bon escient ;

2. Une fois que vous avez tapé tout votre texte, il va falloir le traiter.

   • Ce traitement commence par une mise en forme, c'est-à-dire l'ajout de couleurs, le choix de la taille des titres, l'ajout d'effets ;

   • Puis vient la mise en page qui consiste à définir le format général du document, les marges, l'alignement de chaque paragraphe, puis à ajouter les images, les tableaux, etc. ;

   • À ce stade, le simple texte que vous aviez tapé au début est maintenant un joli document bien présenté. Il va donc falloir procéder à une vérification de la langue (orthographe et grammaire), puis enregistrer le document en fonction de l'utilisation que vous en ferez : simple document Word, PDF, etc. ;

3. Le traitement du texte étant à présent terminé, vous pouvez utiliser le publipostage qui vous assiste dans la publication de votre document ou l'imprimer si vous le souhaitez.

Je vous propose ce petit exemple pour illustrer mes propos.

• La première image présente un texte qui n'est pas mis en forme. En effet, fraîchement rédigé, le rédacteur n'a pas encore pris le soin de le mettre en forme. On est à la première étape.

• La deuxième image présente le même texte qui est mis en forme. En effet, après cette première étape, il est temps pour le rédacteur de mettre en forme son texte pour qu'il soit plus lisible et agréable à lire. On est à la deuxième étape.

• (Viendra ensuite le temps de l'enregistrer, de l'imprimer, ou d'en tirer quoi que ce soit.)

Un texte respectivement sans et avec mise en forme

En effet ! Mais le principal intérêt de Word, c'est qu'il est capable d'automatiser les tâches.

Outre le célèbre « copier/coller », vous pouvez directement appliquer à du texte un modèle, un style, ou un thème.

Prenons pour exemple le courrier. Avant, vous deviez rédiger toutes vos lettres à la main, une par une, en reproduisant à chaque fois les mêmes gestes. Désormais, vous créez une bonne fois pour toute une présentation qui vous convient et vous l'appliquez à chaque lettre que vous rédigerez sur votre ordinateur. C'est un gain de temps considérable puisque vous n'avez plus qu'à modifier ce qui change, à savoir le contenu de la lettre. En plus, vous n'avez même pas besoin de créer vous-mêmes les modèles de documents puisque des professionnels en proposent gratuitement sur le site d'Office (tout un chapitre y sera consacré).

L'automatisation des tâches devient de plus en plus importante avec le publipostage, les macros et les compléments. Pour reprendre l'exemple de la lettre, il est maintenant possible de créer une liste de contacts - par exemple des amis que l'on souhaite inviter à un mariage - et, sans toucher au contenu de la lettre, d'imprimer autant de lettres que d'invités, bien entendu chaque lettre étant personnalisée à son destinataire.

OpenOffice.org et iWork

Aujourd'hui, plusieurs grandes suites bureautiques ont été développées, permettant de faciliter de nombreux domaines de la bureautique : du traitement de textes à la gestion de projets en passant par le traitement de données, la présentation multimédia et bien d'autres choses encore, tout a été pensé pour nous faciliter la vie, dans de nombreux domaines.

Word est le traitement de texte de la suite Office, accompagné par Excel : le logiciel de traitement de données ; PowerPoint : le logiciel présentations multimédia (de diaporamas) ; et d'autres suivants la version de la suite Office.

Mais il faut savoir qu'il existe d'autres suites bureautique que celle de Microsoft, désormais mondialement connue et usitée.

OpenOffice.org

À la différence de Microsoft Office, OpenOffice.org est une suite bureautique gratuite et open-source, créée et maintenue par une grande communauté de développeurs. Mais en plus d'être gratuite, elle est compatible avec tous les systèmes d'exploitation : Windows, Linux et Mac OS X. Son environnement multi-plateforme et sa gratuité lui ont permis de se faire un nom dans le domaine de la bureautique.

OpenOffice.org donne accès à des logiciels très communs dans leur domaine. Ces logiciels sont au nombre de six :

• Writer : le logiciel de traitement de texte ;

• Calc : le logiciel de traitement de données ;

• Impress : le logiciel de présentations multimédia (de diaporamas) ;

• Base : le logiciel de bases de données ;

• Math : le logiciel de traitement mathématique (une sorte de fusion entre Writer et Calc) ;

• Draw : le logiciel de dessin vectoriel.

Ce sont donc des logiciels de base, disponibles gratuitement pour tout utilisateur. Sachez qu'au moment où j'écris ces lignes, une communauté d'utilisateurs s'est créée pour développer une version dérivée d'OpenOffice.org, qu'ils ont rendu entièrement libre et gratuite. Cette suite, c'est LibreOffice, et cette communauté, c'est la Document Foundation ! :)

Passons à présent à la suite logicielle bureautique d'Apple, très professionnelle.

iWork

Elle n'est pas très connue pour les utilisateurs de Windows et Linux pour la simple et bonne raison qu'elle n'est pas compatible avec ces deux OS.

Ce rassemblement de logiciels comprend les applications de base de la bureautique. Voyons cela :

• Pages : le logiciel de traitement de texte ;

• Numbers : le logiciel de traitement de données ;

• Keynote : le logiciel de présentations multimédia (de diaporamas) ;

Cette suite bureautique, exclusivement destinée aux Macs, est puissante. En fait, sous ces chers airs basiques, iWork cache un véritable potentiel : si vous prenez par exemple OpenOffice.org, vous voyez que cette suite a le double de logiciels que la suite d'Apple. Cependant, la firme américaine fait d'une pierre deux coups et au lieu de proposer des fonctionnalités simples réparties dans une multitude de logiciels, elle les regroupe en trois gros. Sachez simplement que, tout comme Microsoft Office, iWork n'est pas gratuit : il coûte 79 $. Il est actuellement en version 09, mais on peut probablement s'attendre à une version 10 pour l'an 2011.

Il existe probablement d'autres suites bureautiques, mais ce sont les trois plus grandes et les plus connues dans le domaine de la bureautique.

Le principe du WYSIWYG

Ces deux suites (OpenOffice.org et iWork) sont des concurrentes à Microsoft Office car elles utilisent elles-aussi le principe du WYSIWYG. Cette notion aussi barbare soit-elle est très importante car elle constitue l'essence même du logiciel : « ce que vous voyez est ce que vous obtenez ». Dans ce type de logiciel donc, vous vous occupez du fond (le contenu, le texte, les images, etc.) et de la forme (la présentation du document dans son ensemble). Vous gérez tout cela, et ce qui est affiché à l'écran sera imprimé, mis en PDF ou envoyé par courrier exactement pareil.

Bref, le principe de ces logiciels est que ce que vous voyez sur votre écran, c'est ce que vous obtiendrez au final !

Mais il faut savoir qu'il n'y a pas que ce type de logiciel qui existe. Il existe en réalité 3 grandes familles de logiciels :

• Les logiciels WYSIWYG que nous venons de voir ;

• Les éditeurs de texte ;

• Les logiciels de balisage.

Les grandes familles de logiciels

Les éditeurs de texte sont bien connus des programmeurs et des développeurs puisqu'ils leur permettent de coder. Certains logiciels sont beaucoup plus avancés (c'est le cas de Notepad++ qui intègre, entre autre, une coloration du code selon le langage utilisé) mais tous ont pour but principal d'éditer le texte, tout simplement.

Pour vous donner un exemple plus concret, le Bloc-Note de Windows est un éditeur de texte.

Bref, le principe de ces logiciels est de taper du texte, ni plus ni moins

Les logiciels de balisage

Les logiciels de balisage sont des logiciels où toute la forme est sous forme de balise, intégrée au texte.

Les programmeurs sont habitués puisque les langages de programmation sont balisés. En effet, pour donner un exemple en Html, le langage de création d'un site Web, mettre en gras un texte revient à écrire : <strong>texte</strong>. Ainsi, toute la mise en forme est intégrée à l'édition.

C'est la même chose sur certains logiciels de traitement de texte. Le plus connu est certainement m\LaTeX, où tout le texte et sa mise en forme doit être entre des balises bien spécifique pour finalement arriver à un affichage du texte et à une présentation très précise, sous forme PDF généralement.

Bref, le principe de ces logiciels est que tout le document est sous forme de texte balisé, que ce soit le contenu ou la présentation.

Il existe d'autres logiciels qui ne rentrent pas dans ces trois familles, mais je vais éviter d'en parler ici, pour ne pas vous embrouiller avec ces applications beaucoup moins connues.

Parlons à présent du processus d'installation. Le processus d'installation est très simple, et rapide.

Une fois que vous avez cliqué sur le fichier du programme d'installation, vous arrivez sur une fenêtre comme celle-ci :

Première étape : la saisie de la clé

Pour cette première étape, vous devez entrer la clé de produit. C'est la clé que vous avez achetée dans la licence. Elle est indispensable pour continuer l'installation de la suite.

Après une seconde étape concernant l'acceptation des termes du contrat, on passe à la troisième étape, que voici :

Troisième étape : choix du type d'installation

Ici, vous devez choisir le type d'installation :

• Si vous cliquez sur « Installer maintenant », vous passerez directement à l'installation standard ;

• Si vous cliquez sur « Personnaliser », il vous sera possible de configurer certaines options sur les différents logiciels installés dans le pack, ainsi que sur votre nom d'utilisateur et vos initiales. Pour ces dernières, vous pourrez les configurer plus tard, lors d'une prochaine utilisation de l'un des logiciels de la suite. Bref, ce n'est pas du tout définitif.

Et enfin, clé du succès, la dernière étape... l'installation de la suite !

Et ensuite ? À vous l'accès à tous les logiciels de votre édition d'Office ! Vous pouvez alors vraiment commencer le tutoriel et les manipulations de documents Word.

Nous allons ici faire une petite visite guidée de l'interface du logiciel.

L'interface, c'est ce qui vous tombe sous le nez quand vous ouvrez Word.

Démarrer Word

Pour démarrer Word, vous pouvez :

Vous rendre dans le menu « Démarrer », puis dans « Tous les programmes », dans le dossier « Microsoft Office », sélectionnez « Microsoft Word 2010 » :

Cliquez directement sur « Microsoft Word 2010 » en l'ajoutant dans le menu « Démarrer » :

Cliquez directement sur « Microsoft Word 2010 » en l'ajoutant dans la barre des tâches :

Faisons une première approche de Word. Dès le lancement du logiciel, voilà l'interface que l'on découvre :

D'emblée, la fenêtre Word peut paraître un peu déroutante de par le nombre d'éléments qui la composent, surtout si vous avez eu la curiosité d'afficher les différents onglets.

Il est nécessaire de s'attarder sur quelques détails de cette capture de l'interface.

Au milieu, il y a un espace blanc très vaste. C'est votre « zone de travail ».

Le ruban

Tout en haut de la fenêtre, il y a ce que l'on appelle le « ruban ». C'est une des plus grosses mises à jour d'Office 2007, repris mieux encore dans Office 2010 : un ruban, graphiquement évolué, duquel sont disponibles toutes les fonctionnalités (enfin non, car vu leur nombre, il faudrait un ruban composé de mille et un onglet) du logiciel.

Dès l'arrivée sous Word, l'onglet « Accueil » est ouvert dans le ruban, donnant libre accès aux fonctionnalités les plus basiques du logiciel de traitement de texte.

À gauche de cet onglet se trouve le menu « Fichier », en bleu - anciennement menu Office -, proposant un panel d'options diverses et variées sur les documents Word, ainsi que sur le logiciel lui-même. Toutes les options, basiques ou avancées, permettant de configurer et de personnaliser Word, se trouvent ici.

À droite se trouve un très large choix de fonctionnalités du logiciel de traitement de texte, accessibles grâce à cette fameuse structure en onglets. Ces onglets peuvent par ailleurs varier. D'autres onglets pourront apparaître au cours de l'utilisation de Word, notamment si vous suivez le cours, pour vous proposer un panel de fonctionnalités supplémentaires. Ce sont des onglets contextuels. Par exemple, si vous éditez une image ou un tableau, un ou plusieurs onglets contextuels réservés à cet effet seront automatiquement affichés.

Comme vous pouvez le voir, chaque onglet du ruban Office est lui-même divisé en plusieurs groupes. Ils permettent de mieux se repérer et de ne pas avoir une foule de fonctionnalités dans un espace aussi réduit. Ainsi Word a séparé toutes les fonctionnalités selon leur utilisation : la mise en forme de la police dans un groupe, la mise en forme des paragraphes dans un autre, etc.

Mais n'oublions pas qu'Office 2010, en l'occurrence Word, possède plusieurs milliers de fonctionnalités. Imaginez toutes ces fonctionnalités dans le ruban, ce serait tout de même un peu brouillon, ou alors vous auriez cent onglets !

C'est la raison pour laquelle certains groupes de fonctionnalités ne sont pas complètement affichés. Vous pourrez alors cliquer sur l'icône d'agrandissement en bas à droite de chaque groupe pour avoir accès à une fenêtre contenant toutes les fonctionnalités du groupe.

La barre d'outils Accès rapide

La barre d'Accès rapide marche comme la barre de lancement rapide de Microsoft Windows. Elle permet l'accès rapide aux fonctionnalités globalement les plus utilisées de Word, en règle générale.

L'icône Word ne fait pas partie de la barre d'accès rapide. Elle simule simplement le clic droit sur la barre de titre, à la différence du bouton Office de la version 2007 :

Barre d'Accès rapide 2007

Par défaut, les fonctionnalités suivantes sont déjà présentes :

• Enregistrer (dont le raccourci clavier est Ctrl + S , notez-le !) : permet d'enregistrer votre document (nous allons d'ailleurs voir cette fonctionnalité vers la fin de ce chapitre ;

• Annuler la dernière action (dont le raccourcis clavier est Ctrl + Z , notez-le lui aussi) ;

• Répéter la dernière action (dont le raccourci clavier est Ctrl + Y , un petit dernier à connaitre pour la route).

Ce sont en effet les trois fonctionnalités les plus utilisées, quel que soit le document que vous éditez. Néanmoins, il vous est possible d'ajouter plusieurs autres fonctionnalités. Cliquez simplement sur la flèche descendante à droite de cette barre. Elle vous permet d'ajouter (ou supprimer) plusieurs fonctionnalités telles que la création d'un nouveau fichier ( Ctrl + N ), l'ouverture d'un fichier enregistré auparavant sur votre disque dur ( Ctrl + O ), l'impression ( Ctrl + P ), la correction orthographique ( F7 ), etc.

Nous apprendrons au fur et à mesure du tutoriel à nous servir de chacune de ces fonctionnalités, vous pourrez alors adapter cette barre d'accès rapide à votre utilisation personnelle de Word.

Par ailleurs, vous apprendrez petit à petit à vous servir des raccourcis des fonctionnalités que j'ai donnés en deuxième temps. Rassurez-vous. ;)

La zone de rédaction

La zone de rédaction est le plus grand espace sous Word, et elle est vide. Vous l'aurez deviné, c'est là que vous allez rédigerez votre document, votre texte. C'est donc dans cet espace que vous allez taper votre texte.

Cet espace est si grand pour vous apporter le confort et les meilleures conditions de rédaction.

Dans la suite de ce cours, vous allez apprendre à aménager cette zone. Elle est si grande que l'on peut en fait y afficher certaines informations supplémentaires.

Mais ne vous inquiétez pas, il vous restera toujours largement de la place pour bien faire votre travail.

La barre d'état

La barre d'état est la barre qui se trouve en bas de l'interface. Elle affiche des informations comme le numéro de la page visualisée, le nombre total de pages, le zoom, etc. :

Cette barre n'est utile que si vous vous servez souvent de Word de manière avancée. Nous apprendrons bien évidemment à nous en servir.

Pour commencer en douceur (ça ne sert à rien d'y aller trop rapidement et d'avoir trop de nouvelles fonctions en tête inutilement), vous allez créer votre premier document. :)

Dans la suite des chapitres, nous allons progressivement apprendre à utiliser les autres fonctionnalités, à travers diverses étapes. Ne vous inquiétez pas, nous aborderons ensemble chacune des fonctionnalités de Word.

La suite Office n'est pas uniquement dédiée à Windows. Microsoft propose pour les utilisateurs de Mac OS X une version d'Office (donc avec Word dedans). C'est la version 2011 de Microsoft Office sous Mac qui concorde avec la version 2010 sous Windows, c'est-à-dire la dernière. Son interface est extrêmement ressemblante à celle de Word pour Windows (mis à part quelques détails).

Dans tout le cours, je me baserai sur Word pour Windows. L'affichage sous Mac ressemble énormément à l'affichage sous Windows.

Lorsque les fonctionnalités ne sont pas présentes là où je vous les montre sous Mac, la plupart du temps, c'est qu'elles sont disponibles en cliquant sur Word dans la barre en haut à gauche, puis sur « Préférences » :

Une fenêtre s'ouvre alors :

S'y trouvent quelques options supplémentaires à l'interface, que nous aborderont au fil du cours. En cas de doute donc, n'hésitez pas à jeter un coup d'œil à cette fenêtre, vous pourriez y trouver votre bonheur. :)

Ouvrir un document

Il faut tout d'abord vous rendre dans votre dossier « Applications », accessible depuis le « Finder » de Mac OS X. Il ne vous reste plus qu'à trouver votre copie de Word et de l'ouvrir. Un nouveau document vierge s'ouvre :

Je ne vous ai pas menti en vous disant que l'interface était extrêmement ressemblante à celle de Windows :D . Vous êtes donc fins prêts pour continuer et n'oubliez pas que le cours se base sur la version Windows !

Les raccourcis clavier

En ce qui concerne les raccourcis clavier, dans la majeure partie des cas, les raccourcis en Ctrl + <Touche> sont accessible sur Mac grâce à la combinaison CMD + <Touche>.

C'est bon a savoir !

Vous connaissez à présent le sujet du tutoriel : Word. Vous avez installé la suite Office (la suite bureautique à laquelle appartient le logiciel de traitement de texte Word) et vous en connaissez les principales parties de son interface.

