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Tutoriel : Rédigez facilement des documents avec Word

Table des matières

Rédigez facilement des documents avec Word
Découverte et lancement de Word
Word, de la version 1 à la version 2010
Lancement de Word
La fenêtre de l’application
Créer un nouveau document
Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?
Créer un document à partir d'une feuille blanche
Enregistrer un document
Ouvrir un document existant
Imprimer un document
Déplacements, recherches et remplacements
Se déplacer dans un document
Sélections dans le document
Recherches et remplacements
Mise en forme du texte et des paragraphes
Les niveaux hiérarchiques d'un document
Mise en forme du texte
Règles et tabulations
Mise en forme des paragraphes
Listes à puces et listes numérotées
TP : Rédiger une lettre
Instructions pour réaliser le TP
Correction
Utilisation des styles
Première approche des styles
Modifier des styles existants
Créer ses propres styles
Portée des styles
Mise en forme du document
Utilisation de thèmes
Mise en forme des sections
Mise en forme des pages
TP : Rédiger un rapport
Instructions pour réaliser le TP
Correction
Insérer des illustrations dans un document
L'illustration est sur mon disque dur
Utiliser les images mises à disposition par Microsoft
L'illustration se trouve sur une page web
L'outil Capture de Word 2010
Habiller une illustration avec du texte
Insérer d’autres éléments graphiques
Formes
Équations mathématiques
Graphiques SmartArt
Représenter des données numériques avec un graphique
Effets typographiques
Définir et utiliser des zones de texte
Modifier les caractéristiques d’une image
Modification de la taille et de l'orientation d'une image
Rogner une image
Luminosité et contraste
Modification des couleurs
Effets artistiques
Suppression de l’arrière-plan
Appliquer un style à une image
Compresser l'une ou la totalité des images du document
TP : Réaliser un dépliant publicitaire
Instructions pour réaliser le TP
Correction
Les Tableaux dans Word
Un peu de vocabulaire
Insérer un tableau
Mettre en forme un tableau
Insérer des formules dans un tableau
Apporter la touche finale à un document
Associer des informations à un document
Correction orthographique et grammaticale
Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions
Notes de bas de page et notes de fin de document
Finaliser un long document
Publipostage
Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage
Première étape – Définition du fichier de données
Deuxième étape – Rédaction du document de base
Troisième étape – Ajout de données dans le document de base
Quatrième étape – Fusion et impression
TP : Création d’un e-publipostage
Instructions pour réaliser le TP
Correction
Travailler à plusieurs sur un même document
Commentaires
Marques de révision
Envoyer un document aux relecteurs
Word 2010 sans Word 2010
Questions usuelles lors d'un travail en groupe
Techniques avancées
Utilisations marginales de Word
Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents
Incorporer des polices « exotiques » dans un document
Des liens hypertextes dans un document
Personnaliser Word
Macros et VBA
Gagner du temps avec les macros
Exécution automatique de macros
Quand les macros montrent leurs limites
Encore plus loin avec VBA
TP : Créer ses propres macros et codes VBA
Instructions pour réaliser le TP
Correction

Rédigez facilement des documents avec Word

Ca y est, vous avez franchi le pas en décidant de passer à Word 2010. Bravo ! Mais êtes-vous sûrs de bien utiliser votre nouveau traitement de texte et d'en tirer le maximum ? Rassurez-vous, ce tutoriel est là pour vous épauler et vous guider. Peu importe que vous soyez un parfait débutant ou que vous ayez déjà utilisé une version précédente de Word, voire même un autre traitement de texte. Suivez pas à pas les indications données et vos documents auront un aspect irréprochable et un sentiment de professionnalisme s'en dégagera...

Voici quelques exemples de ce que vous saurez réaliser à l'issue de ce tutoriel.

Image utilisateurImage utilisateurImage utilisateur

Tous les aspects, de la saisie à la validation finale du document, en passant par l'illustration, la mise en page, le partage, le travail collaboratif et bien d'autres sujets encore seront abordés d'une façon simple et pédagogique. Vous voulez exploiter au mieux votre nouveau traitement de texte ? Allons-y !

Image utilisateurCe cours vous plaît ?

Si vous avez aimé ce cours, vous pouvez retrouver le livre "Rédigez facilement des documents avec Word" du même auteur, en vente sur le Site du Zéro, en librairie et dans les boutiques en ligne. Vous y trouverez ce cours adapté au format papier avec une série de chapitres inédits.

Plus d'informations

Découverte et lancement de Word

Word, de la version 1 à la version 2010

Dans ce premier chapitre, vous allez faire connaissance avec votre traitement de texte Word. Au fil des lignes, vous aurez un bref aperçu des différentes versions de ce traitement de texte, depuis sa version 1, apparue en 1989 jusqu'à sa version 2010, sortie en… 2010 ! Vous découvrirez les avantages de Word, vous apprendrez à le lancer et vous prendrez connaissance des éléments qui composent sa fenêtre.

La lecture de ce chapitre n'est pas obligatoire, mais elle a l'avantage d'introduire les termes qui seront utilisés tout au long de la formation. Je vous conseille fortement de le parcourir, en particulier si votre ancien traitement de texte était Word 2003 ou une application provenant d'un éditeur autre que Microsoft.

Word, de la version 1 à la version 2010

Découverte et lancement de Word Lancement de Word

Word, de la version 1 à la version 2010

À moins que vous n'ayez vécu en ermites depuis des années, vous avez forcément entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui à sa version 2010. Sur la figure suivante, vous pouvez voir l'évolution de l'interface de Word entre la première version de 1989 et celle de 2010.

Évolution de l'interface de Word
Évolution de l'interface de Word

Si la fonction de base de Word, à savoir « saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte », n'a pas changé depuis toutes ces années, les possibilités qu'il offre ont en revanche bien évolué. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insérer des illustrations, des photos, des graphiques, des effets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore qui permettent d'envoyer un message électronique à l'auteur du document.

En 1993, Microsoft Word a été intégré à la famille Microsoft Office. Cette « suite logicielle » est composée de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les différentes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite et, en particulier, avec le tableur Microsoft Excel : cela permet d'insérer très simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des séries de données numériques.
Au fil des pages, ce livre va passer en revue les immenses possibilités de Word et vous montrer comment réaliser des documents de grande qualité.

