Tutoriel : Rédigez facilement des documents avec Word

Word, de la version 1 à la version 2010

À moins que vous n'ayez vécu en ermites depuis des années, vous avez forcément entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui à sa version 2010. Sur la figure suivante, vous pouvez voir l'évolution de l'interface de Word entre la première version de 1989 et celle de 2010.

Si la fonction de base de Word, à savoir « saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte », n'a pas changé depuis toutes ces années, les possibilités qu'il offre ont en revanche bien évolué. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insérer des illustrations, des photos, des graphiques, des effets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore qui permettent d'envoyer un message électronique à l'auteur du document.

En 1993, Microsoft Word a été intégré à la famille Microsoft Office. Cette « suite logicielle » est composée de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les différentes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite et, en particulier, avec le tableur Microsoft Excel : cela permet d'insérer très simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des séries de données numériques.
Au fil des pages, ce livre va passer en revue les immenses possibilités de Word et vous montrer comment réaliser des documents de grande qualité.

Lancement de Word

Il existe différentes manières de lancer Word. Je vais vous en présenter quatre principales, mais gardez à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive :

• La façon la plus conventionnelle de lancer Word consiste à utiliser le menu Démarrer. Cliquez successivement sur Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Word (voir figure suivante).

• Si vous utilisez Windows 7 ou Vista, vous pouvez également cliquer sur Démarrer, taper Word dans la zone de recherche puis cliquer sur Microsoft Word, dans la partie supérieure du menu Démarrer (voir figure suivante).

• Si vous utilisez fréquemment Word, son icône est peut-être directement disponible dans la partie gauche du menu Démarrer. Dans ce cas, il suffit de cliquer dessus pour lancer l'application (voir figure suivante).

• Enfin, si une icône de Word se trouve sur le Bureau de Windows, vous pouvez faire un double-clic dessus pour ouvrir l'application (voir figure suivante).

La fenêtre de l’application

Pour bien utiliser Word, il est important d'appréhender son interface, c'est-à-dire les divers éléments qui constituent la fenêtre de l'application (voir figure suivante).

La zone de travail

La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fenêtre. Une barre verticale clignotante, appelée « point d'insertion », indique l'endroit où apparaîtra le prochain caractère tapé au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez étendue pour afficher la totalité du document, vous pouvez utiliser les barres de défilement verticale et horizontale pour vous déplacer dans le document (voir figure suivante).

La barre d’outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide est située dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre. Elle permet d'accéder en un clic aux fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent. Comme le montre la figure suivante, elle contient par défaut trois icônes :

• Enregistrer, pour enregistrer le document en cours d'édition ;

• Annuler pour annuler la ou les dernières actions ;

• Répéter pour répéter la ou les dernières actions.

Cette barre d'outils peut être personnalisée. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icônes ou supprimer les icônes existantes. Cliquez sur la petite flèche affichée à droite de la barre d'outils Accès rapide : cela ouvre un menu où, comme le montre la figure suivante, les entrées précédées d'une coche correspondent aux icônes présentes dans la barre d'outils.

Pour ajouter une nouvelle icône, il vous suffit de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icône Ouvrir à la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

Pour supprimer une icône de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, choisissez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

Les commandes affichées en cliquant sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide ne sont pas les seules qui peuvent y être ajoutées. Nous reviendrons en détail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans cet ouvrage.

Le Ruban

Le Ruban a fait son apparition dans la suite Office 2007, où il avait été intégré à certaines applications seulement. Aujourd'hui, Microsoft l'a étendu à tous les outils de la suite Office. Conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, il a marqué une rupture et a rapidement dérouté tous les habitués du système de menus disponible depuis les premières versions de Word.

Première approche et fonctionnement général

Le Ruban est constitué d'onglets, de groupes et d'icônes, comme indiqué dans la figure suivante.

Un seul onglet peut être actif à la fois. Les icônes affichées dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la figure suivante, ce sont les icônes de l'onglet Accueil qui sont accessibles à l'utilisateur.
Les groupes thématiques sont constitués de plusieurs icônes correspondant à des fonctionnalités qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icônes en rapport avec la police de caractères du texte sélectionné ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion (voir figure suivante).

Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractères : gras, italique, souligné, couleur, indice, exposant, etc.
Certaines icônes ont un effet immédiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, dans le groupe Police, il vous suffit de cliquer sur l'icône Gras pour que le texte sélectionné apparaisse en gras dans le document.
D'autres icônes sont suivies d'une petite flèche orientée vers le bas : un clic sur l'icône permet d'utiliser la fonction associée, tandis qu'un clic sur la flèche donne accès à des fonctionnalités complémentaires. La figure suivante illustre ces deux possibilités sur l'icône Souligné du groupe Police.

Dans la partie inférieure droite de certains groupes, une petite icône donne accès à des fonctionnalités complémentaires. Vous cliquerez sur cette icône si la fonctionnalité à atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban, comme illustré à la figure suivante.

À quoi s’appliquent les contrôles du Ruban ?

Eh bien… tout dépend des contrôles !

• Certains contrôles concernent le document dans son intégralité. C'est par exemple le cas des contrôles de l'onglet Mise en page, qui définissent la mise en page du document.

• D'autres s'appliquent au point d'insertion. Ainsi, les icônes de l'onglet Insertion permettent d'ajouter un élément à l'emplacement du point d'insertion.

• Enfin, d'autres concernent l'élément sélectionné, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un autre élément. C'est par exemple le cas des icônes de l'onglet Accueil.

Comme vous le voyez, il n'est pas possible de répondre d'une façon unique à cette question. Néanmoins, les réponses sont la plupart du temps logiques et faciles à déduire.

Comment s’y retrouver dans le Ruban ?

Comme je l'ai dit précédemment, le Ruban est composé d'onglets, de groupes et d'icônes. Tout ce petit monde cohabite de façon hiérarchique.
L'onglet Accueil contient les groupes et icônes que vous êtes susceptibles d'utiliser le plus couramment. Si vous voulez accéder à une fonctionnalité dont l'icône n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : « Qu'est-ce que je veux faire au juste ? » En effet, chaque onglet correspond à des actions différentes.

Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne désespérez pas : plus votre connaissance de Word s'améliorera, plus vous serez à même de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications…

Si vous avez connu Word 2003 ou XP, comment ne pas perdre pied avec le Ruban de Word ?

Vous avez décidé de franchir le pas et de délaisser Word 2003 pour une version plus récente ? Félicitations ! Cependant, vous vous trouvez complètement perdus devant l'absence du système de menus et l'apparente complexité du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pensé à vous. Rendez-vous sur la page de correspondance et cliquez sur Ouvrir le guide Word.

Après quelques instants, vous vous trouvez face à une fenêtre de Word 2003 affichée dans votre navigateur.

Pour trouver l'icône qui correspond à une commande de menu Word 2003, il vous suffit d'ouvrir le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la figure suivante, la commande Word 2003 Image > À partir du fichier dans le menu Insertion est accessible en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations.

Vous pouvez également connaître l'équivalent des icônes affichées dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il suffit de pointer l'icône de votre choix. Comme le montre la figure suivante, l'icône Word 2003 Colonnes correspond à l'icône Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban.

Pour assurer la transition entre Word 2003 et une version plus récente, vous pouvez si nécessaire installer une application sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Installer et conformez-vous aux indications données par l'assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Démarrer ou par une icône déposée sur le bureau de Windows.

Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez également télécharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icônes du Ruban de Word 2010.

Cliquez successivement sur le lien Obtenir les classeurs de référence des correspondances menu-Ruban, puis sur l'icône Word 2010 : classeur Excel 2010, et enfin sur l'icône Télécharger. Le classeur contient autant de feuilles qu'il y a de menus dans Word 2003. Sélectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connaître les équivalents et faites défiler la fenêtre de visualisation jusqu'à atteindre la commande recherchée (voir figure suivante).

Utiliser des raccourcis clavier pour accéder au Ruban

Certaines icônes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches du clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associé à une icône en particulier, il suffit de pointer cette icône avec la souris. S'il existe, l'éventuel raccourci clavier est affiché dans une bulle d'aide juste à côté du pointeur, comme illustré à la figure suivante.

Si vous n'êtes pas habitué à utiliser des raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est généralement composé d'une ou plusieurs touches bascule (Ctrl, Alt, Maj) et d'un caractère alphanumérique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl, appuyez sur la touche U, puis relâchez les deux touches enfoncées.

Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond à l'icône Taille de police située dans le groupe Police, onglet Accueil, appuyez et maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, appuyez sur E et relâchez les touches enfoncées.

Toutes les icônes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci-clavier n'est associé. Pour trouver la séquence de touches à utiliser, appuyez sur la touche Alt du clavier : de petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accès rapide et des onglets du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Supposons par exemple que la commande à atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez sur la touche S puis relâchez-la. L'onglet Insertion est automatiquement sélectionné et de nouvelles lettres apparaissent sous les icônes de cet onglet, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous voulez cliquer sur l'icône Image : appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic.

Je pense que vous avez compris le principe. Pour en être tout à fait sûr, ouvrez Word et affichez le document en mode Paysage… sans utiliser la souris bien entendu !
Pour parvenir au résultat demandé, vous devez enfoncer puis relâcher la touche Alt, puis appuyer successivement sur G, X, Bas puis Entrée.

L'écran Backstage

L'écran Backstage (voir figure suivante) est une nouveauté de Word 2010. Il correspond à l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, cela affiche de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document en cours d'édition.

Les fonctions regroupées dans l'écran Backstage sont centrées sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple.
En fonction de la tâche que vous voulez accomplir, sélectionnez une entrée sous l'onglet Fichier :

• Enregistrer pour enregistrer le document en cours d'édition ;

• Enregistrer sous pour enregistrer le document en cours d'édition sous un autre nom ou dans un autre dossier ;

• Ouvrir pour ouvrir un autre document Word existant ;

• Fermer pour fermer le document en cours d'édition ;

• Informations pour obtenir diverses informations sur le document en cours d'édition ;

• Nouveau pour créer un nouveau document ;

• Imprimer pour afficher l'aperçu avant impression ou imprimer le document en cours d'édition ;

• Enregistrer et envoyer pour partager le document par e-mail, SkyDrive, SharePoint ou dans un billet de blog ;

• Aide pour accéder à l'aide de l'application ;

• Options pour accéder à tous les paramètres relatifs à l'application ;

• Quitter pour fermer Word.

Nous reviendrons en détail sur chacune de ces entrées. Pour l'instant, il vous suffit de savoir que :

• Toutes les commandes concernant l'ouverture, la fermeture, l'enregistrement, l'impression et le partage du document sont regroupées dans un même endroit appelé « écran BackStage ».

• Cet écran est accessible en sélectionnant l'onglet Fichier dans le Ruban.

Les modes d’affichage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appelé Document1 est affiché et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Ce document est affiché en mode Page. Plusieurs autres modes d'affichage sont possibles. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

• En mode Brouillon, les images ne sont pas affichées. Une zone de styles permet éventuellement de repérer les styles des paragraphes.

• En mode Page, le document apparaît tel qu'il sera imprimé.

• En mode Web, le document apparaît tel qu'il serait affiché dans une page Web. En particulier, le texte occupe toute la largeur de la fenêtre.

• En mode Plan, les niveaux de titres du document apparaissent sous une forme hiérarchique. Vous pouvez développer un titre pour afficher son contenu.

• En mode Lecture plein ecran, le document utilise toute la surface de l'écran pour être facilement lisible.

Pour vous permettre de juger par vous-même, la figure suivante représente l'allure d'un même document affiché dans les différents modes proposés par Word.

À vous de trouver le mode qui correspond à ce que vous voulez faire. Généralement :

• la structure du document est définie en mode Plan ;

• le document est saisi en mode Page ou Brouillon ;

• il est lu en mode Lecture plein écran.

Pour choisir un mode d'affichage, vous utiliserez les icônes affichées dans la partie droite de la Barre d'état, comme illustré dans la figure suivante.

La Barre d’état

La Barre d'état (voir figure suivante) se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre de Word. Elle est essentiellement utilisée pour :

• déplacer rapidement le point d'insertion au début d'une page du document ;

• obtenir des statistiques sur le document ;

• changer le mode d'affichage ;

• agir sur le zoom pour augmenter ou diminuer la taille des éléments affichés dans le document.

Pour déplacer le point d'insertion, cliquez sur la première zone de la barre d'état. Cela ouvre une boîte de dialogue intitulée Rechercher et remplacer, dans laquelle l'onglet Atteindre est sélectionné. Entrez le numéro de la page voulue et cliquez sur Atteindre. Dans la figure suivante, cette boîte de dialogue est utilisée pour atteindre la page 12.

Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'édition, cliquez sur la deuxième zone de la Barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes : c'est très pratique si vous devez écrire un résumé de texte ou un article dont la taille est calibrée (voir figure suivante).

Cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel.

Le changement de modes d'affichage se fait en cliquant sur une des icônes de mode, dans la partie droite de la Barre d'état. Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Les modes d'affichage » pour avoir des renseignements complémentaires.

Enfin, on peut modifier le facteur de zoom en agissant sur le curseur affiché à l'extrême droite de la barre d'état.

Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'état. Un menu semblable à celui de la figure suivante apparaît immédiatement. Les éléments précédés d'une coche sont affichés dans la Barre d'état, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous suffit de cliquer sur l'élément que vous désirez ajouter à la Barre d'état dans le menu.

Par exemple, pour connaître l'état de la touche Verr. Maj., cliquez sur Verr. Maj. L'indication Verr. Maj. est alors affichée dans la Barre d'état quand cette touche est active, comme illustré à la figure suivante. Ou encore, pour faciliter l'accès au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vérification de l'orthographe et de la grammaire.

En résumé

• La fenêtre de l'application est composée de la barre d'outils Accès rapide, du Ruban, de deux règles, de la zone de saisie et de la barre d'état.

• Microsoft propose une page Web dédiée pour obtenir les équivalents entre les commandes de Word 2003 et le Ruban de Word 2010.

• L'écran Backstage donne accès à de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document. On l'affiche en sélectionnant l'onglet Fichier du Ruban.

• Word propose cinq modes d'affichage pour votre document. Chacun correspond à un usage particulier et possède ainsi ses avantages et ses inconvénients.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ». Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

• l'insertion de caractères spéciaux de Word ;

• une combinaison de touches ;

• un code ASCII ;

• un remplacement automatique.

N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux clics de souris.

1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).

3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la figure suivante s'affiche.

4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez sur ^ puis sur e. La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur Maj+^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur Maj+^ puis sur i, comme illustré à la figure suivante.

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur Ctrl+' puis sur Maj+E.

Appuyer sur Ctr+' signifie :

1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée ;

2. Enfoncer puis relâcher la touche ' ;

3. Relâcher la touche Ctrl.

De la même manière, appuyer sur Maj+E signifie :

1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfoncée ;

2. Enfoncer puis relâcher la touche E ;

3. Relâcher la touche Maj.

Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau récapitulatif ?

C'est à vous maintenant. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches.

Les codes ASCII

Tous les caractères contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfoncée et en tapant des chiffres sur le pavé numérique. Ces chiffres constituent le code ASCII du caractère (voir le tableau ci-dessous).

Si vous n'arrivez à rien avec cette solution, vérifiez :

1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile à vérifier : lorsque vous appuyez sur les touches du pavé numérique, les chiffres correspondants doivent s'afficher dans le document.

2. Que vous maintenez la touche Alt enfoncée pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chiffres correspondant au caractère.

Un petit exercice pour vous entraîner. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des codes ASCII.

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir figure suivante) : que vous tapiez quelques caractères au clavier !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empêche de vous lancer, Microsoft a pensé à vous en proposant des modèles de documents prêts à l'emploi.

Créer un document à partir d'un modèle local

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban (en d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre), cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modèles, comme illustré à la figure suivante.

Plusieurs modèles vous sont proposés. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperçu (voir figure suivante).

Vérifiez que la case Document, dans la partie inférieure droite de la fenêtre, est cochée puis cliquez sur le bouton Créer pour générer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face à un document prédéfini et déjà mis en page, comme illustré à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à modifier le texte générique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !

Créer un document à partir d'un modèle Office.com

Les modèles proposés par défaut dans Word couvrent un large éventail de situations, mais vous désirerez peut-être accéder à un plus grand nombre de modèles. Dans ce cas, et à condition que votre ordinateur soit relié à Internet, vous pouvez faire appel au site Office.com.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catégories sous Modèles Office.com (voir figure suivante).

Cliquez par exemple sur la catégorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modèles de calendriers proposés. Ainsi, dans la copie d'écran de la figure suivante, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial.

Cliquez sur Télécharger, dans la partie inférieure droite de la fenêtre et patientez jusqu'à ce que le modèle apparaisse à l'écran (voir figure suivante). Maintenant, il ne vous reste plus qu'à personnaliser le calendrier en y insérant des photos et messages personnels.

Nous n'en sommes qu'au début de cet ouvrage et je suis presque sûr que vous ne soupçonniez pas l'existence de toutes ces possibilités. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir !

Enregistrer un document

Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mémoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernière n'est pas permanente. Si vous éteignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc nécessaire d'enregistrer régulièrement vos documents sur une mémoire non volatile : le disque dur.
Pour enregistrer le document en cours d'édition sur le disque dur, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais été enregistré, une boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous est affichée, comme illustré à la figure suivante.

Le dossier d'enregistrement proposé par défaut est le dossier Documents mais rien ne vous empêche d'en choisir un autre. Le nom du fichier proposé par défaut correspond aux premiers mots du document. Là encore, rien ne vous empêche de choisir un autre nom en modifiant le contenu du champ Nom de fichier. Enfin, le type du document par défaut est Document Word (*.docx). Ce type de fichiers est apparu avec la suite Office 2007. Il est intéressant à plus d'un titre :

• Le document est compressé. Il occupe donc moins d'espace sur le disque, en particulier s'il contient des images, Clip arts (ce sont des dessins et symboles destinés à illustrer des documents) et autres éléments graphiques.

• Si le document venait à être détérioré, il serait toujours possible d'en récupérer certaines parties, par exemple le texte, les tableaux ou encore les images. Ces éléments sont en effet automatiquement séparés lorsque le fichier est stocké sur le disque.

• Si le document contient une ou plusieurs macros (ce sont de petits programmes qui facilitent les opérations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille), l'extension du fichier (c'est-à-dire, la partie qui se trouve après le « . » dans le nom de fichier Mon_Document.xxx) devient docm et non docx. Il est donc facile de savoir si un document contient des macros en consultant son extension.

Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-être de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur suffit de télécharger la visionneuse Word.
Télécharger la visionneuse

Par contre, si elles doivent modifier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustré à la figure suivante. Ainsi vos documents pourront être ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez le format désiré (voir figure suivante). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.

Diffuser un document en interdisant toute modification

Vous voulez diffuser un document auprès de vos collègues ou sur Internet en interdisant toute modification ? Il existe un format de fichier tout à fait adapté à cette situation : le format PDF.
Pour enregistrer le document en cours d'édition au format PDF, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement téléchargeable sur le site d'Adobe.

Télécharger Adobe Reader

Le format PDF n'est pas le seul accessible en « lecture seule ». Microsoft a également mis au point un format de fichiers du même ordre : le format XPS.
Word 2010 est entièrement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'édition dans un fichier XPS, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit être installé sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page appropriée du centre de téléchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Télécharger le Framework

Modifier le format d’enregistrement par défaut

Par défaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Cette possibilité est à envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une boîte de dialogue intitulée Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis déroulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir figure suivante).

Enregistrer automatiquement les documents en cours d'édition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la précaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus fréquent qu'on pourrait le penser ! Tout à coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrêt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de données engendrée peut être une vraie catastrophe… à moins que vous n'ayez paramétré Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts à intervalles réguliers. Plus tôt vous mettrez en place cette fonctionnalité, plus vite vos documents seront en sécurité.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et définissez la période de l'enregistrement, comme illustré à la figure suivante. Dans le pire des cas, seules les données saisies pendant cette période seront perdues.

Ouvrir un document existant

Les documents créés dans Word doivent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les différentes méthodes qui vous permettront de les rouvrir.

Ouverture avec le menu Démarrer

Le menu Démarrer est un emplacement idéal pour accéder rapidement à vos derniers documents Word. Cliquez sur Démarrer : si l'icône de Word est affichée dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accéder aux derniers documents ouverts, comme illustré à la figure suivante.

Cette technique est très efficace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherché ne figure pas forcément dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez « épingler » un document particulièrement important à vos yeux à la liste des documents récents. Ainsi, il apparaîtra toujours dans les premières positions de la liste. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer et pointez l'entrée Microsoft Word afin d'afficher les documents récents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, sélectionnez Épingler à cette liste (voir figure suivante).

Comme le montre la figure suivante, les documents épinglés apparaissent au-dessus des documents récents, sous le libellé Épinglé.

Si l'icône de Word n'apparaît pas dans la partie gauche du menu, cela signifie que Word ne fait pas partie des applications utilisées le plus fréquemment sur votre ordinateur. Qu'à cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers fichiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitulé Documents. S'ils ont été stockés dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitulé Fichiers, comme illustré à la figure suivante.

Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une boîte de dialogue intitulée Ouvrir s'ouvre. Par défaut, elle donne accès au dossier Documents mais rien ne vous empêche de vous déplacer dans un autre dossier. Lorsque le document à ouvrir est visible dans la boîte de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icône pour l'ouvrir dans Word.

Validez en cliquant sur OK. Par défaut, tous les enregistrements (commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier) et ouvertures (commande Ouvrir de l'onglet Fichier) de fichiers interviendront dans ce dossier.

Pour rouvrir un document qui a été créé ou modifié récemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Récent dans la partie gauche de la fenêtre. Comme illustré à la figure suivante, les documents récents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.

Ouverture avec la Barre des tâches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez épingler l'icône de Word dans la Barre des tâches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Démarrer, cliquez du bouton droit sur l'icône de Word et cliquez sur Épingler à la barre des tâches dans le menu (voir figure suivante).

Comme le montre la figure suivante, l'icône de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tâches.

En cliquant du bouton droit sur cette icône, vous avez immédiatement accès aux documents ouverts récemment. Si nécessaire, vous pouvez aussi épingler un document sur l'icône de Word, elle-même épinglée dans la Barre des tâches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et déplacez le document concerné sur l'icône de Word dans la Barre des tâches, comme illustré à la figure suivante.

Maintenant, il suffit de cliquer du bouton droit sur l'icône de Word pour retrouver le document qui y a été épinglé (voir figure suivante).

Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vérifiez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé. Le document pourrait en effet contenir un virus qui menacerait l'intégrité de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pièce jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre : elle vous indique que le fichier peut présenter un risque pour votre ordinateur (voir figure suivante).

Dans ce mode d'affichage, il est impossible de modifier le document et les macros sont désactivées. Si vous êtes sûrs de la provenance et de l'intégrité du fichier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparaît et vous pouvez alors modifier le document.

Imprimer un document

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être imprimés. Bien que nous n'ayons pas encore traité la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document afin de voir le comportement de Word sur ce point précis.

Si vous étiez habitués à une version précédente de Word, vous avez peut-être cherché (en vain !) la commande d'aperçu avant impression, qui donne un avant-goût très fidèle de ce que sera la version imprimée du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperçu avant impression ont fusionné. Pour accéder à l'une comme à l'autre, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fenêtre de l'application se présente alors comme à la figure suivante. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression et la partie droite à un aperçu avant impression encore plus fidèle que dans les versions précédentes de Word.

1. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur ou sont accessibles via le réseau domestique ou de votre société, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste.

2. Indiquez le nombre de copies à réaliser.

3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

Bien qu'ils soient plus rarement utilisés que les précédents, vous disposez aussi des réglages affichés sous le libellé Paramètres. Comme le montre la figure suivante, vous pouvez choisir :

• les pages à imprimer, en utilisant la liste déroulante Pages : toutes, la page active ou des éléments spécifiques du document (les propriétés, les marques de révision ou les styles par exemple) ;

• les pages à imprimer en utilisant le champ Pages : tapez par exemple 1; 3; 5-12 pour imprimer les pages 1, 3 et 5 à 12 ;

• le mode d'impression : recto ou recto-verso, manuel ou automatique si l'imprimante le permet ;

• le mode d'assemblage des feuilles, si vous imprimez plusieurs exemplaires du même document.