J'espère que vous avez compris les différentes utilisations des parties qui composent son interface, puisque dès le prochain chapitre, vous allez apprendre à créer votre premier document.

Vous pensiez réellement pouvoir vous tourner les pouces encore longtemps ? :p

Nous allons commencer par créer un nouveau document. Vous allez voir, c'est tout simple.

Rendez-vous dans le menu « Fichier. »

Je vous en avais rapidement parlé lorsque je vous avais expliqué l'utilité des différences sections de l'interface. Le menu « Fichier », c'est le petit bouton bleu qui est situé à gauche de l'onglet Accueil (le premier « vrai » onglet du ruban, qui est accessoirement l'onglet ouvert dès le lancement de Word). Or, je vous avais précisé que l'onglet « Fichier » est en fait un menu qui occupe toute l'interface, lorsqu'il est ouvert.

Voyons cela en image :

Ok, vous y êtes ?

Cliquez sur « Nouveau », justement en dessous de « Récent », sélectionné en bleu dès votre arrivée dans le menu. Vous arrivez dans un nouvel onglet du menu (des onglets ? Encore ! :-° ). A partir de cette page, vous n'avez qu'à double-cliquer sur « Document vierge », présélectionné par défaut :

Vous voilà avec un nouveau document tout beau tout blanc tout vierge.

Nous allons commencer à taper du texte, à remplir tout l'espace vide sur la feuille.

Pour cela, nous allons devoir utiliser un outil très compliqué à maîtriser, accrochez-vous : il s'agit de votre clavier.

Un clavier

C'est en effet grâce à votre simple clavier que vous allez pouvoir rédiger votre texte. Rien de plus difficile pour le moment.

Alors soit, rédigeons puisqu'il le faut...

C'est bon, c'est fait ?

J'espère bien. :) Cela peut paraître basique mais, sur un logiciel de traitement de texte, le texte, c'est vous qui l'écrivez. Or, il est l'élément central, l'élément moteur. Rédigez correctement et ça sera déjà un bon point de gagné.

Les options de vérification grammaticaux et linguistique se trouve dans la première partie de l'onglet « Révision » :

Pour vous exercer avec moi dans cette sous-partie, je vous propose de :

Télécharger le fichier correcteur.docx

Grammaire et orthographe

Dans un premier temps, cliquez sur le bouton « Grammaire et orthographe » :

Une fenêtre s'affiche :

Le premier mot à corriger est déjà sélectionné et présenté sur la fenêtre du correcteur (1).

Une liste de suggestion sont alors proposées, la première étant la meilleure (2).

Enfin, il est possible d'effectuer différentes actions sur la correction (3).

Voyons ces actions, qui nous intéressent le plus.

• Ignorer : ignore la correction (pour le moment) ;

• Ignorer tout : ignore toutes les corrections (pour le moment) ;

• Ajouter au dictionnaire : en créant un nouveau mot ;

• Modifier : accepter la correction proposée. Sélectionnez une autre suggestion et cliquez sur « Modifier » pour accepter celle en question ;

• Remplacer tout : en cas de correction d'une expression complète, il est possible de modifier toute l'expression d'un coup ;

• Correction automatique : il est possible de définir à Word certains termes à remplacer lorsque vous écrivez des expressions (nous allons y revenir) ;

• Option : affiche la fenêtre d'option de vérification (là aussi, nous allons y revenir).

Inutile de revenir sur les premières actions, qui, je pense, sont compréhensible pour tout le monde. Néanmoins, je voudrais revoir avec vous les options de vérification et la correction automatique.

Les options de vérification

Cliquez sur « Options... ». Apparait alors une fenêtre des « Options Word » :

Il est à présent temps de regarder de plus près l'onglet de Vérification.

Voyons donc, dans l'ordre, les différentes possibilités que nous offre Word :

• Options de correction automatique : il s'agit de la fameuse correction automatique. Nous y reviendrons juste après ;

• Lors de la correction orthographique : certaines options sont cochées par défaut comme ignorer les mots en MAJUSCULE ou ceux qui contiennent des chiffres, généralement ce sont des noms propres vous appartenant. Ignorer les chemins d'accès aux fichiers, c'est mieux. Signaler les répétitions. Et une règle pour les Allemands (qui ne me concerne donc pas personnellement ^^ ).
  
  D'autres options ne sont pas cochées : Majuscule accentuées en français. En général, je le fais, donc je le coche. Suggérer à partir du dictionnaire principal seulement, aucun intérêt.

  De même, inutile de toucher aux différents modes proposés ;

• Lors de la correction orthographique et grammatical dans Word : toutes les options de vérification. Vous pouvez y ajouter les statistiques de « lisibilité » ainsi que la correction des « règles de Grammaire et style » ;

• Exceptions : créer des exceptions de vérification.

La correction automatique

Revenons donc à cette correction automatique. Cliquez sur ce premier bouton, une nouvelle fenêtre de « Correction automatique : Français (France) » apparait :

Ce sont toutes les choses que Word corrigera (sous entendu modifiera) dès que vous les aurez tapé dans la zone de travail.

Généralement, les options par défaut sont très utile. Vous pouvez d'ailleurs en rajouter.

Regardez dans le cadre « Correction en cours de frappe ». Il s'agit des mots qui seront remplacés lors de la frappe. Par exemple, « (c) » sera remplacé par le sigle du copyright, (e) par le sigle de l'euro, etc.

Malgré une liste déjà longue composé de sigles, de smileys, d'abréviations bien connus ou autre erreur d'orthographe (espace mal placés, lettre mal placée, tiret oublié, etc.), vous pouvez en rajouter. Et c'est justement ce que nous allons faire !

Dans l'exemple de notre texte, « Cest » devait être remplacé par « C'est », nous allons le rajouter. Par chance, « Cest » est dores et déjà inscrit, il nous suffit de le faire remplacer par « C'est », de l'ajouter, puis de valider la fenêtre (ou de faire de même pour d'autres corrections automatique) :

Validez les fenêtres.

Une fois la vérification du document effectuée, plusieurs situations possible :

• 

  Vous avez commencé la vérification au milieu du document, et dans ces cas-là Word vous le dis :

• 

  Vous avez activé les statistiques de lisibilité et dans ces cas-là Word vous les affiche :

• 

  Vous n'avez pas activé les statistiques et le document a été totalement vérifié :

Recherche, Dictionnaire des synonymes et Statistiques

Recherche

Vous doutez d'un mot quelle qu'en soit la raison, cliquez sur « Rechercher ». Un module de recherche complémentaire s'ajoute à la zone de travail :

Vous pouvez alors rechercher sur Internet la définition du mot, le sens, l'orthographe, etc.

Dictionnaire des synonymes

Il y a une liste déroulante, cliquez dessus :

Elle vous donne accès à d'autres listes de recherche et notamment la liste des synonymes, en fonction de votre langue (nous verrons les options de langue juste après).

Bref, ce module de recherche vous donne accès à un contenu assez divers qui vous accompagnera dans vos recherches en dehors de Google.

Les statistiques

Parlons-en, même s'il n'y a pas de quoi fouetter une mouche, des statistiques.

Cliquez sur le bouton, cela fait apparaitre une petite fenêtre avec toutes les statistiques du document :

Les options de langues

Il peut arriver que votre document comporte plusieurs langues. C'est d'ailleurs le cas de notre document exemple. La première ligne est en français tandis que la seconde est en anglais.

Généralement, Word détecte la langue en question, mais cela peut ne pas être le cas.

Dans cette situation, sélectionnez le texte en question, cliquez sur la langue erronée dans la barre d'état puis sélectionnez la langue qui convient. Cochez l'option de détection automatique de la langue si ce n'est pas déjà fait :

A présent, dirigeons votre regard vers le groupe « Langue » :

Deux boutons sont disponibles :

Pour la traduction :

Il vous permet de traduire tout le document, un texte sélectionné ou d'afficher un mini-traduction.

Pour la langue :

Il vous permet de définir et personnaliser langue de vérification.

Après avoir rédigé votre document, il vous reste un point crucial si vous ne voulez pas le perdre : le sauvegarder !

En ce qui concerne la sauvegarde du document, nous allons pour le moment rester très simples. Vous allez voir.

Direction le menu « Fichier » que vous commencez à connaître. Mais au lieu de vous rentre dans l'onglet « Nouveau » comme nous l'avons fait précédemment, cliquez à présent sur « Enregistrer ».

Si vous l'aviez déjà enregistré (ou qu'il était enregistré et que vous l'avez ouvert), le document sera automatiquement ré-enregistré avec le même nom et dans le même emplacement. Si vous l'avez vous-même créé et que vous ne l'aviez pas encore enregistré, Word va vous demander de renseigner quelques informations dans cette fenêtre :

Cette fenêtre peut vous paraître compliquée, mais nous n'allons pour le moment pas nous servir de grand-chose.

Où enregistrer le fichier ?

Vous devez sélectionner l'emplacement de l'enregistrement sur votre disque dur. Vous pouvez le faire en sélectionnant le dossier depuis le menu de gauche. Une fois un emplacement sélectionné, son contenu apparaît dans le volet de droite. Vous pouvez alors naviguer à l'intérieur des dossiers.

Quand vous avez correctement sélectionné le dossier où enregistrer le document (et que son possible contenu est apparu dans le volet de droite), alors vous pouvez passer à l'étape suivante.

Nommer le fichier

Vous devez ensuite renseigner le nom de votre document, par rapport au thème, ou à l'idée donnée, ou au type de document (rapport, lettre, etc.). Bref, vous avez libre choix - tant que ce nom n'a pas déjà été utilisé pour un document Word 2010 précédemment sauvegardé à l'emplacement souhaité.

Assurez-vous de donner un nom compréhensible à votre document, qui se rapporte au sujet de rédaction, ou à quoi que ce soit d'autre. Bref, il faut que son nom vous mette la puce à l'oreille. Cela vous permettra de le retrouver plus facilement et de savoir ce qu'il contient (et ce par la simple lecture de son nom).

Le type de fichier

Pour ce qui est du type, il s'agit d'enregistrer le fichier dans un format spécial :

L'auteur

L'auteur, c'est vous (en l'occurrence dans le cas de l'image précédente, c'est moi).

Par défaut, le fichier sera enregistré sous votre nom d'utilisateur de Windows.

Vous pouvez bien évidemment le changer. Pour ce faire, cliquez sur le ou les noms d'auteurs déjà présents, faites un Ctrl + A, puis tapez le ou les nouveaux noms d'auteurs désiré, séparés d'un point-virgule.

Titre et mots clés

Ici, vous pouvez associer des mots-clés à n'importe quel fichier Word. Ces mots-clés apparaissent dans toutes les fenêtres de l'explorateur Windows dans la colonne Mots-clés.

Vous pouvez aussi associer un titre à votre document (en plus du nom de fichier que vous avez déjà indiqué). Ces deux informations restent néanmoins facultatives.

Gestion des miniatures

L'explorateur Windows permet d'afficher les différents documents et dossiers en grande taille. Cette grande taille permet généralement de voir ce qu'il y a à l'intérieur du dossier, ou d'avoir un aperçu du fichier. En cochant l'option « Enregistrer la miniature », Word générera automatiquement cet aperçu si vous utilisez Windows Vista ou Windows Seven.

Enregistrer !

Enfin votre moment de gloire !

Cliquez sur « Enregistrer ». Tadam ! Votre fichier Word est enfin sauvegardé !

Quelques informations supplémentaires

Il faut savoir que d'autres informations peuvent être renseignées à propos de votre document, comme par exemple un commentaire de votre part, ou l'état d'avancement (brouillon initial, brouillon final, document prêt, etc.), la catégorie (rapport, lettre, publication, etc.), et bien d'autres choses encore.

Retournons dans le menu « Fichier ». Vous tombez directement sur l'onglet « Information » qui nous intéresse. Regardez à droite :

Toutes ces informations sont disponibles concernant le document, pour toutes les personnes qui s'y intéresseront. ;)

Plus d'options concernant les propriétés sont disponibles en cliquant sur « Propriétés » :

• 

  Vous pouvez ainsi modifier les informations depuis un panneau dans la zone de travail :

• Vous pouvez aussi afficher les propriétés avancées du document.

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être directement imprimés. Il est donc intéressant de connaître cette fonction, ses paramètres, pour mieux l'utiliser.

Allons sur la page d'impression. Rendez-vous dans le menu « Fichier, puis cliquez sur cliquez sur « Imprimer » :

La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression, et la partie droite à un aperçu avant impression :

Comme vous pouvez le voir, le premier groupe de bouton permet d'imprimer le nom d'exemplaires voulu sur l'imprimante voulue.

Le second groupe permet de paramétrer l'impression de votre classeur.

Et avant toute chose, le troisième groupe, le plus gros, vous donne un aperçu avant l'impression.

Voyons cela plus en détails :

C'est la fin de notre premier chapitre d'ordre pratique. Ce chapitre à introduit tous les principes de Word, de la création d'un nouveau fichier jusqu'à l'enregistrement de ce fichier.

À présent, nous allons voir progressivement des notions de plus en plus avancées sur le traitement de texte avec Word au travers de nombreux chapitres.

Comme je l'ai laissé entendre, Word dispose de certaines options permettant de configurer le logiciel, de l'interface jusqu'à la confidentialité en passant par des options d'édition du texte, tout est donc personnalisable. Tout se passe, comme je vous l'avais dit, dans le menu « Fichier » à gauche, puis dans les « Options » :

Le menu Fichier

Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre s'ouvre à vous : les Options Word :

La fenêtre des Options de Word

Dans cette fenêtre, nous voyons un menu à gauche, dont chaque onglet dispose de fonctionnalités que nous allons justement étudier. Voyons donc l'ensemble des onglets !

Général

L'onglet Général est celui sur lequel est ouverte la fenêtre des Options Word. Étudions-le de plus près. La fenêtre se compose en trois parties :

Options d'interface utilisateur

La mini-barre d'OutilsLorsque vous sélectionnez un ou plusieurs mots, une rapide barre d'édition apparaît au survol de la souris, vous donnant un accès rapide aux plus basiques des fonctionnalités de mise en forme. Cette fonctionnalité est repérée par la première ligne, cochée par défaut. Si vous ne l'activez pas, elle n’apparaîtra que dans le menu contextuel (le menu du clic-droit). De même, lorsque vous survolez une liste de choix d'options de mise en forme, le texte se modifie en même temps pour vous donner un aperçu en temps réel. C'est la deuxième fonctionnalité, cochée elle-aussi par défaut. Ces deux premières options concernent donc l’interaction du logiciel avec l'utilisateur.

Le jeu des couleurs : il s'agit ici du thème de Word. Un peu comme Windows, Word dispose de 3 thèmes de couleurs différentes :


Thème Bleu


Thème Gris clair


Thème Noir

• Bleu ;

• Gris clair - activé par défaut ;

• Noir.

C'est un moyen très simple de personnaliser l'intégralité de l'interface de Word, au niveau de la couleur de fond.

Lorsque vous passez votre curseur sur une fonctionnalité dans le ruban une info-bulle s'affiche - même si ce n'est pas le seul endroit, donnant quelques détails sur la fonctionnalité en question. Vous pouvez désactivez cette info-bulle en sélectionnant « Ne plus afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info-bulles ». Vous pouvez aussi désactiver toutes les info-bulles de l'interface du logiciel en sélectionnant l'option correspondante.

Personnaliser votre copie de Microsoft Office

Il s'agit là de votre nom d'utilisateur et de vos initiales pour la signature de vos documents. Dans mon cas, il s'agit donc du nom d'utilisation Electro, ayant pour initiale E.

Lorsque vous créez ou éditez un document et que vous l'enregistrez, votre nom est automatiquement sauvegardé dans les paramètres du document. Vous pouvez bien évidemment le modifier lors de l'enregistrement, mais il est plus rapide de le modifier à partir de cette fenêtre puisque ce nom d'utilisateur s'applique alors à tous les enregistrements depuis cet ordinateur.

En ce qui concerne l'affichage de l'auteur d'un document, il vous suffit alors de passer votre souris sur le document, pour qu'une info-bulle (ici de Windows) s'affiche, vous en indiquant les détails. Parmi eux, l'auteur - en l'occurrence ici vous - en repéré. Sous Windows 7, le ruban en bas de la fenêtre de l'explorateur Windows affiche aussi certaines informations concernant le document, y compris l'auteur.

Dans ce cas, les deux auteurs sont nommés.

Options de démarrage

La seule et unique fonctionnalité présente ici correspond au mode Plein écran. La fonctionnalité ici présente se nomme : « Ouvrir les pièces jointes en mode Plein écran ».

Non non, vous n'y êtes pas.

Lorsque vous avez un e-mail avec, en pièce jointe, un document Word par exemple, cette fonctionnalité permet d'afficher directement cette pièce jointe en mode Plein écran.

Cette fonctionnalité n'est pas cochée par défaut. À vous de la cocher, ou non, selon ce que vous souhaitez.

Affichage

Passons à présent au deuxième onglet : l'Affichage ! Ici encore, trois parties.

Options d'affichage de la page

L'espace entre les pages dans le mode Plein écran. Dans le mode Page est activé (il est configuré par défaut sous Word), le document se présente sous la forme de pages, telles qu'elles seront imprimées. Or pour bien marquer la séparation entre deux pages, il y a un petit espace entre. Si cette option peut être désactivée en double-cliquant entre les pages, sachez qu'elle peut l'être aussi en décochant la case, cochée par défaut.

Afficher les marques de surligneurs : globalement, cette fonction permet de désactiver la fonctionnalité de surbrillance du texte puisque les marquages ne sont plus visibles sur le document Word, ni imprimés.

Afficher les info-bulles du document sur pointage : nous avons vu dans l'onglet précédent que l'on pouvait désactiver une partie des info-bulles, ou bien la totalité. Ici, on peut désactiver l'autre partie des info-bulles.