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Découverte et lancement de Word Lancement de Word

Lancement de Word

Word, de la version 1 à la version 2010 La fenêtre de l’application

Lancement de Word

Il existe différentes manières de lancer Word. Je vais vous en présenter quatre principales, mais gardez à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive :

Lancement conventionnel de Word
Lancement conventionnel de Word
Lancement de Word via la zone de recherche
Lancement de Word via la zone de recherche
Lancement de Word via le menu Démarrer
Lancement de Word via le menu Démarrer
Lancement de Word via son icône
Lancement de Word via son icône
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Word, de la version 1 à la version 2010 La fenêtre de l’application

La fenêtre de l’application

Lancement de Word Créer un nouveau document

La fenêtre de l’application

Pour bien utiliser Word, il est important d'appréhender son interface, c'est-à-dire les divers éléments qui constituent la fenêtre de l'application (voir figure suivante).

Les divers éléments de la fenêtre de Word
Les divers éléments de la fenêtre de Word
La zone de travail

La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fenêtre. Une barre verticale clignotante, appelée « point d'insertion », indique l'endroit où apparaîtra le prochain caractère tapé au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez étendue pour afficher la totalité du document, vous pouvez utiliser les barres de défilement verticale et horizontale pour vous déplacer dans le document (voir figure suivante).

Les barres de défilement de Word
Les barres de défilement de Word
La barre d’outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide est située dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre. Elle permet d'accéder en un clic aux fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent. Comme le montre la figure suivante, elle contient par défaut trois icônes :

La barre d'outils Accès rapide par défaut
La barre d'outils Accès rapide par défaut

Cette barre d'outils peut être personnalisée. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icônes ou supprimer les icônes existantes. Cliquez sur la petite flèche affichée à droite de la barre d'outils Accès rapide : cela ouvre un menu où, comme le montre la figure suivante, les entrées précédées d'une coche correspondent aux icônes présentes dans la barre d'outils.

Les trois commandes par défaut sont précédées d'une coche
Les trois commandes par défaut sont précédées d'une coche

Pour ajouter une nouvelle icône, il vous suffit de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icône Ouvrir à la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

L'icône Ouvrir a été ajoutée
L'icône Ouvrir a été ajoutée

Pour supprimer une icône de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, choisissez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

L'icône Ouvrir est sur le point d'être supprimée
L'icône Ouvrir est sur le point d'être supprimée

Les commandes affichées en cliquant sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide ne sont pas les seules qui peuvent y être ajoutées. Nous reviendrons en détail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans cet ouvrage.

Le Ruban

Le Ruban a fait son apparition dans la suite Office 2007, où il avait été intégré à certaines applications seulement. Aujourd'hui, Microsoft l'a étendu à tous les outils de la suite Office. Conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, il a marqué une rupture et a rapidement dérouté tous les habitués du système de menus disponible depuis les premières versions de Word.

Première approche et fonctionnement général

Le Ruban est constitué d'onglets, de groupes et d'icônes, comme indiqué dans la figure suivante.

Les onglets et les groupes du Ruban
Les onglets et les groupes du Ruban

Un seul onglet peut être actif à la fois. Les icônes affichées dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la figure suivante, ce sont les icônes de l'onglet Accueil qui sont accessibles à l'utilisateur.
Les groupes thématiques sont constitués de plusieurs icônes correspondant à des fonctionnalités qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icônes en rapport avec la police de caractères du texte sélectionné ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion (voir figure suivante).

Le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban
Le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban

Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractères : gras, italique, souligné, couleur, indice, exposant, etc.
Certaines icônes ont un effet immédiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, dans le groupe Police, il vous suffit de cliquer sur l'icône Gras pour que le texte sélectionné apparaisse en gras dans le document.
D'autres icônes sont suivies d'une petite flèche orientée vers le bas : un clic sur l'icône permet d'utiliser la fonction associée, tandis qu'un clic sur la flèche donne accès à des fonctionnalités complémentaires. La figure suivante illustre ces deux possibilités sur l'icône Souligné du groupe Police.

Accès aux fonctions rattachées à une icône du Ruban
Accès aux fonctions rattachées à une icône du Ruban

Dans la partie inférieure droite de certains groupes, une petite icône donne accès à des fonctionnalités complémentaires. Vous cliquerez sur cette icône si la fonctionnalité à atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux fonctions complémentaires du groupe Police
Accès aux fonctions complémentaires du groupe Police
À quoi s’appliquent les contrôles du Ruban ?

Eh bien… tout dépend des contrôles !

Comme vous le voyez, il n'est pas possible de répondre d'une façon unique à cette question. Néanmoins, les réponses sont la plupart du temps logiques et faciles à déduire.

Comment s’y retrouver dans le Ruban ?

Comme je l'ai dit précédemment, le Ruban est composé d'onglets, de groupes et d'icônes. Tout ce petit monde cohabite de façon hiérarchique.
L'onglet Accueil contient les groupes et icônes que vous êtes susceptibles d'utiliser le plus couramment. Si vous voulez accéder à une fonctionnalité dont l'icône n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : « Qu'est-ce que je veux faire au juste ? » En effet, chaque onglet correspond à des actions différentes.

Vous voulez

Allez dans l'onglet

Agir sur la mise en forme (polices, paragraphes, styles)

Accueil

Insérer un élément dans le document

Insertion

Agir sur la mise en page du document

Mise en page

Insérer une référence (note de bas de page, index, etc.)

Références

Réaliser un publipostage

Publipostage

Travailler en collaboration avec d'autres personnes

Révision

Agir sur l'affichage du document sur l'écran

Affichage

Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne désespérez pas : plus votre connaissance de Word s'améliorera, plus vous serez à même de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications…

Si vous avez connu Word 2003 ou XP, comment ne pas perdre pied avec le Ruban de Word ?

Vous avez décidé de franchir le pas et de délaisser Word 2003 pour une version plus récente ? Félicitations ! Cependant, vous vous trouvez complètement perdus devant l'absence du système de menus et l'apparente complexité du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pensé à vous. Rendez-vous sur la page de correspondance et cliquez sur Ouvrir le guide Word.

Après quelques instants, vous vous trouvez face à une fenêtre de Word 2003 affichée dans votre navigateur.

Pour trouver l'icône qui correspond à une commande de menu Word 2003, il vous suffit d'ouvrir le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la figure suivante, la commande Word 2003 Image > À partir du fichier dans le menu Insertion est accessible en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations.