La partie inférieure gauche de la fenêtre contient des paramètres qui sont généralement définis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en détail sur ces éléments au chapitre 7.

En résumé

• Les caractères spéciaux sont accessibles en cliquant sur l'icône Symbole, située sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles.

• Les combinaisons de touches sont très pratiques pour insérer dans un document les caractères accentués (minuscules ou majuscules) de la langue française.

• Les documents Word 2010 et Word 2007 sont par défaut enregistrés au format .docx. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre format afin que le document soit lisible dans un autre traitement de texte.

• Il est prudent de demander l'enregistrement automatique de vos documents pour éviter toute perte de données.

Se déplacer dans un document

Selon vos préférences, mais aussi en fonction du type de déplacement à effectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Sélectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par télécharger le fichier d'exemple et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Avec le clavier

La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de déplacement qu'il est important de connaître pour bien utiliser Word. Les touches fléchées, en rouge sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractère vers la gauche et d'un caractère vers la droite.

Les touches Page Préc (aussi appelée PgUp ou Page Up) et Page Suiv (aussi appelée PgDn ou Page Down), en mauve sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas.
Enfin, les touches Origine et Fin (aussi appelées, respectivement, Home et End), en orange sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion au début et à la fin de la ligne courante.

Comme vous le constatez sur la figure, ces touches sont dupliquées. Elles peuvent être utilisées indifféremment depuis le pavé qui leur est dédié, ou bien depuis le pavé numérique à condition que la touche Verr Num (parfois aussi appelée Num Lock) ne soit pas active.

Les touches de déplacement du clavier sont très utiles. Cependant, je vous conseille de compléter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.

Avec la souris

Les déplacements à la souris sont élémentaires : il suffit de cliquer à l'endroit que vous désirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de défilement vertical pour déplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, afficher la zone à atteindre (voir figure suivante).

Avec la fonctionnalité Cliquer-taper

La fonctionnalité « cliquer-taper » est une petite merveille ! Grâce à elle, il vous suffit de faire un double-clic à un endroit inoccupé du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustré à la figure suivante, les sauts de lignes et tabulations nécessaires sont générés automatiquement. Cette possibilité est en particulier très pratique pour saisir des lettres.

Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une équation, etc., rien de tel que la fonction Atteindre. Pour y accéder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5. Comme illustré à la figure suivante, cette action affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre sélectionné.

Choisissez un élément dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numéro correspondant et cliquez sur Suivant.

Voici quelques exemples. Pour atteindre :

• la page 2, sélectionnez Page, tapez 2 et cliquez sur Suivant ;

• la deuxième image, sélectionnez Graphisme, tapez 2 et cliquez sur Suivant.

Avec l’icône Sélectionner l’objet parcouru

L'icône Sélectionner l'objet parcouru (voir figure suivante) est une variante intéressante de la fonction Atteindre. Cette icône se trouve dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Sélectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposés, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icône Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est-à-dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6.
Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une idée ? Regardez d'un peu plus près les éléments autour de l'icône Sélectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icônes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icône inférieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il suffit donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir figure suivante).

Vous l'aurez compris, l'icône supérieure permet quant à elle d'atteindre le titre précédent.
Bien évidemment, la fonction de ces icônes change en fonction de l'élément sélectionné suite au clic sur Sélectionner l'objet parcouru.

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. À chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.

Sélections dans le document

Qu'il s'agisse de caractères, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un élément, il doit en général être préalablement sélectionné. Il est donc très important de savoir sélectionner des éléments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Téléchargez le fichier « selections.docx » et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Sélectionner du texte avec la souris

Pour sélectionner du texte, la souris est le périphérique auquel on pense tout de suite, même s'il n'est pas toujours le plus efficace ni le plus précis.

Voici quelques exemples de sélection :

• Un mot : double-clic sur le mot.

• Une ligne : clic en face de la ligne, dans la marge gauche du document.

• Un paragraphe : double-clic en face du paragraphe, dans la marge gauche du document.

• Tout le document : triple-clic dans la marge gauche du document.

La marge gauche du document se trouve à gauche du texte, comme illustré à la figure suivante.

Pour sélectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au début de la sélection, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la fin du bloc à sélectionner (voir figure suivante).

Sélectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre périphérique de choix pour sélectionner du texte. Il se révélera terriblement efficace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-après.

Ces techniques semblent équivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la sélection peut se révéler plus confortable à la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est à chacun de trouver chaussure à son pied et de privilégier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en sélectionner l'intégralité avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va suffire !

Sélectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive sélectionner une bande de texte verticale sans y inclure les données avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposées dans les sections précédentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la figure suivante, les données sont réparties sur deux colonnes séparées par des tabulations. Comment sélectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de sélection traditionnelles, les données numériques sont incluses dans la sélection, comme illustré à la figure suivante.

Il faut donc envisager une autre approche.
Cliquez à gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfoncée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris à droite de Le Havre. Relâchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt. Comme le montre la figure suivante, seules les données texte comprises entre Nice et Le Havre sont sélectionnées.

Sélectionner un objet graphique

Pour sélectionner une image ou un autre objet graphique (par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.), il suffit de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, affichés autour de l'objet, indiquent qu'il est sélectionné (voir figure suivante).

Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de sélection sont illustrées à la figure suivante.

Comme illustré à la figure suivante, lorsque le pointeur est placé dans une zone de sélection, il prend une autre forme. Cliquez pour sélectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi désignée.

Recherches et remplacements

Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont très puissantes.
Que les éléments à remplacer n'apparaissent qu'en nombre limité ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera à même d'accomplir dans les plus brefs délais les recherches/remplacements que vous lui confierez…
Pour vous entraîner tout au long de cette section, téléchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Le volet de navigation

Le volet de navigation (voir figure suivante) est une nouveauté d'Office 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative à celle qui avait cours jusqu'à la version 2007 de Word. Pour accéder à ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Entrez le texte recherché dans le champ contenant, par défaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouvées, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surligné en jaune dans le document, comme illustré à la figure suivante.

Entraînez-vous à vous déplacer vers tous les mots baron du document téléchargé en début de section.

Vous pouvez vous déplacer d'une correspondance à l'autre en utilisant les flèches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont affichés.
Je ne sais pas si vous avez remarqué que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'afficher les niveaux de titres ou encore les pages concernés par les correspondances trouvées, comme illustré à la figure suivante.

Déplacez-vous sur les différents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.

Recherche avancée

Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-être où sont passées les fonctionnalités de recherche avancée. Comme le montre la figure suivante, ces dernières sont maintenant accessibles à travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation.

Sélectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse (c'est-à-dire des majuscules et des minuscules) des caractères, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent être ignorées (voir figure suivante).

J'imagine la perplexité de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien être les caractères génériques.
Je répondrai à cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxième, puis sur le troisième, mais il y a mieux à faire : en utilisant un caractère générique, une seule recherche suffit. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchés dans le document, ainsi que toutes les autres variantes à quatre lettres dont les deux premières sont « r » et « a » et la dernière est « e ». Faites vos essais dans le texte téléchargé en début de section.

Un deuxième caractère générique se révèle digne d'intérêt : l'astérisque. Il remplace un nombre quelconque de caractères (zéro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront sélectionnés, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres « r » et « a ».
Le menu du champ Rechercher un document donne également accès à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer (voir figure suivante) n'offre réellement d'intérêt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la boîte de dialogue et donne accès à de nouveaux contrôles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue. Comme illustré dans la figure suivante, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.

Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enfin sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2.
Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancés à ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin… pour l'instant !
Cependant, rien ne vous empêche de vous entraîner sur cet exemple précis en utilisant le document téléchargé au début de cette section.

Recherche au clavier

Les amateurs de raccourcis clavier (et d'efficacité !) apprécieront, j'en suis sûr, ces quelques techniques impliquant le clavier.
Pour accéder au volet Navigation, appuyez sur Ctrl + F. Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous reste plus qu'à entrer le terme recherché. On accède automatiquement à la première occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Remplacer, dans le groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl + H.
Entrez le mot recherché dans le champ Rechercher et le mot de remplacement dans le champ Remplacer par puis cliquez sur :

• Remplacer pour vous positionner sur la première occurrence du texte recherché. Cliquez à nouveau sur Remplacer pour lui substituer le texte de remplacement et vous positionner sur la prochaine occurrence du mot recherché.

• Remplacer tout pour substituer le texte de remplacement à toutes les occurrences du texte recherché.

• Suivant pour atteindre la prochaine occurrence du texte recherché.

• Annuler pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Dans la figure suivante par exemple, le mot rehercher sera remplacé par le mot rechercher :

Si nécessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accéder :

• aux options de recherche avancée, telles que Respecter la casse, Mot entier, etc.

• aux options de format, telles que Police, Paragraphe, Tabulations, etc.

Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procédez comme suit :

1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman.

2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial.

3. Cochez la case Respecter la casse.

Si vous avez suivi ces trois étapes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler à la figure suivante.

Entraînez-vous à effectuer ce remplacement sur le document téléchargé en début de section.

En résumé

• Pour vous déplacer dans un document, vous pouvez utiliser les touches du pavé numérique, des raccourcis clavier, la souris, la fonctionnalité cliquer-taper, la fonction Atteindre ou l'icône Sélectionner l'objet parcouru.

• La sélection d'une bande de texte verticale se fait en combinant les actions de la touche Alt du clavier et de la souris.

• Pour sélectionner un objet graphique, il suffit de cliquer dessus.

• Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris.

• Les recherches simples se font dans le volet Navigation. Si elles sont plus complexes, vous utiliserez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

• Enfin, les recherches avec remplacement se font dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, sous l'onglet Remplacer.

Les niveaux hiérarchiques d'un document

Tous les éléments insérés dans un document ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire !
Les documents sont organisés suivant quatre niveaux hiérarchiques : caractère, paragraphe, page et section. Quel est, d'après vous, le niveau hiérarchique le plus élevé, c'est-à-dire celui qui impose ses paramètres à tous autres niveaux ?

Le niveau section, bien entendu !
Pour tous ceux qui n'ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hiérarchiques de Word d'ailleurs, voici quelques informations pour vous aider à y voir plus clair. Le niveau :

• Caractère concerne tous les caractères, mots et lignes de texte du document. Il est utilisé pour définir la police, la taille, la couleur et d'autres attributs de texte.

• Paragraphe s'applique à tous les paragraphes du document, c'est-à-dire aux blocs de texte qui se terminent par un retour à la ligne volontaire. Il permet de définir l'espacement entre les paragraphes et entre les lignes, le style, le retrait, la trame d'arrière-plan, la bordure et d'autres paramètres complémentaires.

• Page concerne les pages du document. Il sert à définir les marges, l'orientation, les colonnes, les bordures, les thèmes, les en-têtes et pieds de pages, ainsi que d'autres paramètres qui agissent sur les pages du document.

• Section permet de diviser le document en plusieurs parties, chacune pouvant posséder une mise en page qui lui est propre.

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser aux deux premiers niveaux.

Mise en forme du texte

La mise en forme du texte se fait généralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d'efficacité, vous pouvez également choisir de mémoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d'autant plus appréciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. À vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier…

Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l'onglet Accueil du Ruban, le groupe Police donne accès aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir figure suivante).

Ce groupe contient différentes icônes réparties sur deux lignes.

• En haut, de gauche à droite : Police, Taille de police, Agrandir la police, Réduire la police, Modifier la casse et Effacer la mise en forme.

• En bas, de gauche à droite : Gras, Italique, Souligné, Barré, Indice, Exposant, Effets de texte, Couleur de surbrillance du texte et Couleur de police.

La plupart des icônes ont une fonction sans équivoque. Précisons tout de même que :

• L'icône Supprimer la mise en forme supprime la plupart des attributs de texte tels que police, taille de caractères, gras, italique, souligné et couleur de police. Notez cependant que la couleur de surbrillance est conservée (voir figure suivante).

• L'icône Effets de texte applique un effet typographique à la sélection (voir figure suivante) :

La figure suivante représente un même texte avant puis après l'application d'un effet typographique (ici, c'est l'effet situé ligne 3 et colonne 2 qui a été choisi).

La partie inférieure du menu Effets de texte permet de choisir précisément la couleur, l'ombrage, la réflexion et la lumière appliqués par l'effet. Je vous suggère de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une idée plus précise des possibilités qu'elles vous offrent. Pour prévisualiser l'effet d'une option, il suffit de la pointer avec la souris. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions la couleur de l'effet en utilisant une des couleurs proposées sous l'entrée Plan.

À titre d'exemple, supposons que vous vouliez créer l'effet représenté à la figure suivante. Comment vous y prendriez-vous ?

1. Écrivez « Un effet typographique » (peu importe la casse des caractères).

2. Sélectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier effet (colonne 5, ligne 4) du menu Effets de texte.

3. Cliquez sur Effets de texte, pointez Plan et cliquez sur la couleur rouge.

4. Cliquez sur Effets de texte, pointez Réflexion et cliquez enfin sur Pleine réflexion, décalage 8 points.

5. Pour finir, cliquez sur Effets de texte, pointez Lumière et choisissez Orange accentuation 6, 11 points.

Si vous vous sentez l'âme créative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s'exprimer en définissant vos propres effets « à la main ». Entrez quelques mots, sélectionnez-les, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Couleur de police, pointez l'entrée Dégradé et cliquez sur Plus de dégradés. Cette commande donne accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte (voir figure suivante), dans laquelle vous pourrez définir précisément tous les effets souhaités :

• Remplissage du texte : couleur ou dégradé de remplissage du texte ;

• Contour du texte : trait plein, dégradé ou aucun contour ;

• Style de mode plan : style de ce texte lors de l'affichage en mode Plan ;

• Ombre : ombrage du texte, prédéfini ou paramétré manuellement ;

• Réflexion : réflexion du texte, prédéfinie ou paramétrée manuellement ;

• Éclat des contours adoucis : paramétrage des contours ;

• Format 3D : définition d'un biseau, d'une profondeur et d'un effet de surface sur le texte.

La figure suivante donne un exemple de ce que vous pourrez réaliser avec cette boîte de dialogue. Ici, la police utilisée est Ravie, en corps 72.

Dans la partie inférieure droite du groupe Police, une petite icône donne accès à la boîte de dialogue Police (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue reprend les réglages du groupe Police et les complète en proposant :

• plusieurs types et couleurs de soulignement ;

• les attributs barré double, petites majuscules, majuscules et masqué ;

• une zone d'aperçu ;

• un accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte.

La boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte, quant à elle, permet d'accéder précisément aux paramètres de mise en forme typographiques (voir figure suivante).

Mise en forme du texte avec le clavier

Si l'utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mémoriser quelques-uns des raccourcis présentés dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte à quel point ils sont rapides et puissants.

Règles et tabulations

Bien qu'elles souvent mal utilisées ou parfois même ignorées, les règles et les tabulations représentent des outils de choix pour peaufiner la mise en page d'un document.

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À quoi servent les règles ?

Les règles sont affichées dans les parties gauche et supérieure du document en mode d'affichage Page. Elles permettent de visualiser les éléments qui composent le document, tels qu'ils seront imprimés (voir figure suivante).

L'importance de cette fonctionnalité devient vite évidente lorsque l'on doit positionner horizontalement ou verticalement certains éléments sur une page.
Imaginez par exemple que vous cherchiez à rédiger une lettre comportant l'adresse de votre contact et destinée à être expédiée dans une enveloppe à fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Imaginez encore que vous deviez réaliser un document publicitaire à trois volets, aussi appelé « triptyque ». Les éléments doivent être parfaitement positionnés dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d'une pliure. Eh bien grâce aux règles, rien de plus simple !

Les exemples ne manquent pas et je suis sûr que vous comprenez mieux l'importance des règles. Vous pouvez très bien vous en passer… jusqu'au jour où elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit être millimétrée.

Afficher ou cacher les règles

Si les règles ne sont pas apparentes, sélectionnez l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Règle dans le groupe Afficher.
Il suffit bien entendu de décocher cette même case pour faire disparaître les règles.

Des tabulations, pour quoi faire ?

Les règles ne servent pas qu'à prévisualiser la position des éléments sur les pages : elles sont également très utiles pour régler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d'entre vous, chers lecteurs, pensent qu'il suffit d'utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs données textuelles. Une grande majorité certainement…
Dans l'exemple qui suit, des données textuelles sont alignées visuellement en insérant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu'à ce que l'on décide de changer la graisse des caractères en cliquant sur l'icône Gras du Ruban ou que l'on choisisse une autre police (voir figure suivante) !

Oui bien sûr… en utilisant des tabulations.
Dans l'exemple précédent, chaque série d'espaces a été remplacée par une tabulation. Pour cela, nous avons tour à tour sélectionné chaque suite d'espaces puis appuyé sur la touche Tab du clavier, comme illustré à la figure suivante.

La figure suivante représente le résultat. Ici encore, nous avons cliqué sur l'icône Afficher tout à des fins de démonstration.

Je sens que vous n'êtes pas convaincus du résultat. Eh bien, sélectionnez la totalité du texte et cliquez sur la règle horizontale, aux alentours des 4 centimètres. Comme le montre la figure suivante, les données sont maintenant alignées verticalement.

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la figure suivante, les données sont toujours alignées.

Les plus observateurs d'entre vous auront certainement remarqué qu'après le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n'est pas aligné avec les autres données numériques. Ceci est dû à la position de la tabulation. Sélectionnez le bloc de texte avant de décaler la tabulation d'un centimètre vers la droite en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows et le problème est réglé (voir figure suivante).

Par défaut, les tabulations sont alignées à gauche. Cela signifie que le texte qui suit la tabulation vient s'y caler par son côté gauche. Parfois, il est préférable d'utiliser d'autres types de tabulations. Dans l'exemple de la figure suivante, quel type de tabulation vous semble le plus approprié ?

Les tabulations avec alignement décimal sont certainement les mieux adaptées à ce cas précis car les sommes en euros apparaissent clairement, indépendamment du nombre de décimales.
Dans d'autres situations, les tabulations à gauche, à droite ou centrées pourront davantage mettre en valeur les données. À vous de vous adapter en fonction du contexte.

J'allais oublier quelque chose d'essentiel…
Pour choisir le type d'une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que nécessaire sur l'icône située à gauche de la règle horizontale puis cliquer sur la règle à l'endroit où vous voulez positionner la tabulation, comme indiqué à la figure suivante.

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous présenter un dernier détail, qui peut parfois se révéler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la règle, une boîte de dialogue intitulée Tabulations s'ouvre (voir figure suivante). Vous pouvez l'utiliser pour définir plusieurs tabulations d'une seule traite.

Entrez la position de la première tabulation dans le champ Position, sélectionnez le type d'alignement souhaité puis cliquez sur Définir. Recommencez ainsi pour définir autant de tabulations que nécessaire.

Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, remarquez le groupe d'options Points de suite. Vous pouvez l'utiliser pour définir une liaison entre le texte qui précède la tabulation et le taquet de tabulation. La figure suivante illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointillés, tirets et caractères de soulignement.

Une fois que toutes les tabulations ont été définies, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tabulations.

Mise en forme des paragraphes

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Un paragraphe est un bloc de texte terminé par un saut de ligne volontaire, en d'autres termes, lorsque l'on appuie sur la touche Entrée du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a été dit précédemment quant à la mise en forme des caractères reste donc valable. Par contre, de nouvelles règles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L'alignement d'un paragraphe détermine la façon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir figure suivante). Word propose quatre alignements :

• à gauche : texte aligné à gauche et flottant à droite ;

• centré : texte centré sur la page, flottant à gauche et à droite ;

• à droite : texte aligné à droite et flottant à gauche ;

• justifié : le texte est aligné à gauche et à droite sur les marges du document.

Pour choisir l'alignement des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion, cliquez sur l'une des icônes d'alignement du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

Vous trouverez dans le tableau ci-après les raccourcis clavier équivalents. L'effet est appliqué sur la sélection ou le paragraphe où se trouve le point d'insertion.

Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois nécessaire d'espacer ou de resserrer les lignes d'un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s'adapte à la taille du support. Si, par exemple, vous êtes amenés à créer des fiches pour présenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas déborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur l'icône Interligne et espacement de paragraphe (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban) et choisissez un des espacements proposés, comme illustré à la figure suivante.

Si les espacements proposés dans le menu ne correspondent pas à votre besoin, cliquez sur Options d'interligne et agissez sur les éléments Interligne et De (voir figure suivante).

Quelques explications sur les interlignes prédéfinis :

• Simple : l'espace alloué correspond à la police la plus haute de la sélection. Un espace supplémentaire lui est ajouté pour que les lignes ne se chevauchent pas ;

• 1,5 ligne : une fois et demie l'interligne simple ;

• Double : deux fois l'interligne simple ;

• Au moins : définit l'espace à ajouter, en tenant compte de la plus grande hauteur des lettres de la sélection ;

• Exactement : interligne dont la taille est spécifiée de manière absolue, sans tenir compte de la taille des caractères ;

• Multiple : multiple de l'espacement simple. Par exemple, un interligne multiple fixé à 1,20 est 20% plus grand que l'interligne simple.

En pratique, c'est l'option exactement que l'on utilisera le plus souvent. Entrez l'espacement en points dans le champ De en tenant compte de la taille de la police utilisée puis validez en cliquant sur OK.

Dans le même ordre d'idées, vous pouvez agir sur l'espace avant et après chaque paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés puis cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Les réglages s'effectuent dans les champs Avant et Après de la boîte de dialogue Paragraphe, comme indiqué à la figure suivante.

Indentation du texte

Arrivés à ce point dans le livre, vous êtes en mesure de choisir l'espacement des lignes à l'intérieur d'un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu'il est également possible d'indenter (c'est-à-dire de décaler horizontalement) les paragraphes ?
Par défaut, les paragraphes s'étendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez réduire la largeur par défaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait à gauche ou à droite. Le plus simple consiste à utiliser la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

Sélectionnez les paragraphes concernés puis déplacez les marques de retrait de la règle pour obtenir l'effet désiré.
Si la largeur du paragraphe doit être très précise, vous préférerez certainement utiliser la boîte de dialogue Paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur la case située dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe puis agissez sur les champs Gauche et Droite, comme indiqué à la figure suivante.

Pour faciliter le repérage des nouveaux paragraphes et bien les différencier des lignes à l'intérieur des paragraphes, vous pouvez définir un retrait de première ligne. Sélectionnez les paragraphes concernés puis agissez sur le retrait de première ligne dans la règle horizontale (voir figure suivante).

Si le retrait de première ligne doit être très précis, cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Sélectionnez Première ligne dans la liste déroulante De 1re ligne et entrez la valeur du retrait dans le champ De correspondant, comme indiqué à la figure suivante.

Il est possible d'inverser le retrait en sélectionnant Suspendu dans la liste déroulante De 1re ligne. L'effet obtenu est représenté dans la figure suivante

Trame d'arrière-plan

L'icône Couleur de surbrillance du texte du groupe Police permet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajouté l'icône Trame de fond dans le groupe Paragraphe ? Si ces deux icônes semblent à première vue avoir le même effet, la deuxième est essentiellement destinée à mettre en avant des paragraphes entiers. D'autre part, elle donne accès à une palette de couleurs plus étendue.
Placez le pointeur dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Trame de fond et faites votre choix parmi les couleurs par défaut (voir figure suivante).

Si nécessaire, cliquez sur Autres couleurs pour accéder à une palette plus étendue. L'onglet Couleurs suffit dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l'onglet Personnalisées pour accéder à une palette de 16 millions de couleurs ou définir la couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir figure suivante).

Bordures de paragraphes

Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l'encadrer en utilisant l'icône Bordures et trames du Ruban (dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban).
Sélectionnez les paragraphes souhaités, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Bordure et trame et faites votre choix dans le menu (voir figure suivante).