Toujours afficher ces marques de mises en forme à l'écran

Elle permet d'afficher des symboles tels que la flèche

, le pied de mouche

et bien d'autres encore, là où se trouvent les espaces insécables de votre texte (généralement en les mots et la ponctuation).

Vous pouvez aussi afficher tous ces symboles, d'un simple clic sur la dernière case.

Concrètement, si une fonctionnalité nommée « Afficher tout » est disponible dans l'onglet « Accueil », groupe Paragraphe, pour afficher temporairement tous ces symboles, ici il est question d'afficher de façon permanente un ou plusieurs de ces symboles sur le texte. C'est donc une manière de personnaliser la fonctionnalité, et le document en globalité.

Options d'impression

Lorsque vous imprimez votre document, le contenu est imprimé tel que vous le voyez. Jusqu'ici vous me suivez ? J'imagine que oui.

Mais est-ce que vous savez que d'autres informations telles que le contenu même de votre document peuvent être imprimées ?

Et c'est tout l'intérêt de cette fonction-ci. Elle vous permet d'imprimer, avec le contenu, les informations suivantes suivant si vous les sélectionnez ou non :

• Les documents créés dans Word ;

• Les couleurs et images d'arrière-plan ;

• Les propriétés du document ;

• Le texte masqué.

Ce qui permet d'en garder une trace écrite.

Vous pouvez d'ailleurs décider de mettre à jour certaines informations du document lors de l'impression.

Vérification, Enregistrement et Langue

Ce 3ème onglet permet de modifier la manière dont se comporte Word concernant la vérification de la mise en forme et tout ce qui l’entoure.

Nous les avons vu dans le précédent chapitre.

Options avancées

Pour ce qui est de l'onglet des Options avancées, rendez-vous dans la sous-partie suivante. Je préfère m'y pencher plus en détail.

Voyons les deux onglets intermédiaires, concernant la personnalisation du ruban et de la barre d'Accès rapide.

Personnaliser le ruban

Comme je vous l'avais dit au tout début, le ruban est personnalisable. Et ce, au travers d'un onglet spécial, nommé « Personnaliser le ruban » :

L'onglet Personnaliser le ruban dans la fenêtre des Options de Word

Vous pouvez tout d'abord remarquer que toutes les fonctionnalités ne sont pas affichées par défaut dans le ruban. En effet, vous aurez peut-être remarqué la présence d'une petite liste déroulante en haut de la première grande liste. Cliquez dessus, vous avez alors une option « Commandes non présentes sur le ruban ». Sélectionnez-la. Vous avez alors sous vos yeux la liste des fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le ruban. En fait, il y a beaucoup moins de la moitié des commandes qui sont présentes dans le ruban.

C'est dans ce cas-là qu'on peut se rendre compte de tout le potentiel de Word qui n'est pas exploité !

Bien sûr, traiter toutes ses fonctionnalités serait de la folie (et je n'ai pas envie de devenir fou), d'autant que certaines se regroupent et d'autres ne sont pas spécialement utiles si vous n'utilisez pas Word dans un domaine bien particulier.

Bref, tout ça pour dire que vous pouvez aussi bien personnaliser les onglets du ruban, en créer, en modifier et en supprimer. Vous allez voir tout ce qu'il est possible de faire.

Dans la fenêtre, vous avez deux grandes listes (sans compter la liste déroulante des catégories de commandes). Celle de gauche représente les commandes, celle de droite les onglets. Intéressons-nous justement à celle de droite ! Certains onglets ne sont certainement encore jamais apparus dans le ruban. C'est très certainement le cas de l'onglet « Développeur », si vous ne l'avez jamais activé. Mais peu importe. Nous allons voir globalement comme procéder.

Voyons un peu comment ajouter/modifier/supprimer un onglet.

Ajouter un onglet

C'est très simple, en bas à gauche de la liste se trouve le bouton « Nouvel onglet ». Cliquez dessus. Un onglet est automatiquement créé. À l'aide des flèches à droite de la liste, vous pouvez mettre cet onglet plus à gauche sur le ruban (plus en haut dans le liste donc) ou plus à droite (inversement : plus en bas).

Ensuite, cliquez sur « Renommer... » en bas. Vous pouvez renommer l'onglet ou le groupe selon ce que vous avez sélectionné.

Modifier un onglet

Ici intervient la liste de gauche.

À gauche des noms des onglets, se trouve une icône en forme de plus. Cliquez dessus. Vous avez développé l'onglet correspondant. Les groupes de l'onglet apparaissent donc. Vous pouvez alors rajouter un groupe pour y ajouter des commandes. Et vous avez l'embarras du choix pour sélectionner une commande dans la liste de gauche et l'ajouter dans le groupe souhaité (en utilisant le glisser/déposer - cliquez sur la fonctionnalité et maintenez le clic ; puis glissez votre souris vers la liste de droite ; placez votre souris à l'emplacement du groupe souhaité puis relâchez la souris ; la commande est placée) ou bien cliquez sur le bouton « Ajouter >> »). Le retour se passe de la même façon.

Supprimer un onglet

Rien de sorcier ici. Cliquez droit sur l'onglet/groupe souhaité et cliquez sur « Supprimer ». Un jeu d'enfant.

Ici encore, il est impossible de supprimer un onglet ou un groupe prédéfini dans Word.

Petit plus de personnalisation

En bas de la liste des onglets, vous avez deux boutons qui peuvent vous êtes utiles :

• « Importer/Exporter » : Voici la fonctionnalité qu'il vous faut ! Vous pouvez, grâce à cette option, exporter toute votre configuration de Word.
  
  Vous enregistrez votre fichier de personnalisation. Importez ensuite ce fichier sur le nouvel ordinateur ;

• « Réinitialiser » : après votre utilisation, si le propriétaire de l'ordinateur ne souhaite pas garder votre configuration, vous n'avez qu'à cliquer sur « Réinitialiser » pour que tout se remette comme avant.

Barre d'outils d'Accès rapide

C'est sur cette barre que vous pouvez ajouter toutes les commandes que vous souhaitez. Pour le moment, elle n'intègre que 3 commandes (Enregistrer - Ctrl + S pour rappel -, Annuler - Ctrl + Z - et Rétablir - Ctrl + Y . Mais vous avez là encore la très grande liste de commandes (la même que pour les rubans) à votre disposition pour la compléter.

Personnalisation rapide

Vous n'avez pas envie de vous embêter avec cette longue liste ?

À droite de la barre, vous remarquerez la petite flèche vers le bas. Cliquez dessus. Elle propose d'ajouter/supprimer quelques commandes les plus utilisées (et recommandées par Word) :

• Nouveau ( Ctrl + N ) , Ouvrir ( Ctrl + O ) , Enregistrer ( Ctrl + S ) , Ouvrir un fichier récent, Annuler ( Ctrl + Z ) et Rétablir ( Ctrl + Y ) : ce sont là les commandes les plus basiques, activées par défaut ;

• Courrier électronique : une fonction qui peut être bien, surtout dans un usage plus professionnel ;

• Aperçu avant impression ( Ctrl + P ) : concerne l'impression - vous avez beaucoup d'autres commandes dans le genre dans la liste précédemment présentée ;

• Grammaire et orthographe ( F7 ) : la très célèbre fonctionnalité du correcteur orthographique de Word ;

• Dessiner un dessin : petite commande qui peut s'avérer utile pour créer des zones de dessins. S'affiche alors un nouvel onglet qui vous permet d'ajouter de nombreuses choses dans votre dessin - nous y reviendrons plus tard dans un prochain chapitre ;

• Autres commandes : c'est un lien direct vers la liste.

Vous avez une dernière option qui permet d'« Afficher en dessous du ruban » : cette fonctionnalité permet d'afficher la barre de lancement rapide en dessous du ruban. Cela fait une nouvelle ligne donc, et fait plus d'espace à côté du logo Word :

La barre d'accès

en dessous

Petit plus de personnalisation

Vous l'aurez très certainement compris, cette barre d'accès rapide dispose aussi des fonctions d'importation, exportation et réinitialisation. Donnez donc libre court à votre imagination - avec modération - puis transférez cette personnalisation sur d'autres ordinateurs.

Compléments et Centre de gestion de la confidentialité

L'onglet « Compléments » donne accès à une configuration des plus avancées, notamment des fichiers du logiciel.

Nous n'y toucherons pas. C'est beaucoup trop technique !

Citation : Centre de gestion de la confidentialité - Options Word

<p><em>Microsoft attache une importance particuli&egrave;re &agrave; la confidentialit&eacute;. </em></p>

Un grand nombre de liens sur cette fenêtre vous renvoient vers des déclarations de confidentialités de Microsoft Office ainsi que sur Office.com.

Si vous avez à tout prix envie de paramétrer vous-même la confidentialité sur Word, une fenêtre spéciale est prévue à cet effet.

Je vous laisse vous occuper de votre confidentialité comme vous le souhaitez. Ces options sont assez avancées pour celui qui veut quelque chose de précis. Je vous laisse donc faire.

Nous allons aborder ici les options avancées qui méritent d'être vues pour une meilleure prise en main de l'interface de Word.

Voyons ça de plus près :

L'onglet Options avancées de la fenêtre des Options Word

Options d'édition

Ces premières options permettent une édition plus simple et plus souple de votre texte.

La première par exemple : la frappe remplace le texte sélectionné. Lorsque vous sélectionnez un mot, si cette fonctionnalité est activée, vous n'avez qu'à taper une lettre et cette lettre remplace le texte précédemment sélectionné. Cela marche quelle que soit la taille de texte sélectionnée.

Quelques raccourcis associés :

• Ctrl + A : sélectionne tout le texte ;

• Shift + ← / → : sélectionne le caractère à gauche/droite du curseur. Gardez appuyer autant que voulu pour sélectionner autant de caractères que voulu. Appuyez en même temps sur Ctrl sélectionne les mots entiers et non seulement les caractères - à ce propos, la deuxième option facilite la sélection du mot entier. Et la troisième permet un glissement plus souple du texte. Pareil, deux options plus loin, « Sélection des paragraphes automatique », permet, si après avoir placé votre curseur sur un mot, vous faites ce raccourcis ( Shift + flèche directionnelle...) et vous vous déplacez en haut ou en bas deux fois de suite, de sélectionner automatiquement tout le paragraphe.

La ligne suivante concerne les liens : il faut appuyer sur Ctrl pour aller sur les liens et lancer automatiquement votre navigateur par défaut.

Si vous aimez faire des dessins dans Word, l'option suivante pour permettra de créer facilement des dessins dans un grande zone créée automatique lors d'insertions de formes.

Le curseur intelligent

Admettons que vous ayez un document de plusieurs pages. Vous positionnez le curseur au début du document. Ensuite, faites défiler votre document à l'aide de la molette de la souris par exemple.

Utilisez ensuite une flèche de direction pour aller plus haut, plus bas, à droite ou à gauche :

• Si l'option « Utiliser le curseur intelligent » est cochée, le curseur apparaîtra automatiquement à la page où vous vous êtes arrêté, qui deviendra donc la page active.

• Si l'option « Utiliser le curseur intelligent » n'est pas cochée, vous remonterez directement là où vous aviez laissé le curseur, à savoir à la première page.

Le reste des fonctionnalités concerne la mise en forme et le style.

Couper, copier et coller

Ici, la grande partie des options concerne la mise en forme. Plus vous conserverez la mise en forme, plus le travail sera facilité lorsque vous serez amené à utiliser la mise en forme.

Vous remarquerez que maintenant, quel que soit le logiciel utilisé initialement, la mise en forme est conservée lorsque vous copiez le texte dans Word. Intelligent !

Pour le reste...

... Soit ce sont des fonctionnalités que nous avons déjà vues, soit ce sont des fonctionnalités qui ne nous intéressent pas pour l'utilisation que l'on fera de Word.

Libre à vous bien évidemment d'y regarder le plus près. Au contraire, c'est encore le mieux.

Après avoir vu tout ce qui concernait les options de Word, nous allons voir à présent ce qui concerne l'affichage des fenêtres du logiciel. C'est la plus grosse partie de l'interface que nous allons présenter à présent. Nous allons maintenant voir où et comment présenter et organiser les fenêtres. Et pour cela, pas de fenêtre spéciale, mais un onglet.

Intitulé « Affichage », c'est le dernier onglet du ruban et nous allons l'étudier :

L'onglet Affichage du ruban

Du mode d'affichage du document jusqu'aux fenêtres en passant par le zoom, nous allons aborder tous les groupements de l'onglet. (Les Macros sont une notion particulière vue à la quatrième partie de ce cours.)

Les différents modes d'affichage

Commençons par « Affichages document » qui vous permet de choisir le mode d'affichage du document. Il s'agit d'afficher votre document dans les conditions que vous désirez - dans certains cas cela permet une meilleure gestion des parties de votre document.

Pour une meilleure lecture, Word a donc mis à votre disposition pas moins de 5 types d'affichage différents :

• Page ;

• Lecture plein écran ;

• Web ;

• Plan ;

• Brouillon.

Page

C'est le mode d'affichage par défaut, que vous connaissez si bien avec Word. La page s'affiche telle que vous la verrez quand vous l'imprimerez. C'est sans doute l'option ayant le meilleur confort d'utilisation en général.

Dans ce mode, un espace est présent entre deux pages pour marquer la distinction. Vous pouvez supprimer l'espace entre deux pages : pointez votre curseur entre deux pages, celui-ci se transforme en une petite icône carré représentant 2 pages qui se raccroche comme en témoignent les deux flèches. Double-cliquez et les deux pages se rejoignent pour ne former qu'un bloc, une simple ligne marquant la fin et le début des pages.

Lecture plein écran

Comme son nom l'indique, c'est le mode plein écran. Une simple barre en haut permet d'accéder à quelques options d'affichages. Mise à part cela, tout l'espace est réservé à la lecture du document.

Le mode parfait pour lire confortablement votre document.

Petit tour d'horizon des options.

Options d'affichage :

• Taille du texte : vous pouvez augmenter ou réduire la taille du texte ;

• Affichage de pages : vous pouvez indiquer si vous souhaitez afficher deux pages côte-à-côte ou bien une seule page. Word peut aussi afficher la page telle qu'elle apparaitra une fois imprimée ;

• Écriture : par défaut, le mode « Lecture plein écran » ne permet, comme son nom l'indique, que de lire votre document. Grace à cette option, vous pouvez aussi le modifier ;

• Suivi des modifications et autres : ces options servent dans le contexte du suivi de modifications.

Outils :

• Recherche : pour rechercher la définition d'un mot avec Word - attention il faut disposer d'Internet pour utiliser cette fonctionnalité ;

• Surbrillance : peut vous permettre, entre autres, de suivre le texte à mesure que vous lisez, en le mettant en surbrillance ;

• Nouveau commentaire : pour ajouter un commentaire rapide sur le texte - dans le contexte du suivi de modifications ;

• Recherche : il s'agit ici de la fonction de base de Word : la recherche sur le document ;

• Traduction : il s'agit ici de la fonction de traduction de Word.

Web

Le mode Web permet un affichage comme sur Internet (comme son nom l'indique d'ailleurs) : sans bordure ou autre effet d'affichage.

Concrètement, cet affichage est une sorte de mode plein écran tout en gardant le ruban affiché. Vous pouvez donc facilement lire le texte tout en continuant à le modifier aussi facilement. Le confort de lecture n'est cependant pas au rendez-vous.

Plan

Ce mode convient parfaitement si vous voulez modifier des paragraphes dans leur ensemble, notamment avec les documents et sous-documents.

Déjà, le ruban comporte un nouvel onglet « Mode Plan » affiché par défaut.


« Mode Plan »

Ensuite, vous remarquez des symboles devant certaines parties du document et de ses sous-documents :

• Les titres sont précédés d'une puce contenant un signe plus (+) ;

• Les paragraphes sont précédés d'une simple puce.

Toutes les actions que vous allez effectuer sur ces signes vont affecter la totalité de la section associée. Dans le cas d'un paragraphe, cette section est le paragraphe lui-même, dans le cas d'un titre, il s'agit des paragraphes et sous-titres jusqu'au prochain titre de même niveau :

Quelles actions ? Vous avez la possibilité de :

• Sélectionnant une section (titre ou paragraphe) et le redéfinir suivant le niveau de titre (si vous avez un long document avec un sommaire par exemple) ou le corps de texte ;

• Déplacer un élément vers le haut/vers le bas ;

• Développer ou réduire la section sélectionnée - à partir d'un titre uniquement ;

• Afficher uniquement certains niveaux de titres ;

• Afficher la mise en forme - afficher uniquement la première ligne : ce sont deux options d'affichage qui permettent respectivement d'afficher toutes les mises en forme du texte et de n'afficher que la première ligne d'une section ;

• Les actions couper, copier, coller et supprimer sont disponibles. Utilisez simplement les raccourcis, respectivement Ctrl + X , Ctrl + C , Ctrl + V et Suppr ;

• Toutes les fonctionnalités disponibles dans tous les onglets seront appliquées à la section sélectionnée ;

• Document maître et sous-documents : c'est ici que vous pouvez gérer tout ce qui a trait aux documents et à leurs sous-documents.

À présent, vous pouvez « Fermer le mode Plan ». L'onglet en question disparait et vous voilà de retour sur le mode Page.

Brouillon

Le dernier de la liste : le mode Brouillon.

C'est très simple : l'écriture est de prime dans ce mode. Finies les futilités comme l'en-tête, le pied-de-page, etc. Ici seul le corps du texte est présent, ce qui permet une modification très rapidement du document.

Il y a quelques autres fonctionnalités dans l'onglet « Affichage » qui n'appartiennent ni au groupe « Affichage document », ni au groupe « Fenêtre ». En voici la liste et leur description :

Afficher

Cette division donne accès à des fonctionnalités qui permettent d'afficher la règle - tout le temps et pas seulement lorsque vous passez le curseur juste en-dessous du ruban -, le « Quadrillage » et le « Volet de navigation » - utile quand vous avez un long document.

Parlons un peu des règles et du volet de navigation.