Accès dans Word 2010 à une commande Word 2003
Accès dans Word 2010 à une commande Word 2003

Vous pouvez également connaître l'équivalent des icônes affichées dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il suffit de pointer l'icône de votre choix. Comme le montre la figure suivante, l'icône Word 2003 Colonnes correspond à l'icône Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban.

Équivalent Word 2010 d'une commande Word 2003
Équivalent Word 2010 d'une commande Word 2003

Pour assurer la transition entre Word 2003 et une version plus récente, vous pouvez si nécessaire installer une application sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Installer et conformez-vous aux indications données par l'assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Démarrer ou par une icône déposée sur le bureau de Windows.

Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez également télécharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icônes du Ruban de Word 2010.

Cliquez successivement sur le lien Obtenir les classeurs de référence des correspondances menu-Ruban, puis sur l'icône Word 2010 : classeur Excel 2010, et enfin sur l'icône Télécharger. Le classeur contient autant de feuilles qu'il y a de menus dans Word 2003. Sélectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connaître les équivalents et faites défiler la fenêtre de visualisation jusqu'à atteindre la commande recherchée (voir figure suivante).

Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel
Correspondances Word 2003/Word 2010 dans un classeur Excel
Utiliser des raccourcis clavier pour accéder au Ruban

Certaines icônes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches du clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associé à une icône en particulier, il suffit de pointer cette icône avec la souris. S'il existe, l'éventuel raccourci clavier est affiché dans une bulle d'aide juste à côté du pointeur, comme illustré à la figure suivante.

Le raccourci Ctrl+U est associé à l'icône Souligné
Le raccourci Ctrl+U est associé à l'icône Souligné

Si vous n'êtes pas habitué à utiliser des raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est généralement composé d'une ou plusieurs touches bascule (Ctrl, Alt, Maj) et d'un caractère alphanumérique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl, appuyez sur la touche U, puis relâchez les deux touches enfoncées.

Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond à l'icône Taille de police située dans le groupe Police, onglet Accueil, appuyez et maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, appuyez sur E et relâchez les touches enfoncées.

Toutes les icônes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci-clavier n'est associé. Pour trouver la séquence de touches à utiliser, appuyez sur la touche Alt du clavier : de petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accès rapide et des onglets du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Des lettres correspondant aux raccourcis apparaissent dans la barre d'outils Accès rapide et dans le Ruban
Des lettres correspondant aux raccourcis apparaissent dans la barre d'outils Accès rapide et dans le Ruban

Supposons par exemple que la commande à atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez sur la touche S puis relâchez-la. L'onglet Insertion est automatiquement sélectionné et de nouvelles lettres apparaissent sous les icônes de cet onglet, comme illustré à la figure suivante.

La lettre S correspond à l'icône Image
La lettre S correspond à l'icône Image

Supposons que vous voulez cliquer sur l'icône Image : appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic.

Je pense que vous avez compris le principe. Pour en être tout à fait sûr, ouvrez Word et affichez le document en mode Paysage… sans utiliser la souris bien entendu !
Pour parvenir au résultat demandé, vous devez enfoncer puis relâcher la touche Alt, puis appuyer successivement sur G, X, Bas puis Entrée.

L'écran Backstage

L'écran Backstage (voir figure suivante) est une nouveauté de Word 2010. Il correspond à l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, cela affiche de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document en cours d'édition.

L'écran Backstage
L'écran Backstage

Les fonctions regroupées dans l'écran Backstage sont centrées sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple.
En fonction de la tâche que vous voulez accomplir, sélectionnez une entrée sous l'onglet Fichier :

Nous reviendrons en détail sur chacune de ces entrées. Pour l'instant, il vous suffit de savoir que :

Les modes d’affichage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appelé Document1 est affiché et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Ce document est affiché en mode Page. Plusieurs autres modes d'affichage sont possibles. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

Pour vous permettre de juger par vous-même, la figure suivante représente l'allure d'un même document affiché dans les différents modes proposés par Word.

Le même document dans chacun des modes d'affichage de Word
Le même document dans chacun des modes d'affichage de Word

À vous de trouver le mode qui correspond à ce que vous voulez faire. Généralement :

Pour choisir un mode d'affichage, vous utiliserez les icônes affichées dans la partie droite de la Barre d'état, comme illustré dans la figure suivante.

Ces icônes permettent de changer facilement le mode d'affichage
Ces icônes permettent de changer facilement le mode d'affichage
La Barre d’état

La Barre d'état (voir figure suivante) se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre de Word. Elle est essentiellement utilisée pour :

La Barre d'état de Word
La Barre d'état de Word

Pour déplacer le point d'insertion, cliquez sur la première zone de la barre d'état. Cela ouvre une boîte de dialogue intitulée Rechercher et remplacer, dans laquelle l'onglet Atteindre est sélectionné. Entrez le numéro de la page voulue et cliquez sur Atteindre. Dans la figure suivante, cette boîte de dialogue est utilisée pour atteindre la page 12.

Accès rapide à la page 12 du document
Accès rapide à la page 12 du document

Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'édition, cliquez sur la deuxième zone de la Barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes : c'est très pratique si vous devez écrire un résumé de texte ou un article dont la taille est calibrée (voir figure suivante).

Les statistiques du document
Les statistiques du document

Je n'ai aucune icône Statistiques dans la barre d'état. Comment la faire apparaître ?

Cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel.

Le changement de modes d'affichage se fait en cliquant sur une des icônes de mode, dans la partie droite de la Barre d'état. Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Les modes d'affichage » pour avoir des renseignements complémentaires.

Enfin, on peut modifier le facteur de zoom en agissant sur le curseur affiché à l'extrême droite de la barre d'état.

Que de place gâchée ! On aurait pu mettre plusieurs autres icônes dans la partie centrale de la Barre d'état !

Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'état. Un menu semblable à celui de la figure suivante apparaît immédiatement. Les éléments précédés d'une coche sont affichés dans la Barre d'état, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous suffit de cliquer sur l'élément que vous désirez ajouter à la Barre d'état dans le menu.