Le menu Bordures et trames donne accès à un nombre réduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez sur Bordure et trame dans le menu. Cette commande affiche la boîte de dialogue Bordure et trame, représentée à la figure suivante, dans laquelle vous pouvez choisir les caractéristiques de la bordure : style, couleur, épaisseur, trame de fond, etc.
Ici par exemple, la trame d'arrière-plan et le style de la bordure ont été modifiés.

Lettrines

Les lettrines laissent généralement une impression positive à vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel à vos écrits et leur confèrent un caractère… intemporel. L'insertion de lettrines dans un document Word étant un vrai jeu d'enfant, vous avez tout intérêt à savoir l'utiliser.
Des deux extraits de texte de la figure suivante, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sûr que c'est le second !

La lettrine utilisée résulte de trois choix successifs :

• Une police qui correspond au contenu. Ici, la police Edwardian Script m'a semblée bien adaptée à ce récit d'heroïc fantasy.

• Une mise en forme irréprochable de la lettrine.

• Un effet typographique sur la lettrine.

Voyons comment mettre en œuvre ces trois étapes.

Étape 1

Le choix de la police se fait en déroulant la liste Police. En effet, vous y trouverez un aperçu de chaque police et il est facile de se faire une idée sur l'allure de la lettrine. Sélectionnez la première lettre du paragraphe concerné puis appliquez-lui la police de votre choix (voir figure suivante).

Étape 2

Pour insérer une lettrine, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, puis cliquez sur Lettrine dans le groupe Texte et choisissez Dans le texte ou Dans la marge. Si la lettrine a tendance à déborder sur le texte, cliquez sur Lettrine puis sur Options de lettrine, et définissez la hauteur de la lettrine et son éloignement du texte dans la boîte de dialogue Lettrine (voir figure suivante). Cette étape est en particulier importante si la lettrine est affichée en italique ou si la police est cursive.

Étape 3

Si nécessaire, sélectionnez la lettrine. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un des effets proposés. Il est possible de personnaliser les effets appliqués à la lettrine en utilisant les commandes de la liste déroulante Effets de texte. Au besoin, reportez-vous à la section « Mise en forme du texte avec le Ruban » pour avoir de plus amples informations à ce sujet.

Listes à puces et listes numérotées

Les listes à puces et les listes numérotées sont très pratiques lorsqu'il s'agit d'énumérer plusieurs éléments. Vous utiliserez :

• une liste à puces ou numérotée lorsque vous avez à énumérer plus de deux éléments ;

• une liste à puces lorsque l'ordre des éléments n'a aucune importance ;

• une liste numérotée pour décrire une procédure ordonnée.

Liste à puces

Pour définir une nouvelle liste à puces, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) et choisissez une puce dans le menu, comme à la figure suivante.

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoutée, comme illustré à la figure suivante. Pour terminer la liste, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée.

Si les puces proposées par défaut par Word ne sont pas suffisantes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces et choisissez Définir une puce dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer sur Symbole pour utiliser un caractère quelconque d'une des polices installées, comme illustré à la figure suivante.

Si vous préférez utiliser des symboles graphiques, cliquez sur Image dans la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce et faites votre choix dans la boîte de dialogue Puce graphique, comme à la figure suivante.

Vous pouvez également cliquer sur Importer pour utiliser une image quelconque stockée sur votre disque dur.

Listes numérotées

Des techniques similaires permettent d'insérer une liste numérotée dans un document.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisissez un des formats proposés (voir figure suivante).

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, un numéro lui est automatiquement ajouté. Pour terminer la liste numérotée, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée (voir figure suivante).

Si les formats de numérotation prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisir Définir un nouveau format de numérotation dans le menu. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle, comme le montre la figure suivante, vous pouvez personnaliser le type, la police et l'alignement de la numérotation.

En résumé

• Les quatre niveaux d'un document sont Caractère, Paragraphe, Page et Section.

• La mise en forme du texte se fait avec le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban. Mais vous pouvez également utiliser quelques raccourcis clavier bien pratiques.

• Les règles permettent de visualiser les éléments qui composent un document tels qu'ils seront imprimés. La règle horizontale permet également de définir des tabulations pour effectuer des alignements verticaux.

• Dans Word, les paragraphes peuvent être alignés à gauche, alignés à droite, centrés ou justifiés.

• Vous pouvez définir l'espacement entre les lignes d'un paragraphe et entre les paragraphes.

• Le texte d'un paragraphe peut être décalé vers la droite ou vers la gauche. Si nécessaire, la première ligne peut avoir un retrait qui lui est propre.

• Pour mettre en valeur un paragraphe, vous pouvez modifier sa couleur d'arrière-plan ou sa bordure. Vous pouvez aussi utiliser une lettrine pour attirer l'œil du lecteur.

• Les listes à puces et numérotées sont définies avec les icônes Puces et Numérotation du Ruban. Si nécessaire, il est possible de redéfinir le symbole utilisé.

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor, la mascotte du Site du Zéro, est malade et ne peut plus envoyer de messages. Vous vous êtes donc proposés pour le remplacer le temps qu'il se remette. Votre mission d'aujourd'hui, si vous l'acceptez, va consister à écrire une lettre pour informer un membre que son inscription a bien été prise en compte.

Voici quelques points importants de la lettre :

• Le nom « Le Site du Zéro » qui se trouve dans l'adresse de l'expéditeur devra être écrit en police Arial Black en taille 14 et de couleur Bleu Accentuation 1.

• Le reste de l'adresse de l'expéditeur devra être aligné à gauche.

• Je vous laisse choisir la police de la signature. Attention cependant : essayez d'en choisir une qui ressemble à un texte manuscrit (pour ma part, j'ai choisi « Segoe Print »). La taille des caractères sera fonction de la police utilisée.

• Tout le reste de la lettre devra être rédigé en police Times New Roman en taille 12 et justifié.

À la fin, vous devriez obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Pour réussir à mettre en page correctement cette lettre, voici ce dont vous allez avoir besoin :

• savoir insérer des majuscules accentuées ;

• utiliser plusieurs polices et tailles de caractères ;

• mettre en forme du texte en utilisant les groupes Police et Paragraphe du Ruban ;

• passer en gras certains mots ;

• modifier l'indentation des paragraphes ;

• modifier l'espace vertical avant certains paragraphes ;

• insérer une image ;

• créer un pied de page.

Normalement, mis à part les deux derniers points, cela ne devrait pas vous poser trop de problèmes. Dites-vous que, de toute façon, vous pouvez à tout moment relire un chapitre que nous avons vu ensemble.

Ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider.

Insérer une image

Le logo utilisé dans la lettre représente Zozor (voir figure suivante), la mascotte du Site du Zéro. Enregistrez l'image sur votre disque dur afin de pouvoir l'utiliser.

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Une fois l'image enregistrée :

1. Placez le point d'insertion où vous souhaitez voir apparaître l'image.

2. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban.

3. Cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations.

4. Faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Nous reviendrons, dans un autre chapitre, sur la gestion des images.

Créer un pied de page

Pour insérer un pied de page, faites un double-clic sur le pied de page. Une étiquette Pied de page y apparaît et le reste du document se grise. Écrivez alors le texte dans votre pied de page et mettez-le en forme (dans notre cas, il est centré) pour obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Faites un double-clic dans le corps du document pour quitter l'édition du pied de page.

Voilà, vous savez tout. Maintenant, c'est à vous de jouer. Pendant ce temps, je vais aller me reposer un peu. Je l'ai bien mérité.

Correction

3… 2… 1… TERMINÉ ! Il est grand temps de corriger.

Vous devriez tous avoir à peu près réussi. Quoi qu'il en soit, voici ma correction.

Adresses

Il y a deux adresses à faire figurer dans notre lettre : celle du Site du Zéro et celle du membre à qui on envoie la lettre.

Positionner la première n'est pas difficile : elle est déjà en place. Cependant, n'oubliez pas que « Le Site du Zéro » doit être en Arial Black 14, couleur Bleu Accentuation 1. Il faut donc sélectionner ce bloc de texte puis lui appliquer les bons effets en utilisant les icônes du Ruban.

La deuxième adresse est légèrement plus compliquée à placer. En utilisant la règle horizontale, il faut définir un retrait de 11,5 cm sur les trois lignes correspondantes.

Le corps de la lettre

Il y a trois choses importantes pour la mise en forme du corps de notre lettre : la justification, les tabulations et la liste à puces.

Pour justifier les paragraphes de la lettre, il suffit de les sélectionner puis de leur appliquer la mise en forme adéquate grâce à l'icône correspondante du Ruban ou d'appuyer simultanément sur Ctrl + J.

Pour les indentations au début de chaque paragraphe, il faut définir un retrait de 1cm en utilisant le curseur Retrait de la première ligne de la règle horizontale (voir figure suivante).

Pour la liste à puces, sélectionnez les paragraphes compris entre « Cours… » et « Boutique… » (inclus) puis cliquez sur l'icône Puces. Pour terminer, sélectionnez le premier mot de chacun de ces paragraphes et cliquez sur Gras, comme indiqué à la figure suivante.

La signature

Je vous avais dit de choisir vous-mêmes la police de votre signature et donc sa taille. Cependant, vous ne pouviez pas passer à côté de l'élément essentiel ici : elle doit être alignée à droite. Pour ce faire, rien de plus simple : sélectionnez cette signature, puis cliquez sur l'icône Aligner le texte à droite du groupe Paragraphe du Ruban.

Pour l'image, comme énoncé plus haut, sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations, puis faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Le pied de page

Alors, elle n'est pas belle notre lettre ? Mais vous ne trouvez pas qu'il y manque quelque chose ? Mais oui, suis-je bête : le pied de page ! Ce sont les petits détails qui font toute la différence.

Faites un double-clic dans l'extrémité inférieure de la page, c'est-à-dire dans le pied de page. Entrez le texte « Le Site du Zéro - http://www.siteduzero.com », puis basculez sur l'onglet Accueil du Ruban afin de cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Paragraphe.

Et voilà, vous avez terminé vote lettre. Vous êtes venus à bout de ce premier TP. Vous êtes prêts à passer à la suite. En attendant, je vous mets à disposition mon fichier, pour pouvoir comparer avec le votre.

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Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

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Les styles rapides

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Un style s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre (voir figure suivante).

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres, comme indiqué à la figure suivante.

Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. À titre d'exemple, la figure suivante représente un extrait du livre que vous êtes en train de lire, affiché en mode Plan.

Seuls les niveaux de titres (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, vous pouvez remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section « Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents ».

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

• Normal : style utilisé par défaut dans les nouveaux documents ;

• Emphase pâle et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ;

• Référence pâle et Référence intense : détache un bloc du reste du texte.

La figure suivante représente un même paragraphe mis en forme tour à tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban… à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-être cliquer une ou plusieurs fois sur les flèches de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqué à la figure suivante.

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher la Barre Appliquer les styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, sélectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné (voir figure suivante).

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style, pour afficher la barre Styles (voir figure suivante).

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style, comme indiqué à la figure suivante. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Comme le montre la figure suivante, vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Ce volet a deux inconvénients :

• il n'est affiché que dans les modes Brouillon et Plan ;

• il diminue l'espace réservé à l'affichage du document.

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres, le volet de zone de style…

Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.

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Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la boîte de dialogue Modifier le style, représentée à la figure suivante.

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué, le cas échéant, aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

À titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran de la figure suivante.

Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

• Police : paramètres complémentaires relatifs aux polices, tels que le soulignement, l'espacement des caractères, le décalage vers le haut ou vers le bas, etc. ;

• Paragraphe : retrait, espacement, alignement ;

• Tabulations : tabulations prédéfinies pour le style ;

• Bordure : bordure et trame de fond du style ;

• Langue : langue par défaut du style ;

• Cadre : mode d'habillage du texte ;

• Numérotation : numérotation dans le style ;

• Touche de raccourci : touche de raccourci pour affecter le style à la sélection ;

• Effets de texte : effets de mise en forme du texte.

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

1. Saisissez un paragraphe de texte.

2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.

3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style, dans la partie inférieure du volet Styles (voir figure suivante).

4. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

• Police : « Agency FB » (cette police est standard sous Windows 7 mais rien ne vous empêche d'en choisir une autre) ;

• Taille de caractères : 36 points ;

• Couleur de caractères : Rouge.

Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui de la figure suivante :

Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante.

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

La notion de style est intimement liée à celle de modèle : chaque modèle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres.

• Lorsque vous créez un nouveau document basé sur un modèle donné, les styles correspondants sont automatiquement chargés et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles.

• Lorsque vous créez un nouveau document sans préciser son modèle, c'est le modèle par défaut qui est utilisé.

Ainsi, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Trois étapes :

1. Créez un nouveau document.

2. Modifiez ou créez des styles dans ce document. À titre d'exemple, modifiez le style Titre 1 en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.

3. Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

   • Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ;

   • Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Word ;

   • Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir figure suivante) ;

   • Validez en cliquant sur Enregistrer.

Une fois le modèle personnel enregistré, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

• Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ;

• Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modèles ;

• Désignez le modèle dans la boîte de dialogue Nouveau et validez (voir figure suivante).

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ?

En résumé

• Un style rassemble diverses caractéristiques de mise en forme comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire.

• Pour appliquer un style à un paragraphe, vous utiliserez la Barre des styles ou la palette Styles rapides du Ruban.

• Le volet de zone de style est affiché dans les modes Plan et Brouillon. Il permet de visualiser tous les styles utilisés dans un document.

• Les styles existants peuvent être modifiés et vous pouvez créer vos propres styles.

• Les styles peuvent être attachés à un document ou à un modèle.

Utilisation de thèmes

Dans les chapitres précédents, vous avez, entre autres, appris à :

• créer un nouveau document à partir d'un modèle ;

• modifier la mise en forme du texte et des paragraphes ;

• utiliser des styles pour uniformiser la présentation des éléments d'un document.

Que diriez-vous de pouvoir modifier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des réglages prédéfinis qui affectent les couleurs, les polices et les effets ? Cette prouesse réside dans l'utilisation de thèmes. Commencez par télécharger le document themes.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'effet des thèmes par vous-mêmes.

Télécharger le fichier

La figure suivante représente un même document mis en forme avec plusieurs thèmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu final est très différent d'un thème à l'autre.

Utiliser un thème prédéfini

Par défaut les documents Word utilisent le thème Office. Pour choisir un autre thème, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe Thèmes et faites votre choix parmi les thèmes proposés (voir figure suivante).

Entraînez-vous à modifier le thème appliqué au document themes.docx, téléchargé en début de section.

Modification d’un thème

Comme le montre la figure suivante, les icônes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes permettent de modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux du thème actuellement utilisé.

Ici encore, testez les effets de ces trois réglages sur le document themes.docx, téléchargé en début de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin. Vous devriez obtenir le résultat représenté à la figure suivante.

Enregistrement d’un thème modifié

Après avoir modifié un thème en utilisant les icônes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement l'enregistrer pour pouvoir le réutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thèmes, sur Enregistrer le thème actif et donnez un nom au nouveau thème.
Comme le montre la figure suivante, le thème enregistré est accessible directement dans la partie supérieure du menu Thèmes.

Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu au chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hiérarchique dans la pyramide « caractère, paragraphe, page et section ». Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir dans quel cas les utiliser et à quel point elles peuvent se révéler incontournables.

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Je vous en ai déjà brievèment parlé ; en fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien précis. Imaginez par exemple que vous ayez à réaliser le document représenté à la figure suivante :

Le texte des pages 1 et 3 est affiché dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est réparti sur trois colonnes. Pour parvenir à ce résultat, une seule solution : vous devez créer une section limitée à la page 2 du document.

L'utilisation de sections sera nécessaire dans les cas suivants :

• numérotation partielle des pages d'un document ;

• numérotation de certaines lignes dans le document ;

• plusieurs colonnes dans une partie du document ;

• utilisation de plusieurs en-têtes et pieds de page ;

• et dans d'autres domaines du même type pour lesquels le document doit être divisé en plusieurs blocs ayant chacun des caractéristiques de mise en page différentes.

Définir un saut de section

Placez le point d'insertion à l'endroit précis où vous voulez insérer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section à utiliser en cliquant sur une des entrées affichées sous Sauts de section (voir figure suivante).

Le saut de section peut :

• renvoyer à la page suivante (Page suivante) ;

• se faire dans la même page, sans occasionner de saut de page (Continu) ;

• renvoyer à la page paire suivante (Page paire) ;

• renvoyer à la page impaire suivante (Page impaire).

Numéroter les pages d’un document

La numérotation des pages d'un document est vraiment aisée (voir figure suivante).

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

2. Cliquez sur Numéro de page.

3. Choisissez la position des numéros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numéros proposés.

À titre d'exemple, numérotez les pages du document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt. Numérotez ses pages en adoptant une numérotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses.

Imaginez que vous deviez numéroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui mais pas toutes les pages : seulement celles situées entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numéro de page 1, la page 4 le numéro de page 2, et ainsi de suite jusqu'à la page 7 qui devra porter le numéro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt.

Une idée de la méthode à employer ?
Étant donné que nous sommes en train de parler des sections, eh bien… nous allons en utiliser !

1. Insérez un saut de section continu au début de la page 3 et un autre au début de la page 8 ;

2. Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7 ;

3. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insérez un numéro de page.

Par défaut, toutes les sections du document sont liées. Si vous numérotez une section, les autres le seront également (voir figure suivante) ! Vous devez donc désolidariser les trois sections du document.

Faites un double-clic dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au précédent (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban).
Recommencez la même manipulation mais, cette fois-ci, avec un double-clic sur le bas de page d'une des pages de la troisième section. Par exemple la page 8.

Il vous faut encore indiquer à Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas être numérotées. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Supprimer les numéros de page. Faites de même en plaçant le point d'insertion dans une des pages de la section 3. Comme le montre la figure suivante, les sections 1 et 3 ne sont plus numérotées.

Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numérotation à partir du numéro 1.
Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Format des numéros de page. Choisissez l'option À partir de, inscrivez 1 dans le champ correspondant et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Les pages 3 à 7 sont immédiatement numérotées 1 à 5.

Numérotation des lignes dans un document

Si ce n'est pas déjà fait, téléchargez le document sections.docx et ouvrez-le dans Word.

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Pour numéroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Numéros de lignes et sélectionnez une commande dans le menu (voir figure suivante).

Là où les choses se corsent, c'est quand vous ne souhaitez numéroter que quelques lignes !
Si vous avez suivi l'exemple décrit dans la section précédente, vous avez certainement une vague idée de la technique à utiliser. Vous devez :

1. Insérer un saut de section avant la première ligne à numéroter et un autre après la dernière ligne.

2. Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section.

3. Lancer la commande de numérotation de ligne (Numéros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

Par exemple, pour numéroter les lignes 4 à 10 de la page 4, vous devrez insérer un saut de section continu au début de la ligne 4 et un autre au début de la ligne 11, puis lancer la commande de numérotation de ligne. Une fois la commande exécutée, le document devrait ressembler à la figure suivante.

En-têtes et pieds de pages

Précédemment dans cette section, nous avons parlé des en-têtes et pieds de pages pour montrer comment numéroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, affichées dans les parties supérieure et inférieure des pages, peuvent contenir bien d'autres informations comme le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la société, etc. ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icônes En-tête et Pied de page, dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban (voir figure suivante).

Une fois l'en-tête ou le pied de page inséré, vous pouvez modifier les éléments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier, comme illustré à la figure suivante.

Une fois l'en-tête ou le pied de page choisi via les icônes En-tête ou Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser à l'aide de l'onglet Création du Ruban (voir figure suivante).

Vous pouvez par exemple :

• insérer la date et l'heure actuelles ;

• ajouter une image ou une image Clip art ;

• choisir un autre en-tête ou un autre pied de page ;

• insérer une tabulation pour positionner horizontalement des éléments ;

• définir l'espacement du haut de la page avec l'en-tête et celui du bas de la page avec le pied de page.

De la même manière, les en-têtes et pieds de pages peuvent être différents sur les pages paires et impaires du document. Pour cela, cochez la case Pages paires et impaires différentes (dans le groupe Options, sous l'onglet Création du Ruban). Définissez alors l'en-tête et pied de page d'une page paire, puis ceux d'une page impaire.
À titre d'exemple, nous allons utiliser les contrôles du Ruban sous les onglets Insertion et Création pour définir l'en-tête de la figure suivante. Ici, la police utilisée est Calibri 22 points et l'illustration est une image Clip art qui répond au mot document.

La définition de l'en-tête se fait en cinq étapes :

• On définit l'en-tête à partir d'un modèle Vide : sélection de l'onglet Insertion dans le Ruban, clic sur l'icône En-tête dans le groupe En-tête et pied de page et sélection du modèle Vide.

• On insère l'image en cliquant sur l'icône Images clipart (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban). Le mot utilisé pour la trouver est document. Une fois l'image localisée puis insérée dans l'en-tête, on la redimensionne pour obtenir la taille désirée. Nous n'avons pas encore abordé la manipulation d'images mais sachez simplement qu'une des techniques permettant de redimensionner une image consiste à cliquer dessus, à positionner le pointeur sur un de ses angles puis à déplacer cet angle vers l'intérieur de l'image jusqu'à obtenir les dimensions souhaitées (voir figure suivante).

• Écrivez le texte ÉTAT D'AVANCEMENT. Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

• Insérez la date du jour avec l'icône Date et heure (dans le groupe Insérer, sous l'onglet Création du Ruban). Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

• Insérez une tabulation d'alignement Centre devant « ÉTAT D'AVANCEMENT » et une tabulation d'alignement Droite devant la date avec l'icône Insérer une tabulation d'alignement (dans le groupe Position, sous l'onglet Création du Ruban).

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Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez à définir une page de garde, à modifier la taille, le format et les marges du document, à insérer des filigranes et bien d'autres choses encore…

Page de garde

Pour améliorer l'allure d'un long document (mémoire, compte-rendu, e-book, etc.), vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document. Cette opération est particulièrement simple dans Word car elle ne nécessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier.
Positionnez le point d'insertion à l'endroit où doit être insérée la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposées par Word (voir figure suivante).

Une fois la page de garde insérée, cliquez tour à tour sur chacune des zones de texte et insérez vos propres mentions. Dans la figure suivante par exemple, nous avons choisi une page de garde Austin. Elle présente quatre zones de texte à personnaliser.

Taille, orientation et marges du document

En règle générale, en France, les documents papier sont au format A4 : ils mesurent 21 centimètres de large par 29,7 centimètres de haut. Dans certains cas (comme l'impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, réalisation d'e-books de plus petite taille, etc.), il peut être nécessaire d'utiliser une taille différente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une valeur dans la liste (voir figure suivante).

N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier… à condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, définissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK, comme indiqué à la figure suivante.

L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icône Orientation, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Enfin, vous définissez les marges en cliquant sur l'icône Marges, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Si vous ne personnalisez pas les marges du document, elles seront par défaut Normales, c’est-à-dire égales à 2,5 cm sur chaque bord. Libre à vous de choisir des marges plus étroites ou plus larges en fonction des besoins.
Les marges En miroir sont à réserver aux documents qui doivent être reliés. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la même marge sur le bord correspondant à la reliure, comme représenté à la figure suivante.

Si les différentes marges proposées par défaut ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Marges personnalisées et définissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche et Droite de la boîte de dialogue Mise en page.
Enfin, si le document doit être relié, définissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les champs correspondants (voir figure suivante).

À titre d'exemple, essayez de reproduire le document représenté figure suivante.

Pour cela, définissez un nouveau document et modifiez ses caractéristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges Étroites. Insérez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Arrière-plan de page

L'arrière-plan d'un document Word est, par défaut, de couleur blanche. Si vous êtes amenés à réaliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore… des pages Web, vous voudrez peut-être donner un aspect moins conventionnel à vos créations en utilisant une couleur ou un dégradé d'arrière-plan.
Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Couleur de page dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez une couleur dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Si les couleurs proposées ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalisées.