Les règles

Les règles, horizontale et verticale, sont respectivement, entre le ruban et le document, et le plus à gauche de la fenêtre. Bref, elles encadrent la zone de rédaction.

Par défaut, les règles ne s'affichent que lorsque vous approchez la souris sur leur emplacement. Néanmoins, pour les habitués des versions précédentes de la suite, il est possible de les afficher définitivement, il suffit pour cela de cocher la case « Règle » :

Les règles affichées

Comme vous le voyez, les règles sont graduées en centimètres, automatiquement adaptées au zoom du document.

Les règles assurent plusieurs fonctions :

• Délimiter les marges et la taille des documents ;

• Définir la position et la longueur des tabulations ;

• Modifier l'alignement des lignes de texte, des paragraphes, etc.

Le Volet de navigation

« Il fait soleil, ouvrons les volets et naviguons. »

Ah non pardon, ce n'est pas de ça qu'on parle.

Principalement utile pour les longs documents, il s'agit d'un petit espace vertical où les pages sont représentées en miniatures les unes en dessous des autres. Ce volet de navigation permet donc de visualiser les pages plus en globalité.

Vous pouvez donc naviguer dans les miniatures puis vous rendre à une page spéciale en cliquant sur la miniature correspondante. De même, lorsque vous vous déplacez dans les pages et cliquez sur votre texte, le volet s'adaptera automatiquement et la miniature actuelle s'affichera automatiquement.

Bref, c'est une fonctionnalité très pratique pour la rédaction de longs documents.

Le volet de navigation

Vous remarquerez que c'est le même volet que pour la recherche, c'est juste l'onglet du milieu qui a été sélectionné.

Voilà pour les fonctions d'affichage.

Zoom

Cliquer sur le gros bouton « Zoom » affichera une petite fenêtre vous proposant diverses options sur le facteur de zoom souhaité :

La fenêtre du Zoom

• Un pourcentage ;

• La largeur de la page ;

• La largeur du texte ;

• Toute la page (pour une vue d'ensemble) ;

• Plusieurs pages formant un ensemble de quatre pages : les deux premières l'une à côté de l'autre, et les suivantes dans le même ordre juste en-dessous. Lorsque vous vous déplacez, les quatre pages bougent en même temps.

Un aperçu vous permet de voir le résultat.

Les options suivantes sur le ruban sont les fonctionnalités les plus utilisées de la fenêtre de Zoom. Le bouton « 100% » ramène le zoom... à 100%. Le « Une page »/« Deux pages » affiche le nombre souhaité. Le « Largeur de page » affiche toute la page dans sa largeur.

En bas à droite se trouvent deux options pour paramétrer le zoom. Soit vous sélectionnez plus

ou moins

du zoom actuel (affiché en pourcentage à gauche de la barre de sélection). Soit vous cliquez sur le pourcentage en question pour vous afficher la fenêtre de Zoom que l'on vient de voir.

Les fenêtres

Maintenant que l'on a vu les fonctionnalités sur le document, passons à la fonctionnalité sur la fenêtre. Ne bougez pas ! Cela concerne encore l'onglet « Affichage » avec le groupe « Fenêtre ».

Voyons à présent les fonctionnalités plus avancées du logiciel.

Organiser l'affichage des documents

Beaucoup de fonctionnalités sont ici à notre disposition. Si vous les avez comptées, il y en a sept :

Groupe Fenêtre onglet Affichage

Contrairement à ce que l'on pourrait penser en premier lieu, la première fonctionnalité, « Nouvelle fenêtre », ré-ouvre une nouvelle fenêtre avec le document que vous avez sous les yeux. Oui oui, vous avez alors un même document dans deux fenêtres différentes. Si vous modifiez le document sur la première fenêtre, le document sur la deuxième fenêtre subira lui-aussi les modifications, puisqu'il s'agit du même document.

Passons la deuxième fonctionnalité, à laquelle nous reviendrons juste après.

La troisième fonction « Fractionner », permet de scinder l'interface que vous avez sous les yeux en deux. Très utile si vous avez un très grand document, elle permet en fait de visualiser deux parties d'un document en même temps. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité, apparait sur votre curseur la ligne de séparation. Cliquez à l'endroit souhaité, vous voyez donc votre fenêtre divisée en deux à cet endroit précis. Suite à cela, vous pouvez naviguer dans les deux parties distinctement, ce qui vous permet donc de pouvoir regarder deux zones du document en même temps, sans limitation - ou presque.

Gérons à présent les fenêtres elles-mêmes.

Organiser l'affichage des fenêtres

Nous l'avons laissée de côté précédemment, revenons sur la deuxième fonctionnalité.

Lorsque vous avez devant vous deux fenêtres, difficile de faire correctement la part de votre écran pour chacune. Intervient donc cette fonctionnalité. Quel que soit le nombre de fenêtres ouvertes, cette fonction permet de diviser votre écran horizontalement en parts égales pour toutes les fenêtres. La taille de votre écran étant la seule limite de cette fonctionnalité.

Vous avez maintenant deux ou plusieurs fenêtres Word en même temps sous les yeux.

Retournons dans le ruban. Après ces trois fonctionnalités, après la ligne de séparation qui les sépare du reste, on a 3 fonctionnalités sous forme de liens qui sont présentes. Seule l'une d'elles est utilisable, les autres sont grisées. Tout simplement parce que les deux autres dépendent de l'activation de cette première fonctionnalité.

« Afficher côte à côte ».

Si pour le moment on affichait tous les documents en mosaïque horizontale sur l'écran, ici on parle de les afficher en mosaïque verticale. Petite précision, on ne peut afficher côte-à-côte que deux fenêtres. Si plus de deux sont ouvertes, alors il vous faudra choisir, à partir de l'une d'elle, celle que vous voulez afficher à côté.

Une fois activée, celle juste en dessous, « Défilement synchrone », est automatique activée. Elle permet de faire défiler les documents des deux pages en même temps. En clair, si vous faites défiler le contenu de votre première fenêtre, celui de la deuxième suivra aussi.

Maintenant imaginons que c'est toute la fenêtre que vous souhaitez déplacer. Faites-le ! Admettons que vous ayez mis une des deux fenêtres en plein écran grâce au deuxième bouton en haut à droite. Désormais une seule des deux fenêtres est sous vos yeux. Remarquez que les deux fonctions que nous venons de voir sont encore et toujours activées. Il vous suffit alors de cliquer sur « Rétablir la position de la fenêtre » pour la voir revenir à son emplacement d'origine dans l'affichage côte-à-côte. Magique ! :magicien:

Une barre de séparation exclut à droite une dernière fonctionnalité. Dans la situation prise pour exemple, elle n'est pas spécialement intéressante. Mais si par exemple vous avez trois fenêtres et que la dernière se trouve en pleine page derrière les deux premières, vous n'avez qu'à cliquer sur cette fonctionnalité, sélectionner la fenêtre en question - la fenêtre nommé « Document1:3 » par exemple - pour l'avoir de nouveau sous les yeux.

Nous avons à présent fait le tour des fonctionnalités liées aux fenêtres. Ce n'est pas sorcier mais très utile néanmoins, si vous êtes un grand écrivain comme moi.

Nous voilà à la fin de ce chapitre ayant pour sujet la personnalisation de Word.

Ce sujet ne fait qu'introduire la personnalisation de Word. À vous d'aller plus loin, de prendre de quelques minutes à quelques heures pour personnaliser Word dans les moindres détails.

Voici trois petites listes des raccourcis les plus utilisés en règle générale. Avec en premier les raccourcis autour des fonctionnalités Couper/Copier/Coller, ensuite les raccourcis des fonctionnalités de mise en forme et enfin les raccourcis des fonctionnalités générales de Windows.

Les raccourcis des fonctionnalités Couper/Copier/Coller

Commençons donc par les raccourcis des fonctionnalités Couper/Copier/Coller et Cie.

Les raccourcis des fonctionnalités de mise en forme

Ici ce sont les raccourcis des 3 fonctionnalités principales de mise en forme.

Les raccourcis des fonctionnalités générales de Windows

Et enfin les raccourcis disponibles sur la plupart des logiciels de traitement des données sous Windows :

Pour ceux que cela intéresse, vous pouvez même :

Télécharger le fichier raccourcis.docx

C'est un document Word qui comprend un tableau de tous ces raccourcis pour les garder à portée de main ! Libre à vous de compléter le tableau à votre convenance et même de l'imprimer.

Alt vous ouvre les portes

Il y a un raccourci hors du commun sur Word, qui permet d'afficher à même l'interface tous les raccourcis du logiciel. En effet, en appuyant simplement sur la touche Alt , le ruban ajoute automatiquement tous les codes des raccourcis Alt pour aller sur un onglet, puis sur une fonctionnalité, et enfin sur une option de la fonctionnalité.

Plus besoin de la souris, vous avez alors la possibilité de tout faire au clavier.

Pour certaines utilisations de Word, il est possible que d'autres raccourcis vous soient utiles. Loin de vous restreindre à une bonne quinzaine de raccourcis que nous venons de voir, Word vous propose en fait plusieurs centaines de combinaisons de touches effectuant des actions aussi diverses que variées.

Toutes ces commandes ne sont pas à apprendre par cœur (loin s'en faut !), mais il est intéressant de les avoir vues, quitte à en retenir certaines et les mettre dans un coin.

Nous allons donc suivre une procédure pour afficher TOUS les raccourcis Word, sur un nouveau document Word, sous forme d'un tableau.

Affichez l'onglet « Affichage » du ruban de Word. Tout à droite de cet onglet, cliquez sur le bouton « Macros ». Vous arrivez ensuite sur cette fenêtre des Macros :

Les Macros

Dans la liste déroulante des « Macros disponibles dans : ... », sélectionnez « Commandes Word ». La liste se met automatiquement à jour dans le cadre qui lui est réservé. Dans l'emplacement « Nom de la macro », tapez « ListerCommandes », puis cliquez sur « Exécuter » pour valider.

Vient ensuite une petite fenêtre qui vous laisse deux choix :

Les choix des listes de commandes

Sélectionnez l'option « Configuration actuelle de clavier » si elle n'est pas déjà par défaut, puis validez le formulaire. Word ouvre un nouveau document, contenant un tableau de 11 pages de toutes les commandes disponibles sous Word. Comme quoi, vous avez le choix.

Pour ceux qui auraient l'utilité de ces raccourcis, vous pouvez bien sûr sauvegarder le fichier pour vous en servir plus tard plus facilement (en ouvrant simplement le fichier, et non en recommençant la procédure depuis le début).

Néanmoins, à titre personnel, je dirais que cela à peu d'intérêt pour la simple et bonne raison que la plupart des raccourcis de ce tableau n'ont pas d'utilité en général (ils sont associés à des fonctionnalités très spécifiques). Mais rien ne vous empêche d'éplucher cette liste et d'en extraire les raccourcis qui vous seront utiles par la suite voire les ajouter dans le fichier que je vous ai proposé plus haut.

Nous allons à présent voir comme créer ses propres raccourcis. Pour cela, il faut revenir un peu en arrière sur la petite fenêtre qui nous demandait de choisir entre deux listes de commandes :

Le choix des listes de commandes

Cliquez à présent sur « Toutes les commandes de Word », puis validez. Vient alors la liste de TOUTES les commandes qui existent sous Word.

La différence par rapport à la liste précédente ? Dans la précédente, seuls les raccourcis déjà attribués étaient affichés (et il y en avait déjà un bon nombre !). Ici, même les commandes n'ayant aucun raccourci défini sont affichées, vous montrant tout le potentiel qui est à votre disposition.

Eh oui ! Il y a tout de même plus de 80 pages de raccourcis. Et vous allez pouvoir tout personnaliser. :magicien:

C'est une opération très simple. Une fenêtre permet de sélectionner la commande et de lui attribuer un raccourci. Et même si un bon nombre de est déjà pris, vous pouvez attribuer un raccourci particulier à une commande particulière si vous le désirez. Tout est totalement personnalisable.

Personnaliser les commandes Word

Cliquez sur le bouton « Fichier », puis rendez-vous dans l'onglet « Options ». Dans la fenêtre « Options Word », descendez dans l'onglet « Personnaliser le ruban » :

La fenêtre des Options Word sur l'onglet Personnaliser le ruban

Sur cette fenêtre, regardez en bas de la première liste. Vous avez un petit « Raccourcis clavier : Personnaliser... ». Cliquez justement sur le bouton « Personnaliser... ».

Une nouvelle fenêtre s'ouvre :

La fenêtre Personnaliser le clavier

La personnalisation des raccourcis se déroule en plusieurs étapes, de la sélection de la commande jusqu'à celle de la séquence clavier.

La catégorie de la commande : les onglets

En premier lieu, il faut sélectionner la catégorie de la commande pour laquelle vous désirez associer un raccourci. La catégorie correspond tout simplement aux différents onglets de fonctionnalités du ruban de Word. Chaque onglet du ruban donnant accès à des types de commandes bien spécifiques, les raccourcis claviers sont donc divisés selon ces onglets.

Cliquez donc sur l'onglet sur lequel dont vous souhaitez afficher toutes les commandes, la liste des commandes dans le cadre de droite se met automatiquement à jour.

La commande

Une fois l'onglet sélectionné, la liste des commandes s'est donc mise à jour. Sélectionnez celle pour laquelle vous souhaitez modifier et/ou ajouter une touche de raccourci.

Prenons l'exemple avec une fonctionnalité très simple : la fonction « Copier ». Comme vous le savez, ses touches de raccourci sont Ctrl + C .

Mais il n'y a pas que ça à savoir sur cette commande. Regardez :

Personnaliser les raccourcis claviers de la commande Copier

Que voit-on ?

D'une part, que la commande Copier ne s'appelle pas ainsi mais « EditionCopier ».

Pourquoi ? Il arrive souvent que le nom de la commande soit légèrement modifié par rapport à la fonctionnalité d'origine pour la simple raison qu'il arrive souvent que plusieurs fonctionnalités portent à peu de choses près le même nom.

Ici, du nom de commande « Copier », il y a non seulement la fonctionnalité « Copier », mais aussi « Copier la mise en forme ».

Lorsque vous recherchez une fonction, n'hésitez pas à parcourir la liste de long en large jusqu'à trouver la fonction qu'il vous faut !

Touches actuelles

Lorsque vous avez sélectionné une commande, peuvent apparaître, le cas échéant, les touches de raccourcis déjà attribuées. Il peut y avoir une ou plusieurs combinaisons.

Sur la capture ci-dessus, on peut voir d'autre part qu'il y a deux raccourcis possibles pour cette seule fonctionnalité qui sont :

• Ctrl + C , le raccourci que nous connaissons tous ;

• Ctrl + Inser , un autre raccourci.

Lorsque vous sélectionnez l'une des combinaisons de touches dans la liste, le bouton « Supprimer » s'illumine, vous permettant tout simplement de supprimer cette touche de raccourci de la commande.

Nouvelle touche de raccourci

Quel que soit l'existence ou non d'une ou plusieurs touches de raccourci, vous pouvez bien évidemment en rajouter d'autres. Pour ce faire, placez votre curseur dans la zone « Nouvelle touche de raccourci » puis tapez simultanément au clavier sur les différentes touches de raccourci pour lesquelles vous souhaitez personnaliser la commande au clavier.

Une fois ces touches sélectionnées, il est possible que la combinaison soit déjà utilisée pour une autre commande. Dans l'exemple de l'image, j'ai tapé simultanément sur les touches Ctrl et V . Or, comme la combinaison Ctrl + V est déjà utilisée pour la fonctionnalité Coller, un message s'affiche : « Affectées à : EditionColler ». Dans ce cas, supprimez la combinaison sélectionnée, puis ressaisissez une nouvelle combinaison. Ou bien attribuez malgré tout cette combinaison à cette commande-ci en cliquant sur « Attribuer » - la combinaison sera donc supprimée de sa commande d'origine.

Enregistrez dans

Ce qui est bien avec les raccourcis, c'est que non seulement vous pouvez les personnaliser pour l'utilisation générale de Word (à chaque fois que vous utilisez Word, ils sont activés) ou bien pour un fichier Word en particulier.

En effet, dans la liste déroulante, vous pouvez choisir entre « Normal » (tout Word) ou bien le document souhaité en sélectionnant son nom.

Description

Comme vous avez pu le remarquer, la description concerne la commande de la fonctionnalité sélectionnée. Si vous ne connaissez pas bien la fonctionnalité, cette description peut donc vous aiguiller.

Attribuer, Supprimer, Rétablir tout...

Nous avons déjà vu le bouton « Attribuer » qui permet d'attribuer un raccourci à une commande (même si le raccourci en question est déjà utilisé, il sera supprimé de l'autre commande). Nous avons aussi vu le bouton « Supprimer » qui permet de supprimer le raccourci associé à une fonctionnalité.

Quant au bouton « Rétablir tout », vous l'aurez deviné, il sert à tout remettre à 0.

Personnellement, je me contente des quelques raccourcis présentés au tout début du chapitre. Ils suffisent pour une utilisation courante.

Mais si vous avez l'habitude de configurer vos propres raccourcis sur les autres logiciels, alors n'hésitez pas à prendre un petit peu de temps pour le faire ici.

Nous allons écrire quelques petits passages et les mettre en forme comme bon nous semble, de manière à nous imprégner de l'utilisation de Word. Comme je vous l'ai dit en introduction, tout au long de ce cours, vous serez invités à télécharger de petits documents Word qui serviront de modèles pour les différents exemples que je présenterai. Vous serez bien évidemment dans l'obligation de les modifier pour vous exercer sur Word.

Pour commencer donc, voici un document qui nous servira pour tester les fonctionnalités sur la police :

Télécharger le fichier police.docx

Le groupe Police

Non, nous n'allons pas parler du groupe formé en Janvier 1977 suite à la rencontre entre Stewart Copeland et Henry Padovan. Non, nous allons plutôt parler du groupe de fonctionnalités « Police » présent dans l'onglet « Accueil » du ruban :

Le groupe Police

C'est en effet de ce groupe que nous allons nous servir pour une première approche de la mise en forme sous Word.