Le menu contextuel de la Barre d'état
Le menu contextuel de la Barre d'état

Par exemple, pour connaître l'état de la touche Verr. Maj., cliquez sur Verr. Maj. L'indication Verr. Maj. est alors affichée dans la Barre d'état quand cette touche est active, comme illustré à la figure suivante. Ou encore, pour faciliter l'accès au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vérification de l'orthographe et de la grammaire.

Cette icône indique l'état de la touche Verr. Maj.
Cette icône indique l'état de la touche Verr. Maj.
En résumé
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Lancement de Word Créer un nouveau document

Créer un nouveau document

La fenêtre de l’application Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Vous êtes maintenant prêts à créer votre premier document. Word vous invite d'ailleurs à le faire dès son ouverture, puisqu'il affiche automatiquement une feuille blanche nommée Document1.
Mais avant de commencer à tapoter sur le clavier, il serait certainement utile de prendre quelques minutes pour apprendre à être efficace dans l'écriture d'un document. Vous pourriez aussi être tentés d'utiliser un modèle prédéfini afin d'améliorer l'aspect du document. Ce chapitre va vous donner toutes les informations nécessaires pour partir du bon pied. Au fil des pages, vous apprendrez également à enregistrer un document, à le rouvrir et à l'imprimer.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Créer un nouveau document Créer un document à partir d'une feuille blanche

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ». Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux clics de souris.

  1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

  2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).

  3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la figure suivante s'affiche.

  4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Accès aux caractères spéciaux
Accès aux caractères spéciaux
Accès à tous les caractères spéciaux
Accès à tous les caractères spéciaux
La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt
La police Wingdings regorge de caractères dignes d'intérêt

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.

Deux caractères spéciaux à insérer dans votre document
Deux caractères spéciaux à insérer dans votre document

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez sur ^ puis sur e. La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Insertion d'un « ê » dans le document
Insertion d'un « ê » dans le document

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur Maj+^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur Maj+^ puis sur i, comme illustré à la figure suivante.

Insertion d'un « ï » dans le document
Insertion d'un « ï » dans le document

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur Ctrl+' puis sur Maj+E.

Appuyer sur Ctr+' signifie :

  1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche ' ;

  3. Relâcher la touche Ctrl.

De la même manière, appuyer sur Maj+E signifie :

  1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfoncée ;

  2. Enfoncer puis relâcher la touche E ;

  3. Relâcher la touche Maj.

Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Insertion d'un « É » dans le document
Insertion d'un « É » dans le document

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau récapitulatif ?

Caractère

Combinaison de touches

ê

^ puis e

ï

Maj+^ puis i

É

Ctrl+' puis Maj+E

È

Alt Gr+7 puis Maj+E

À

Alt Gr+7 puis Maj+A

Ù

Alt Gr+7 puis Maj+U

Â

^ puis Maj+A

Î

^ puis Maj+I

Ô

^ puis Maj+O

Û

^ puis Maj+U

Ë

Maj+^+E

Ä

Maj+^+A

Ï

Maj+^+I

Ö

Maj+^+O

Ü

Maj+^+U

Ç

Ctrl+, puis Maj+C

C'est à vous maintenant. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches.

Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?
Saurez-vous insérer ces caractères dans un document ?
Les codes ASCII

Tous les caractères contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfoncée et en tapant des chiffres sur le pavé numérique. Ces chiffres constituent le code ASCII du caractère (voir le tableau ci-dessous).

Pour insérer le caractère

Taper Alt+

A accent grave majuscule (À)

0192

A accent circonflexe majuscule (Â)

0194

A tréma majuscule (Ä)

0196

C cédille majuscule (Ç)

0199

E accent grave majuscule (È)

0200

E accent aigu majuscule (É)

0201

E accent circonflexe majuscule (Ê)

0202

E tréma majuscule (Ë)

0203

I accent circonflexe majuscule (Î)

0206

I tréma majuscule (Ï)

0207

O accent grave majuscule (Ò)

0210

O accent circonflexe majuscule (Ô)

0212

O tréma majuscule (Ö)

0214

U accent grave majuscule (Ù)

0217

U accent circonflexe majuscule (Û)

0219

U tréma majuscule(Ü)

0220

Si vous n'arrivez à rien avec cette solution, vérifiez :

  1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile à vérifier : lorsque vous appuyez sur les touches du pavé numérique, les chiffres correspondants doivent s'afficher dans le document.

  2. Que vous maintenez la touche Alt enfoncée pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chiffres correspondant au caractère.

Un petit exercice pour vous entraîner. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des codes ASCII.

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Créer un nouveau document Créer un document à partir d'une feuille blanche

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ? Enregistrer un document

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir figure suivante) : que vous tapiez quelques caractères au clavier !

À vous de jouer !
À vous de jouer !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empêche de vous lancer, Microsoft a pensé à vous en proposant des modèles de documents prêts à l'emploi.

Créer un document à partir d'un modèle local

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban (en d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre), cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modèles, comme illustré à la figure suivante.

Première étape dans la création du document
Première étape dans la création du document

Plusieurs modèles vous sont proposés. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperçu (voir figure suivante).

La zone d'aperçu donne un avant-goût du modèle
La zone d'aperçu donne un avant-goût du modèle

Vérifiez que la case Document, dans la partie inférieure droite de la fenêtre, est cochée puis cliquez sur le bouton Créer pour générer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face à un document prédéfini et déjà mis en page, comme illustré à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à modifier le texte générique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !

Le document correspondant au modèle a été créé
Le document correspondant au modèle a été créé
Créer un document à partir d'un modèle Office.com

Les modèles proposés par défaut dans Word couvrent un large éventail de situations, mais vous désirerez peut-être accéder à un plus grand nombre de modèles. Dans ce cas, et à condition que votre ordinateur soit relié à Internet, vous pouvez faire appel au site Office.com.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catégories sous Modèles Office.com (voir figure suivante).

Création d'un document à partir d'un modèle Office.com
Création d'un document à partir d'un modèle Office.com

Cliquez par exemple sur la catégorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modèles de calendriers proposés. Ainsi, dans la copie d'écran de la figure suivante, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial.

Création d'un calendrier à partir d'un modèle Office.com
Création d'un calendrier à partir d'un modèle Office.com

Cliquez sur Télécharger, dans la partie inférieure droite de la fenêtre et patientez jusqu'à ce que le modèle apparaisse à l'écran (voir figure suivante). Maintenant, il ne vous reste plus qu'à personnaliser le calendrier en y insérant des photos et messages personnels.