Filigranes

Les filigranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers, dans les billets de banque par exemple. Si Word (ou plutôt l'imprimante) n'est pas en mesure de créer de « vrais » filigranes, on peut cependant les simuler en insérant un texte ou une image en arrière-plan des pages d'un document.
Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez un filigrane dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Il faut bien l'avouer, les filigranes proposés dans le menu sont assez limités. Heureusement, quelques clics suffisent pour en créer d'autres, parfaitement adaptés à chaque situation.
Si ce n'est pas déjà fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane du groupe Arrière-plan de page et, dans le menu, sélectionnez Filigrane personnalisé. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Les filigranes peuvent être constitués de texte ou d'images.

• Pour utiliser un texte en filigrane : sélectionnez l'option Texte en filigrane et complétez les éléments demandés, à savoir, Texte, Police, Taille, Couleur et Disposition.

• Pour utiliser une image en filigrane : sélectionnez l'option Image en filigrane, cliquez sur Sélectionner Image et désignez l'image à utiliser.

Bordures de page

Il est parfois nécessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document, par exemple pour créer un carton d'invitation ou encore pour donner du relief à une page importante du document. On réalise cette opération en cliquant sur l'icône Bordures de page (dans le groupe Arrière-plan, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante. Choisissez :

1. Le type, le style, la couleur, la largeur et éventuellement le motif de la bordure ;

2. Les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure;

3. La portée de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.) ;

4. La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille.

Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.

Multicolonnage

Définir un multicolonnage consiste à répartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique effraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a été simplifiée à l'extrême dans Word 2010 !
Pour vous entraîner tout au long de cette section, je vous suggère de télécharger le document lipsum.docx en utilisant le lien suivant et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document

Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Colonnes et choisissez un type de multicolonnage, comme illustré à la figure suivante.

L'intégralité du document est immédiatement répartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'élément choisi dans le menu.

Qu'à cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Indiquez le nombre de colonnes souhaité dans le champ Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne séparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramètres, comme le montre la figure suivante.

Est-ce que je dois vraiment répondre à cette question ? Réfléchissez un peu…
Eurêka ! En insérant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sûr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont été insérés avant et après le texte à répartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a été placé dans la section 2 et l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) a été utilisée (voir figure suivante).

En résumé

• Pour mettre en forme rapidement un document, rien de tel que les thèmes de Word.

• Vous pouvez utiliser les thèmes prédéfinis de Word, en cliquant sur l'icône Thèmes présente dans le groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

• Vous pouvez également modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux d'un thème existant en utilisant les icônes du groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

• Les sections permettent de numéroter partiellement les pages ou les lignes d'un document, définir plusieurs colonnes dans une partie du document ou encore utiliser plusieurs en-têtes et pieds de pages.

• Pour améliorer l'allure d'un long document, vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document.

• La mise en forme au niveau Page permet de définir une couleur d'arrière-plan, un filigrane, une bordure de page ou encore un multicolonnage.

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor s'est définitivement remis. Enfin presque… Il a tellement de travail en retard qu'il vous a demandé un service. Il voudrait (allez savoir pourquoi) mettre sa biographie en forme sous Word. Comme vous êtes devenus des as et que lui est un zéro, vous avez bien sûr accepté. Votre bonté vous perdra. Mais vous avez accepté, alors au boulot !

Les figures suivantes représentent le résultat à atteindre.

Une bonne nouvelle : j'ai déjà tapé le texte pour vous. Votre travail consistera à le mettre en forme en utilisant les différentes techniques étudiées jusqu'ici.

Pour arriver au résultat demandé, vous devrez en particulier :

• insérer et personnaliser une page de garde : celle utilisée pour ce TP est Emplacements de bureau ;

• choisir un thème : celui utilisé pour ce TP est Sillage ;

• mettre en forme le texte encadré : j'ai utilisé des retraits de 1 cm à gauche et à droite, une bordure ombrée ainsi qu'une police différente ;

• ajouter un en-tête et un pied de page : j'ai utilisé Moderne page paire ;

• définir des sections pour mettre en place un multicolonnage ;

• modifier l'alignement des paragraphes.

Qu'est-ce que c'est que ce défaitisme ? Toutes les techniques à mettre en œuvre sont tout à fait à votre portée et je suis prêt à parier que vous atteindrez la fin du TP sans encombre !

À moins que vous ne vouliez saisir tout le texte, je vous suggère d'utiliser le lien qui suit.

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Vous avez maintenant tous les éléments en mains pour réaliser le document demandé. C'est à vous de jouer…

Correction

J'espère que vous n'avez pas eu trop de problèmes dans ce TP. Voici ma correction, dans laquelle je passe en revue tous les points qui auraient pu « coincer ».

Page de garde

Vous avez peut-être rencontré les deux difficultés suivantes :

1. Les deux premières lettres du mot « œuvre » sont restées séparées dans le titre et dans le sous-titre. Qu'à cela ne tienne : placez le point d'insertion après le dernier « e » du mot « œuvre » et appuyez sur la barre d'espacement. Comme par magie, « oeuvre » se transforme en « œuvre ». En fait, il n'y a rien de magique là-dedans : la barre d'espacement a indiqué à Word que le mot était entièrement tapé et l'outil de correction automatique en cours de frappe a fait le remplacement. Vous en saurez plus à ce sujet en vous reportant à la section intitulée « Correction en cours de frappe » au chapitre 1 de la partie 3.

2. Il a été impossible de saisir « 2011 » dans le dernier champ, en bas de la page de garde. Ce nombre a systématiquement été remplacé par « 11 ». Ceci est dû au comportement du champ Année. Pour corriger cette attitude par trop perturbante, supprimez le champ date en cliquant dans la zone de texte qui l'englobe, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Maintenant, il ne vous reste plus qu'à taper 2011 au clavier.

Choix d'un thème

Le seul problème que vous ayez pu rencontrer se situe au niveau du titre, qui n'arrive pas à tenir dans la largeur définie pour la zone de texte. Cliquez sur cette zone pour faire apparaître les traits pointillés matérialisant ses frontières, pointez le taquet de redimensionnement de droite, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la droite pour élargir la zone de texte, comme illustré à la figure suivante.

Mise en forme du texte encadré

Cette étape ne vous a certainement pas posé de problème. Voici cependant quelques indices pour ceux qui auraient éprouvé des difficultés.

1. La police est définie dans le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqué à la figure suivante.

2. La suppression de l'espace après les paragraphes du texte encadré se fait avec l'icône Interligne et espacement de paragraphes (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

3. Les retraits à gauche et à droite du texte encadré se font dans la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

4. La bordure est définie en cliquant sur l'icône Bordure et trame (toujours dans le groupe Paragraphe) et en choisissant Ombre dans la boîte de dialogue Bordure et trame, comme indiqué à la figure suivante.

En-tête et pied de page

La définition de l'en-tête et du pied de page se fait dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban. Il suffit de cliquer sur l'icône En-tête et de sélectionner Moderne page paire, puis de cliquer sur l'icône Pied de page et de sélectionner Moderne page impaire.

Si la numérotation des page commence à 1 et non à 2 comme demandé :

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et sélectionnez Format des numéros de page dans le menu.

3. Entrez la valeur 2 dans la zone de texte À partir de et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Multicolonnage

Contrairement à ce que la logique pourrait laisser croire, l'insertion de sauts de section n'intervient pas sous l'onglet Insertion, mais sous l'onglet Mise en page du Ruban. Cliquez sur l'icône Sauts de page du groupe Mise en page et sélectionnez Saut de section > Continu, comme indiqué à la figure suivante.

Une fois les deux sauts de section insérés, placez le point d'insertion à l'intérieur de la zone qu'ils délimitent, cliquez sur l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) et, dans le menu, choisissez la valeur Deux, comme indiqué à la figure suivante.

Alignement des paragraphes

Cette étape n'est vraiment pas compliquée. C'est pourquoi j'en profite pour vous rappeler une astuce bien pratique : pour sélectionner la totalité du document, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier Ctrl + A. Puis, afin de justifier votre texte, cliquez sur l'icône Justifier dans le groupe Paragraphe. Pour aller encore plus vite, vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier correspondant, Ctrl + J.

Ce TP est déjà terminé. Vous voilà prêts à passer à la suite. En attendant, je mets à votre disposition le document final, pour pouvoir comparer avec le vôtre.

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L'illustration est sur mon disque dur

Où sont stockées mes images ?

Cette section présuppose que votre système d'exploitation est Windows 7, version 32 ou 64 bits, toutes éditions confondues. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows XP, rendez-vous à la fin de la section pour savoir comment localiser vos images.
La bibliothèque Images, accessible directement depuis le menu Démarrer, est un emplacement de choix pour stocker vos images et photos. Pour l'ouvrir, cliquez sur Démarrer puis, dans la partie droite du menu, sur Images, comme illustré à la figure suivante.

Si vous avez stocké vos images dans un des dossiers de la bibliothèque Images, elles doivent apparaître dans cette fenêtre.

Les bibliothèques sont apparues avec Windows 7. Elles facilitent la manipulation de fichiers d'un même type qui se trouvent à différents endroits. Dans cet exemple, la bibliothèque Images est constituée des dossiers Mes images et Échantillons d'images.
Lorsque vous utilisez une application graphique (Microsoft Paint, The Gimp ou Photoshop par exemple), le dossier Mes images est proposé comme emplacement par défaut lorsque vous lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier. Voici par exemple, illustrée à la figure suivante, la boîte de dialogue affichée lorsque l'on fait appel à la commande Fichier > Enregistrer dans Microsoft Paint pour enregistrer une nouvelle image.

Eh bien tout simplement parce que le format sélectionné dans la liste déroulante Type est PNG. Seuls les fichiers au format PNG sont donc affichés dans la boîte de dialogue. Si vous sélectionnez le type JPEG, les fichiers JPEG apparaissent, comme dans la figure suivante. Zozor disparaît, puisqu'il est au format PNG !

Sous Windows Vista

Si vous utilisez Windows Vista, la commande Images du menu Démarrer donne accès à l'équivalent du dossier Mes images de Windows 7. Vous avez tout intérêt à stocker vos images dans ce dossier pour y accéder facilement depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, vous devrez mémoriser l'emplacement exact de vos images car le concept de bibliothèques est étranger à Windows Vista.

Sous Windows XP

Si vous utilisez Windows XP, la commande Mes Images du menu Démarrer donne directement accès au dossier Mes images. Si vous stockez vos images dans ce dossier, elles seront directement accessibles depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, pour pouvoir les ouvrir, vous devrez vous déplacer dans le dossier qui les contient.

Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images

Je suis sûr que la réponse vous brûle les lèvres ! Il suffit d'inclure dans la bibliothèque Images les dossiers dans lesquels ces images sont stockées. Encore faut-il savoir comment ajouter un dossier à la bibliothèque Images. Rassurez-vous, il n'y a rien de sorcier là-dedans. :)

Cliquez sur Démarrer puis sur Images pour ouvrir la bibliothèque Images. Juste en dessous du titre Bibliothèque Images, vous voyez le mot Inclut, suivi du nombre de dossiers attachés à la bibliothèque Images. Dans l'exemple de la figure suivante, on observe deux dossiers.

Cliquez sur le mot emplacements. Une boîte de dialogue intitulée Emplacement de bibliothèque Images s'ouvre alors (voir figure suivante).

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Ajouter et à désigner le dossier à prendre en compte dans la bibliothèque Images. Une fois le dossier ajouté et la boîte de dialogue Emplacement de bibliothèque Images fermée, les images du dossier sont visibles dans la bibliothèque Images, comme illustré à la figure suivante.

Les formats pris en charge

Word est compatible avec la plupart des formats graphiques conventionnels. Sont en particulier pris en charge les formats JPG (ou JPEG), GIF, PNG, BMP et WMF.

Selon les applications utilisées, les fichiers sont enregistrés dans un format ou dans un autre, identifié par son extension. Ainsi, la quasi-totalité des appareils photo numériques utilise le format JPG pour enregistrer des photos. Le Web exploite des fichiers graphiques aux formats PNG, JPG et GIF. Les anciennes applications de dessin utilisent le format BMP. Certains formats, jugés trop « propriétaires » (c'est-à-dire fortement liés à une application) ou trop peu répandus ne sont pas directement utilisables. Par exemple, les fichiers propriétaires Photoshop PSD, Illustrator AI ou encore Autocad DFX ne sont pas utilisables dans Word. N'ayez crainte : toutes ces applications sont en mesure d'enregistrer les fichiers qu'elles manipulent dans un format compatible avec Word.

Insérer une image

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit exact où l'image doit être insérée. Déplacez-vous dans l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icône Image, dans le groupe Illustrations. La boîte de dialogue Insérer une image s'ouvre à l'écran. Par défaut, elle affiche le contenu de la bibliothèque Images. Si vous avez suivi les conseils donnés dans la section « Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images » et si, bien entendu, vous utilisez Windows 7, la bibliothèque rassemble tous les dossiers contenant des images, comme illustré à la figure suivante.

Faites défiler l'ascenseur vertical pour afficher la miniature de l'image à insérer, puis faites un double-clic dessus pour insérer l'image.

Si la Bibliothèque Images contient un grand nombre de fichiers, il peut être difficile de trouver rapidement celui que vous voulez insérer dans votre document. Heureusement, Microsoft a prévu cette situation. Vous pouvez :

1. Filtrer le type des fichiers affichés dans la liste à droite du champ Nom de fichier ;

2. Entrer le nom (ou une partie du nom) de l'image recherchée dans le champ Rechercher, en haut à droite de la boîte de dialogue Insérer une image.

Par exemple, pour afficher uniquement les fichiers JPG dont le nom contient les lettres « tul », sélectionnez Format d'échange de fichiers JPEG (*.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.jpe) dans la liste déroulante Format et tapez tul dans le champ Rechercher. La partie centrale de la boîte de dialogue est automatiquement filtrée en conséquence, comme visible à la figure suivante.

Ici encore, Windows 7 va vous apporter son aide :

1. Lancez la commande Images depuis le menu Démarrer.

2. Déplacez-vous dans le dossier qui contient vos photos.

3. Sélectionnez les photos en utilisant la méthode de votre choix. Vous pouvez par exemple cliquer sur la première photo, faire défiler l'ascenseur pour atteindre la dernière photo et cliquer sur celle-ci tout en maintenant la touche Maj enfoncée.

4. Comme représenté à la figure suivante, cliquez sur Afficher plus de détails dans la partie inférieure de la fenêtre.

5. Cliquez sur Ajouter un mot clé dans la partie inférieure de la fenêtre et entrez les mots-clés, séparés par des points virgules « ; », que vous désirez associer aux photos sélectionnées. Dans la figure suivante par exemple, nous associons aux images les mots-clés neige, 2010 et forêt.

Comme le montre la figure suivante, vous pourrez désormais utiliser un de ces mots-clés dans la boîte de dialogue Insérer une image de Word pour retrouver facilement vos photos.

Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

En tant que membre de la suite Office, Word donne accès à un très grand nombre d'illustrations et de photographies. Ces dernières peuvent être librement insérées dans un document en quelques clics de souris.

La bibliothèque d'images d'Office

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer l'image. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban puis cliquez sur l'icône Images clipart du groupe Illustrations. Cette action provoque l'affichage du volet Images clipart sur le côté droit de la fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Assurez-vous que la case Inclure le contenu Office.com est cochée. Ainsi, les images seront recherchées sur l'ordinateur mais aussi sur Office.com, le site Microsoft dédié à la suite Office.
Déroulez la liste Les résultats devraient être. Cochez la case Illustrations si vous recherchez des Clip arts. Cochez la case Photographies si vous recherchez des photographies. Bien entendu, vous pouvez cocher ces deux cases pour rechercher des Clip arts et des photographies, comme illustré à la figure suivante.

Entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher et cliquez sur OK. Comme illustré à la figure suivante, le résultat de la recherche est affiché dans la partie inférieure du volet Images clipart.

Cliquez sur un Clip art ou une photographie pour l'insérer dans le document.
Si l'image insérée n'a pas la taille voulue, vous pouvez la redimensionner en agissant sur ses poignées de redimensionnement ou sur le Ruban. Vous en saurez plus à ce sujet un peu plus loin dans ce livre.

La bibliothèque d'images d'Office.com

Si les illustrations proposées dans le volet Images clipart ne couvrent pas vos besoins, cliquez sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie inférieure de ce volet. La page de recherche d'images de Microsoft s'ouvre dans le navigateur par défaut. Utilisez les catégories (1) et le champ de recherche (2) pour trouver l'image de vos rêves (voir figure suivante).

Si vous utilisez comme navigateur par défaut Internet Explorer

Lorsque vous avez trouvé une image digne d'intérêt, pointez-la et cliquez sur Copier dans le Presse-papiers, comme à la figure suivante.

Si vous êtes confrontés à un avertissement indiquant « les cookies doivent être activés dans votre navigateur », assurez-vous que c'est bien le cas puis validez en cliquant sur Accepter. Retournez dans Word. Placez le point d'insertion à l'endroit où l'image doit être insérée, puis cliquez sur l'icône Coller du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

En informatique, les cookies n'ont rien à voir avec ces succulents biscuits aux pépites de chocolat. :( Ils désignent des fichiers de petite taille émis par un site web et stockés sur l'ordinateur qui s'y connecte, ceci à des fins d'échange de données. Le site de recherche d'images de Microsoft utilise cette technique. Vous devez donc vous assurer que les cookies sont activés dans votre navigateur.

Rassurez-vous, les cookies n'ont rien de sorcier. Si vous utilisez Internet Explorer 8 ou 9, cliquez sur Outils puis sur Options Internet. Dans la boîte de dialogue Options Internet, basculez sur l'onglet Confidentialité et assurez-vous que le curseur n'est pas dans la position la plus haute, comme à la figure suivante.

Si vous utilisez Mozilla Firefox, Google Chrome ou un autre navigateur par défaut

Lorsque vous avez trouvé une image digne d'intérêt, pointez-la et cliquez sur Télécharger, comme à la figure suivante.

En fonction du navigateur utilisé, vous pouvez être invités à choisir l'application dans laquelle l'image doit être ouverte, comme à la figure suivante.

Choisissez Windows Live Photo Gallery ou toute autre application graphique installée sur votre ordinateur puis validez en cliquant sur OK. L'image s'ouvre dans l'application désignée.

Une fois l'image ouverte dans l'application graphique, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, sélectionnez Copier, comme illustré à la figure suivante.

Retournez dans Word. Placez le point d'insertion à l'endroit où l'image doit être insérée, puis cliquez sur l'icône Coller du Ruban.

L'illustration se trouve sur une page web

Le Web regorge d'images, de dessins et de photographies, et il est bien souvent tentant d'en utiliser certaines dans vos documents.
Mais comment trouver les images qui pourraient convenir à vos documents ?

Vous avez vu que la bibliothèque d'images d'Office.com donnait accès à un grand nombre d'illustrations mais il y a encore mieux : vous pouvez utiliser un moteur de recherche d'images, par exemple Bing. Ouvrez votre navigateur web et allez sur la page http://www.bing.com.

Sélectionnez l'onglet Images (1), entrez le mot-clé souhaité dans le champ de recherche (2) et cliquez sur Rechercher (3), comme illustré à la figure suivante.

Lorsque vous pointez une des vignettes, elle est agrandie et fait apparaître diverses informations relatives à ses dimensions, son type, son « poids » (c'est-à-dire le nombre de kilo-octets du fichier correspondant) et le site qui l'héberge (voir figure suivante).

Si l'image semble convenir, cliquez sur la vignette pour accéder au site qui l'héberge, puis à nouveau sur la vignette pour accéder à l'image, comme à la figure suivante.

Pour récupérer l'image, il vous suffit maintenant de cliquer du bouton droit sur l'image et de choisir (voir figure suivante) :

• Copier pour placer l'image dans le Presse-papiers de Windows ;

• Enregistrer l'image sous pour l'enregistrer sur votre disque dur.

Si vous choisissez de placer l'image dans le Presse-papiers de Windows, vous pourrez l'insérer dans votre document Word avec l'icône Coller du Ruban (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban).
Si vous choisissez d'enregistrer l'image sur le disque dur, vous l'insérerez dans votre document en cliquant sur l'icône Image du Ruban (groupe Illustrations, onglet Insertion).

Une question de droits

Les illustrations disponibles sur le Web ne sont pas forcément libres de droit. Avant de se servir d'une image, que ce soit dans un but personnel ou professionnel, il convient de s'informer des modalités d'utilisation qui lui sont associées.

Lorsqu'aucune licence d'utilisation n'est spécifiée, le plus simple est de passer votre chemin pour éviter toute poursuite. Faites bien attention : certaines images incluent un copyright invisible à l'œil et pourtant bien présent. Leurs auteurs peuvent très bien se retourner contre vous pour toute utilisation (jugée) abusive !

L'outil Capture de Word 2010

Pour « capturer » (c'est-à-dire insérer dans le presse-papiers de Windows) une partie quelconque de l'écran, qu'il s'agisse d'une page web, d'une application ou du Bureau de Windows, vous pouvez utiliser l'outil Capture de Word 2010. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Capture et, dans le menu, sélectionnez Capture d'écran comme illustré à la figure suivante.

La fenêtre de Word se replie dans la Barre des tâches, l'écran se grise et le pointeur de la souris se transforme en un « plus » de couleur noire. Pour capturer tout ou partie de ce qui est affiché à l'écran, il suffit de tracer un cadre de sélection en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris. Lorsque vous relâchez ce bouton, l'élément capturé est automatiquement collé au point d'insertion.

Entraînez-vous à capturer une icône du Bureau. Pour ce faire, assurez-vous au préalable qu'aucune application ne vient s'interposer entre la fenêtre de Word et le Bureau. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Capture puis sur Capture d'écran et tracez un cadre de sélection autour de l'icône que vous souhaitez capturer.

En utilisant une technique similaire, capturez une partie d'une page web. Attention, le navigateur web (2) doit se trouver entre le papier-peint du Bureau (3) et la fenêtre de Word (1), comme illustré à la figure suivante.

Habiller une illustration avec du texte

Word permet d'« habiller » les images d'un document pour les intégrer parfaitement au texte qui les environne. Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le fichier habillage.docx en utilisant le lien suivant.

Télécharger le document

Choisir le positionnement des images

Pour choisir l'image à habiller, cliquez dessus. Ensuite, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Position dans le groupe Organiser et pointez un des habillages proposés. Le document est automatiquement ajusté en conséquence. Cliquez lorsque la disposition vous convient, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous désiriez habiller les images comme dans l'exemple de la figure suivante. Comment allez-vous vous y prendre ?

1. Cliquez sur la première image pour la sélectionner.

2. Basculez si nécessaire sur l'onglet Format du Ruban, déroulez l'icône Position du groupe Organiser et sélectionnez En haut à gauche avec habillage du texte carré.

3. Cliquez sur la deuxième image pour la sélectionner.

4. Basculez si nécessaire sur l'onglet Format du Ruban, déroulez l'icône Position du groupe Organiser et sélectionnez Au milieu à droite avec habillage du texte carré.

Choisir la disposition du texte

Par défaut, le texte habille les images « au carré ». Cela signifie qu'il s'enroule au plus près des images. Si nécessaire, vous pouvez choisir une autre disposition en agissant sur l'icône Renvoyer à la ligne automatiquement (dans le groupe Organiser, sous l'onglet Format du Ruban), comme illustré à la figure suivante.

La figure suivante donne quelques exemples d'habillages, pour que vous ayez une idée plus claire des possibilités de l'icône Renvoyer à la ligne automatiquement.

En résumé

• Il est possible d'insérer dans vos documents des illustrations provenant de diverses sources : votre disque dur, Microsoft ou le Web.

• Pour insérer une image de votre disque dur dans un document, cliquez sur l'icône Image (dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban).

• Pour insérer une image depuis la bibliothèque d'images d'Office, cliquez sur l'icône Images clipart. Vous pouvez également cliquer sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie inférieure du volet Images clipart, pour accéder à l'immense bibliothèque de Clip arts de Microsoft.

• Vous pouvez utiliser l'outil Capture de Word pour capturer une zone quelconque de l'écran.