La police de caractère...

« Pin Pon Pin Pon, Times New Roman arrive ! »

Contrairement à ce que tout utilisateur croit au tout début, la police de caractère n'est pas une force de police qui vous réprimande si votre mise en forme n'est pas correcte !
Me dites pas que vous n'avez jamais cru ça, vous mentiriez j'en suis sûr !

Non, plus sérieusement, la police de caractère est, pour dire les choses simplement, la forme des lettres dans votre texte.

Mais ce n'est pas tout. Non seulement il est possible de modifier la forme des lettres, mais aussi leur couleur, leur taille, leur aspect et plein de bonnes choses encore. Bref, vous allez voir tout ce que l'on peut faire avec quelques fonctionnalités. :)

Venons-en tout d'abord à la police.

Je l'ai citée au tout début, la police la plus connue, la plus répandue et la plus utilisée - bref celle que tout le monde connait -, c'est Times New Roman !

Celle-ci sert principalement dans les paragraphes, le texte en général.

Techniquement, la police est le premier élément du cadre Police (logique ?). C'est en fait une liste déroulante. Dans la capture précédente, la police sélectionnée était « Calibri ».

Cliquez sur la flèche descendante :

Comme vous le voyez, il y a énormément de polices. Pour en sélectionner une autre, il suffit de cliquer dessus et le résultat apparait instantanément :

Seulement, il y a un petit problème.

Oui, si les polices se sont démultipliées, il est néanmoins possible que tous les ordinateurs n'aient pas les mêmes que vous. Et dans ces cas-là, si vous n'utilisez pas une police assez commune, tous les utilisateurs ne verront peut-être pas votre document de la même manière.

Sans ça, ça aurait été trop facile vous ne trouvez pas ? Mais rassurez-vous, ce problème se solutionne peu à peu avec les nouvelles versions des logiciels de traitement de texte - quels qu'ils soient - qui intègrent une grande partie des polices de caractères existantes. Néanmoins, pour vous éviter d'avoir des problèmes à ce niveau-là (c'est toujours mieux de se mettre à l'abri dès le début), vous pouvez tout simplement utiliser des polices communes. Certes, cela réduira les possibilités que vous offre Word, mais cela réduira aussi les problèmes d'incompatibilités.

En voici la liste :

• Arial ;

• Arial Black ;

• Comic Sans MS ;

• Courier New ;

• Georgia ;

• Impact ;

• Times New Roman ;

• Trebuchet MS ;

• Verdana.

Vous avez un aperçu des polices communes dans le document que vous avez téléchargez au début de ce chapitre. :)

Les tailles de polices

Passons désormais aux tailles de caractères. Plusieurs fonctionnalités vous permettent de donner précisément la taille que vous désirez à votre texte.

Tout d'abord, juste à côté de la liste des polices, vous avez une liste de... nombres. Ce sont en fait les tailles des caractères. Le changement de taille se passe de la même manière que le changement de police ! Simple comme « Bonjour ».

Vous avez quelques exemples de tailles de textes mises en forme dans le fichier test. :)
Je tiens juste à signaler qu'en règle générale, si vous voyez un texte mis en forme de cette manière sur votre écran, c'est soit que vous êtes chez votre opticien ou ophtalmologiste, soit que vous regardez le début de Star Wars.

Deux autres options sont également à votre disposition pour modifier la taille du texte :

• « Agrandir / réduire la police » : si vous souhaitez utiliser la taille de police juste au-dessus ou juste en-dessous de l'actuelle mais que vous perdez du temps à ouvrir la liste et choisir précisément la taille souhaitée, vous n'avez qu'à cliquer juste à droite sur les logos d'agrandissement et de réduction (au passage, le raccourcis correspondant à la réduction de la police est Ctrl + MAJ + >, il n'existe cependant pas de raccourci pour agrandir la police) de la taille du texte ;

• « Modifier la casse » : derrière ce nom barbare - que certains ont déjà rencontré s'ils programment - se trouve une fonctionnalité oubliée qui vous permet de passer en un clic d'un texte majuscule à un texte minuscule ou inversement, et encore ajouter quelques petits effets.

Gras, Italique et Cie

Les précédentes fonctionnalités des polices ne sont qu'un brin de ce que vous êtes en mesure de faire.

Tous les logiciels de traitement de texte, même les plus basiques, sont en mesure de vous proposer des options tels que la mise en gras, en italique, en souligné, etc. Avec Word, c'est la moindre des choses. Voyez toutes les fonctionnalités qui s'offrent à vous au premier coup d’œil :

• G pour Gras : pour mettre en gras ;

• I pour Italique : pour mettre en italique ;

• S pour Souligné : pour souligner le texte - ici de nombreux réglages nous permettent de paramétrer le texte sélectionné tel que vous souhaitez le souligner ;

• abc (barré) pour Barré : barrer le texte ;

• X2 pour l'indice : mettre des caractères en indice ;

• X2 pour exposant : mettre des caractères en exposant.

Encore une fois, un exemple de ces mises en forme est disponible dans le fichier. N'hésitez pas à tout chambouler pour vous entraîner.

J'aimerais revenir rapidement sur ce que j'ai dit il y a un instant. En effet, dans la liste ci-dessus, je n'ai fait que repérer les fonctionnalités visibles au premier coup d'œil et j'ai d'ailleurs précisé que la fonctionnalité Souligné disposait de nombreux réglages.

Justement, regardons de ce côté. Ces options sont disponibles depuis une liste déroulante, disponible à partir de la flèche à droite du S de l'option Souligné

. Cliquez dessus.

Vous pouvez alors constater qu'il y a plusieurs types de soulignements qui sont possibles. En effet, outre les différents traits disponibles, il est même possible de colorer le soulignement en question :

Allez, vous retrouverez quelques exemples à la fin du document pour illustrer tout cela ! Décidément bien utile pour vous entraîner.

Mettre son texte en couleur, voilà quelque chose de relativement basique. Que ce soit pour mettre directement le texte en couleur ou même mettre le fond du texte, pour le surligner.

Bien sûr, d'autres effets sont possibles avec les couleurs, on ne va pas se limiter à cela.

Les couleurs

La couleur, c'est la toute dernière icône. Vous avez juste à sélectionner le texte, sélectionner la couleur (dans la liste ou bien même la choisir manuellement depuis une palette) et le tour est joué.

Rien de bien sensationnel, rien de bien surprenant. Elle est là et c'est le principal.

Bon allez pour le fun, je me suis un peu amusé avec les couleurs. Vous retrouverez ce petit essai dans le document exemple.

La surbrillance

La surbrillance, c'est le surlignage sur Word. A moins que vous ne vouliez utiliser votre marqueur sur votre écran, mais je doute qu'il aime (et vous non plus), vous pouvez alors utiliser cette fonctionnalité pour surbriller le texte.

Word applique alors une couleur en fond de la ligne où se trouve le texte.
Pssst ! Au passage, ne surlignez pas en noir un texte écrit en noir, ou inversement, en blanc un texte écrit en blanc. Il y en a qu'ont essayé, ils ont eu des problèmes. :D Mais si vous y tenez, vous retrouverez ce test encadré dans le document - non, nous ne savons pas encore encadrer du texte, mais ça va venir ;) .

La première phrase a simplement été écrite en blanc, puisque la surbrillance blanche n’existe pas. Pour la seconde quant à elle, une surbrillance noire a été appliquée.

Les effets de textes

Enfin, il y a un dernier point, une dernière icône, concernant les effets sur le texte.

Ces « effets » sont en fait préconçus. En effet, outre les modifications sur la couleur (comme nous venons de le voir à l'instant), les effets agissent aussi sur les contrastes, les reflets, les ombres, etc. Bref, c'est un tout-en-un.

Un petit exemple avec le texte « Le Site du Zéro » avec l'effet qui a pour description : « Remplissage - Blanc, contour dégradé - Accentuation 1 » :

Pour le tester, n'hésitez pas à vous reporter au document test.

Bien sûr, il est possible de personnaliser totalement l'effet. Dans l'exemple suivant, j'ai choisi l'effet nommé « Remplissage dégradé - Gris, contour - Gris ». Je me suis donc retrouvé avec un « Le Site du Zéro » suivant l'effet d'origine :

Je vous laisse reproduire le résultat par vous même.

Naturellement, j'ai voulu (pour montrer l'exemple) modifier un peu cet effet à ma convenance. Je l'ai donc modifié, comme on me le proposerait depuis le menu des effets. J'ai changé l'ombre, la réflexion et la lumière. Mais non content des options que Word me proposait pour chacun de ces trois points (toujours dans le menu déroulant), j'ai cliqué sur personnaliser l'effet avec les outils de chacun des trois paramètres.

Au final, cet effet est totalement personnalisé. Un « Le Site du Zéro » aux couleurs du site (oui, sinon ça n'aurait pas été drôle, j'aurais fait vraiment n'importe quoi) :

A vous de reproduire ce résultat-ci et de faire bien d'autres essais !

Bon allez, dans ma bonne grâce, notez que j'ai ajouté ce dernier essai au document exemple. Profitez-en, imprégniez-vous de tout ce beau mélange. :)

Bon, tout d'abord, résumons ce que nous venons de voir. Nous pourrons ensuite commencer à mélanger le tout pour essayer de faire quelque chose de vraiment sympa.

Pour ce faire, je vous invite à télécharger un nouveau document de test :

Télécharger le fichier nos_premiers_essais.docx

• Les polices de caractères permettent de modifier l'apparence même des lettres. Elles servent pour diverses utilisations (titres, paragraphes, etc.) ;

• La taille de la police est totalement paramétrable et ne dépend pas de la police utilisée ;

• Une mise en forme (gras, italique, souligné, exposant, indice, etc.) peut être faite sur les caractères ;

• Vous pouvez appliquer une couleur totalement paramétrable sur les lettres ;

• Vous pouvez mettre un fond de couleur derrière les caractères, comme si vous les surligniez avec votre marqueur ;

• Vous pouvez ajouter (et créer) des effets sur votre texte de manière totalement flexible.

Bien, maintenant que vous savez tout cela, et que vous vous êtes exercé avec les différents fichiers que je vous ai proposés, passons à un peu plus de pratique.

Nous allons ici mélanger les différentes mises en forme. Cela reste simple et amusant.

Je vais vous proposer plusieurs exemples et vous les commenter !

Premier essai

Ici, j'ai fait :

• Un grand titre : « Le traitement de texte avec Word » en Monotype Corsiva, Gras, Italique, Souligné et Taille 20 ;

• Une phrase de politesse : « Bonjour à vous, amis Zéros, » en Times New Romans, Gras et Taille 11 ;

• Un paragraphe : « Bienvenue sur notre premier essai de mise en forme complète. », en Times New Roman et Taille 11.

Deuxième essai

Ici, j'ai repris le document des effets sur le texte « Le Site du Zéro » et j'ai simplement rajouté un « 0 » (zéro, bien sûr) après le « Zéro », que j'ai mis en exposant. Simplement évident.

Dans le même genre, je pourrais rajouter un « 01101 » rappelant les tutoriels de programmation disponibles sur le Site du Zéro, en indice après le texte. Et regardez ce que ça donne :

Troisième essai

Ici, j'ai simplement mis la police en Comic Sans MS, Italique, puis j'ai créé une simple conversation où le personnage crie de moins en moins fort. Les différents niveaux de force de la parole (de la personne qui est en train de crier jusqu'à ce qu'elle parle doucement) sont représentés de par la taille de la police.

D'autres essais

Inutile de mettre d'autres essais, je suppose que vous avez compris comme ça marche. Néanmoins, je vous recommande de tester d'autres mélanges de mises en forme que vous réaliserez vous-même.

Laissez faire votre imagination, il y a de quoi vous amuser.

Bon allez. Histoire de finir en beauté et de conclure le chapitre, voici quelques outils qui vous faciliteront la vie.

La mini-barre d'Outils

Il y a une chose dont je ne vous ai pas parlé lorsque j'ai abordé le groupe police, c'est la mini barre d'outils. En effet, le groupe Police se présente sous deux formes différentes :

• La première, que nous avons vue en début du chapitre, concerne le groupe inclus dans l'onglet « Accueil » du ruban ;

• 

  La deuxième, c'est la mini-barre d'outil, qui affiche le groupe lors de la sélection d'un texte, ou encore dans le menu contextuel :

  La mini barre d'outils

Ce qui est très pratique avec cette mini-barre d'Outils, c'est qu'elle donne accès aux fonctionnalités de mise en forme pure et dure. Ainsi, vous n'avez qu'à sélectionner un mot ou groupe de mots, puis lever légèrement le curseur pour la voir apparaître :

Ou bien, sélectionner un mot ou groupe de mots et faire un clic droit, la mini-barre d'outils s'affiche alors au-dessus du menu contextuel :

Paramétrage

De plus, cette petite fonctionnalité est paramétrable, pour éviter qu'elle ne s'affiche lorsque vous levez le curseur après une sélection de texte. Pour ne l'afficher que dans le menu contextuel donc, rendez-vous dans le menu « Fichier », puis dans « Options », tout en bas dans les onglets de la fenêtre.

Une fenêtre « Options Word » s'affiche alors. C'est l'onglet ouvert par défaut qui nous intéresse. La première option même. Vous pouvez donc régler le mode d'affichage de l'option.

Le LivePreview

Le LivePreview, vous l'avez sûrement utilisé sans même le savoir. C'est une fonctionnalité de Word qui est apparu dans les dernières versions et qui permet de tester une fonctionnalité de mise en forme du texte d'un simple survol du bouton.

Vous vous en êtes peut-être rendu compte, notamment en utilisant la mini-barre d'Outils, lorsque vous survolez, à l'aide de votre souris, un des boutons de mise en forme disponibles tels que la police de caractère, la taille de la police, les effets et d'autres choses encore (malheureusement, certaines fonctionnalités ne sont pas prises en comptes par le LivePreview, et c'est le cas notamment des fonctionnalités Gras, Italique et Souligné), le texte sélectionné se met alors automatiquement en forme pour correspondre au bouton en question.

Ce mot de vocabulaire n'est pas spécialement à savoir, mais sachez que la fonctionnalité est là, elle existe et je suis sûr qu'elle vous sera bien utile à l'avenir et vous permettra de gagner un temps non négligeable lors de la rédaction de vos futurs documents.

Une question de reproduction

Une autre option présente juste à gauche du groupe Police. Ce bouton bizarre :

C'est très simple. Cette fonctionnalité sert à reproduire la mise en forme d'un texte sur un autre. Vous avez du texte (que ce soit un titre ou un paragraphe quelconque) qui est mis en forme de telle manière et vous voulez faire la même chose autre part.

Sélectionnez le texte mis en forme, cliquez sur le bouton de reproduction. Ensuite, sélectionnez d'un coup d'un seul le texte que vous souhaitez formater. Il prendra sa nouvelle forme automatiquement :) :

Bon, il est vrai que cette fonctionnalité reste très simple et donc pas forcément très souple. Mais elle reste malgré tout une fonction appréciable pour éviter de refaire de zéro toute la mise en forme alors qu'elle est déjà faite autre part. Soyons fainéants, soyons rusés !

Bon allez, on efface tout et on recommence

Vous voulez tout supprimer ?!

Le bouton en forme de petite gomme sert justement à supprimer toute la mise en forme.

Allez hop, on efface et on recommence tout !

Vous savez à présent mettre votre texte en forme. Cela reste très simple, mais c'est mieux qu'un texte brut. C'est la base de la mise en forme.

Comme vous le voyez, dans ce chapitre, nous avons étudié un premier groupement. C'est comme cela que ça va marcher. Nous étudierons petit à petit les groupements des différents onglets du ruban.

Mais pour dire vrai, nous avons étudié deux groupements : « Police » et « Presse-Papier », ce dernier donnant accès aux fonctionnalités « Couper/Copier/Coller » et « Reproduire la mise en forme ». Je ne pense pas qu'il y ait besoin d'explications sur les trois premières, mais j'ai néanmoins présenté la dernière qui va certainement vous être utile à un moment ou un autre et mérite d'être connue.

Maintenant que votre texte est dans la bonne forme (dans la bonne police, vous connaissez désormais le bon vocabulaire), de la bonne taille, de la bonne couleur (couleur, surbrillance, effet), mis en forme avec du gras, de l'italique, du souligné ou quoi que ce soit d'autre, passons à son alignement sur la page.

Télécharger le fichier alignement.docx

Pour aborder le sujet de l'alignement, nous allons nous poser la question suivante :

La question peut paraitre bête, et sur le coup, vous avez certainement répondu : « sur la page... !? ».

Oui, absolument. Mais voilà, la page est grande. Et où peut-on et doit-on l'afficher sur la page ?

Tout d'abord, comme toujours, beaucoup de possibilités s'offrent à nous. Nous allons pour le moment étudier les cas les plus simples et les plus connus des alignements de paragraphes.

Oui mais voilà, on peut tout faire, mais pour le bien de la mise en page, il est nécessaire d'appliquer certaines règles. Pas grand-chose, rassurez-vous. D'autant plus que cela va correspondre à des règles générales de rédaction. Vous allez voir que dans tous les cas, à chaque type de paragraphe (ou de groupes de mots dans certains cas) correspond un type d'alignement (et rassurez-vous, il n'y a pas trente-six mille types d'alignement non plus).

Vous pouvez bien sûr les mettre de côté, rien n'est obligatoire dans la mesure où vous faites du travail pour vous et que tout est à votre disposition sans contrainte (il suffit de savoir l'appliquer).

Enfin, trêve de bavardage, regardons cela de plus près, vous allez comprendre.

Les fonctionnalités que nous allons étudier appartiennent au groupe nommé « Paragraphe », il comprend toutes les fonctionnalités de mises en forme nécessaires à l'alignement, aux listes à puces, aux interlignes, etc.