Le modèle du calendrier a été inséré dans le document
Le modèle du calendrier a été inséré dans le document

Nous n'en sommes qu'au début de cet ouvrage et je suis presque sûr que vous ne soupçonniez pas l'existence de toutes ces possibilités. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir !

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Enregistrer un document

Créer un document à partir d'une feuille blanche Ouvrir un document existant

Enregistrer un document

Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mémoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernière n'est pas permanente. Si vous éteignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc nécessaire d'enregistrer régulièrement vos documents sur une mémoire non volatile : le disque dur.
Pour enregistrer le document en cours d'édition sur le disque dur, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais été enregistré, une boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous est affichée, comme illustré à la figure suivante.

La boîte de dialogue Enregistrer sous
La boîte de dialogue Enregistrer sous

Le dossier d'enregistrement proposé par défaut est le dossier Documents mais rien ne vous empêche d'en choisir un autre. Le nom du fichier proposé par défaut correspond aux premiers mots du document. Là encore, rien ne vous empêche de choisir un autre nom en modifiant le contenu du champ Nom de fichier. Enfin, le type du document par défaut est Document Word (*.docx). Ce type de fichiers est apparu avec la suite Office 2007. Il est intéressant à plus d'un titre :

Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-être de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur suffit de télécharger la visionneuse Word.
Télécharger la visionneuse

Par contre, si elles doivent modifier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustré à la figure suivante. Ainsi vos documents pourront être ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003
Le document va être sauvegardé au format Word 97-2003
Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez le format désiré (voir figure suivante). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.

De nombreux formats de documents sont proposés par Word
De nombreux formats de documents sont proposés par Word
Diffuser un document en interdisant toute modification

Vous voulez diffuser un document auprès de vos collègues ou sur Internet en interdisant toute modification ? Il existe un format de fichier tout à fait adapté à cette situation : le format PDF.
Pour enregistrer le document en cours d'édition au format PDF, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement téléchargeable sur le site d'Adobe.

Télécharger Adobe Reader

Le format PDF n'est pas le seul accessible en « lecture seule ». Microsoft a également mis au point un format de fichiers du même ordre : le format XPS.
Word 2010 est entièrement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'édition dans un fichier XPS, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit être installé sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page appropriée du centre de téléchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Télécharger le Framework

Modifier le format d’enregistrement par défaut

Par défaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Cette possibilité est à envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une boîte de dialogue intitulée Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis déroulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défaut
Cette boîte de dialogue permet de choisir le format d'enregistrement par défaut
Enregistrer automatiquement les documents en cours d'édition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la précaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus fréquent qu'on pourrait le penser ! Tout à coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrêt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de données engendrée peut être une vraie catastrophe… à moins que vous n'ayez paramétré Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts à intervalles réguliers. Plus tôt vous mettrez en place cette fonctionnalité, plus vite vos documents seront en sécurité.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et définissez la période de l'enregistrement, comme illustré à la figure suivante. Dans le pire des cas, seules les données saisies pendant cette période seront perdues.

À vous de choisir la période d'enregistrement automatique
À vous de choisir la période d'enregistrement automatique
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Créer un document à partir d'une feuille blanche Ouvrir un document existant

Ouvrir un document existant

Enregistrer un document Imprimer un document

Ouvrir un document existant

Les documents créés dans Word doivent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les différentes méthodes qui vous permettront de les rouvrir.

Ouverture avec le menu Démarrer

Le menu Démarrer est un emplacement idéal pour accéder rapidement à vos derniers documents Word. Cliquez sur Démarrer : si l'icône de Word est affichée dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accéder aux derniers documents ouverts, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux derniers documents depuis le menu Démarrer
Accès aux derniers documents depuis le menu Démarrer

Cette technique est très efficace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherché ne figure pas forcément dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez « épingler » un document particulièrement important à vos yeux à la liste des documents récents. Ainsi, il apparaîtra toujours dans les premières positions de la liste. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer et pointez l'entrée Microsoft Word afin d'afficher les documents récents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, sélectionnez Épingler à cette liste (voir figure suivante).

Épinglage d'un document
Épinglage d'un document

Comme le montre la figure suivante, les documents épinglés apparaissent au-dessus des documents récents, sous le libellé Épinglé.

Les documents épinglés sont facilement accessibles
Les documents épinglés sont facilement accessibles

Si l'icône de Word n'apparaît pas dans la partie gauche du menu, cela signifie que Word ne fait pas partie des applications utilisées le plus fréquemment sur votre ordinateur. Qu'à cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers fichiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitulé Documents. S'ils ont été stockés dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitulé Fichiers, comme illustré à la figure suivante.

Accès aux derniers documents
Accès aux derniers documents
Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une boîte de dialogue intitulée Ouvrir s'ouvre. Par défaut, elle donne accès au dossier Documents mais rien ne vous empêche de vous déplacer dans un autre dossier. Lorsque le document à ouvrir est visible dans la boîte de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icône pour l'ouvrir dans Word.

Choix du dossier d'ouverture par défaut
Choix du dossier d'ouverture par défaut

Validez en cliquant sur OK. Par défaut, tous les enregistrements (commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier) et ouvertures (commande Ouvrir de l'onglet Fichier) de fichiers interviendront dans ce dossier.

Pour rouvrir un document qui a été créé ou modifié récemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Récent dans la partie gauche de la fenêtre. Comme illustré à la figure suivante, les documents récents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.

La liste des documents récents par ordre chronologique inverse
La liste des documents récents par ordre chronologique inverse
Ouverture avec la Barre des tâches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez épingler l'icône de Word dans la Barre des tâches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Démarrer, cliquez du bouton droit sur l'icône de Word et cliquez sur Épingler à la barre des tâches dans le menu (voir figure suivante).

Word est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches
Word est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Comme le montre la figure suivante, l'icône de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tâches.

Word est maintenant accessible en un seul clic de souris
Word est maintenant accessible en un seul clic de souris

En cliquant du bouton droit sur cette icône, vous avez immédiatement accès aux documents ouverts récemment. Si nécessaire, vous pouvez aussi épingler un document sur l'icône de Word, elle-même épinglée dans la Barre des tâches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et déplacez le document concerné sur l'icône de Word dans la Barre des tâches, comme illustré à la figure suivante.