• Word 2010 permet d'« habiller » les images d'un document pour les intégrer parfaitement au texte qui les environne.

Formes

Les formes sont des éléments dessinés tels que rectangles, flèches, étoiles, etc., que vous pouvez insérer directement dans un document Word.
Pour ajouter un tel élément dans un document :

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Formes du groupe Illustrations et choisissez la forme à insérer dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

3. Le point d'insertion se transforme en signe Plus. Dessinez la forme à l'endroit souhaité sur le document, en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris et en traçant un rectangle.

4. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, des poignées de redimensionnement et de rotation sont affichées. Si nécessaire, utilisez-les pour changer la taille de la forme ou lui appliquer une rotation.

Comme illustré à la figure suivante, utilisez :

• les poignées de type 1 pour modifier les dimensions de la forme ;

• les poignées de type 2 pour modifier les composantes de la forme, par exemple l'épaisseur de la flèche ou la longueur de la pointe ;

• la poignée de type 3 pour modifier l'orientation de la flèche.

À titre d'exemple, nous allons utiliser l'outil Formes pour réaliser le diagramme représenté dans la figure suivante.

L'insertion du losange, des deux rectangles et des flèches ne devrait pas vous poser de problème : il suffit de sélectionner les éléments correspondants dans la liste Formes (dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban) et de les dessiner à l'écran.

Eh bien, il suffit de cliquer sur la forme et de taper le texte au clavier. Celui-ci est automatiquement inséré à l'intérieur de la forme.

Ces textes « OUI » et « NON » doivent être placés dans des zones de texte. Cette forme est disponible sous l'intitulé Formes de base dans le menu de l'icône Formes, comme illustré à la figure suivante. Les éléments de texte peuvent ensuite être librement déplacés pour être positionnés au niveau des flèches.

Personnaliser une forme

Si nécessaire, vous pouvez modifier le style en utilisant les icônes du groupe Styles de formes, sous l'onglet Format du Ruban (voir figure suivante). Vous pouvez ainsi choisir le contour, le remplissage et les effets (ombre, réflexion, lumière, etc.) associés à la forme.

À titre d'exemple, nous allons redéfinir le diagramme pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Cet organigramme a bien plus fière allure que le précédent. Et pourtant, il n'est pas bien difficile à réaliser !

1. Sélectionnez le losange et appliquez-lui un style Effet discret, Vert olive 3 Accentué (voir figure suivante).

2. Cliquez sur Effets de la forme, pointez Réflexion et, dans le menu, choisissez Pleine réflexion, contact (voir figure suivante).

3. Définissez la même réflexion sur les deux rectangles mais utilisez des couleurs différentes (Effet discret - Rouge 2 accentué pour le rectangle de gauche, Effet discret - Violet 4 accentué pour le rectangle de droite).

4. Cliquez tour à tour sur chacune des flèches et appliquez-leur le style Ligne Intense - 2 accentué pour la flèche de gauche et Ligne Intense - 4 accentué pour la flèche de droite.

5. Cliquez tour à tour sur les deux zones de texte et affectez-leur le style Effet intense – Orange 6 accentué.

Le diagramme doit maintenant ressembler trait pour trait à ce qui était demandé. Facile, non ?

Équations mathématiques

Que tous les lycéens, étudiants, scientifiques et autres amateurs d'équations mathématiques se réjouissent : il est aujourd'hui très simple d'écrire des équations dans Word. Si vous n'avez aucun atome crochu avec les mathématiques et si vous ne voulez surtout pas en avoir (!), vous pouvez sauter cette section et consulter directement la suivante, consacrée aux graphiques SmartArt.

Vous êtes encore là ? Tant mieux, continuons !

Une question simple pour commencer. D'après vous, dans quel onglet du Ruban faut-il se rendre pour insérer une formule dans un document ?
N'ayez pas peur, je suis sûr que vous avez la bonne réponse.

…

Dans l'onglet Insertion bien entendu !

Le groupe Symboles, et plus particulièrement l'icône Équation qui s'y trouve, donne accès à un ensemble d'équations prédéfinies. Cliquez sur la partie inférieure de l'icône Équation pour accéder à ces équations (voir figure suivante).

Il suffit de cliquer sur l'une d'entre elles pour l'insérer dans le document. Si, par exemple, nous cliquons sur la première équation, l'équation représentée à la figure suivante est insérée dans le document.

Le cadre affiché autour de l'équation ne sert qu'à la matérialiser. Si vous cliquez en dehors de ce cadre, il disparaît et l'équation fait partie intégrante du document.

Cliquez sur l'icône Équation (dans le groupe Symboles, sous l'onglet Insertion du Ruban). Une zone de saisie est insérée dans le document et un onglet spécifique, nommé Conception, est affiché dans le Ruban. Pour définir une équation, vous utiliserez les icônes des groupes Symboles et Structures (voir figure suivante).

À titre d'exemple, nous allons définir l'équation représentée à la figure suivante :

Voici la suite des actions à accomplir :

1. Appuyez successivement sur Argth(x)=.

2. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes, comme indiqué à la figure suivante.

3. Cliquez dans le numérateur puis appuyez sur 1.

4. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 2.

5. Cliquez à la suite de la fraction puis appuyez sur ln.

6. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes.

7. Cliquez dans le numérateur puis appuyez sur 1+x.

8. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 1-x.

9. Sélectionnez la fraction, cliquez sur l'icône Crochet puis sur la première icône dans le menu, comme à la figure suivante.

   

10. Cliquez à la suite de la fraction puis appuyez sur =.

11. Cliquez sur l'icône Grand opérateur puis sur la deuxième icône du menu, comme à la figure suivante.

    

12. Cliquez dans la zone au-dessus du Sigma. Appuyez sur + puis cliquez sur l'icône infini (voir figure suivante) dans le groupe Symboles.

    

13. Cliquez dans la zone en dessous du Sigma puis appuyez sur n=0.

14. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes dans le menu.

15. Cliquez dans le numérateur. Cliquez ensuite sur l'icône Script et sélectionnez Exposant dans le menu, comme à la figure suivante.

    

16. Cliquez dans la base du numérateur puis appuyez sur n.

17. Cliquez dans l'exposant du numérateur puis appuyez sur 2n+1.

18. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 2n+1.

L'équation doit maintenant être en tout point identique à ce qui était demandé.

L'exercice peut paraître difficile mais, avec un peu d'entraînement, la difficulté aura tôt fait de s'estomper…

Graphiques SmartArt

Les graphiques SmartArt sont utilisés pour présenter des informations et idées sous une forme graphique. Sans nécessiter de compétences graphiques, ils apportent pourtant une touche professionnelle à vos documents et facilitent la compréhension et la mémorisation des informations par le lecteur.

Pour insérer un graphique SmartArt dans un document, commencez par positionner le point d'insertion à l'emplacement voulu. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icône SmartArt dans le groupe Illustrations. Une boîte de dialogue intitulée Choisir un graphique SmartArt s'ouvre alors (voir figure suivante).

Choisissez un graphique dans la liste et cliquez sur OK pour l'insérer dans le document (voir figure suivante). Pour compléter le graphique, il ne vous reste plus qu'à insérer du texte dans les zones prévues à cet effet.

À titre d'exemple, nous allons définir le graphique représenté figure suivante.

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône SmartArt dans le groupe Illustrations. Dans la liste de gauche, cliquez sur Cycle, sélectionnez le SmartArt Cycle non directionnel et cliquez sur OK pour l'insérer dans le document. Complétez les formes avec le texte demandé.

Eh bien, il vous suffit de cliquer sur l'icône Ajouter une forme (dans le groupe Créer un graphique, sous l'onglet Création du Ruban), comme à la figure suivante.

Pour Zozor, il va falloir trouver une astuce : vous allez le placer dans une zone de texte.

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Pour insérer une zone de texte :

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban ;

2. Cliquez sur l'icône Formes ;

3. Cliquez sur Zone de texte sous l'intitulé Formes de base ;

4. Tracez le contour de la zone de texte en maintenant enfoncé la bouton gauche de la souris.

La zone de texte est insérée au-dessus du graphique SmartArt et un curseur clignotant vous invite à la compléter. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations et désignez le fichier Zozor.png sur votre disque dur. Pour arriver au résultat final, il reste à régler un dernier détail : la zone de texte ne doit pas être encadrée.

Cliquez sur la zone de texte (je dis bien la zone de texte et non l'image), basculez sur l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Contour de forme dans le groupe Styles de formes et, dans le menu, choisissez Sans contour. Au besoin, réduisez la zone de texte contenant l'image afin qu'elle ne morde pas sur le graphique SmartArt.

Les graphiques SmartArt peuvent être facilement personnalisés. À titre d'exemple, nous allons transformer le graphique précédent pour qu'il ressemble à la figure suivante :

Avouez que ce graphique a de l'allure (même si Zozor y est pour beaucoup !).
Vous pensez peut-être que vous n'avez pas les compétences graphiques pour arriver à ce résultat. Eh bien détrompez-vous ! Quelques clics de souris vont suffire.

Commencez par faire un double-clic sur un emplacement non occupé du graphique SmartArt pour faire apparaître l'onglet Création dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Modifier les couleurs dans le groupe Styles SmartArt et choisissez la deuxième icône de la catégorie En couleur, comme à la figure suivante.

Pour apporter la touche finale au graphique, nous allons ajouter un peu de relief aux rectangles en cliquant sur l'icône Effet intense dans le groupe Styles SmartArt, comme à la figure suivante.

Ça y est : vous voilà devenus des graphistes « professionnels » !

Représenter des données numériques avec un graphique

Word et Excel font partie d'une même famille : Office. Word peut donc utiliser une partie du potentiel d'Excel pour représenter des données numériques par des graphiques de toutes sortes : histogrammes, courbes, secteurs, aires, etc. Et cela, sans être obligé de lancer Excel !

Cette possibilité vous intéresse ? Alors, poursuivez la lecture !

L'insertion d'un graphique se fait sous l'onglet… Insertion du Ruban. Je suis sûr que vous aviez deviné. ;)

Après avoir sélectionné l'onglet Insertion, cliquez sur l'icône Graphique du groupe Illustrations. Dans la boîte de dialogue Insérer un graphique, choisissez un modèle (1), un type de graphique (2) et cliquez sur OK (3), comme illustré à la figure suivante.

Un graphique et une feuille de calcul Excel contenant des données génériques sont affichés, comme dans la figure suivante.

Pour que le graphique représente vos données, vous devez modifier la feuille de calcul en conséquence. À titre d'exemple, insérez les données de la figure suivante dans la feuille de calcul.

Le graphique est immédiatement mis à jour, comme visible à la figure suivante.

Si le type, les couleurs ou l'allure générale du graphique ne vous conviennent pas, vous pouvez les personnaliser en quelques clics en utilisant les onglets Création, Disposition et Mise en forme du Ruban.

Par exemple, le groupe Styles du graphique de l'onglet Création permet de choisir un autre jeu de couleurs pour le graphique (voir figure suivante).

Le groupe Disposition permet d'ajouter un titre au graphique, de choisir un quadrillage, d'afficher des étiquettes pour les données et bien d'autres choses encore.

Enfin, le groupe Styles de formes permet de choisir la couleur et le contour des éléments sélectionnés.

Tous ces éléments sont extrêmement simples à utiliser et très intuitifs. Juste pour le plaisir, nous allons créer le graphique de la figure suivante (il n'est pas très beau mais a le mérite de vous faire réaliser des manipulations).

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône Graphique dans le groupe Illustrations. Dans la boîte de dialogue Insérer un graphique, sélectionnez Barres puis Barres groupées et cliquez sur OK.

Insérez les données de la figure suivante dans la feuille Excel.

Basculez sur l'onglet Création du Ruban et sélectionnez le style 42 dans le groupe Styles du graphique.

Basculez sur l'onglet Disposition. Cliquez sur l'icône Quadrillage du groupe Axes, pointez Quadrillage vertical principal et cliquez sur Aucun.

Cliquez sur l'icône Étiquettes de données dans le groupe Étiquettes et sélectionnez Bord extérieur.

Cliquez sur l'icône Table de données dans le groupe Étiquettes et sélectionnez Afficher la table de données avec les symboles de légendes.

Le graphique devrait maintenant correspondre en tout point à ce qui a été demandé.

Il est également possible de copier-coller un graphique depuis un classeur Excel :

1. Ouvrez le classeur contenant le graphique ;

2. Cliquez sur le graphique ;

3. Cliquez sur l'icône Copier (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban) ;

4. Basculez sur le document Word ;

5. Cliquez sur l'icône Coller (toujours dans le groupe Presse-papiers).

Effets typographiques

Vous pouvez insérer dans votre document des effets typographiques, aussi connus sous le nom d'effets WordArt, à partir de l'onglet Accueil (icône Effets de texte, dans le groupe Police), mais également à partir de l'onglet Insertion (icône WordArt, dans le groupe Texte). Vous avez appris à utiliser la première technique ; nous allons maintenant nous intéresser à la deuxième, qui offre plus de possibilités.

Sélectionnez l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône WordArt du groupe Texte et choisissez un des effets proposés, comme illustré à la figure suivante.

Un texte générique, mis en forme avec l'effet choisi, est inséré dans le document et un onglet dédié est ajouté au Ruban, comme à la figure suivante.

Il ne vous reste plus qu'à entrer le texte souhaité et à utiliser l'onglet Format pour mettre en forme votre effet. Afin de vous montrer les possibilités de ce nouvel onglet, nous allons réaliser l'effet représenté à la figure suivante.

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône WordArt dans le groupe Texte et choisissez l'avant-dernier effet. Remplacez Votre texte ici par Un effet typographique. Appliquez la police Algerian (dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban) à l'effet. Retournez dans l'onglet Format.
Choisissez Effet discret – Violet 4 accentué dans le groupe Styles de formes, comme dans la figure suivante.

Cliquez sur l'icône Modifier la forme dans le groupe Insérer des formes, pointez Modifier la forme et choisissez la cinquième forme sous Rectangles, comme à la figure suivante.

Cliquez sur l'icône Effets sur la forme dans le groupe Styles de formes, pointez Rotation 3D et choisissez la sixième rotation sous Parallèle, comme à la figure suivante.

Pour terminer, sélectionnez le texte de l'effet, cliquez sur l'icône Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Réflexion et choisissez une réflexion modérée.

Votre effet devrait maintenant ressembler en tout point à ce qui était demandé.

Définir et utiliser des zones de texte

Si vous avez suivi ce chapitre depuis le début, et en particulier le passage dédié aux graphiques SmartArt, vous savez comment insérer une zone de texte dans un document Word. Dans le cas contraire, je vous invite à le consulter en guise d'introduction aux lignes suivantes.

Word est fourni avec un grand nombre de zones de texte prêtes à l'emploi, d'un très bel effet et faciles à personnaliser. Pour insérer l'une d'entre elles dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte du groupe Texte et faites votre choix parmi les éléments proposés, comme illustré à la figure suivante.

Une fois qu'une zone de texte a été insérée dans le document, elle apparaît entourée de poignées qui permettront (voir figure suivante) :

• de la redimensionner ;

• d'ajuster la forme utilisée ;

• de faire tourner la zone de texte.

Remplacez le texte générique de la forme par le texte approprié puis jouez avec les différentes poignées pour donner la forme et les dimensions souhaitées à la zone de texte.

Avez-vous remarqué l'onglet Format dans le Ruban ?

Cet onglet contient toutes les icônes nécessaires pour personnaliser la zone de texte. Vous utiliserez en particulier les icônes suivantes :

• Modifier la forme (groupe Insérer des formes), pour changer la forme de la zone de texte ;

• Remplissage de forme, Contour de forme ainsi que Effets sur la forme (groupe Styles de formes) pour définir les caractéristiques de la forme utilisée dans la zone de texte ;

• Remplissage du texte, Contour du texte et Effets du texte (groupe Styles WordArt) pour appliquer un effet typographique au texte contenu dans la forme ;

• Position (groupe Organiser) pour définir la position de la zone de texte sur la page.

À titre d'exemple, vous allez créer la zone de texte représentée à la figure suivante. Pas de panique ! Tout sera bien plus simple qu'il n'y paraît de prime abord.

1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur Zone de texte et choisissez une des zones de texte proposées (peu importe laquelle !).

2. Modifiez le texte comme indiqué dans le résultat final. Sélectionnez ce texte et affectez-lui la police Calibri, taille 16

3. Retournez sous l'onglet Format et appliquez le style Remplissage orange – Accentuation 6 au texte.

4. Cliquez sur Modifier la forme dans le groupe Insérer des formes, pointez Modifier la forme et cliquez sur l'icône Étiquette, sous Formes de base.

5. Sélectionnez le style Effet discret - Orange 6 accentué dans le groupe Styles de forme.

6. Cliquez sur l'icône Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Transformer et cliquez sur Gonflé.

Vous voyez, il n'y a rien de bien compliqué là-dedans. Un zeste d'inspiration, 10 zestes de pratique et le tour est joué !

En résumé

• Vous pouvez facilement personnaliser une forme en utilisant le groupe Styles de formes, sous l'onglet Format du Ruban.

• Il est assez simple d'insérer des équations dans Word. Vous utiliserez pour cela l'icône Equation (dans le groupe Symboles, sous l'onglet Insertion du Ruban). Vous pouvez choisir une des équations prédéfinies ou créer de toutes pièces vos propres équations.

• Les graphiques SmartArt sont utilisés pour présenter des informations et idées sous une forme graphique. Vous pouvez personnaliser un graphique en utilisant les onglets Création et Format du Ruban.

• Pour représenter des données numériques par un graphique, vous utiliserez l'icône Graphique (dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban). Vous pouvez les personnaliser en quelques clics en utilisant les onglets Création, Disposition et Mise en forme du Ruban.

• Pour insérer un effet typographique, sélectionnez l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône WordArt du groupe Texte et choisissez un des effets proposés. Si nécessaire, utilisez l'onglet Format pour mettre en forme votre effet.

• Word est fourni avec un grand nombre de zones de texte prêtes à l'emploi, d'un très bel effet et faciles à personnaliser. Pour insérer l'une d'entre elles dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte du groupe Texte et faites votre choix parmi les éléments proposés.

Modification de la taille et de l'orientation d'une image

Lorsque vous cliquez sur une image, plusieurs ronds et carrés de petite taille sont affichés sur le pourtour de l'image, comme illustré à la figure suivante.

1. les carrés blancs permettent d'étirer ou de tasser l'image horizontalement ou verticalement ;

2. les ronds blancs permettent de redimensionner l'image horizontalement et verticalement en conservant ses proportions ;

3. le rond vert permet d'appliquer une rotation à l'image.

Pour utiliser un de ces éléments, pointez-le avec la souris : le pointeur change de forme. Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez celle-ci pour obtenir le redimensionnement ou la rotation souhaitée. Relâchez alors le bouton gauche de la souris pour rendre définitives les nouvelles caractéristiques de l'image.

Il est parfois nécessaire que l'image ait des dimensions bien précises. Bien sûr, vous pouvez vous aider des règles du mode d'affichage Page, mais il existe une méthode bien plus rigoureuse.

1. Cliquez sur l'image ;

2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ;

3. Agissez sur les paramètres Hauteur et Largeur du groupe Taille (voir figure suivante).

D'une façon comparable, si l'outil de rotation est bien pratique et très intuitif, vous préférerez peut-être indiquer l'ampleur de la rotation en degrés. Vous indiquerez un nombre positif pour appliquer à l'image une rotation dans le sens des aiguilles d'une montre ou un nombre négatif pour lui appliquer une rotation dans le sens inverse.

1. Cliquez sur l'image ;

2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ;

3. Cliquez sur l'icône Rotation du groupe Organiser et, dans le menu, choisissez Autres options de rotation ;

4. Définissez l'ampleur de la rotation dans le champ Rotation, comme illustré à la figure suivante, et validez en cliquant sur OK.

Rogner une image

Il arrive parfois qu'une partie d'une image ne serve à rien. Pourquoi ne pas la « rogner », c'est-à-dire cacher les parties qui ne présentent aucun intérêt ? Rassurez-vous, cette opération se fait directement dans Word et elle est très intuitive.
À titre d'exemple, nous allons transformer la première image en la seconde. Si vous ne l'avez pas déjà fait, téléchargez le document images.docx en utilisant le lien suivant :

Télécharger le document

Cliquez sur l'image pour la sélectionner, basculez sur l'onglet Format du Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icône Rogner dans le groupe Taille. Des taquets de rognage apparaissent autour de l'image comme à la figure suivante.

Pointez l'un d'entre eux. Quand le pointeur change de forme, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez la souris pour obtenir le découpage souhaité. Pour arriver au résultat demandé, les quatre bords de l'image doivent être rognés, comme dans la figure suivante.

Les portions rognées de l'image apparaissent en grisé. Pour les faire disparaître, cliquez à nouveau sur la partie supérieure de l'icône Rogner (dans le groupe Taille, sous l'onglet Format du Ruban) ou, plus simplement, dans le document (sauf sur l'image, bien entendu).

Jusqu'ici, j'ai toujours parlé de la partie supérieure de l'icône Rogner. La figure suivante montre ce qui se cache dans sa partie inférieure.

Est-ce que vous comprenez ces commandes ? Je vous laisse quelques instants…

• Rogner est équivalent à la partie supérieure de l'icône Rogner. Jusqu'ici, tout va bien !

• Rogner à la forme découpe l'image pour qu'elle s'intègre dans une forme.

• Rogner hauteur-largeur permet de choisir un rapport de rognage, par exemple Portrait 3:4 ou encore Paysage 16:9.

• Remplir redimensionne l'image rognée de telle sorte qu'elle occupe les dimensions de l'image originale, en conservant ses proportions.

• Ajuster redimensionne l'image originale de telle sorte qu'elle s'affiche dans la zone de rognage, en conservant ses proportions.

Si ces commandes vous semblent obscures, un petit passage à la pratique va lever toute ambiguïté.

Rognage selon une forme

Dans le document images.docx téléchargé en début de chapitre, sélectionnez l'image de la rose. Basculez ensuite sur l'onglet Format, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner, pointez Rogner à la forme et cliquez sur la forme cœur. Comme le montre la figure suivante, l'image est rognée selon la forme sélectionnée.

Rognage selon un rapport hauteur-largeur

Toujours dans le document images.docx, sélectionnez la photo du Taj Mahal. Basculez sur l'onglet Format, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner, pointez Rapport hauteur-largeur et cliquez sur Portrait 3:5. L'image est rognée selon le rapport 3:5, comme illustré à la figure suivante.

Sélectionnez l'image du Taj Mahal recadrée en Portrait 3:5, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner et sélectionnez Ajuster. L'image originale (avant le rognage) est recadrée pour tenir dans la sélection, comme dans la figure suivante.

Supposons maintenant que l'image ait été recadrée pour faire un zoom avant sur le Taj Mahal. La commande Rogner > Remplir utilise la zone recadrée pour faire apparaître l'intégralité de l'image, comme à la figure suivante.

Pas de panique ! Je vous ai déjà donné la solution. Il vous suffit de basculer sur l'onglet Format du Ruban puis de cliquer sur l'icône Rétablir l'image du groupe Ajuster. Pfff ! Vous l'avez échappé belle (voir figure suivante).

Je suis sûr qu'à partir de maintenant, vous passerez un peu plus de temps à recadrer vos photos pour n'en garder que l'essentiel.
Et vous n'avez encore rien vu. Dans quelques minutes, vous serez persuadés que Word s'est transformé en un outil sophistiqué de retouche d'images !

Luminosité et contraste

La luminosité et le contraste sont deux paramètres qui influent grandement sur la qualité d'une photographie. Mais parfois, il est difficile d'adopter les bons réglages lors de la prise de vue. Qu'à cela ne tienne : Word est là pour vous prêter main forte !

Dans le document images.docx téléchargé au début du chapitre, la luminosité du clocher est manifestement trop faible. Cliquez sur cette photo, basculez sur l'onglet Format et corrigez la luminosité avec l'icône Corrections du groupe Ajuster. Pour faire ressortir les détails du clocher, les meilleurs réglages que j'aie trouvés sont Luminosité : +40% et Contraste : 0% (voir figure suivante).