Le groupe Paragraphe

Word dispose d'un panel de quatre fonctionnalités concernant les alignements. Ce sont en fait les alignements « classiques », presque fondamentaux, que l'on retrouve partout, sur tous les logiciels de traitement de texte à peu près corrects (le bloc-notes de Windows n'en fait pas partie...).

Les quatre types d'alignements sont les suivants :

Aligné à gauche

L'alignement à gauche tout d'abord. Il s'agit du placement par défaut de votre texte sur la page. En premier lieu, sauf indication contraire de votre part, lorsque vous tapez du texte, Word dispose les groupes de mots sur la gauche de la page.

Vous remarquerez par ailleurs, si vous utilisez la fonctionnalité d'effacement de la mise en forme vue à la fin du chapitre précédent, que le texte est alors automatiquement aligné à gauche. C'est dire à quel point ce type d'alignement est vraiment par défaut.

Tous vos paragraphes classiques seront donc mis en alignement à gauche. Cela correspond tout simplement au corps de votre texte.

Concrètement, qu'est-ce que cela donne ? Comme vous pouvez le voir sur le document, chaque ligne de ce texte est automatiquement mise à une distance précise du bord de la page, alignées les unes par rapport aux autres.

Il s'agit, comme nous pouvez le deviner, du corps du document (c'est le corps du texte puisqu'il ne s'agit pas d'un titre ou de quoi que ce soit d'autre), il est donc parfaitement normal de l'utiliser ainsi. Lorsque vous faites un retour à la ligne sur votre texte, ce nouveau paragraphe est lui-aussi automatiquement aligné à gauche, tout comme le premier paragraphe.

Bref, pour conclure sur ce premier type d'alignement, on peut dire qu'il s'agit là de l'alignement standard, la plus basique.

Centré

Passons à ce deuxième type d'alignement : l'alignement centré.

Si le premier, l'alignement à gauche, correspond à la mise en forme du corps du texte, on peut alors dire que l'alignement au centre correspond à la mise en forme des titres. Bon, il est vrai que je généralise un peu, mais l'idée est là. Ce type d'alignement est donc moins utilisé (car les titres le sont tout autant), mais il est là et il peut servir pour ce genre utilisation.

Si vous centrez le texte du premier exemple, vous remarquerez que chaque ligne est centrée. Dès qu'un mot dépasse de la ligne, il est automatiquement remis à la ligne et centré lui-aussi.

On peut voir que lorsque l'on met au centre un paragraphe entier, cela ne rend pas forcément bien, voire presque jamais. C'était donc pour vous montrer qu'il vaut mieux réserver l'alignement au centre aux titres ou autres petits groupes de mots comme le montre le deuxième exemple du document.

Dans cet exemple, j'ai uniquement gardé le nom du site, et je l'ai mis en forme avec une taille 20, du gras et de l'italique, pour bien montrer qu'il s'agissait d'un titre. C'est tout de même plus beau avec un titre, non ?

Aligné à droite

Passons à droite. Cet alignement est certainement le moins répandu. Et pour dire, il est presque uniquement réservé aux signatures ou aux formules de politesse dans les lettres « officielles ». Ce n'est donc vraiment pas ce type d'alignement qui est le plus sollicité. Néanmoins, il est important de le connaitre.

De nouveau, mettez le premier essai à droite, vous pourrez le voir dans cet exemple, les paragraphes entiers rendent très mal, alignés à droite. Sans plus attendre donc, faisons un essai avec une signature avec le troisième essai du document. J'ai rajouté, pour la beauté de la chose, un petit mot de politesse : « Cordialement ». Ça monte un petit peu le décor avec la signature, c'est toujours mieux, et ça va nous servir dans le prochain chapitre, qui est un TP sur la rédaction d'une lettre.

Rien de bien nouveau maintenant que vous connaissez les deux premiers alignements. Ici, tout groupe de mots est automatiquement mis à droite de la page. Enfin, c'est grosso-modo la même chose que pour l'alignement à gauche sauf que... c'est à droite.

Dans 90% de vos documents, vous n'aurez certainement pas à utiliser l'alignement à droite. C'est globalement l'alignement le moins utilisé.

Justifié

Le meilleur pour la fin. Ce type-ci est utilisé dans les documents professionnels ! Vous attendez quoi pour vous y mettre alors ?

En effet, pour des écrits tels que des livres, des journaux, etc., les paragraphes sont obligatoirement justifiés. Cette tendance est d'ailleurs en train de se développer dans tous les autres domaines de la rédaction (même sur Internet). Cela marque une certaine rigueur de travail, un certain encadrement. Un encadrement, dans le sens où le texte est à la fois aligné à gauche ET à droite. Il est donc rédigé de manière très structurée (que ce soit en théorie ou en pratique d'ailleurs).

Même si j'imagine que vous avez compris le truc, rien ne vaut un petit exemple (et puis vous avez l'habitude maintenant, vous seriez déboussolé si nous ne nous penchions pas systématiquement sur un exercice pour voir concrètement l'utilisation des fonctionnalités) en fin du document exemple. C'est tout de même plus beau, quand c'est à la fois aligné à gauche et à droite. Cela montre une certaine maîtrise du logiciel et de la rédaction en général.

En conclusion, vous ne perdrez pas au change si vous prenez l'habitude d'utiliser ce type d'alignement

En résumé

• L'alignement à gauche correspond au standard. C'est l'alignement réservé au corps du texte (c'est-à-dire la plus grosse partie de votre document). Le raccourci est Ctrl + MAJ + G ;

• L'alignement au centre est beaucoup moins utilisé. C'est l'alignement réservé aux titres (c'est-à-dire une des plus petites parties de votre document). Le raccourci est Ctrl + E ;

• L'alignement à droite est le moins utilisé. C'est l'alignement réservé aux signatures (c'est-à-dire la plus petite partie de votre document). Le raccourci est Ctrl + MAJ + D ;

• L'alignement justifié est de plus en plus utilisé. C'est l'alignement réservé aux rédactions de qualité (vous devez vous habituer à utiliser cet alignement). Le raccourci est Ctrl + J .

Après les alignements, venons-en aux retraits.

Quelques questions sur les retraits

Tout d'abord, qu'est-ce que c'est ?

La mise en retrait d'un paragraphe, c'est le fait de déplacer le début de la première ligne de celui-ci de quelques centimètres vers la gauche ou la droite, comme si vous insériez une tabulation (touche ).
À quoi ça sert ?

Cette mise en forme sert à distinguer aisément le début et la fin de chaque paragraphe. En effet, le premier mot de la première ligne étant légèrement déplacé sur la droite par rapport aux lignes suivantes, le lecteur peut directement voir chaque paragraphe.

Je le précise, il est plus courant d'augmenter le retrait, c'est-à-dire de faire un déplacement du premier mot vers la droite, que de le diminuer, et ce pour la simple et bonne raison qu'il vaut mieux garder une marge standard (l'espace vide entre le bord de la page et le bord du texte).

Comment ça marche ?

Si vous effectuez la mise en retrait au début de la rédaction, Word prend généralement en compte ce paramètre pour tous les nouveaux documents. Il arrive parfois que ce ne soit pas le cas. Vous devez alors avoir le réflexe de le faire.

Concrètement, on fait comment ?

Deux icônes permettent d'augmenter ou de diminuer le retrait :

. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement le retrait en sélectionnant le texte et en réglant l'icône de flèche sur la règle :

Télécharger le fichier retrait.docx

L'utilisation du retrait

Un peu comme l'alignement justifié, le retrait est utilisé presque par défaut dans n'importe quel document professionnel. Cela permet d'aérer le texte, de marquer davantage le début et la fin de chaque paragraphe. Alors certes pour de petits textes, ce n'est vraiment pas nécessaire, mais habituez-vous à le faire pour ne pas être pris de court lors de la rédaction de longs textes.

Enfin, pour en revenir rapidement à la lettre que nous allons réaliser dans le prochain chapitre de TP, c'est parfois plus simple pour le rédacteur d'utiliser la mise en retrait dans ce genre de document. Et c'est aussi une marque de professionnalisme.

L'utilisation de la Tabulation

Outre la fameuse touche que vous connaissez certainement, il est possible, sous Word, de définir des tabulations personnalisées.

Je vous en ai parlé en introduction de cette partie, les tabulations permettent de faire un retrait. Or, un appui sur la touche correspond à une tabulation précise. Grâce à ces tabulations personnalisées, vous allez alors pouvoir configurer vous-même le retrait que vous souhaitez avoir avec la touche. Pour cela, cliquez à l'endroit désiré sur la règle. A cet endroit précis se trouvera la tabulation. Ensuite, double-cliquez sur l'icône

qui vient d'apparaitre. Une fenêtre apparait alors :

Cette fenêtre vous permet de définir une ou plusieurs tabulation (la « Position » correspond à l'emplacement de l'icône sur la règle, le « Taquet » correspond à la taille de la tabulation insérée.

Notez que vous pouvez avoir deux icônes tabulations sur la règle pour une même tabulation. En effet, cliquez sur « Définir », la position sera alors enregistrée, modifiez cette position (sur l'image la « 1, 75 cm » en surbrillance, puis cliquez de nouveau sur Définir.

Dans l'exemple de l'image, je pourrais mettre deux tabulations sur la règle de 1, 75 et 2 cm pour un même taquet de 2 cm.

Vous pouvez de même « Effacer » une ou plusieurs tabulations ou encore effacer toute les tabulations. Lorsque vous faites cela, la ou les tabulations supprimées sont notées en dessous du « À supprimer ». Validez la fenêtre en cliquant sur « OK » pour confirmer la création ou la suppression des tabulations.

Vous pouvez aussi définir l'alignement du texte avec cette tabulation, comme nous l'avons vu.

Pour finir, il vous est possible d'ajouter des points avant cette tabulation. Cette fonctionnalité peut être très pratique pour une question de mise ne forme.

Deux remarques

Faire un retrait trop grand pourrait nuire à la bonne présentation de votre document tandis que faire un retrait trop court pourrait tout simplement ne pas se voir. Faites attention à bien jauger.

Essayer de changer le retrait, vous verrez bien.

Plus tard dans le cours, nous apprendrons à nous servir de lettrine pour débuter un paragraphe (plus couramment utilisée pour démarrer un chapitre d'un livre ou encore un article de journal ou même chaque introduction de cours sur le Site du Zéro ou le Livre du Zéro). C'est en fait la première lettre du premier mot de la première ligne du (premier) paragraphe dont la taille est augmentée (parfois sur plusieurs lignes du paragraphe en question) par rapport aux autres lettres (un peu comme le « P » de ce paragraphe).

Maintenant, vous savez ce qu'il faut savoir sur les retraits. L'étape suivante : les interlignes ?

Qu'est-ce que c'est ? Pour le savoir, lisez la suite !

Finissons tout en douceur avec une notion très simple : les interlignes.

L'interligne, c'est tout simplement l'espace entre deux lignes. Dans certains cas, il est nécessaire de mettre un peu plus d'espace entre deux lignes. C'est là qu'interviennent les interlignes.

En effet, contrairement à ce que l'on pourrait croire au premier abord, il n'est pas recommandé d'utiliser des retours à la ligne pour créer un espace plus grand que la normale entre deux paragraphes. Cette utilisation successive de la fonctionnalité est un abus courant qui est à bannir dans une utilisation professionnelle.

Les options d'interlignes

De nombreuses options d'interlignages sont disponibles. Cliquez sur l'icône

, apparaît alors une liste déroulante, vous donnant le choix entre différents paramètres d'interlignes. Plus vous descendrez dans la liste, plus vous augmenterez l'interligne, plus l'écart entre les lignes sera important.

Télécharger le fichier interligne.docx

Dictée spéciale. Votre mission est de corriger les fautes du texte dans l'espace disponible entre les lignes.

Je blague bien sûr. Mais c'est pour vous montrer toutes les situations possibles pour l'utilisation de l'interligne, même celle que l'on n'imagine pas.

Bon, sinon, il faut dire ce qui est, dans la limite du raisonnable, lire un texte avec un interligne correct (deuxième exemple du document) est tout de même mieux que lire un texte sans interligne (troisième exemple du document). Malgré tout, dans la plupart des cas, vous n'aurez pas à le modifier (surtout pour de petits textes).

D'autres cas

Nous avons vu pour le moment les interlignes entre les lignes. Mais il est aussi possible de paramétrer les interlignes avant les paragraphes, après les paramètres. Dit comme ça, on a l'impression que ça revient au même, mais en réalité non !

Regardez les deux exemples suivants, vous vous apercevrez alors de la différence.

Dans le premier cas, le premier paragraphe est décalé énormément de la marge du haut. Dans le deuxième cas, le premier paragraphe est correctement positionné, les suivants sont séparés par l'interligne. Good Job.

Néanmoins, c'est un exemple parmi tant d'autres. Dans d'autres situations, vous pourrez alors vous apercevoir des différences. L'une n'est pas pire que l'autre, les deux outils sont utilisés.

Maintenant, on peut se poser la question de la configuration des interlignes. Où et comment ? Et c'est là qu'intervient une fenêtre qui vous le permet (la joie des fenêtres n'en est qu'à ses débuts).

Pour y accéder, deux solutions :

1. Dans la liste déroulante que nous venons de voir, cliquez sur « Options d'interligne... » ;

2. 

   Sur la règle de Word, double-cliquez sur le bouton du « Retrait à gauche » :

Vous obtenez alors cette fenêtre :

Cette fenêtre résume donc les options sur les « Retrait et espacement ». Elle regroupe en fait tout ce que nous avons vu dans ce chapitre, en différents groupements de fonctionnalités :

Général

Ce premier groupe nous permet de régler l'alignement. Comme nous l'avons vu dans le début de ce chapitre, vous avez le choix entre les quatre types d'alignement.

Retrait

Les retraits à gauche et à droite correspondent à la marge standard (l'espace entre le texte et le bord de la page). Normalement vous n'avez pas besoin d'y toucher, les fonctions restent à 0 (standard). Concernant le retrait de la première ligne, c'est ce que nous avons vu : le premier mot de la première ligne du paragraphe mis en retrait de « X,XX cm ».

Vous avez ici le choix entre :

• Aucun ;

• Première ligne (retrait vers la droite) ;

• Suspendu (retrait vers la gauche).

Espacement

De l'espacement entre l'interligne avant ou après le paragraphe, jusqu'à l'interligne entre toutes les lignes, tout y passe.

Notez que vous avez ici encore plusieurs possibilités pour configurer l'interligne entre les lignes :

• « Simple » ;

• En prenant 1,5 ligne ;

• Soit le double d'une ligne ;

• Soit en définissant un interligne précis de :

  • Au moins « X,XX cm » ;

  • Exactement « X,XX cm ».

• Soit en prenant un multiple d'un interligne spécial.

Qu'est-ce que cela change ? Cela permet à Word d'être plus flexible sur l'interligne et de pouvoir adapter l'espacement en fonction de chaque situation. Bref, c'est un plus pour l'optimisation. Bien sûr, rien ne vous empêche bien évidemment de choisir un interligne précis, je vous laisse tester tout ça.

Aperçu

Comme nous avons l'habitude, un petit cadre donne un aperçu du résultat que vous obtiendrez en validant le formulaire.

Bref, cette fenêtre est un condensé des fonctionnalités apprises dans ce chapitre.

En résumé

Pour résumé, nous avons :

• Les alignements, qui permettent de positionner votre texte à un endroit précis sur la page. Même si toutes ces fonctionnalités sont libres d'utilisation, certaines sont plus réservés à certains cas et d'autres aux autres cas ;

• Les retraits, qui permettent de déplacer le premier mot de la première phrase d'un paragraphe par rapport au bord de la marge. Les retraits et les tabulations remplacent donc les espaces successifs ;

• Les interlignes, qui permettent d'augmenter l'espace entre plusieurs paragraphes ou entre plusieurs lignes. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante quand il s'agit de faire un grand espace entre deux paragraphes : au lieu de faire plusieurs retours à la ligne, utilisez cette fonctionnalité (en augmentant l'interligne après le premier paragraphe ou avant le deuxième paragraphe).

Vous l'aurez compris, ce chapitre va beaucoup vous servir pour le TP qui va suivre.

Néanmoins, tous les points que nous avons vu vous serons utiles dans tous les situations (puisqu'ils couvrent toutes les situations), il est donc nécessaire d'en avoir connaissance et de savoir les utiliser. ;)

L'objectif

Le but de ce TP est de concrétiser notre apprentissage des diverses notions des premiers chapitres : inutile donc de chercher à rédiger une vraie lettre. Seule la mise en forme propre de la lettre nous sera réellement intéressante.

Si certains ont déjà rédigé des lettres (pour des demandes de stage dans le cadre scolaire par exemple), ils sauront donc à peu de choses près quelle mise en forme appliquer pour chaque partie du document. Mais pour les autres, ce n'est peut-être pas le cas, et il n'est pas question d'improviser (ça serait trop facile :D ). De plus, pour compliquer les choses et convenir à toutes les situations possibles, nous allons chercher à faire une lettre la plus standard qui soit.

Nous allons donc nous en tenir à certaines consignes, à certaines règles de rédaction, pour écrire la lettre de la façon la plus professionnelle que possible. Cela permettra aussi d'avoir quelques pistes pour concevoir le document dans les meilleures conditions possibles. Vous allez voir, ce n'est pas si difficile que cela si vous avez correctement intégré les premiers chapitres, et n'hésitez pas à y revenir si besoin. Encore une fois, c'est le but d'un entraînement.

Voyons les quelques règles de rédaction.

L'énoncé

Échangez vos adresses

Votre lettre doit commencer par votre adresse - la moindre des choses si vous voulez que votre correspondant vous réponde. Cette information doit apparaître en haut à gauche de votre document. Elle doit être très lisible. L'adresse de votre correspondant doit être écrite à la suite. À droite cette fois-ci. De même, elle doit être correctement lisible.

Rendez-vous chez vous

L'étape suivante dans la rédaction de la lettre, c'est l'indication du lieu et de la date. Toute lettre doit être datée, c'est quelque chose de primordial !