Un document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches
Un document est sur le point d'être épinglé à la Barre des tâches

Maintenant, il suffit de cliquer du bouton droit sur l'icône de Word pour retrouver le document qui y a été épinglé (voir figure suivante).

Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épinglée
Le document est accessible dans le menu contextuel de l'icône épinglée
Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vérifiez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé. Le document pourrait en effet contenir un virus qui menacerait l'intégrité de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pièce jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre : elle vous indique que le fichier peut présenter un risque pour votre ordinateur (voir figure suivante).

Word a détecté une menace potentielle
Word a détecté une menace potentielle

Dans ce mode d'affichage, il est impossible de modifier le document et les macros sont désactivées. Si vous êtes sûrs de la provenance et de l'intégrité du fichier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparaît et vous pouvez alors modifier le document.

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Enregistrer un document Imprimer un document

Imprimer un document

Ouvrir un document existant Déplacements, recherches et remplacements

Imprimer un document

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être imprimés. Bien que nous n'ayons pas encore traité la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document afin de voir le comportement de Word sur ce point précis.

Si vous étiez habitués à une version précédente de Word, vous avez peut-être cherché (en vain !) la commande d'aperçu avant impression, qui donne un avant-goût très fidèle de ce que sera la version imprimée du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperçu avant impression ont fusionné. Pour accéder à l'une comme à l'autre, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fenêtre de l'application se présente alors comme à la figure suivante. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression et la partie droite à un aperçu avant impression encore plus fidèle que dans les versions précédentes de Word.

L'aperçu avant impression de Word 2010
L'aperçu avant impression de Word 2010
  1. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur ou sont accessibles via le réseau domestique ou de votre société, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste.

  2. Indiquez le nombre de copies à réaliser.

  3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

Bien qu'ils soient plus rarement utilisés que les précédents, vous disposez aussi des réglages affichés sous le libellé Paramètres. Comme le montre la figure suivante, vous pouvez choisir :

Réglages complémentaires sous le libellé Paramètres
Réglages complémentaires sous le libellé Paramètres

La partie inférieure gauche de la fenêtre contient des paramètres qui sont généralement définis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en détail sur ces éléments au chapitre 7.

En résumé
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Ouvrir un document existant Déplacements, recherches et remplacements

Déplacements, recherches et remplacements

Imprimer un document Se déplacer dans un document

Tant que vous manipulez des documents d'une ou deux pages, les déplacements, recherches et remplacements n'ont que peu d'intérêt. Mais imaginez que vous ayez à travailler sur un document d'une centaine, voire d'un millier de pages ! Dans ce cas, il est impératif de savoir utiliser les différentes techniques de déplacement et de recherche/remplacement. Vous pouvez par exemple souhaiter atteindre rapidement un passage donné, une page, une figure ou un autre élément, ou encore pour effectuer un remplacement global.

Si ces techniques ne vous sont pas familières, ce chapitre est fait pour vous. Toutes les techniques permettant de se déplacer dans un document, d'effectuer des sélections, des recherches et des remplacements y sont passées en revue.

Se déplacer dans un document

Déplacements, recherches et remplacements Sélections dans le document

Se déplacer dans un document

Selon vos préférences, mais aussi en fonction du type de déplacement à effectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Sélectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par télécharger le fichier d'exemple et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Avec le clavier

La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de déplacement qu'il est important de connaître pour bien utiliser Word. Les touches fléchées, en rouge sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractère vers la gauche et d'un caractère vers la droite.

Les touches Page Préc (aussi appelée PgUp ou Page Up) et Page Suiv (aussi appelée PgDn ou Page Down), en mauve sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas.
Enfin, les touches Origine et Fin (aussi appelées, respectivement, Home et End), en orange sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion au début et à la fin de la ligne courante.

Comme vous le constatez sur la figure, ces touches sont dupliquées. Elles peuvent être utilisées indifféremment depuis le pavé qui leur est dédié, ou bien depuis le pavé numérique à condition que la touche Verr Num (parfois aussi appelée Num Lock) ne soit pas active.

Les touches de déplacement du pavé numérique
Les touches de déplacement du pavé numérique

Les touches de déplacement du clavier sont très utiles. Cependant, je vous conseille de compléter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.

Raccourci

Déplacement

Ctrl + Gauche

D'un mot vers la gauche

Ctrl + Droite

D'un mot vers la droite

Ctrl + Haut

D'un paragraphe vers le haut

Ctrl + Bas

D'un paragraphe vers le bas

Ctrl + Origine

Au début du document

Ctrl + Fin

À la fin du document

Ctrl + Alt + Page Préc

Avant le premier caractère de la page

Ctrl + Alt + Page Suiv

Après le dernier caractère de la page

Avec la souris

Les déplacements à la souris sont élémentaires : il suffit de cliquer à l'endroit que vous désirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de défilement vertical pour déplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, afficher la zone à atteindre (voir figure suivante).

Déplacement à la souris
Déplacement à la souris
Avec la fonctionnalité Cliquer-taper

La fonctionnalité « cliquer-taper » est une petite merveille ! Grâce à elle, il vous suffit de faire un double-clic à un endroit inoccupé du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustré à la figure suivante, les sauts de lignes et tabulations nécessaires sont générés automatiquement. Cette possibilité est en particulier très pratique pour saisir des lettres.

La fonctionnalité Cliquer-taper génère les sauts et tabulations nécessaires
La fonctionnalité Cliquer-taper génère les sauts et tabulations nécessaires
L'icône Afficher tout
L'icône Afficher tout
Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une équation, etc., rien de tel que la fonction Atteindre. Pour y accéder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5. Comme illustré à la figure suivante, cette action affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre sélectionné.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Choisissez un élément dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numéro correspondant et cliquez sur Suivant.

Voici quelques exemples. Pour atteindre :

Avec l’icône Sélectionner l’objet parcouru

L'icône Sélectionner l'objet parcouru (voir figure suivante) est une variante intéressante de la fonction Atteindre. Cette icône se trouve dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word.

Cette icône est très pratique
Cette icône est très pratique

Lorsque vous cliquez sur l'icône Sélectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposés, comme illustré à la figure suivante.

Les icônes accessibles via Sélectionner l'objet parcouru
Les icônes accessibles via Sélectionner l'objet parcouru

Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icône Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est-à-dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6.
Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une idée ? Regardez d'un peu plus près les éléments autour de l'icône Sélectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icônes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icône inférieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il suffit donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir figure suivante).