Magique, n'est-ce pas ?

Si vous trouvez que le nombre de réglages proposés sous l'icône Corrections est trop faible, cliquez sur Corrections puis sur Options de correction des images et agissez sur les curseurs Atténuer, Luminosité et Contraste. Des réglages complémentaires seront accessibles à travers la boîte de dialogue Format de l'image (voir figure suivante).

Modification des couleurs

Ceux d'entre vous qui ont déjà utilisé un appareil photo reflex ont peut-être déjà eu entre les mains des filtres de couleur jaune, orange ou verte pour modifier les dominantes d'une photo lors de la prise de vue. Sans aller jusqu'à dire que ces temps sont révolus, sachez que Word peut appliquer de tels filtres en quelques clics souris.

À titre d'exemple, sélectionnez la photo des moulins dans le document images.docx. Basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur Couleur et testez l'effet des différentes nuances et teintes proposées (voir figure suivante).

Si les réglages proposés ne sont pas suffisants, sélectionnez Autres variations ou Options de couleur de l'image pour assouvir votre soif de réglages.

Effets artistiques

Si vous n'êtes pas encore des artistes, Word va vous aider à le devenir !

Les effets artistiques sont une nouvelle fonctionnalité de Word 2010. En quelques clics de souris, ils transforment une photo de telle sorte qu'elle ressemble à un croquis, un dessin ou une peinture.

Pour vous entraîner sur cette fonctionnalité, ouvrez le document images.docx téléchargé en début de chapitre. Cliquez sur la photo du visage féminin, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets artistiques et faites votre choix parmi les effets proposés (voir figure suivante).

La figure suivante donne quelques exemples de ce que vous pourrez obtenir… en trois clics de souris.

Rassurez-vous, tous les effets sont personnalisables : cliquez sur une image, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets artistiques et choisissez Options Effets artistiques dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Format de la forme, onglet Effets artistiques sélectionné. Si aucun effet artistique n'a été appliqué à l'image, vous pouvez en choisir un dans la liste déroulante Effet artistique. Et, ô merveille, les paramètres liés à l'effet sont accessibles directement sous la forme de curseurs, comme à la figure suivante.

Suppression de l’arrière-plan

Vous voulez isoler les éléments qui se trouvent en avant-plan d'une photo ? Pas de problème, Word est là !

Pour vous entraîner, sélectionnez la photo des pingouins dans le document images.docx (le lien pour télécharger ce document se trouve au début du chapitre, je vous le rappelle). Basculez sur l'onglet Format du Ruban et cliquez sur l'icône Supprimer l'arrière-plan du groupe Ajuster. Dans l'image, toutes les portions que Word suppose appartenir à l'arrière-plan apparaissent alors en mauve. Si nécessaire, utilisez les poignées de redimensionnement (entourées d'une ligne rouge dans la figure suivante) pour tracer un rectangle autour de la portion d'image à conserver.

Avez-vous remarqué que l'onglet Format du Ruban s'est transformé en Suppression de l'arrière-plan, comme dans la figure suivante ?

Vous utiliserez ce nouvel onglet pour prêter main forte à Word lorsqu'il a confondu l'avant-plan et l'arrière-plan. Dans l'exemple précédent, Word a pensé que la partie gauche du cou du pingouin de gauche appartenait à l'arrière-plan. Cliquez sur l'icône Marquer les zones à conserver puis sur la partie incriminée pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Il se peut que vous deviez cliquer à plusieurs reprises pour ajouter une zone à l'avant-plan, en particulier si les couleurs utilisées dans cette zone sont proches de celles de l'arrière-plan. C'est par exemple le cas en ce qui concerne la partie inférieure gauche du pingouin de gauche. N'hésitez pas à utiliser le zoom (dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word) pour être sûrs de ne laisser passer aucun détail, comme dans la figure suivante.

Inversement, vous pouvez cliquer sur l'icône Marquer les zones à supprimer pour enlever une portion d'arrière-plan que Word a considéré comme faisant partie de l'avant-plan. Dans notre exemple, cette étape n'est pas nécessaire.
Lorsque l'arrière-plan est entièrement délimité, cliquez sur l'icône Conserver les modifications du groupe Fermer pour supprimer l'arrière-plan. Le résultat apparaît à la figure suivante.

Appliquer un style à une image

Que diriez-vous de mettre en valeur une image en l'encadrant ou en lui appliquant un effet visuel ? Si cette perspective ne vous laisse pas indifférents, poursuivez vite la lecture.

Je vous suggère de vous entraîner avec une des illustrations du document images.docx. Si vous n'avez toujours pas téléchargé ce document, reportez-vous au début du chapitre.

Sélectionnez une image en cliquant dessus puis basculez sur l'onglet Format du Ruban. Déroulez l'icône Styles rapides du groupe Styles d'images et choisissez l'un des effets proposés (voir figure suivante).

La figure suivante représente quelques exemples d'effets appliqués à la photo des moulins.

Si vous vous sentez l'âme créatrice, vous pouvez définir vos propres effets en utilisant les autres icônes du groupe Styles d'images (voir figure suivante).

Comme son nom l'indique, l'icône Bords de l'image définit le cadre affiché autour de l'image. Les réglages proposés sont simples et intuitifs.
L'icône Effets des images offre un grand nombre de possibilités. Cliquez dessus, pointez une catégorie d'effets puis un effet pour prévisualiser ce dernier appliqué au document. Lorsqu'un effet vous semble convenir, cliquez pour l'appliquer à l'image (voir figure suivante).

Enfin, l'icône Disposition d'image insère l'image dans un graphique SmartArt (voir figure suivante). Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Graphiques SmartArt » du chapitre précédent pour avoir plus d'informations sur les graphiques SmartArt.

La figure suivante illustre quelques-unes des possibilités de l'icône Disposition d'image.

Compresser l'une ou la totalité des images du document

Le format docx, apparu avec Word 2007 et conservé dans Word 2010, a donné de mauvaises habitudes aux utilisateurs. Il s'agit en effet d'un format de fichier compressé. Profitant de cette aubaine, les utilisateurs se sont empressés d'ajouter de nombreuses illustrations à leurs documents. Si cette pratique est louable, elle alourdit considérablement le document, en particulier si les illustrations sont des photos numériques ou des images scannées.

Vous avez tout intérêt à compresser les images incluses dans les documents destinés à être affichés sur un écran (et non imprimés). Voici comment procéder (voir figure suivante) :

1. Cliquez sur une image.

2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban.

3. Cliquez sur l'icône Compresser les images du groupe Ajuster. Cette action ouvre la boîte de dialogue Compresser les images.

4. Sous Sortie cible, sélectionnez la résolution souhaitée. À titre d'information, une résolution de 96 points par pouces (ppp) est bien suffisante pour les documents destinés à être affichés sur un écran.

5. Sous Options de compression, décochez la case Appliquer à l'image sélectionnée uniquement.

6. Validez en cliquant sur OK.

À titre d'exemple, le poids d'un document contenant 16 images de 5 mégapixels prise à l'aide d'un appareil photo numérique est de :

• 37,6 Mo au format .doc sans compression ;

• 9,18 Mo au format .docx sans compression ;

• 8,71 Mo au format .docx avec une compression des images en 150 points par pouce ;

• 8,65 Mo au format .docx avec une compression des images en 96 points par pouce ;

• 2,36 Mo au format .docx après avoir passé les images de 5 mégapixels au format 800x600 pixels ;

• 2,22 Mo au format .docx après avoir passé les images de 5 mégapixels au format 800x600 pixels et compressé les images en 96 points par pouce.

Eh bien non ! Pour une fois, nous avons fait appel à une application tierce utilisable gratuitement. J'ai nommé VSO Image Resizer. Cette petite merveille peut être téléchargée en utilisant le lien suivant :

Télécharger l'application

Une fois l'application installée sur votre ordinateur, cliquez sur Démarrer, tapez resizer dans le champ de recherche du menu Démarrer et cliquez sur Image Resizer 4, dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Déposez les images à redimensionner dans la fenêtre de VSO Image Resizer. Elles apparaissent dans la partie centrale de la fenêtre, comme dans la figure suivante.

Basculez sur l'onglet Options et définissez les dimensions à atteindre. Dans la figure suivante, les images auront une taille de 800x600 pixels après redimensionnement.

Cliquez enfin sur OK et patientez jusqu'à ce que toutes les images aient été traitées. Le gain d'espace est souvent considérable. Comme le montre la figure suivante, les images de 5 mégapixels sont 93% plus « légères » après avoir été converties en 800x600 points.

En résumé

• Lorsque vous cliquez sur une image, plusieurs ronds et carrés de petite taille sont affichés sur le pourtour de l'image. Vous pouvez les utiliser pour redimensionner et faire tourner l'image. Vous pouvez également utiliser le groupe Taille sous l'onglet Format du Ruban pour ajuster de façon précise la taille de l'image et l'icône Rotation dans le groupe Organiser pour choisir de façon précise la rotation à appliquer à l'image.

• Pour rogner une image sélectionnée, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur la partie supérieure de l'icône Rogner, dans le groupe Taille, puis agissez sur les poignées de rognage. Si nécessaire, le découpage peut se faire selon une forme ou selon un rapport hauteur/largeur.

• L'icône Corrections (dans le groupe Ajuster, sous l'onglet Format du Ruban) permet de modifier la luminosité et le contraste de l'image sélectionnée. Dans le même ordre d'idées, l'icône Couleur permet d'appliquer un filtre coloré à l'image.

• Vous pouvez également appliquer des effets artistiques à l'image sélectionnée en cliquant sur l'icône Effets artistiques.

• Lorsqu'une image comporte un avant-plan et un arrière-plan, il est possible de supprimer ce dernier en utilisant l'icône Supprimer l'arrière-plan du Ruban.

• Pour mettre en valeur une image, vous pouvez lui appliquer un effet visuel. Vous utiliserez pour cela le groupe Styles d'images, sous l'onglet Format du Ruban.

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Pour réaliser ce dépliant publicitaire, voici ce que vous allez être amenés à faire :

• définir la taille, les marges et la couleur de fond du document ;

• insérer des formes ;

• insérer des images et des effets typographiques dans des zones de texte images ;

• saisir du texte et modifier sa mise en forme ;

• ajouter des effets spéciaux sur des images ;

• ajouter un graphique, le paramétrer et le mettre en forme.

Toutes ces étapes passées avec succès, vous devriez obtenir un document ressemblant fortement à la figure suivante.

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Avant de vous lancer dans cette réalisation, vous devez télécharger les quatre images suivantes :

Je vais vous donner quelques petites informations supplémentaires :

• la taille de mon document est de 20x20 cm. Je lui ai affecté des marges étroites et une couleur de page Bleu, Accentuation1, plus clair 40% ;

• la police que j'ai utilisé est Calibri, mais libre à vous d'en choisir une autre ;

• pour la bande oblique, définissez un rectangle et inclinez le ;

• pour définir la bulle qui donne la parole à Zozor, insérez une forme Bulles et légendes : Rectangle à coins arrondis dans le document et donnez-lui la forme et l'allure demandées ;

• n'oubliez pas les zones de texte qui sont très pratiques lorsqu'il s'agit de positionner un élément quelconque sur une page. Je ne vous en dis pas plus ;

• le graphique utilisé ici est de type Courbes : Courbe. Voici les données numériques présentes dans mon exemple :

	Série 1
Catégorie 1	1
Catégorie 2	2,5
Catégorie 3	5
Catégorie 4	6
Catégorie 5	12

Affectez le label « Le plus court chemin de Zéro à la Connaissance » à la série 1. Modifiez enfin les caractéristiques par défaut du graphique pour vous rapprocher aussi près que possible de ce qui est demandé.

Vous avez toutes les informations nécessaires pour réussir ce TP. Alors à vous de jouer !

Correction

Si vous lisez ces lignes, c'est que vous avez survécu. Bravo ! J'espère que vous n'avez pas mis trop longtemps pour arriver à la fin de ce TP. Une durée d'une demi-heure à une heure est tout à fait respectable. Si vous avez mis un temps inférieur, je vous renouvelle mon Bravo !

Voyons en détail toutes les subtilités de ce TP.

Création du document

Pour créer un nouveau document, il suffit de lancer Word ou d'appuyer sur Ctrl + N si on se trouve déjà dans Word. Jusque-là, tout va bien !
La définition des caractéristiques du document se fait sous l'onglet Mise en page du Ruban, comme illustré dans la figure suivante.

Cliquez sur l'icône Taille et sélectionnez Autres tailles de papier. Dans la boîte de dialogue Mise en page, fixez la largeur et la hauteur de la page à 20 cm (voir figure suivante) et validez en cliquant sur OK.

Toujours sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur l'icône Marges et sélectionnez Etroites dans la liste.
Pour terminer, cliquez sur l'icône Couleur de page et choisissez la couleur Bleu, Accentuation1, plus clair 40%, comme dans la figure suivante.

Saisie du texte

La saisie du texte ne pose aucun problème.
Les attributs (police, taille, gras et couleur de caractères) sont choisis dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqué dans la figure suivante.

Après avoir affecté la police Calibri, taille 12, gras, couleur Blanc, Arrière-plan 1 à la première ligne et la police Calibri, taille 16, gras, couleur Blanc, Arrière-plan 1 aux deux lignes suivantes, le document doit ressembler à la figure suivante.

Formes

Barre oblique

Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Formes du groupe Illustrations et cliquez sur l'icône Rectangle, sous le libellé Rectangles. Le pointeur se transforme en un signe plus. Tracez un rectangle horizontal plus grand que la largeur de la page en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Positionnez ce rectangle à environ 8 cm du bord supérieur de la page en vous servant de la règle verticale. Utilisez ensuite le bouton de rotation de la forme pour lui donner l'inclinaison souhaitée (voir figure suivante).

Si vous aimez la précision, vous pouvez également cliquer sur l'icône Rotation (onglet Organiser), choisir Autres options de rotation dans le menu et agir sur la zone de texte Rotation, comme illustré figure suivante.

Voila, il ne vous reste plus qu'à modifier la couleur de la forme. Basculez sur l'onglet Format, cliquez sur l'icône Remplissage de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez la couleur Bleu, Accentuation 1, plus sombre 50%. La bordure de la forme utilise la même couleur que la forme elle-même. Cliquez sur l'icône Contour de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez la couleur Bleu, Accentuation 1, plus sombre 50%.

Une bulle pour Zozor

Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Formes dans le groupe Illustrations et choisissez la forme Rectangle à coins arrondis sous le libellé Bulles et légendes. Le pointeur se transforme en un signe plus. Délimitez la bulle en traçant un rectangle, bouton gauche de la souris enfoncé. Comme le montre la figure suivante, le résultat est encore bien loin de ce qui est attendu.

Commencez par ajouter une pointe à la bulle en déplaçant le losange de couleur jaune jusqu'à obtenir la pointe souhaitée, comme illustré figure suivante.

Vous allez maintenant vous occuper de la couleur de la forme.
Sélectionnez l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Autres. Un ensemble d'effets prédéfinis est proposé. Cliquez sur l'effet Discret - Bleu, 1 accentué. Ce dernier devient le style de forme actif (voir figure suivante).

Cliquez dans la forme. Tapez directement le texte « N'attendez plus, rejoignez-nous ! ». Affectez-lui la police Calibri 12 points couleur Noir, Texte 1, plus clair 25%.

Si la bulle de Zozor ressemble à la figure suivante.

Vous pouvez augmenter sa hauteur, ou encore bien observer la figure suivante dans laquelle l'icône Afficher tout (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) a été activée.

Ca y est, vous avez compris ? Observez la marque, à la fin de la première ligne : il ne s'agit pas d'un saut de paragraphe mais d'un saut de ligne. Et c'est là toute la différence. Le premier considère que les deux lignes sont deux paragraphes différents. Le deuxième considère que la deuxième ligne est le prolongement de la première. Pour insérer un saut de paragraphe, vous appuyez sur la touche Entrée du clavier. Pour insérer un saut de ligne, maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez sur Entrée.

Les zones de texte

Cette étape est la plus longue à mettre en œuvre.

Icône de Word

Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte dans le groupe Texte et choisissez Dessiner une zone de texte dans la liste. Le pointeur de la souris se transforme en un signe plus. Dans l'angle supérieur droit de la page, tracez une zone carrée d'environ 2,5 cm de côté.

Un carré blanc entouré d'une bordure fine de couleur noire est affiché. Le point d'insertion clignote à l'intérieur de la zone de texte, vous invitant à la compléter. Insérez l'icône Word-2010.png, téléchargée en début de TP. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur l'icône Image du groupe Illustrations et désignez l'image Word-2010.png. Comme le montre la figure suivante, le résultat est encore bien loin de ce qui est attendu.

Examinez les problèmes et la solution apparaîtra d'elle-même :

• La couleur blanche de la zone de texte devrait être transparente ;

• Le contour de la zone de texte devrait être invisible.

Si les problèmes se limitent à ces deux babioles, la vie est belle !
Cliquez sur la zone de texte. Je dis bien la zone de texte et pas l'image qui y a été insérée (voir figure suivante).

Basculez sur l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Remplissage de forme, dans l'onglet Styles de formes, et choisissez Aucun remplissage dans la liste.

Il ne reste plus qu'à supprimer cette vilaine bordure. Cliquez sur l'icône Contour de forme, dans l'onglet Styles de formes, et choisissez Sans contour.

Bingo ! La forme n'est plus apparente.

Pour ajouter un reflet sur l'image, sélectionnez-la. Je tiens à attirer votre attention sur le fait que l'image, et non la forme, doit être sélectionnée. Basculez sur l'onglet Format du Ruban. Cliquez sur l'icône Effets des images, dans le groupe Styles d'images, pointez Réflexion et cliquez sur Semi-réflexion, décalage 4 pts.

Vous vous demandez certainement pourquoi le reflet n'apparaît pas. Réfléchissez un peu. Moi, je vais marcher un peu, histoire de me détendre.

Vous avez trouvé ? C'est la zone de texte qui n'est pas assez grande. Cliquez juste à côté de l'image pour sélectionner la zone de texte, puis tirez sur le carré de redimensionnement inférieur. Comme le montre la figure suivante, le reflet apparaît comme par magie !

Effet typographique

Vous allez maintenant définir une deuxième zone de texte pour afficher l'effet typographique « 2010 » au-dessus de l'icône de Word.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte dans le groupe Texte et sélectionnez Dessiner une zone de texte dans le menu. Tracez une zone de texte carrée d'environ 2,5 cm de côté. Tapez « 2010 » à l'intérieur de la zone de texte. Sélectionnez ces quatre caractères, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un effet Remplissage - Blanc, contour dégradé - Accentuation 1. Affectez la police Calibri, taille 26 à la sélection.

Ici encore, vous allez devoir supprimer la couleur d'arrière-plan et le contour de la forme. Mais maintenant, vous avez l'habitude.
Cliquez sur la forme pour la sélectionner, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Remplissage de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez Aucun remplissage. Cliquez sur l'icône Contour de forme et choisissez Sans contour.

Il ne vous reste plus qu'à définir le reflet sur l'effet typographique. Mais, là aussi, vous avez l'habitude ! Sélectionnez l'effet, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets du texte du groupe Styles WordArt, pointez Réflexion et cliquez sur Réflexion rapprochée, contact.
Pour terminer, déplacez la forme contenant l'effet typographique sur la forme contenant l'icône de Word. Vous devriez Obtenir quelque chose comme dans la figure suivante :

Texte de la bande oblique

Définissez une nouvelle zone de texte dans la partie droite de la bande oblique. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Zone de texte puis sur Dessiner une zone de texte. Dessinez la zone de texte et remplissez-la en tapant « Apprenez à vous servir de Word en partant de… zéro ». Sélectionnez ce texte et affectez-lui la police Calibri, taille 24, couleur Blanc, arrière-plan 1 en utilisant les icônes de l'onglet Accueil.
Enfin, supprimez la bordure et la couleur d'arrière-plan de la zone de texte comme indiqué précédemment. Si vous avez suivi nos consignes, le document doit maintenant avoir ressembler à la figure suivante.

Graphique

Il est temps maintenant d'insérer le graphique. Cette section suppose qu'Excel est installé sur votre ordinateur. Dans le cas contraire, la démarche sera légèrement différente, mais les instructions qui vont être données seront néanmoins suffisantes.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Zone de texte et choisissez Dessiner une zone de texte dans le menu. Tracez une zone rectangulaire dans la partie gauche de la page, en vous référant au résultat à obtenir.
Vous allez maintenant insérer le graphique dans la zone de texte. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et cliquez sur l'icône Graphique, dans le groupe Illustrations. Sous le libellé Courbes, choisissez le graphique Courbe et validez en cliquant sur OK.

Malédiction ! Le graphique n'apparaît que partiellement et les données utilisées ne sont absolument pas celles de l'exercice (voir figure suivante). Restez zen : vous êtes à deux doigts de la solution.

Cliquez à l'intérieur du graphique pour faire apparaître ses limites, puis utilisez la poignée de redimensionnement qui occupe l'angle inférieur droit du graphique pour obtenir les dimensions souhaitées, comme indiqué figure suivante.

Effectivement, le graphique a disparu (voir figure suivante). Le seul responsable est Word.

Mais rassurez-vous : tout ne peut pas être bien du premier coup et il faut accepter de « casser » pour arriver au but recherché.
Pour améliorer les choses, nous allons limiter la zone de tracé dans la feuille de calcul. Modifiez les données qui apparaissent dans la zone surlignée et déplacez le carré qui délimite les données utilisées pour le tracé, comme dans la figure suivante.

Vous pouvez fermer l'application Excel en cliquant sur sa case de fermeture.
La courbe n'est toujours pas affichée ! Ou plutôt si, mais en très petit (voir figure suivante).

Pour améliorer les choses, nous allons choisir une autre disposition. Basculez sur l'onglet Création du Ruban et choisissez Disposition 11 dans le groupe Dispositions du graphique, comme dans la figure suivante.

Hourrah ! Comme le montre la figure suivante, le graphique est presque conforme à ce qui était demandé.

Il manque cependant deux choses avant de pouvoir crier victoire :

• Le titre, affiché au-dessus du graphique.

• La bordure autour de la forme.

Pour ajouter le titre, basculez sur l'onglet Disposition dans le Ruban, cliquez sur l'icône Titre du graphique et choisissez Au-dessus du graphique dans le menu. Il ne vous reste plus qu'à remplacer le texte du titre par Le plus court chemin de Zéro à la Connaissance.
Pour ajouter la bordure, sélectionnez la forme, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets sur la forme, pointez Biseau et cliquez sur Incrustation relâchée. Il ne vous reste plus qu'à supprimer le contour de la forme en cliquant sur Contour de forme dans le groupe Styles de forme, puis sur Sans contour.
Si vous avez suivi les indications, la page doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Les dernières images

Il ne vous reste plus qu'à insérer les images manquantes, téléchargées au début de ce TP.
Cliquez au tout début du document (à gauche de www). Insérez un saut de paragraphe en appuyant sur la touche Entrée. Placez le point d'insertion sur la première ligne et insérez l'image représentant le logo du Site du Zéro. Redimensionnez-la pour que sa taille corresponde au résultat demandé.
Double-cliquez dans la partie inférieure gauche du document et insérez l'image représentant Zozor.
Ajoutez une tabulation à la suite de l'image de Zozor, puis insérez le logo de Simple IT.

Après quelques redimensionnements d'images et quelques déplacements de zones de texte, vous devriez obtenir un document en tout point conforme à ce qui était demandé au début du TP.

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger mon fichier en utilisant le code Web suivant. Ce fichier est une solution (et pas LA solution) au problème.

Télécharger le document

Un peu de vocabulaire

Avant de commencer, nous allons passer quelques instants à présenter le vocabulaire spécialisé des tableaux.
Commençons par le commencement : un tableau est composé de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appelée cellule (voir figure suivante).

Pour appliquer une mise en forme aux cellules, aux lignes, aux colonnes et au tableau dans sa totalité, vous serez amenés à les sélectionner. Pour cela, vous cliquerez à des emplacements précis, comme illustré à la figure suivante.