Sortons un peu du cadre de la mise en forme et parlons des différentes façons d'écrire le lieu et la date. Le lieu doit toujours précéder la date. Aucun article devant la ville. Une virgule pour la séparer de la date. Puis la date. Cette dernière se présente généralement sous la forme « Nom du jour Jour Mois Année ». Au final, ça doit donner quelque chose comme : « Cité du Zéro, le Lundi 28 Juillet 2034 ». L'article « le » devant la date étant facultatif, ainsi que le nom du jour (Lundi dans l'exemple).

Concernant la mise en forme du lieu et de la date, vous devez l'aligner à droite, mais pas totalement. Un bon décalage peut être plus agréable dans la présentation de la lettre. N'hésitez pas en abuser, pour une fois que vous en avez la possibilité.

La raison de la lettre ?

Continuons. Pour correspondre aux lettres commerciales et aux e-mails, vous devez indiquer l'objet de la lettre (c'est une information inutile pour les lettres échangées entre ami(e)s mais restons standard). L'objet doit être considéré comme une simple ligne, très courte. Faut juste prévoir la place.

Politesse oblige, avant de s'adresser au lecteur

Une petite formule de politesse en introduction, et on attaque le corps du texte.

Le corps de la page doit être mis en forme et en page. C'est un document professionnel qui est demandé, faites en sorte qu'il le soit ! Deux ou trois options sont déjà de rigueur. Vous pouvez ensuite améliorer les choses.

Enfin, une petite formule de politesse en conclusion, ainsi que votre signature, et le tour est joué. Ici, rien besoin de préciser. Vous savez tout.

Informations supplémentaires

En globalité, vous devez utiliser une police qui soit disponible sur un maximum de terminaux, une taille normale. Mais attention, non seulement la police doit être standard, mais en plus elle doit être professionnelle, exit donc les polices mal vues telles que « Comic sans MS », « Courier New », « Impact », etc. Bref, l'étau se resserre.

Illustration de la lettre attendue

Voilà l'exemple de ce qui est attendu à la fin du TP :

Voilà. Il y a pas mal d'idées, même si je ne les ai pas toutes développées (sinon je ferais mieux de vous apporter la solution sur un plateau en argent).

Je l'ai dit en introduction, ce TP va être relativement simple, dû au fait qu'il n'y a pas de bon ou de mauvais exemple (mise à part si les règles élémentaires ne sont pas respectées). Donc au final, chaque lecteur de ce cours peut avoir une lettre différente des autres.

Allez à vos plumes ! Rédigez !

Dès que vous avez fini, rendez-vous tout de suite après, pour la solution. Viendront d'autres exemples après celle-ci.

Vous avez fini la lettre en l'écrivant selon l'énoncé précédemment donné, tant mieux ! Vous pouvez désormais lire la solution que je vous propose.

Je vais essayer d'être large, et de vous la décrire au mieux.

Alors voyons cela.

Téléchargez le fichier lettre.docx

On retrouve dans cette lettre les différentes parties qui vous étaient demandées en énoncé. Dans l'ordre, on a :

1. L'adresse de l'expéditeur ;

2. L'adresse du destinataire ;

3. La ville et la date à laquelle est rédigée la lettre ;

4. L'objet de la lettre ;

5. Une formule de politesse ;

6. Le corps du texte ;

7. Une formule de politesse ;

8. La signature.

Chacune des parties de cette lettre à une mise en forme différente (ou presque). Regardons cela avec précision.

Les adresses

Vous l'aurez j'imagine remarqué, le bloc concernant l'identité de l'expéditeur (en d'autres termes généralement celui qui a écrit la lettre - ce n'est pas le cas dans les grandes sociétés par exemple) est aligné par défaut (vous l'avez oublié ? l'alignement par défaut est un alignement à gauche). Rien de spécial à ce niveau donc.

En ce qui concerne la lisibilité de l'adresse, les trois lignes correspondant au prénom, au nom, à l'adresse, au code postal et à la ville, ont un interligne standard de 1,15 centimètre.

C'est au sujet de l'adresse de l'expéditeur que ça commence légèrement à se différencier. En effet, cette adresse est alignée à droite. Mise à part cette différence, on a le même interligne et la même présentation. Pas trop de problèmes jusque-là ? On passe à la suite.

Lieu et date

La ligne suivante concerne le lieu et la date de rédaction.

Ici, deux façons de faire :

• Aligner à gauche et effectuer un retrait vers la droite ;

• Aligner à droite et effectuer un retrait vers la gauche.

Pour ma part, j'ai choisi la deuxième solution. L'alignement à droite était déjà en place après la rédaction de l'adresse du destinataire, il ne me restait plus qu'à faire un retrait, de manière à ce que la fin de la ligne « Votre Ville, le Nom du jour Jour Mois Année » colle avec le début de la ligne « Adresse du destinataire », c'est-à-dire la plus longue ligne du bloc.

Il fallait y penser, pour un meilleur confort, un effet plus professionnel, plus recherché. Ce n'est absolument pas grave si vous l'avez aligné au milieu, ou même à droite. Pour ce qui est de l'aligner à gauche, ce n'était pas réellement la chose à faire, ce n'est pas sa place.

L'objet

La mise en place de l'objet dans la lettre était une manière de la standardiser. Vous n'aurez à utiliser cette information que dans un cadre professionnel et/ou en rédigeant un e-mail et en l'indiquant dans le formulaire dans le champ approprié.

En règle générale, l'objet doit être relativement court. Inutile de faire un paragraphe. Quelques mots doivent suffirent pour décrire l'information contenue dans la lettre.

L'information sur l'objet se place généralement à gauche juste en-dessous de l'information sur le lieu et la date, moyennant un bon interligne. Et il est aligné avec la formule de politesse du début du corps (que nous allons voir juste après).

Dans certaines situations, l'« Objet », c'est-à-dire le mot lui-même, est mis en gras pour insister sur l'utilité de la lettre : une lettre de plus dans les boites aux lettres, le destinataire peut alors choisir de s'intéresser à la lettre en question ou non, suivant l'objet de celle-ci.

Le corps

Le « Madame, Monsieur, » est considéré comme faisant partie du corps, puisqu'il dispose de la même mise en page que les paragraphes du corps.

Le corps est aligné... à gauche (qui a dit à droite ?) et est justifié. On est censé rédiger une lettre pro, non ? Il dispose d'un retrait, très important dans ce genre de document pour bien montrer le début et la fin des paragraphes. Comme vous pouvez le voir, j'ai fait en sorte que cet alinéa ne soit ni trop grand, ni trop petit, comme je vous l'avais expliqué.

Vous remarquerez aussi un détail concernant l'interligne. J'ai utilisé un interligne à la fin des paragraphes. D'ailleurs, je ne sais pas si vous l'avez remarqué, mais c'est déjà ce type d'interligne que j'ai utilisé depuis la ligne sur la ville et la date. Cela permet d'avoir un certain espace entre chaque ligne, puis entre chaque paragraphe, sans décaler inutilement le texte vers le bas au début du document, et surtout sans avoir à sauter plusieurs lignes d'affilée. Voilà donc un exemple réellement concret de l'utilisation de ce type d'interligne.

Signature

La formule de politesse finale ainsi que la signature sont tout naturellement alignées à droite comme nous l'avons appris.

Il est à noter que j'ai remis l'interligne à 1,5, ce qui implique que j'ai sauté quelques lignes entre la fin de la formule de politesse et la signature.

Mis à part cela, je ne pense pas que ce soit vraiment nouveau pour vous.

Quelques remarques

J'aurais néanmoins quelques remarques plus globales à faire sur la lettre :

• Certains auraient tendance à mettre la ville et la date de rédaction de la lettre tout en haut de celle-ci. Ça marche aussi. Encore une fois, il n'y a pas vraiment de bonne lettre ou de mauvaise lettre ;

• J'ai utilisé la police nommé « Arial ». C'est une police commune disponible sur une majorité de terminaux, ce qui valide bien la consigne donnée au début de l'exercice.

Un exemple de lettre réelle

Avant d'aller plus loin, j'aimerais vous proposer, pour vous donner une idée concrète de la lettre que vous pouviez obtenir en réalité, de :

Télécharger le fichier lettre_professionnelle.docx

Vous pouvez d'ailleurs tout à loisir améliorer cette lettre.

Il faut continuer sur cette lancée ! Vous êtes bien parti, pourquoi s'arrêter en si bon chemin ?

Vous avez compris la mise en forme que j'ai réalisée ? Vous avez su repartir de zéro pour arriver à cette solution ?

C'est bien.

À présent, vous avez tout votre temps pour imaginer d'autres lettres, pour d'autres occasions, dans d'autres situations, professionnelles ou personnelles, entre collègues de votre équipe/camarades de votre classe, etc.

Les possibilités ne manquent pas. Alors rien ne vous empêche bien évidemment de réaliser d'autres lettres, de concrétiser tous les tours que vous font faire votre imagination. Bref, d'aller plus loin.

De cette première lettre, je peux par exemple passer sans difficulté à une lettre plus personnelle entre ami(e)s :

Téléchargez la lettre_personnelle.docx

Quels sont les changements apportés ?

En voici la liste :

• Un plus grand espace entre les adresses et la date ;

• Un encore plus grand espace entre la date et la phrase de politesse ;

• Une phrase de politesse revue beaucoup plus personnelles, plus sympathique, plus amicale (c'est le principe de la lettre) ;

• Un plan grand espace entre la phrase de politesse et le corps ;

• Un corps revu à la baisse : il est rare de voir une lettre personnelle plus longue que cela. Si cela venait à se produire, il faudrait alors réduire l'espacement avant et après ce paragraphe ;

• En parlant d'espacement, l'interligne dans le paragraphe a été revu à la hausse : on a de la place, autant en profiter pour faire une lettre confortable à la lecture ;

• Un plus grand espace entre le corps et la formule de politesse ;

• La formule de politesse revue elle aussi beaucoup plus personnelle, plus sympathique, plus amicale. Elle a par ailleurs été déplacée à gauche ;

• Un plus grand espace entre la formule de politesse et la signature.

Comme vous le voyez, un grand nombre de modifications concernent l'espacement. J'ai en effet réduit le corps de la lettre et en ai profité pour revoir à la hausse les différents interlignes.

Néanmoins, il m'aurait parfaitement été possible de tout compacter. C'est possible, mais absolument pas conseillé.

Téléchargez le fichier lettre_professionnelle_compact.docx

Est-ce qu'elle vous donne envie de rentrer dans la lecture ? Moi pas. Considérez que votre opinion est celle du lecteur, avec un peu plus de sévérité. Soyez toujours plus rigoureux dans votre présentation, même si votre document est adressé à vos proches.

Comme vous le voyez, au final, je n'ai pas changé grand-chose, ça ne m'a pas pris cinq minutes, mais ça fait une lettre relativement différente, dans le fond comme dans la forme.

Comme quoi, même avec peu, on peut arriver à quelque chose de bien. Ce n'est pas la quantité qui compte, mais la qualité avec laquelle vous présentez votre contenu.

A vous de jouer !

Je pense que c'est un bon début pour vous lancer, à vous de jouer maintenant et de réaliser toutes sortes de lettres.

Un grand nombre d'améliorations sont possibles. N'hésitez pas à prendre beaucoup de temps sur la lettre, à tester toutes les combinaisons, toutes les mises en forme possibles et inimaginables, dans tous les styles.

Petite précision à ce sujet tout de même : toutes les améliorations ne seront que personnelles. N'envoyez pas une lettre ultra-fantaisiste à un employeur, vous risqueriez de ne rien obtenir en retour. Une lettre officielle doit rester sobre.

Le prochain chapitre aborde une toute nouvelle notion : les listes. Mais il vous faut, dans une moindre mesure, connaitre les bases de la mise en forme pour arriver à comprendre l'utilisation des listes.

En règle générale, les listes permettent d'énumérer :

• Des noms ;

• Des mots ;

• Des groupes de mots ;

• Des idées ;

• Ou quoi que ce soit d'autre.

D'ailleurs, comme vous pouvez le constater, ceci est une liste.

Les listes peuvent apparaître sous deux formes :

1. Des listes à puces (comme la précédente) ;

2. Des listes numérotées (comme celle-ci).

Ces deux types de listes permettent entre autre de créer suivant les situations :

• Dans toutes les situations :

  • Une énumération de noms ou de mots ;

• Lors de la création d'un rapport, d'un livre ou d'un cours :

  • Un sommaire ;

  • Une hiérarchie en Parties/Chapitres/Sous-parties (comme le sommaire et la hiérarchie de ce cours donc) ;

  • Un index ;

  • Etc.

Ces deux types de listes sont bien évidemment disponibles sur Word, mais encore mieux, il est possible de les personnaliser ainsi que de les fusionner. C'est justement ce que nous allons voir. Mais une première présentation des deux types de listes s'impose tout d'abord.

Elles sont en haut à droite du groupement Paragraphe, juste au-dessus des icônes d'alignement :

Maintenant, faisons un essai, une liste après l'autre.

Les listes à puces

Sélectionnez toute la liste (vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl + A pour sélectionner l'ensemble du document, c'est-à-dire la liste). Ensuite, cliquez sur l'icône des listes à puces :

Et là, tadam ! Elle prend forme automatiquement, avec une puce devant chaque élément, qui sont ainsi en retrait (vous savez ce que c'est maintenant un retrait).

Les listes numérotées

Passons à la deuxième fonctionnalité.

Retour en arrière, reprenons la simple liste précédemment utilisée. Encore une fois sélectionnez toute la liste (pour rappel, c'est Ctrl + A ). Maintenant qu'elle est sélectionnée, cliquez sur l'icône des listes numérotées :

Et comme vous vous en doutiez, là aussi, elle prend forme automatiquement, avec des numéros qui se suivent devant chaque élément, qui sont eux aussi en retrait de la marge.

Maintenant que vous savez utiliser les listes à puces et numérotées de manière totalement basique, passons à leur améliorations (sur le plan visuel donc, le contenu n'étant pas modifié : vous pouvez tout aussi bien mettre en liste les différents systèmes d'exploitation que les différentes marques de voitures ou leurs modèles ou quoi que ce soit d'autre - nous reviendrons d'ailleurs sur des exemples comme ceux-ci juste après avec les listes hiérarchisées).

Tout comme pour la mise en forme du Souligné ou encore les différents fonctionnalités de mise en couleurs du texte, il est possible d'appliquer une certaine personnalisation aux listes. Utilisez pour cela la flèche qui se trouve à droite des icônes de listes à puces et des listes numérotées :

et

.

Personnaliser la liste à puces

Regardons tout d'abord du côté de la personnalisation des listes à puces. Reprenons en même temps notre précédente liste à puce, pour pouvoir l'améliorer. Cliquez sur la flèche de l'icône de la liste à puces

(après avoir sélectionné à l'aide de Ctrl + A toute la liste) pour pouvoir la personnaliser. Vous arrivez sur un menu déroulant comme celui-ci :

Comme vous le voyez, il existe une bibliothèque de puces. Vous pouvez bien évidemment changer la forme de la puce. Les précédentes puces utilisées sont gardées en mémoire, de manière à ce que vous puissiez la réutiliser facilement par la suite.

Intéressons-nous à présent aux deux options suivantes : « Modifier le niveau de liste » et « Définir une puce... ».

Le niveau de liste

Cette fonctionnalité va particulièrement nous être utile quand nous allons créer des listes hiérarchisées, donc je me permets de l'introduire ici.

Dans les listes à puces, il est possible de modifier le retrait des éléments (de tous les éléments de la liste). Et c'est ainsi que nous allons nous servir de cette option :

Comme vous pouvez le constater, la puce change en même temps que le retrait, cela permet de bien différencier les différents niveaux de retraits des différentes listes que vous avez créées dans le document.

Bien entendu, vous allez pouvoir définir librement une nouvelle puce pour les éléments de la liste, et c'est justement de cela que l'on va parler maintenant.

La puce

Concernant la puce en elle-même, il est possible de faire tout un tas de choses. Cliquez à la fin du menu sur « Définir une puce » :

Comme vous pouvez le constater, il est possible d'utiliser un symbole en tant que puce. Pour cela une fenêtre vous fournit l'ensemble des symboles disponibles sur Word. Néanmoins si vous souhaitez utiliser une image clipart ou encore votre propre image, vous n'avez qu'à cliquer sur « Image... » puis sur « Importer... » pour sélectionner une image sauvegardée sur votre disque dur.

Revenons à la fenêtre de définition de la nouvelle puce. Nous avons vu à quoi servaient les boutons « Symboles... » et « Image... ». Mais à quoi peut bien nous servir le bouton « Police... » ? Ah ! Peut-être à paramétrer la police, comme nous l'avons vu dans le premier chapitre ?

Lorsque je vous ai parlé de la police, je vous ai aussi parlé de la fenêtre récapitulative de toutes les options concernant le groupe. Et c'est justement cette fenêtre qui va vous servir à paramétrer la police des puces. Ce n'est pas la mini-barre d'outils qui va s'afficher !

J'espère donc que vous aviez profité du chapitre pour regarder d'un peu plus près cette fenêtre quelque peu mystérieuse au premier abord, sinon vous pouvez à nouveau profiter de ce chapitre pour le faire.

Enfin, la dernière option concerne l'alignement et reste tout à fait basique. Seules les 4 options de l'alignement (que je n'ai plus besoin d'énumérer j'espère) sont disponibles.

Personnaliser la liste numérotée

C'est grosso-modo la même chose que pour les listes à puces.

Retournons à notre précédente liste numérotée, pour pouvoir l'améliorer. Cliquez donc sur la flèche de l'icône de la liste numérotée

pour pouvoir la personnaliser. Vous arrivez sur un menu déroulant comme celui-ci :

Comme vous le voyez, il existe une petite dizaine de formats de numérotation dans cette bibliothèque - nous en verrons d'autres d'ici peu. Ici aussi, d'un simple clic, il est possible de transformer la liste numérotée. Les précédentes numérotations utilisées sont gardées en mémoire, de manière à ce que vous puissiez les réutiliser facilement par la suite.