L'accès au titre suivant est immédiat
L'accès au titre suivant est immédiat

Vous l'aurez compris, l'icône supérieure permet quant à elle d'atteindre le titre précédent.
Bien évidemment, la fonction de ces icônes change en fonction de l'élément sélectionné suite au clic sur Sélectionner l'objet parcouru.

Toutes ces techniques de déplacement sont-elles utiles ?

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. À chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.

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Déplacements, recherches et remplacements Sélections dans le document

Sélections dans le document

Se déplacer dans un document Recherches et remplacements

Sélections dans le document

Qu'il s'agisse de caractères, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un élément, il doit en général être préalablement sélectionné. Il est donc très important de savoir sélectionner des éléments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Téléchargez le fichier « selections.docx » et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Sélectionner du texte avec la souris

Pour sélectionner du texte, la souris est le périphérique auquel on pense tout de suite, même s'il n'est pas toujours le plus efficace ni le plus précis.

Voici quelques exemples de sélection :

La marge gauche du document se trouve à gauche du texte, comme illustré à la figure suivante.

La marge gauche du document
La marge gauche du document

Pour sélectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au début de la sélection, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la fin du bloc à sélectionner (voir figure suivante).

Sélection d'un bloc de texte quelconque
Sélection d'un bloc de texte quelconque
Sélectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre périphérique de choix pour sélectionner du texte. Il se révélera terriblement efficace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-après.

Raccourci

Sélection

Maj + Droite

Le caractère à droite du point d'insertion

Maj + Gauche

Le caractère à gauche du point d'insertion

Maj + Haut

Une ligne vers le haut

Maj + Bas

Une ligne vers le bas

Maj + Origine

Du début de la ligne au point d'insertion

Maj + Fin

Du point d'insertion à la fin de la ligne

Maj + Page Préc

Du début de la page au point d'insertion

Maj + Page Suiv

Du point d'insertion à la fin de la page

Maj + Ctrl + Droite

Du point d'insertion à la fin du mot

Maj + Ctrl + Gauche

Du début du mot au point d'insertion

Maj + Ctrl + Haut

Du début du paragraphe au point d'insertion

Maj + Ctrl + Bas

Du point d'insertion à la fin du paragraphe

Maj + Ctrl + Origine

Du début du document au point d'insertion

Maj + Ctrl + Fin

Du point d'insertion à la fin du document

Ctrl + A

Tout le document

Pourquoi s'embarrasser l'esprit avec des techniques de sélection souris ET clavier ?

Ces techniques semblent équivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la sélection peut se révéler plus confortable à la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est à chacun de trouver chaussure à son pied et de privilégier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en sélectionner l'intégralité avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va suffire !

Sélectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive sélectionner une bande de texte verticale sans y inclure les données avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposées dans les sections précédentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la figure suivante, les données sont réparties sur deux colonnes séparées par des tabulations. Comment sélectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de sélection traditionnelles, les données numériques sont incluses dans la sélection, comme illustré à la figure suivante.

Les techniques traditionnelles de sélection sont inefficaces
Les techniques traditionnelles de sélection sont inefficaces

Il faut donc envisager une autre approche.
Cliquez à gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfoncée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris à droite de Le Havre. Relâchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt. Comme le montre la figure suivante, seules les données texte comprises entre Nice et Le Havre sont sélectionnées.

Sélection d'une bande de texte verticale
Sélection d'une bande de texte verticale
Sélectionner un objet graphique

Pour sélectionner une image ou un autre objet graphique (par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.), il suffit de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, affichés autour de l'objet, indiquent qu'il est sélectionné (voir figure suivante).

L'image est sélectionnée
L'image est sélectionnée

Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de sélection sont illustrées à la figure suivante.

Les zones de sélection d'un tableau
Les zones de sélection d'un tableau

Comme illustré à la figure suivante, lorsque le pointeur est placé dans une zone de sélection, il prend une autre forme. Cliquez pour sélectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi désignée.

Formes du pointeur dans les zones de sélection
Formes du pointeur dans les zones de sélection
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Se déplacer dans un document Recherches et remplacements

Recherches et remplacements

Sélections dans le document Mise en forme du texte et des paragraphes

Recherches et remplacements

Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont très puissantes.
Que les éléments à remplacer n'apparaissent qu'en nombre limité ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera à même d'accomplir dans les plus brefs délais les recherches/remplacements que vous lui confierez…
Pour vous entraîner tout au long de cette section, téléchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Le volet de navigation

Le volet de navigation (voir figure suivante) est une nouveauté d'Office 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative à celle qui avait cours jusqu'à la version 2007 de Word. Pour accéder à ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Le volet de navigation
Le volet de navigation

Entrez le texte recherché dans le champ contenant, par défaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouvées, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surligné en jaune dans le document, comme illustré à la figure suivante.

Plusieurs correspondances ont été trouvées
Plusieurs correspondances ont été trouvées

Entraînez-vous à vous déplacer vers tous les mots baron du document téléchargé en début de section.

Vous pouvez vous déplacer d'une correspondance à l'autre en utilisant les flèches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont affichés.
Je ne sais pas si vous avez remarqué que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'afficher les niveaux de titres ou encore les pages concernés par les correspondances trouvées, comme illustré à la figure suivante.

Les onglets du volet de navigation
Les onglets du volet de navigation

Déplacez-vous sur les différents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.

Recherche avancée

Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-être où sont passées les fonctionnalités de recherche avancée. Comme le montre la figure suivante, ces dernières sont maintenant accessibles à travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation.

La recherche avancée n'a pas disparu de Word 2010
La recherche avancée n'a pas disparu de Word 2010

Sélectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse (c'est-à-dire des majuscules et des minuscules) des caractères, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent être ignorées (voir figure suivante).

Les options de la recherche avancée
Les options de la recherche avancée

J'imagine la perplexité de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien être les caractères génériques.
Je répondrai à cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxième, puis sur le troisième, mais il y a mieux à faire : en utilisant un caractère générique, une seule recherche suffit. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchés dans le document, ainsi que toutes les autres variantes à quatre lettres dont les deux premières sont « r » et « a » et la dernière est « e ». Faites vos essais dans le texte téléchargé en début de section.