Insérer un tableau

Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour insérer un tableau dans un document Word. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Insérer un tableau avec le Ruban

Placez le point d'insertion à l'endroit où le tableau doit être inséré. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu (voir figure suivante).

Le tableau est dessiné pendant que vous déplacez le pointeur dans le menu. Cliquez pour insérer le tableau correspondant dans le document et fermer le menu Tableau.

Si vous n'êtes pas à l'aise avec la souris, vous préférerez peut-être définir le nombre de lignes et de colonnes en utilisant une boîte de dialogue. Cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux puis sur Insérer un tableau. Définissez le nombre de lignes et de colonnes dans la boîte de dialogue Insérer un tableau et validez en cliquant sur OK, comme illustré à la figure suivante.

Vous pouvez également choisir d'ajuster la largeur des colonnes en fonction du contenu des cellules ou de la largeur de la page.
Dans la figure suivante par exemple, le premier tableau a été défini en sélectionnant l'option Largeur de colonne fixe : Auto et le deuxième en sélectionnant Ajuster au contenu.

Insérer un tableau en le dessinant

La plupart des tableaux présente une forme rectangulaire et toutes leurs cellules ont la même dimension. Cependant, il est parfois nécessaire de créer des tableaux en marge de ces normes. Pourquoi ne pas les dessiner ?
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et sélectionnez Dessiner un tableau. Le pointeur de la souris se transforme en crayon. C'est une invitation à dévoiler vos talents de dessinateur. Commencez par tracer le contour du tableau en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris (voir figure suivante).

Lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris, le contour est dessiné en trait plein. Il ne vous reste plus qu'à délimiter les différentes cellules en traçant des traits droits. Rassurez-vous : Word vous guide dans cette étape et vos traits seront parfaitement verticaux ou horizontaux. La figure suivante donne un exemple de tableau tracé à main levée.

Avez-vous remarqué l'allure inhabituelle du Ruban ?
Un onglet spécifique aux tableaux a été inséré et automatiquement sélectionné. Si nécessaire, vous pouvez effacer une ou plusieurs des bordures du tableau. Cliquez sur l'icône Gomme du groupe Traçage des bordures et cliquez sur les bordures à effacer.
Nous n'allons pas nous arrêter plus longtemps sur l'onglet Création du Ruban. Nous y reviendrons en détail dans la section « Mettre en forme un tableau ».

Insérer un tableau à partir de données existantes

Si vous avez saisi des données dans un document, il est possible de les convertir en tableau, à condition qu'elles aient été convenablement mises en forme.
À titre d'exemple, la figure suivante représente des données issues du document tableaux.docx.

Avez-vous une idée de la technique à utiliser pour convertir ces données en tableau ?

Comme l'illustre la figure suivante, le passage d'une cellule à la suivante sur la même ligne se fait à chaque tabulation et le passage à la définition d'une nouvelle ligne dans le tableau se fait à chaque saut de ligne.

Après cet aparté, revenons à nos moutons ! Pour passer des données textuelles au tableau, vous procéderez comme suit :

1. Sélectionnez tous les paragraphes à convertir.

2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et sélectionnez Convertir le texte en tableau dans le menu. Cette action ouvre une boîte de dialogue du même nom (voir figure suivante).

4. Comme vous pouvez le voir, Word a détecté que les données d'une même ligne étaient séparées entre elles par des tabulations et les champs Nombre de colonnes et Nombre de lignes ont été automatiquement remplis. Pour convertir les données, cliquez sur OK et le tour est joué !

Pour répondre à cette question, nous allons transformer le deuxième jeu de données du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Ici, les changements de cellules ainsi que les changements de lignes sont indiqués par un seul et même séparateur : le passage à la ligne. Vous croyez que cela va poser un problème à Word ?

1. Sélectionnez les données à convertir en tableau.

2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et, dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Convertir le texte en tableau. La boîte de dialogue affichée (voir figure suivante) laisse comprendre que Word est perplexe.

4. Si vous cliquez sur OK, un tableau de 1 colonne et 24 lignes sera créé, ce qui n'est absolument pas l'effet recherché. Réfléchissez un peu : quelle est l'information qui manque à Word ? Le nombre de colonnes du tableau. Indiquez que le tableau comporte quatre colonnes en tapant 4 dans le champ Nombre de colonnes et cliquez sur OK : les données sont immédiatement converties.

Insérer un tableau depuis Excel

Si vous utilisez Microsoft Excel 2010 ou 2007, le tableur de la suite Office, l'insertion d'un tableau depuis une feuille de calcul est vraiment très simple. Pour vous entraîner, vous pouvez télécharger le classeur tableaux.xlsx.

Télécharger le document

Dans Excel, sélectionnez les données qui doivent apparaître dans un tableau dans Word (1) puis cliquez sur l'icône Copier (2) (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban) (voir figure suivante).

Dans Word, cliquez sur l'icône Coller (groupe Presse-papiers, onglet Accueil). Comme le montre la figure suivante, les données sont insérées dans le document en conservant la mise en forme d'Excel.

Avouez-le, on peut difficilement faire plus simple !

Mettre en forme un tableau

Pour mettre en forme un tableau dans Word, vous utiliserez deux onglets du Ruban :

• Création, pour définir les bordures, le style et les options de style du tableau ;

• Disposition pour modifier les dimensions et l'alignement des cellules.

Utiliser un style de tableau

Rien de tel qu'un style pour transformer radicalement l'allure générale d'un tableau.
Cliquez dans une cellule du tableau. L'onglet Création est automatiquement sélectionné dans le Ruban. Développez la liste Styles de tableau en cliquant sur l'icône Autres et faites votre choix parmi les nombreux styles proposés (voir figure suivante). Il suffit de pointer un style pour en prévisualiser l'effet sur le document et de cliquer pour l'appliquer au tableau.

Dans la figure suivante par exemple, le style Trame moyenne 2 – Accent 6 a été appliqué au tableau.

Quatre clics séparent le premier tableau du deuxième. Avouez qu'il serait dommage de passer à côté de cette fonctionnalité !
La liste Styles de tableau permet d'appliquer un style global à un tableau mais rien ne vous empêche de choisir une trame différente pour une ou plusieurs cellules que vous souhaitez mettre en valeur. Vous utiliserez pour cela la liste Trame de fond du groupe Styles de tableau. Cliquez sur la cellule concernée puis sur l'icône Trame de fond et faites votre choix dans la liste, comme à la figure suivante.

Changer les bordures du tableau

Si vous êtes un tantinet observateurs, vous avez certainement remarqué l'icône Bordures dans le groupe Styles de tableau. Selon la commande sélectionnée dans la liste, cette icône peut agir sur la bordure de la (ou des) cellule(s) sélectionnée(s) (voir figure suivante).

À titre d'exemple, entraînez-vous à encadrer les deux chiffres d'affaires les plus élevés en utilisant l'icône Bordures. La figure suivante représente le résultat à obtenir.

Pour arriver à ce résultat :

1. Cliquez sur la cellule qui contient la valeur 229 000 €, déroulez la liste Bordures et sélectionnez Bordures extérieures. Cette action encadre la cellule dans laquelle se trouve le point d'insertion et mémorise la bordure sélectionnée dans la liste.

2. Cliquez dans la cellule qui contient la valeur 254 000 € et cliquez sur l'icône Bordures (le style Bordures extérieure étant déjà sélectionné, il suffit de cliquer sur l'icône Bordures).

Mise en forme des cellules

Comme le montre la figure suivante, les divers paramètres de mise en forme des cellules sont rassemblés sous l'onglet Disposition du Ruban.

Pour accéder à cet onglet, il vous suffit de cliquer sur une cellule du tableau puis de le sélectionner dans le Ruban.

Dimensions des cellules

La taille des cellules est définie lors de la création du tableau mais vous pouvez la modifier à tout moment en utilisant les icônes du groupe Taille de la cellule (voir figure suivante).

Examinons les différentes icônes de ce groupe :

• Ajustement automatique permet d'ajuster la largeur des colonnes du tableau à leur contenu ou à la page, ou encore de choisir une largeur fixe (cette icône agit sur la totalité du tableau sans qu'aucune sélection ne soit nécessaire) ;

• Hauteur définit la hauteur de la ligne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des lignes sélectionnées ;

• Largeur définit la largeur de la colonne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des colonnes sélectionnées ;

• Distribuer les lignes uniformise la hauteur des lignes sélectionnées ;

• Distribuer les colonnes uniformise la largeur des colonnes sélectionnées.

Vous pouvez aussi exploiter une autre technique moins précise mais plus naturelle (voir figure suivante) :

• Déplacez le pointeur sur la partie inférieure d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez la souris verticalement pour ajuster à vue la hauteur de la ligne.

• Déplacez le pointeur sur la partie droite d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris horizontalement pour ajuster à vue la largeur de la colonne.

Alignement, orientation et marges des cellules

Comme l'illustre la figure suivante, l'alignement du texte dans les cellules est défini dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban. Avant de cliquer sur une des icônes d'alignement, vous devez sélectionner la ou les cellules concernées en cliquant sur les zones de sélection correspondantes.

Pour changer l'orientation des cellules sélectionnées, il suffit de cliquer une ou deux fois sur l'icône Orientation du texte.
Enfin, pour modifier les marges à l'intérieur des cellules du tableau, cliquez sur l'icône Marges de la cellule. Une boîte de dialogue intitulée Options du tableau s'ouvre alors (voir figure suivante). Modifiez comme vous l'entendez les valeurs des champs Haut, Bas, Gauche et Droite puis cliquez sur OK pour valider.

Si nécessaire, les cellules du tableau peuvent être espacées entre elles. Pour cela, il suffit de cocher la case Autoriser l'espacement entre les cellules et de préciser l'ampleur de l'espacement.
Et si vous vous entraîniez à utiliser les icônes d'alignement et d'orientation ? Pour cela, je vous suggère de transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Pour arriver à ce résultat, trois étapes sont nécessaires :

• Sélectionner la colonne 1 et cliquer à deux reprises sur l'icône Orientation du texte ;

• Diminuer la largeur de la colonne 1 en agissant sur le champ Largeur (dans le groupe Taille de la cellule, sous l'onglet Disposition du Ruban) ;

• Sélectionner la totalité du tableau et cliquer sur l'icône Centrer (dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban).

Insertion/suppression de lignes et de colonnes

On insère des lignes et colonnes à l'aide des icônes du groupe Lignes et colonnes, sous l'onglet Disposition.
Pour insérer :

• Une ligne : cliquez sur une cellule au-dessus ou en dessous de laquelle doit se faire l'insertion puis cliquez sur l'icône Insérer au-dessus ou Insérer en dessous.

• Plusieurs lignes : sélectionnez autant de lignes que vous voulez en insérer puis cliquez sur l'icône Insérer au-dessus ou Insérer en dessous.

• Une colonne : cliquez sur une cellule à droite ou à gauche de laquelle doit se faire l'insertion puis cliquez sur l'icône Insérer à gauche ou Insérer à droite.

• Plusieurs colonnes : sélectionnez autant de colonnes que vous voulez en insérer puis cliquez sur l'icône Insérer à gauche ou Insérer à droite.

Pour supprimer :

• Une ou plusieurs cellules : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis Supprimer les cellules. Une boîte de dialogue vous demande de définir comment doivent être décalées les cellules environnantes (voir figure suivante). Choisissez une option puis validez en cliquant sur OK.

• Une ou plusieurs colonnes : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les colonnes.

• Une ou plusieurs lignes : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les lignes.

• Le tableau : cliquez dans une cellule du tableau, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer le tableau.

• Le contenu d'une cellule, d'une ligne, d'une colonne ou de tout autre bloc de cellules : sélectionnez-le puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Fusionner et fractionner des cellules

Il est parfois nécessaire de fusionner plusieurs cellules en une seule ou, au contraire de fractionner une cellule en plusieurs. On accomplit ces actions avec les icônes du groupe Fusionner, sous l'onglet Disposition du Ruban. Pour illustrer le fonctionnement de ces icônes, nous allons transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Voici les étapes qui permettent de passer du premier tableau au deuxième :

1. Sélectionner les quatre cellules de la première ligne puis cliquer sur l'icône Fusionner (groupe Fusionner) comme à la la figure suivante, avant de cliquer sur OK.

2. Sélectionner la cellule contenant les nombres 287, 359 et 372, cliquer sur l'icône Fractionner, paramétrer la boîte de dialogue Fractionner des cellules comme à la figure suivante et cliquer sur OK.

3. Sélectionner tout le tableau puis cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Alignement.

Tri des données

Vous pouvez utiliser Word 2010 pour trier les données d'un tableau par ordre croissant ou décroissant suivant un, deux ou trois critères. À titre d'exemple, nous allons trier les données du tableau Sociétés, représenté à la figure suivante. Ce tableau fait partie du document tableaux.docx.

Cliquez sur une cellule du tableau puis sur l'icône Trier (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban). La boîte de dialogue représentée figure suivante s'ouvre immédiatement. Comme vous pouvez le voir, Word suppose que la première ligne contient le titre des colonnes (Ligne d'en-tête est, par défaut, initialisé à Oui).

Pour classer les données par ordre alphabétique suivant la colonne Ville, sélectionnez Ville comme 1ère clé. Le contenu de cette colonne est textuel : la valeur Texte du champ Type est donc convenable. Cliquez sur OK pour procéder au tri. La figure suivante représente le tableau trié.

Supposons maintenant que vous vouliez classer les données dans l'ordre alphabétique des valeurs de la colonne Ville puis dans l'ordre alphabétique inverse des valeurs de la colonne Identifiant. Comment devez-vous paramétrer la boîte de dialogue Trier ?
Je vous laisse réfléchir pendant que je vais respirer un peu d'air frais à l'extérieur.
Vous avez trouvé ? La boîte de dialogue Trier doit ressembler à la figure suivante.

La figure suivante représente les données triées. Reportez-vous aux lignes dont la colonne Ville vaut London. Vous pouvez constater que les identifiants sont classés dans l'ordre alphabétique inverse. Il en va de même pour toutes les lignes qui possèdent la même valeur pour le champ Ville.

Insérer des formules dans un tableau

Bien que Word ne soit pas un tableur, vous pouvez l'utiliser pour effectuer des calculs élémentaires dans un tableau. Outre les quatre opérations de base (+, -, * et /), plusieurs fonctions peuvent être utilisées dans une formule. Les curieux non réfractaires aux maths peuvent se rendre sur cette page pour en savoir plus.

En ce qui nous concerne, nous allons raisonner sur un exemple pour que les choses soient plus claires. Ouvrez le fichier tableaux.docx téléchargé en début de chapitre et reportez-vous au tableau Calculs. Le but du jeu consiste à transformer le premier tableau pour qu'il prenne l'apparence du deuxième (voir figure suivante).

Les cellules de la colonne Prix total sont calculées en multipliant les cellules Quantité par le Prix unitaire correspondant. Quant à la cellule Super total, elle a été calculée en additionnant toutes les cellules Prix total précédentes.
Une idée sur la façon de procéder ?
Les plus observateurs d'entre vous auront remarqué l'icône Formule dans le Ruban (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban). Eh bien maintenant, il est temps de l'utiliser !
Cliquez dans la cellule située sous l'étiquette Prix total. Basculez si nécessaire sur l'onglet Disposition du Ruban et cliquez sur l'icône Formule du groupe Données. Une boîte de dialogue nommée Formule s'ouvre alors (voir figure suivante).

Dans la case Formule apparaît la formule qui sera utilisée par défaut. Ici, il s'agit de la somme des valeurs numériques situées à gauche de la cellule courante. Cette formule n'est pas appropriée, étant donné que nous voulons effectuer un produit et non une somme. Si vous avez quelques notions d'anglais, vous avez certainement une idée de la formule à utiliser.

Remplacez SUM par PRODUCT, cliquez sur OK et le produit des cellules Quantité et Prix unitaire apparaît comme par magie.

Non, vous ne vous êtes pas trompés. C'est juste que le format du résultat n'a pas été spécifié. Pour cela, il suffit d'utiliser la liste déroulante Format de nombre. Déroulez cette liste et choisissez la valeur 0,00. Cliquez sur OK. Le résultat devrait afficher deux chiffres après la virgule, comme à la figure suivante.

Maintenant, c'est à vous de travailler. Appliquez cette même technique sur les sept cellules Prix total suivantes.
Pour terminer l'exercice, vous allez définir la formule pour calculer le « super total ». Cliquez dans la cellule qui suit le libellé Super total, cliquez sur l'icône Formule (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban) et définissez la formule et le format de nombre à utiliser, comme à la figure suivante.

Le tableau devrait maintenant ressembler trait pour trait à ce qui était demandé.

En résumé

• Un tableau est composé de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appelée cellule.

• Pour insérer un tableau dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu.

• Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Tableau du groupe Tableaux puis sur Insérer un tableau. Définissez le nombre de lignes et de colonnes dans la boîte de dialogue Insérer un tableau et validez en cliquant sur OK.

• Si le tableau est complexe, vous pouvez le dessiner. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et sélectionnez Dessiner un tableau.

• Si vous disposez de données, vous pouvez les convertir en tableau, à condition qu'elles aient été convenablement mises en forme. Pour cela, sélectionnez les données, cliquez sur l'icône Tableau (dans le groupe Tableaux, sous l'onglet Insertion du Ruban) et, dans le menu, sélectionnez Convertir le texte en tableau.

• Un tableau peut être copié-collé depuis le tableur Excel.

• Pour mettre en forme un tableau, vous pouvez utiliser un style de tableau, modifier les bordures et la mise en forme des cellules, modifier les dimensions, l'alignement, l'orientation et les marges des cellules. Si nécessaire, vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes et colonnes, fusionner et fractionner des cellules ou encore trier les données selon un ou plusieurs critères.

• Bien que Word ne soit pas un tableur, il est possible de définir des formules dans certaines cellules d'un tableau pour effectuer des calculs élémentaires portant sur une ou plusieurs cellules.

Associer des informations à un document

Si les personnes qui auront vos documents entre les mains utilisent Windows 7 ou Vista, il est important de passer quelques instants à leur associer des informations. Cela permettra à ces lecteurs de les retrouver plus facilement et d’avoir un résumé de leur contenu sans même les ouvrir. J’espère vous avoir convaincus de l’utilité de cette démarche. Alors, voyons comment procéder.

L’onglet Fichier du Ruban est une nouveauté de Word 2010. Lorsque vous le sélectionnez, l’écran Backstage (c'est ainsi que s'appelle l'écran associé à cet onglet) donne accès à diverses informations concernant le document (voir figure suivante).

Certaines de ces informations sont également accessibles dans le volet des détails de l’Explorateur Windows (voir figure suivante).

Dans les deux figures précédentes, pratiquement aucune des informations relatives au document n’a été renseignée. Voyons comment combler cette lacune…
Sélectionnez l’onglet Fichier dans le Ruban. Les informations relatives au document apparaissent dans l’écran backstage. Dans la partie supérieure droite de cet écran, cliquez sur Propriétés et, dans le menu, choisissez Afficher le panneau de documents (voir figure suivante).

Le panneau de documents est immédiatement affiché en-dessous du Ruban, comme dans la figure suivante.

La taille de la zone dédiée à l’édition du document est augmentée en conséquence.
Pour accéder au Ruban, il vous suffit de cliquer sur le nom d’un onglet. Le Ruban se superpose au panneau de documents, comme dans la figure suivante. Vous pouvez librement utiliser ses icônes mais, dès que vous cliquez dans le document, le Ruban disparaît.

Pour redonner au Ruban son aspect statique d’antan, cliquez sur l’icône Développer le Ruban, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de Word (voir figure suivante).

Examinons les champs accessibles dans le panneau de documents.

• Auteur : nom de la personne qui a écrit le document. C’est par défaut le nom de votre compte d’utilisateur Windows.

• Titre : titre du document. Cette information peut être différente du nom du fichier DOCX.

• Objet : décrit en quelques mots le contenu du document.

• Mots-clés : mots ou phrase qui décrivent le document.

• Catégorie : catégorie dans laquelle on peut classer le document, par exemple « Projet xyz » ou encore « documents de la direction ».

• État : état du document, par exemple « brouillon », « revu » ou « final ».

• Commentaires : bref résumé du contenu du document.

Remplissez un ou plusieurs de ces champs puis cliquez sur la case de fermeture du panneau de documents (en haut et à droite de ce panneau). À titre d'exemple, la figure suivante représente les informations qui ont été associées au document que vous êtes en train de lire.

Voyons maintenant l'allure des informations affichées dans l'écran backstage et dans le volet des détails de l’Explorateur Windows. Comme le montre la figure suivante, ces informations sont très proches.

Pour accéder facilement au document, il suffit de cliquer sur Démarrer et de taper une des informations saisies dans le panneau de documents. Windows affiche le document correspondant sous le libellé Fichiers (voir figure suivante).

Cliquez sur Démarrer, tapez index dans le champ Rechercher et cliquez sur Options d'indexation dans la partie supérieure du menu Démarrer. Comme on peut le voir dans la figure suivante, le dossier Data (et ses sous-dossiers) est bien indexé.

Si vous souhaitez ajouter un dossier à l'index, cliquez sur Modifier et cochez le dossier concerné dans la liste Modifier les emplacements sélectionnés.

Correction orthographique et grammaticale

Word intègre un correcteur orthographique et un correcteur grammatical qui se révèlent plutôt performants. Alors pourquoi ne pas les mettre à l'épreuve pour que vos documents soient exempts de fautes d'orthographe et de grammaire ?
Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le document finalisation.docx en utilisant le lien ci-après :

Télécharger le document

Utiliser le correcteur orthographique

Les mots mal orthographiés sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur verte.

La figure suivante représente un exemple issu du document finalisation.docx.

Les mots « fotes » et « gramaire » sont de toute évidence mal orthographiés et le mot « comportent » est mal accordé avec son sujet (ce texte) qui est au singulier.

Si vous êtes dans ce cas, pas de panique : c'est juste que le correcteur n'est pas installé sur votre ordinateur. Et pour ne pas vous exclure, vous trouverez à la fin de cette section toutes les explications nécessaires pour l'installer.

Si le nombre de fautes n'est pas trop important, vous pouvez faire une correction « à la main », c'est-à-dire en vous intéressant à chacun des mots soulignés en rouge ou en vert. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot souligné et choisissez un des mots proposés en remplacement par Word, comme dans la figure suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les mots soulignés aient disparu du document.

Si le document comporte de nombreuses fautes d'orthographe ou de grammaire, vous utiliserez une autre méthode. Placez le point d'insertion au début du document, basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Grammaire et orthographe dans le groupe Vérification.

Une boîte de dialogue intitulée Grammaire et orthographe s'ouvre.
Lorsqu'un mot est mal orthographié, il apparaît en rouge dans la zone Absent du dictionnaire et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme illustré à la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur :

• Modifier pour lui substituer le mot de remplacement ;

• Remplacer tout pour corriger toutes les occurrences de ce mot dans le document ;

• Ignorer pour ne pas corriger ce mot dans l'immédiat, tout en vous réservant la possibilité d'en corriger d'autres occurrences dans le reste du texte ;

• Ignorer tout pour ne pas corriger ce mot ni aucune de ses autres occurrences dans le document ;

• Ajouter au dictionnaire pour ajouter dans le dictionnaire personnel le mot mis en doute par Word. Cette option est très pratique lorsqu'il s'agit de compléter le dictionnaire de Word par du vocabulaire technique ou relatif à une profession.

Lorsqu'une phrase comporte une erreur de grammaire, le mot mis en doute par Word apparaît en vert dans la zone supérieure et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme dans la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur Remplacer pour effectuer la correction ou sur Ignorer pour ne pas tenir compte de la remarque de Word.

Si votre document comporte plusieurs langues, il y a de grandes chances pour que de nombreux mots soient soulignés en rouge ou en vert comme à la figure suivante.

Pour que Word soit en mesure de contrôler l'orthographe et la grammaire d'un bloc de texte qui n'est pas écrit en français (voir figure suivante).