Intéressons-nous à présent aux trois options suivantes : « Modifier le niveau de liste », « Définir un nouveau format de numérotation... » et « Définir la valeur de numérotation ».

Le niveau de liste

Comme pour la liste à puce, cette fonctionnalité va particulièrement nous être utile quand nous allons créer des listes hiérarchisées, donc je me permets de l'introduire ici encore une fois.

Dans les listes numérotées, il est possible de modifier le retrait des éléments (de tous les éléments de la liste). Et c'est ainsi que nous allons nous servir de cette option :

Comme vous pouvez le constater, la numérotation change en même temps que le retrait, cela permet de bien différencier les différents niveaux de retraits des différentes listes que vous avez créées dans le document. Bien entendu, vous allez pouvoir définir une nouvelle forme de numérotation pour les éléments de la liste, et c'est justement de cela que l'on va parler maintenant.

La numérotation

Quand je vous disais que le menu ne comportait pas tous les formats ! Il en existe beaucoup d'autres. Heureux ?

Ce qui va nous intéresser sur cette fenêtre, ce sont bien sûr les numérotations disponibles et leurs formats. En effet, non seulement il est possible de choisir la numérotation :

• 1, 2 ;

• I, II ;

• i, ii ;

• A, B ;

• a, b ;

• 1er, 2e ;

• Un, Deux ;

• Premier, Deuxième ;

• 01, 02 ;

• 001, 002 ;

• 0001, 0002 ;

• 00001, 00002.

...mais il est en plus possible de choisir la manière dont cette numérotation sera affichée.

Prenons le premier exemple : 1. Il est possible de le configurer de beaucoup de manières possibles : « - 1 - », « 1 - », « - 1 », « .1 », « 1. », « 1, », bref, tout est totalement personnalisable.

Dans la fenêtre, vous remarquerez le bouton « Police » ainsi que l'alignement. C'est la même chose, la même présentation que pour les listes à puces. Rien de nouveau donc.

Définir la valeur de la numérotation

Cette option n'était pas disponible sur les listes numérotées, et pour cause, elle permet de reprendre les numéros d'une seconde liste à la suite d'une première. Si vous avez commencé une liste, puis que vous l'avez arrêtée pour écrire quelques lignes, vous pouvez ensuite reprendre la liste numérotée à laquelle vous vous étiez arrêté.

Pas bien compris ? Un exemple :

À partir de ce document, voilà les options dont je dispose pour définir la valeur de la numérotation :

Je peux :

• Reprendre la numérotation de 0 ;

• Commencer à partir de la liste précédente ;

• Choisir moi-même la valeur de départ.

Voilà, vous savez désormais tout ce qui faut savoir sur ces deux types de listes. Vous avez tout loisir de faire quelque chose qui vous convient, dans les moindres détails.

Maintenant, nous allons mélanger tout cela (j'aime mélanger tout ce que l'on a appris :p ). Nous allons aborder la notion des listes hiérarchisées, dont j'ai parlé à plusieurs reprises depuis le début du chapitre.

Les listes hiérarchisées peuvent être utilisés dans différentes situations. En effet, il est courant de voir des structures de longs documents qui se présentent en différents titres de plusieurs niveaux à puces ou numérotées.

Tout simplement en sélectionnant un type de liste hiérarchisée prédéfinie puis donnant différents niveaux à vos listes, comme nous l'avons vu. La liste hiérarchisée est alors automatiquement créée et les différents niveaux seront reconnus selon le retrait que vous effectuez.

Prenons un exemple. Nous allons prendre une nouvelle liste pré-formatée :

Télécharger le fichier liste_hierarchisee.docx

Dans cette liste, nous allons mettre en avant les sociétés qui éditent les systèmes d'exploitation, puis les systèmes en question.

Nous allons donc taper « I. » puis une espace devant les sociétés :

Tapons ensuite « A. » suivi d'un espace et d'une tabulation pour créer une seconde liste à puce, devant les systèmes d'exploitation de Microsoft et celui de Mac :

Enfin, j'ai tapé « 1. » suivi d'un espace et de deux tabulations devant 32 et 64 bits, on obtient alors :

J'aurais tout aussi bien pu sélectionner un ou deux éléments puis leur assigner un type de liste numérotée ou à puce. Cela aurait tout aussi bien marché. Par ailleurs, j'ai utilisé des tabulations pour créer les différents retraits de listes. Si vous avez fait un retrait de trop (avec la touche Tabulation), vous pouvez appuyer sur Retour (la flèche pointant à gauche) pour réduire le retrait d'un cran.

Mais il est aussi possible d'utiliser la règle, qui reste un élément très simple et très pratique à prendre en main. Pensez-y !

Regardons maintenant toutes les options qui s'offrent à nous.

Le menu

Lorsque vous cliquez sur l'icône des listes hiérarchisées

, vous obtenez un menu tel que celui-ci :

Ici encore, on trouve une bibliothèque de listes prédéfinies assez bien remplie, avec toutes sortes de listes. Comme je vous l'ai expliqué au début, grâce à cette définition de liste, lorsque vous allez faire un retrait, l'élément de la liste va se comporter de telle ou telle manière pour rentrer en concordance avec la hiérarchie sélectionnée.

Mais intéressons-nous plutôt aux trois options suivantes, que vous commencez à bien connaître : « Modifier le niveau de la liste », « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux... » et « Définir un nouveau style de listes... »

Le niveau de la liste

Eh bien justement, vu qu'il y a plusieurs niveaux, on peut librement modifier l'un d'eux.

Soit vous sélectionnez un niveau de liste parmi tous (déjà présents sur le document), soit vous sélectionnez juste un élément d'une liste. À partir de là, en lui appliquant un niveau différent de l'actuel, soit vous modifiez totalement le niveau de la liste à laquelle appartient l'élément, soit vous créez carrément une nouvelle liste dans la liste hiérarchisée, avec pour premier élément celui que vous avez sélectionné.

Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux

On se retrouve dans une nouvelle fenêtre où l'on va pouvoir configurer de manière totalement libre tous les niveaux désirés de la liste hiérarchisée :

Inutile de revenir sur toutes les options de cette fenêtre, nous les avons tous déjà vu.

Eh bien vous ne les utilisez tout simplement pas. Encore une fois, il est nécessaire de faire un retrait plus important à chaque niveau de la liste. Il suffit donc de ne pas faire de nouveau retrait pour ne pas utiliser un niveau de liste. Voilà tout.

Définir un nouveau style de liste

Je n'aborderais cette option que dans un chapitre de la prochaine partie (les styles) car il s'agit là d'une notion un peu plus complexe qui vous permet de configurer de A à Z votre liste et de l'enregistrer pour l'avoir sur tous les documents que vous éditerez par la suite.

Bref, inutile de se pencher là-dessus pour le moment.

Voilà, notre histoire sur les listes hiérarchisées est enfin terminée. N'hésitez pas à vous exercer, cela ne peut pas vous faire de mal. Pour clôturer en beauté, je vous propose de télécharger ce fichier de liste préformatées que vous aurez tout loisir à améliorer :

Télécharger le fichier listes_bonus.docx

C'est un chapitre très complet qui s'achève.

N'hésitez pas à le relire, à faire des essais, à reprendre les miens, etc. Bref, à apprendre à utiliser les listes quelle que soit la façon dont vous le faite.

C'est une fonctionnalité qui n'est pas très utilisée (ou de manière simple) mais qui est pourtant très puissante. Il est donc intéressant d'apprendre à la connaitre et de savoir l'utiliser.

N'allons pas bien loin pour parler des bordures et des trames. En effet, les icônes de ces fonctionnalités font partie du groupe Paragraphe, tout en bas, à droite :

Pour commencer, je préfère mettre les choses au clair :

Je précise : en apparence, les bordures peuvent effectivement ressembler aux tableaux. Les bordures servent simplement à encadrer certaines parties de votre document. Que ce soit du texte, des images, ou n'importe quoi d'autre d'ailleurs. Vous pouvez donc utiliser tout simplement des bordures comme nous allons le faire au lieu de vous compliquer la vie avec des tableaux.

Néanmoins, et c'est là que ça se complique, la fonctionnalité des tableaux dispose de très nombreuses options (il y a, pour tout vous dire, deux onglets complets qui sont réservés aux tableaux), options que vous ne retrouverez pas dans les bordures.

En bref : les bordures et les tableaux donnent sensiblement la même chose visuellement, mais les tableaux disposent d'un grand nombre de fonctionnalités, indisponibles sur les bordures.

Passons à présent à notre sujet d'étude : les bordures. Vous allez voir, les trames vont venir en même temps.

Il suffit de sélectionner le texte que vous souhaitez mettre en avant grâce aux bordures, puis de cliquer sur la flèche du bouton de bordure :

Si vous aviez cliqué directement sur l'icône, la bordure serait apparue telle que présentée sur l'icône elle-même.

Pour vous donner un exemple, si je clique sur l'icône ci-dessus, seules les bordures extérieures seront créées, puisque les bordures intérieures sont en pointillés (donc désactivées).

Après avoir cliqué sur la flèche, un menu déroulant apparait. Plusieurs modes de bordures sont disponibles. Vous pouvez néanmoins descendre tout en bas du menu déroulant et sélectionner « Bordures et trame ». Une fenêtre fait s'affiche.

Les options de bordure

Comme vous le voyez, plusieurs options peuvent être configurées sur les bordures.

Le type

Le premier groupe de la fenêtre. Il permet de sélectionner le type de bordure que vous souhaitez voir apparaître comme :

• Aucune : mais dans ce cas-là autant fermer la fenêtre puisque rien n’apparaîtra, à moins qu'une bordure soit déjà présente et vous que vous souhaitiez la désactiver ;

• Encadrement : c'est un simple encadrement de 4 bordures identiques de chaque côté de l'élément. Bref, tout ce qu'il se fait de plus basique dans le domaine ;

• Ombre : ici les quatre bordures ne seront pas identiques et vous donneront un aperçu d'ombre ;

• 3D : cette bordure jouera avec le noir et blanc dans le but final d'apporter un effet de troisième dimension à votre texte. Ce n'est pas un effet de haute qualité, mais il est là et c'est déjà une bonne chose que cela soit disponible ;

• Personnalisé : si vous vous y connaissez bien en bordures, vous pouvez alors personnaliser chacun des côtés de la bordure appliquée au texte.

Le style

Le style permet tout simplement de sélectionner la façon dont est présente la ligne de bordure. Un peu comme vous avez sélectionné le type de soulignement pour votre texte il y a quelques chapitres de cela, vous pouvez ici sélectionner plusieurs formes de bordures :

• Trait continu ;

• Pointillé ;

• Trait(s) parallèle(s) ;

• Dent(s) de scie ;

• Etc.

Couleur

Suite à cela, vous allez pouvoir sélectionner la couleur de la bordure. Pour cela, une palette de couleur complète sera à votre disposition.

C'est un peu comme si vous choisissiez la couleur de la police de votre texte ou la couleur de surlignage. Bref, vous ne devriez pas être dépaysé.

Largeur

En plus du style de la bordure, il est possible de sélectionner son épaisseur. Diverses épaisseurs sont disponibles.

Aperçu

Non seulement un aperçu est aussi disponible, mais il vous permet d'activer ou de désactiver manuellement chaque côté de la bordure, lorsque vous vous trouvez en mode « Personnalisé ».

Appliquer à

Vous avez la possibilité de choisir où les bordures seront appliquées. Si elles doivent être visibles sur une des lignes de texte (ou quoi que ce soit d'autre) que vous avez inséré ou bien sur le paragraphe entier.

Comme vous pouvez donc le voir, la fonctionnalité des bordures reste simple d'utilisation : on a eu vite fait d'avoir fait le tour.

Bordures et bordures de pages

En effet, les options sont les mêmes.

Dans le premier onglet, vous pouvez activer la fonctionnalité de bordures sur du texte ou quoi que ce soit qui est sélectionné. Bref, c'est un élément sur la page, dans votre document, auquel vous allez rajouter des bordures.

Dans le deuxième onglet, vous pouvez activer la fonctionnalité de bordures sur la page complète. Autrement dit, la bordure va apparaître dans les quatre marges (en haut, à gauche, en bas et à droite) et encadrer (au sens premier du terme) votre document, votre texte et tout ce que vous y avez inséré.

Mais en fait, les plus curieux d'entre vous auront peut-être remarqué qu'une option a été ajoutée : les « Motifs ». Il est en effet possible d'ajouter des motifs (au lieu de simples traits de différents types et différents styles) en marge de votre document.

Si vous y jetez un coup d'œil, vous verrez que certains sont assez sympas et d'autres beaucoup plus marrants à utiliser. Bref, un nouveau sujet d'amusement qui pourra vous occuper 5 minutes pour vous entraîner sur les bordures.

Bon, allez, juste pour le fun :

Téléchargez le fichier bordure.docx

Elle est moche n'est-ce pas ? Alors à vous de l'améliorer un peu !

Sur ce, passons directement aux trames puisqu'elles correspondent au troisième onglet de la fenêtre.

Nous sommes à présent dans le troisième onglet de la fenêtre « Bordure et trame » :

Présentation des trames

C'est un remplissage de couleur de votre document. Ici, les trames sont donc associées aux bordures.

Le principe étant donc de remplir d'une couleur ou d'un motif spécifique l'intérieur d'une bordure.

Les trames restent une fonctionnalité très simple, disponibles au travers de quatre groupes de fonctionnalités.

Les outils de trames

Remplissage

Dans un premier temps, vous pouvez sélectionner la couleur depuis la palette à disposition, qui remplira tout le contenu à l'intérieur des bordures.

Trame

Ensuite, vous devez sélectionner un style (en quelque sorte un motif) de trame. Ce dernier sera associé à une couleur.

Le style correspond en fait à la transparence de la trame. Moins elle sera transparente, plus la couleur de trame sera apparente, et ce suivant différents aspects :

• Transparent : la couleur de style est invisible, seule la couleur de remplissage est donc présente ;

• Plein (100%) : la couleur de style est opaque, elle seule est donc présente (c'est l'inverse de la première autrement dit) ;

• De 5 à 95% d'opacité suivant laquelle le style sera plus ou moins visible par rapport à la couleur de remplissage ;

• Horizontale/Verticale, Diagonale, Quadrillage, treillis, tout cela foncé : la couleur de style sera visible aux endroits des rayures ;

• Horizontale/Verticale, Diagonale, Quadrillage, treillis, tout cela clair : même chose mais avec moins de couleur.

Laissez l'option « Couleur » sur « Automatique » et Word détectera la couleur la plus appropriée.

Aperçu

Comme on dit, jamais deux sans trois, encore dans cet onglet, un aperçu est présent pour faciliter l'insertion de la trame.

Appliquer à

Encore une fois, vous pouvez l'appliquer à différents éléments du texte, voire à tout le paragraphe (ici, vous ne pouvez pas l'appliquer à toute la page, comme pour les bordures de pages).

Pour conclure

Pour conclure et vous montrer ce que l'on pouvait faire avec la fonctionnalité, je vous proposer de :

Télécharger le fichier trame.docx

L'exemple reste basique, je vous laisse vous amuser avec cela. Votre objectif, comme a été le mien, étant d'être le plus fidèle aux couleurs du Site du Zéro (j'ai triché en ajoutant un effet, mais qui a dit que l'on n'avait pas le droit ? Vu que l'on a déjà appris à utiliser la fonctionnalité, alors elle est toujours à notre disposition ;) ).

Vous l'aurez peut-être remarqué, sur la fenêtre que nous venons de voir, nous avons fait l'impasse sur deux boutons :

• « Options... » : disponible sur les deux premiers onglets ;

• « Ligne horizontale » : disponible sur les trois onglets.

Il est temps de revenir dessus.

Options

En cliquant sur « Options », nous obtenons la fenêtre ci-dessous :

La fenêtre se décompose en trois groupes.

Marge

La marge n'est pas quelque chose de nouveau pour vous. Nous avons dans un premier temps vu la marge de la page entière, nous voyons ici la marge de la bordure.

Il est donc possible de configurer séparément chacune des quatre marges de la bordure - indépendamment des bordures sélectionnées finalement.

Si vous avez cliqué sur le bouton « Option » depuis l'onglet des bordures page, il est possible choisir si vous souhaitez appliquer cette marge à partir des bords de la page ou à partir du texte.

Options

Groupe uniquement disponible à partir de l'onglet « Bordure de page », ce dernier permet de sélectionner un ou plusieurs modes d'affichage de la bordure.

Aperçu

Et pour clore la fenêtre en beauté, place à l'aperçu !

Ligne horizontale

Le deuxième bouton mène à une seconde fenêtre :

Ce que vous ne savez peut-être pas, c'est que les lignes de séparation sont associées aux bordures. Cette fenêtre nous permet justement d'ajouter une ligne de séparation. Vous avez le choix entre différentes lignes, une fonction de recherche est même disponible.

Gestion des bordures depuis la règle

Un outil intéressant dans la gestion des bordures : la règle !

Lorsque vous avez inséré une bordure, affichez la règle pour pouvoir ajuster la zone à gauche et à droite de la bordure :

En réglant les deux boutons encadrés dans l'image ci-dessus, vous réglerez l'alignement de la bordure par rapport au bord de la page. C'est donc un outil simple et pratique pour gérer facilement l'affichage des bordures.

Nous voici à la fin de ce chapitre. J'espère que vous profiterez de ce chapitre pour vous exercer sur l'utilisation des bordures et des trames mais aussi sur tout ce que l'on a vu depuis le début du cours.

Le dernier exemple pratique que je vous ai proposé en téléchargement était la porte ouverte vers la manipulation des fonctionnalités que l'on a déjà abordées. Bref, un petit retour en arrière ne vous fera pas de mal pour voir si vous n'avez rien oublié. Et au cas où, les chapitres précédents vous sont toujours disponibles.