1. Sélectionnez ce bloc de texte ;

2. Cliquez sur l'icône de langue dans la barre d'état (il s'agit de la barre horizontale affichée dans la partie inférieure de la fenêtre de Word) ;

3. Choisissez la langue correcte dans la boîte de dialogue Langue ;

4. Cliquez sur OK pour valider.

À titre d'exercice, vous pouvez vous entraîner à désigner la langue adaptée pour chacun des blocs de texte de la page 3 du document finalisation.docx.

Non, rassurez-vous, vous ne devez pas réinstaller Word ! Cliquez simplement avec le bouton droit sur la barre d'état de Word et, dans le menu, sélectionnez Langue.

Correction en cours de frappe

Word est doté d'un outil de correction pendant la frappe.
Pour vous en persuader, tapez par exemple « bone anée. ». Le mot « bone » est laissé tel quel. Par contre, le mot « anée » est automatiquement remplacé par « année » lorsque vous tapez le « . » qui le suit. Cet exemple appelle deux remarques :

1. Tous les mots ne sont pas corrigés pendant la frappe (ce serait trop simple).

2. Pour qu'un mot soit corrigé, il faut taper un caractère « déclencheur ». Il peut s'agir d'un des caractères suivants : ., ,, ;, tab ou espace.

Si vous faites toujours une même erreur de frappe et que celle-ci n'est pas corrigée automatiquement par Word, vous pouvez facilement réparer cette lacune.
Supposons par exemple que vous tapiez régulièrement « ect. » à la place de l'abréviation « etc. ». Cette faute n'étant pas corrigée de façon automatique par Word, voici la marche à suivre :

1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

4. Tapez ect. dans le champ Remplacer et etc. dans le champ Par ;

5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

De retour dans le document, tapez ect.. Ce mot sera immédiatement remplacé par etc..

Il est possible de détourner l'outil de correction automatique pour faciliter la saisie de mots difficiles à écrire ou de formules de politesse.
Par exemple, supposons que vous utilisiez souvent le mot anticonstitutionnellement. Quelle drôle d'idée me direz-vous ? Je sais, je sais, mais il ne s'agit que d'un exemple qui, de surcroît, correspond au mot le plus long de la langue française.
Avez-vous déjà réussi à taper ce mot sans aucune faute d'orthographe et sans vous endormir avant d'atteindre la dernière lettre ? Dans l'affirmative, vous avez droit à ma profonde considération ! Mais revenons à nos moutons. Je suis sûr que vous préféreriez taper anct plutôt que anticonstitutionnellement. Eh bien, pourquoi ne pas associer ces deux mots dans l'outil de correction automatique ?

1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

4. Tapez anct dans le champ Remplacer et anticonstitutionnellement dans le champ Par ;

5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

Désormais, il vous suffit de taper « anct » suivi du caractère espace ou d'une virgule pour que ces quatre caractères se transforment en… vous savez ce que je veux dire : le mot le plus long de la langue française.

Juste pour le plaisir, associez le terme « jvp » avec « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations. »

Ah oui, j'allais oublier. Il est tout à fait possible de supprimer une correspondance dans la boîte de dialogue Correction automatique : cliquez sur la correspondance à supprimer dans le groupe Corrections en cours de frappe (1) puis cliquez sur le bouton Supprimer (2). Dans la figure suivante par exemple, nous supprimons l'entrée créée à l'étape précédente. Validez en cliquant sur OK puis à nouveau sur OK.

Installer le correcteur orthographique

Comme il a été dit précédemment, il se peut que le correcteur orthographique ne soit pas installé sur votre ordinateur. Heureusement, vous pouvez remédier à ce problème. Encore faut-il savoir où chercher :

• Cliquez sur Démarrer puis sur Panneau de configuration.

• Sous l'icône Programmes, cliquez sur Désinstaller un programme.

• Dans la boîte de dialogue Programmes et fonctionnalités, repérez l'entrée qui correspond à votre programme Office. Cliquez sur cette entrée puis sur Modifier, comme à la figure suivante.

• Confirmez votre intention en cliquant sur Oui dans la boîte de dialogue du contrôle du compte d'utilisateur. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez l'option Ajouter ou supprimer des composants et cliquez sur Continuer.

• La liste des éléments qui composent Office est alors affichée. Repérez l'entrée Composants partagés d'Office. Si elle est précédée d'une icône barrée d'une croix rouge, cela signifie que les composants partagés d'Office ne sont pas installés. Cliquez sur cette icône et, dans la liste, choisissez Exécuter à partir du disque dur comme représenté à la figure suivante.

  

• Si l'icône qui précède l'entrée Composants partagés d'Office n'est pas barrée d'une croix rouge, cela signifie que certains composants partagés d'Office (mais pas forcément tous) sont installés. Cliquez successivement sur les petits « + » qui précèdent les entrées Composants partagés d'office, Outils de vérification linguistique et Outils de vérification linguistique pour le français.

• Cliquez sur l'icône qui précède l'entrée Vérificateurs d'orthographe et de grammaire et, dans le menu, choisissez Exécuter à partir du disque dur comme à la figure suivante.

  

• Cliquez sur Continuer et patientez jusqu'à l'installation complète du vérificateur d'orthographe et de grammaire.

Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Lorsque l'on rédige un document, il peut arriver que les mots nous manquent et que nous passions un certain temps (sinon un temps certain) à éviter des répétitions dans une phrase particulièrement rebelle. Heureusement, Word propose un allié de marque : le dictionnaire des synonymes.

Pour remplacer un mot par un de ses synonymes, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le mot.

2. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban.

3. Cliquez sur l'icône du dictionnaire des synonymes dans le groupe Vérification. Cette action provoque l'affichage du volet Rechercher dans la partie droite de la fenêtre.

4. Déroulez la liste associée à un des synonymes et choisissez Insérer, comme à la figure suivante.

Il est parfois nécessaire de rechercher les synonymes d'un des synonymes affichés dans le volet Rechercher. Pour cela, faites un double-clic sur le mot concerné. À titre d'exemple, la figure suivante représente les mots affichés lorsque l'on fait un double-clic sur le mot « écrit ».

Notes de bas de page et notes de fin de document

Les notes de bas de page et de fin de document sont utilisées pour fournir des références ou préciser le sens d'une portion de texte. Comme son nom le laisse supposer, une note de bas de page est affichée dans la partie inférieure de la page où se trouve la portion de texte annotée. Quant aux notes de fin de document, elles sont rassemblées après la dernière page du document. Libre à vous de choisir une de ces deux possibilités ou, pourquoi pas, de les utiliser conjointement. Ainsi, vous pourriez définir :

• des notes de bas de page pour donner des compléments d'informations sur les mots qui le nécessitent ;

• des notes de fin de document pour rassembler des informations de caractère plus général ou qui ne nécessitent pas d'être immédiatement explicitées.

Pour insérer une note, sélectionnez l'onglet Références du Ruban et cliquez sur l'icône Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin dans le groupe Notes de bas de page (voir figure suivante).

Dans cet exemple, nous avons inséré une note de bas de page et une note de fin de document. Étant donné que le document ne comporte qu'une seule page, la note de fin de document se trouve avant la note de bas de page.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous entraîner dans le document finalisation.docx téléchargé au début de ce chapitre.

Comme vous pouvez le voir :

• La note de bas de page est affichée dans la partie inférieure de la page, juste au-dessus du pied de page.

• La note de fin de document est affichée après le dernier paragraphe du document (ici, après le dernier paragraphe de la page). Rien ne vous empêche d'insérer un saut de page manuel avant la note de fin de document si vous voulez qu'elle commence sur une nouvelle page. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Sauts de page dans le groupe Mise en page et sélectionnez Page, sous Saut de section. Pour faciliter les choses, vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl + Entrée.

Finaliser un long document

Si vous êtes amenés à écrire un long document (un mémoire, une thèse, un livre ou un e-book par exemple), vous voudrez certainement le compléter en y ajoutant une table des matières, un index, une table des citations, une table des illustrations ou une bibliographie. Cette section va s'intéresser tour à tour à ces différents éléments.

Table des matières

Word facilite à l'extrême l'insertion d'une table des matières dans un document. Cette opération est entièrement automatique pour peu que l'on ait pris le soin de structurer le document en utilisant des styles de titres.
Tout au long de cette section, je vous suggère de vous entraîner avec le document finalisation.docx que je vous ai fait télécharger au début de ce chapitre.

Pour insérer une table des matières dans un document, positionnez le point d'insertion à l'endroit souhaité (généralement juste après la page de garde), basculez sur l'onglet Références dans le Ruban, cliquez sur l'icône Table des matières et faites votre choix parmi les différents modèles proposés (voir figure suivante).

À titre d'exemple, la figure suivante représente le début de la table des matières générée par Word avec le modèle Table automatique 2 dans le document constitué des dix premiers chapitres du présent ouvrage.

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche (voir figure suivante), indiquez si vous voulez mettre à jour les numéros de pages ou la totalité de la table (c'est-à-dire les numéros de pages et les niveaux de titres) puis validez en cliquant sur OK.

Si les modèles de tables des matières proposés par Word ne vous suffisent pas, vous pouvez définir votre propre modèle. Cliquez sur l'icône Table des matières (dans le groupe Table des matières, sous l'onglet Références du Ruban) et, dans le menu, sélectionnez Insérer une table des matières.
Utilisez la boîte de dialogue Table des matières pour définir les caractéristiques de la table. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons la mise en forme Recherché (Formats) sur 4 niveaux de titres, nous affichons les numéros de page et nous les alignons à droite en les séparant des titres par des pointillés.

Par défaut, la table des matières se base sur les niveaux de titres Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser d'autres styles en précisant leurs relations hiérarchiques. Cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Table des matières. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Options de la table des matières s'ouvre. Vérifiez que la case Styles est bien cochée puis saisissez le niveau des styles à utiliser. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons les styles Titre 1 à Titre 4 en conservant leur hiérarchie naturelle.

Rien ne vous empêche d'utiliser d'autres styles, du moment que vous précisez leurs relations hiérarchiques.

Index

L'index est un outil appréciable dans un long document. C'est un ensemble de mots-clés classés par ordre alphabétique, dont chacun renvoie directement le lecteur à la page (ou aux pages) qui lui correspondent.
Ici encore, je vous suggère de vous entraîner sur le document finalisation.docx.

L'index est généralement placé à la fin du document. Mais, avant de penser à l'insérer, vous devez « l'alimenter » en définissant des entrées d'index, c'est-à-dire en balisant les mots qui devront y figurer.
À titre d'exemple, nous allons insérer dans l'index les termes suivants :

Pour insérer une entrée d'index (voir figure suivante) :

1. Sélectionnez le texte à indexer (correcteur orthographique, dans la page 2 du document finalisation.docx) ;

2. Basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index ;

3. Cliquez sur Marquer dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index.

Le clic sur le bouton Marquer n'a eu, en apparence, aucun effet. Et pourtant… Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icône Afficher tout dans le groupe Paragraphe. Comme le montre la figure suivante, un champ XE (indeX Entry, c'est-à-dire entrée d'index) atteste que l'entrée d'index a bien été marquée.

Eh bien non. Ce terme a été choisi intentionnellement pour vous montrer qu'on peut définir une entrée d'index sur un terme qui n'apparaît pas de façon exacte dans un document. Sélectionnez une lettre, un mot ou un groupe de mots en rapport avec l'entrée d'index à marquer. Ici par exemple, sélectionnez le mot correcteur dans le titre de niveau 2. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index n'est plus affichée, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index est toujours ouverte, cliquez dessus. Le mot correcteur est affiché dans le champ Entrée. Complétez ce champ en ajoutant le mot grammatical, comme dans la figure suivante, puis cliquez sur Marquer.

Après avoir défini toutes les entrées d'index listées dans le tableau, déplacez-vous à la fin du document puis cliquez sur l'icône Insérer l'index (dans le groupe Index, sous l'onglet Références du Ruban). La boîte de dialogue Index s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez :

• cocher la case Aligner les numéros de pages à droite ;

• sélectionner des caractères pour relier les entrées d'index et les numéros de pages (dans le cas où la case Aligner les numéros de pages à droite est cochée) ;

• choisir le modèle de l'index dans la liste déroulante Formats.

À titre d'exemple, dans l'index représenté à la figure suivante, la case Aligner les numéros de pages à droite était cochée et l'entrée Depuis modèle était sélectionnée dans la liste Formats.

Quelques remarques :

• Les entrées correcteur grammatical et correcteur orthographique font chacun référence à deux pages. Les numéros des pages sont séparés entre eux par une virgule.

• Quelques entrées d'index commencent par une capitale, d'autres non. Il serait intéressant d'uniformiser l'ensemble des notes.

• Quatre entrées d'index (correcteur grammatical, correcteur orthographique, Notes de bas de page et Notes de fin de document) pourraient être réparties sur deux niveaux.

Pour corriger les entrées d'index, vous devez modifier les champs XE qui le nécessitent. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions « correcteur grammatical » en « Correcteur grammatical » et « correcteur orthographique » en « Correcteur orthographique ».

Pour répartir les entrées d'index sur deux niveaux, vous utiliserez le caractère : afin de marquer le changement de niveau, comme dans la figure suivante.

Une fois ces modifications effectuées, l'index comporte deux niveaux comme à la figure suivante.

Citations et bibliographie

Lorsque l'on rédige un document, on fait parfois appel à des sources d'informations (un livre, un article de journal ou tout autre type de publication) qu'il faut citer dans les règles de l'art. C'est en particulier le cas lorsque l'on rédige un mémoire de fin d'études ou un document universitaire. L'outil de citations de Word permet de définir une ou plusieurs sources, d'y faire référence dans un document et de les rassembler dans une bibliographie à la fin du document.

Si vous êtes concernés ou tout simplement curieux, poursuivez la lecture. Dans le cas contraire, je vous invite à passer à la section suivante, qui s'intéresse au référencement des illustrations insérées dans un document.

Pour créer une bibliographie, quatre étapes sont nécessaires :

1. Définition des sources d'informations ;

2. Insertion des sources dans le document ;

3. Choix d'un style de bibliographie ;

4. Création de la bibliographie.

Examinons tour à tour ces quatre étapes.
Pour définir une source d'informations, sélectionnez l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation du groupe Citations et bibliographie et choisissez Ajouter une nouvelle source. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer une source. Complétez les informations demandées après avoir sélectionné une entrée dans la liste déroulante Type de source puis cliquez sur OK pour enregistrer la source d'information.

La figure suivante donne un exemple de source constituée d'une page web.

Une fois les sources définies, vous pouvez citer chacune d'entre elles à une ou plusieurs reprises dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit apparaître la citation, basculez sur l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation et choisissez la source dans la liste, comme à la figure suivante.

Lorsque toutes les citations ont été insérées dans le document, choisissez un style dans la liste déroulante Style (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban), comme à la figure suivante.

Il ne vous reste plus qu'à insérer la bibliographie dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit figurer la bibliographie, cliquez sur l'icône Bibliographie (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban) et sélectionnez un des modèles de bibliographies proposés, comme à la figure suivante.

Table des illustrations

Lorsqu'un long document contient des illustrations, il peut être intéressant de créer une table des illustrations pour que le lecteur puisse se rendre facilement et directement aux illustrations qui l'intéressent.

Les exemples présentés reposent sur la page 6 du document finalisation.docx

Pour être en mesure de créer une table des illustrations, vous devez au préalable insérer plusieurs illustrations dans le document puis définir une légende pour chacune d'entre elles.
Si vous utilisez le document finalisation.docx, vous n'aurez pas à effectuer la première étape. Rendez-vous simplement à la page 6 du document. Trois illustrations y ont été insérées.
Cliquez sur la première, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Insérer une légende dans le groupe Légendes. Une boîte de dialogue intitulée Légende s'ouvre. Complétez le champ Légende comme à la figure suivante puis cliquez sur OK.

Procédez de même pour définir la légende des deux autres illustrations :

• Figure 2 - Le chien Nonos ;

• Figure 3 - L'âne Zozor.

Il ne reste plus qu'à insérer la table des illustrations. Pour ce faire, placez le point d'insertion à l'endroit où celle-ci doit figurer puis cliquez sur l'icône Insérer une table des illustrations (dans le groupe Légendes, sous l'onglet Références du Ruban).

Cette action ouvre la boîte de dialogue Table des illustrations. Choisissez :

• dans la liste Formats, le format de la table ;

• dans la liste Caractères de suite, le type de pointillés entre les noms des illustrations et les numéros de pages.

Cliquez sur OK pour insérer la table des illustrations. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante :

En résumé

• Il est possible d'associer à un document des informations telles que le nom de l'auteur, le titre du document, une description, des commentaires etc. Ces informations sont accessibles dans l'écran Backstage et dans le volet des détails de l'Explorateur Windows.

• Dans Word, les mots mal orthographiés sont soulignés d'une ligne ondulée rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont soulignés d'une ligne ondulée verte.

• Pour corriger un mot souligné d'une ligne ondulée, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de votre souris et choisir un des mots corrigés proposés par Word. Vous pouvez également appuyer sur la touche F7 pour lancer le correcteur orthographique et grammatical.

• Si un document comporte plusieurs langues, vous devez venir en aide à Word en lui indiquant la langue de chaque bloc de texte.

• Pour éviter les répétitions dans un document, vous pouvez utiliser le dictionnaire des synonymes : basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Dictionnaire des synonymes dans le groupe Vérification.

• Pour fournir des références ou préciser le sens d'une portion de texte, vous pouvez insérer des notes de bas de page ou de fin de document. Pour ce faire, utilisez les icônes du groupe Notes de bas de page, sous l'onglet Références du Ruban.

• Pour finaliser un long document, vous pouvez insérer une table des matières, un index, une table des citations, une bibliographie ou une table des illustrations.

Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage

Avant de vous lancer dans votre premier publipostage, je vous propose de prendre quelques minutes pour passer en revue les différentes étapes qui se trouveront sur votre chemin. Vous vous trouverez ainsi en terrain connu et tout vous paraîtra beaucoup plus simple.

Dans Word , le publipostage peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Quel que soit le type du document à réaliser, la technique utilisée est assez proche :

1. Définition du fichier qui contient les données des destinataires (nom, prénom, adresse, e-mail, etc.). Ce fichier peut être créé dans Word, Excel, Access, voire même dans le Bloc-Notes de Windows ;

2. Rédaction du document de base qui contient les éléments (textes, images, liens, etc.) qui seront envoyés à tous les destinataires ;

3. Ajout éventuel, dans le document de base, de données provenant du fichier des destinataires ;

4. Fusion des données dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi électronique.

Première étape – Définition du fichier de données

Les données utilisées pour le publipostage peuvent provenir de très nombreuses sources :

• les contacts de la messagerie Outlook ;

• une feuille de calcul (ou une plage de cellules) Excel ;

• une table ou requête Access ;

• un tableau dans un document Word ;

• un fichier de texte contenant des données séparées par des caractères spécifiques, par exemple des « ; » entre les champs d'un même enregistrement et des sauts de ligne pour passer à l'enregistrement suivant ;

• l'Assistant publipostage de Word.

Les champs correspondent aux diverses informations concernant chaque personne. Un enregistrement regroupe les champs relatifs à une même personne. Imaginez par exemple que vous désiriez rassembler le nom, le prénom, l'adresse et le téléphone de plusieurs personnes en vue d'un futur publipostage. Vous aurez autant d'enregistrements que de personnes référencées et chaque enregistrement devra renseigner les champs Nom, Prénom, Adresse et Téléphone. Dans la figure suivante par exemple, le tableau contient deux enregistrements remplis avec des données fantaisistes. La première ligne correspond à l'intitulé des champs. Elle permettra de les identifier lors du publipostage.

Étant donné que ce livre est dédié à Word, nous allons créer notre fichier de données sous… Word ! À titre d'exemple, nous allons réaliser des étiquettes.

Pour définir des étiquettes, les données nécessaires sont les suivantes :

• nom du destinataire ;

• prénom du destinataire ;

• adresse ;

• code postal ;

• ville ;

• pays.

Vous allez donc définir un tableau qui comportera six colonnes (une par champ) et autant d'enregistrements que d'étiquettes à réaliser. Comme je manquais d'inspiration pour les noms des contacts et les adresses, j'ai pioché des informations dans la base de données Microsoft Northwind. Rien ne vous empêche de créer vos propres données.

Télécharger la BDD

Cependant, pour les moins inspirés d'entre vous, je vous invite à télécharger le document etiquettes.docx, afin de vous éviter d'écrire toutes ces données et d'en faire un tableau. À toutes fins utiles, je rappelle aux étourdis que la transformation d'un texte en tableau se fait sous l'onglet Insertion du Ruban, en cliquant sur l'icône Tableau puis en choisissant Convertir le texte en tableau.

Télécharger le document

Ca y est, la première étape est terminée. Si je vous dis que c'était la plus dure, j'espère que vous êtes impatients de passer à la suite.

Deuxième étape – Rédaction du document de base

Si le document dans lequel vous avez saisi les données est encore ouvert, fermez-le et ouvrez un autre document vierge, par exemple en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et N du clavier.

Dans le cas d'un publipostage d'étiquettes, le document de base est on ne peut plus simple : il s'agit d'une feuille vide. Indiquez simplement à Word quel type d'étiquettes vous voulez utiliser. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icône Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, sélectionnez Étiquettes. La boîte de dialogue Options pour les étiquettes s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

Choisissez un fournisseur d'étiquettes et un numéro de référence pour les étiquettes (ce numéro devrait se trouver sur l'emballage des étiquettes). Ces deux informations renseignées, vérifiez que la hauteur et la largeur des étiquettes sont bien conformes aux informations dont vous disposez, comme illustré à la figure suivante.

Cliquez sur OK. Les bords des étiquettes apparaissent immédiatement dans le document et un point d'insertion clignotant vous laisse entendre que Word attend des données pour compléter les étiquettes (voir figure suivante).

Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Les données concernant les destinataires ont été définies et le modèle d'étiquettes à utiliser a été spécifié. Il ne reste plus qu'à relier ces deux éléments entre eux pour que Word puisse compléter les étiquettes.

Assurez-vous que l'onglet Publipostage est sélectionné dans le Ruban, cliquez sur l'icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, choisissez Utiliser la liste existante. Désignez le fichier etiquettes.docx créé durant la première étape.

La boîte de dialogue Sélectionner la source de données se ferme et l'inscription Enregistrement suivant apparaît dans toutes les étiquettes sauf la première, comme illustré à la figure suivante.

Nous allons maintenant indiquer à Word quelles informations il doit insérer.

Toujours sous l'onglet Publipostage du Ruban, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion. Comme par magie, les noms des six champs définis dans la première étape sont accessibles directement (voir figure suivante).

Vous allez donc les insérer dans la première étiquette.

Faites successivement un double-clic sur chacun des champs Prénom, Nom, Adresse, Code_Postal, Ville puis Pays. La première étiquette doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Si vous laissez les champs ainsi, les données vont apparaître les unes à la suite des autres et les étiquettes ressembleront à tout sauf à des étiquettes !

Heureusement, la zone réservée à la première étiquette peut être modifiée comme vous l'entendez.

1. Insérez un espace entre les champs Prénom et Nom puis entre les champs Code_Postal et Pays ;

2. Faites passer les champs Adresse, puis Code_Postal et enfin Pays sur la ligne suivante.

Eh bien, ce n'est pas très compliqué. Par exemple, pour déporter le champ Adresse sur la ligne suivante, placez le point d'insertion juste avant les chevrons que se trouvent devant la lettre A du mot Adresse puis appuyez sur la touche Entrée du clavier.

Si vous avez suivi mes indications, la première étiquette devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

Ne trouvez-vous pas qu'il manque quelque chose pour que l'adresse soit parfaite ?
Vous allez centrer les différentes lignes sur la largeur de l'étiquette. Sélectionnez les quatre lignes de l'adresse dans la première étiquette, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez sur l'icône Centrer du groupe Paragraphe.

Comme le montre la figure suivante, la première étiquette a maintenant son aspect définitif (cette fois-ci, l'icône Afficher tout est désactivée).