Un deuxième caractère générique se révèle digne d'intérêt : l'astérisque. Il remplace un nombre quelconque de caractères (zéro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront sélectionnés, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres « r » et « a ».
Le menu du champ Rechercher un document donne également accès à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer (voir figure suivante) n'offre réellement d'intérêt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la boîte de dialogue et donne accès à de nouveaux contrôles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue. Comme illustré dans la figure suivante, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer
Le bouton Format donne accès à des options très intéressantes
Le bouton Format donne accès à des options très intéressantes

Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enfin sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2.
Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancés à ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin… pour l'instant !
Cependant, rien ne vous empêche de vous entraîner sur cet exemple précis en utilisant le document téléchargé au début de cette section.

Recherche au clavier

Les amateurs de raccourcis clavier (et d'efficacité !) apprécieront, j'en suis sûr, ces quelques techniques impliquant le clavier.
Pour accéder au volet Navigation, appuyez sur Ctrl + F. Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous reste plus qu'à entrer le terme recherché. On accède automatiquement à la première occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Remplacer, dans le groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl + H.
Entrez le mot recherché dans le champ Rechercher et le mot de remplacement dans le champ Remplacer par puis cliquez sur :

Dans la figure suivante par exemple, le mot rehercher sera remplacé par le mot rechercher :

Toutes les informations requises sont saisies dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer
Toutes les informations requises sont saisies dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Si nécessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accéder :

Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procédez comme suit :

  1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman.

  2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial.

  3. Cochez la case Respecter la casse.

Si vous avez suivi ces trois étapes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler à la figure suivante.

Vous n'êtes plus qu'à un clic du  remplacement
Vous n'êtes plus qu'à un clic du remplacement

Entraînez-vous à effectuer ce remplacement sur le document téléchargé en début de section.

En résumé
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Sélections dans le document Mise en forme du texte et des paragraphes

Mise en forme du texte et des paragraphes

Recherches et remplacements Les niveaux hiérarchiques d'un document

Arrivés à ce point, vous savez rédiger un document, à partir d'une feuille vide ou en utilisant un modèle, l'enregistrer au format adéquat, faire des sélections, recherches et remplacements. Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des éléments textuels.
Dans ce chapitre, vous apprendrez à exploiter les diverses techniques de mise en forme du texte et des paragraphes, en utilisant le Ruban ou le clavier. Vous découvrirez également à quel point la règle horizontale peut se révéler précieuse, en particulier pour réaliser des alignements verticaux ou mettre en place des retraits de paragraphes. Enfin, vous apprendrez à créer des listes à puces et des listes numérotées. À la fin du chapitre, vous saurez même redéfinir les puces et les numéros, au cas où ceux proposés par défaut ne sont pas à votre goût.

Les niveaux hiérarchiques d'un document

Mise en forme du texte et des paragraphes Mise en forme du texte

Les niveaux hiérarchiques d'un document

Tous les éléments insérés dans un document ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire !
Les documents sont organisés suivant quatre niveaux hiérarchiques : caractère, paragraphe, page et section. Quel est, d'après vous, le niveau hiérarchique le plus élevé, c'est-à-dire celui qui impose ses paramètres à tous autres niveaux ?

Le niveau section, bien entendu !
Pour tous ceux qui n'ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hiérarchiques de Word d'ailleurs, voici quelques informations pour vous aider à y voir plus clair. Le niveau :

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser aux deux premiers niveaux.

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Mise en forme du texte et des paragraphes Mise en forme du texte

Mise en forme du texte

Les niveaux hiérarchiques d'un document Règles et tabulations

Mise en forme du texte

La mise en forme du texte se fait généralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d'efficacité, vous pouvez également choisir de mémoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d'autant plus appréciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. À vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier…

Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l'onglet Accueil du Ruban, le groupe Police donne accès aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir figure suivante).

Le groupe Police de l'onglet Accueil
Le groupe Police de l'onglet Accueil

Ce groupe contient différentes icônes réparties sur deux lignes.

La plupart des icônes ont une fonction sans équivoque. Précisons tout de même que :

Suppression de la mise en forme
Suppression de la mise en forme
Les effets typographiques de l'icône Effets de texte
Les effets typographiques de l'icône Effets de texte

La figure suivante représente un même texte avant puis après l'application d'un effet typographique (ici, c'est l'effet situé ligne 3 et colonne 2 qui a été choisi).

Les effets typographiques changent radicalement l'allure du texte
Les effets typographiques changent radicalement l'allure du texte

La partie inférieure du menu Effets de texte permet de choisir précisément la couleur, l'ombrage, la réflexion et la lumière appliqués par l'effet. Je vous suggère de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une idée plus précise des possibilités qu'elles vous offrent. Pour prévisualiser l'effet d'une option, il suffit de la pointer avec la souris. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions la couleur de l'effet en utilisant une des couleurs proposées sous l'entrée Plan.

Modification de la couleur de l'effet
Modification de la couleur de l'effet

À titre d'exemple, supposons que vous vouliez créer l'effet représenté à la figure suivante. Comment vous y prendriez-vous ?

Saurez-vous reproduire cet effet ?
Saurez-vous reproduire cet effet ?
  1. Écrivez « Un effet typographique » (peu importe la casse des caractères).

  2. Sélectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier effet (colonne 5, ligne 4) du menu Effets de texte.

  3. Cliquez sur Effets de texte, pointez Plan et cliquez sur la couleur rouge.

  4. Cliquez sur Effets de texte, pointez Réflexion et cliquez enfin sur Pleine réflexion, décalage 8 points.

  5. Pour finir, cliquez sur Effets de texte, pointez Lumière et choisissez Orange accentuation 6, 11 points.

Si vous vous sentez l'âme créative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s'exprimer en définissant vos propres effets « à la main ». Entrez quelques mots, sélectionnez-les, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Couleur de police, pointez l'entrée Dégradé et cliquez sur Plus de dégradés. Cette commande donne accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte (voir figure suivante), dans laquelle vous pourrez définir précisément tous les effets souhaités :

Personnalisation de la mise en forme du texte
Personnalisation de la mise en forme du texte

La figure suivante donne un exemple de ce que vous pourrez réaliser avec cette boîte de dialogue. Ici, la police utilisée est Ravie, en corps 72.

Un exemple de personnalisation de la mise en forme du texte
Un exemple de personnalisation de la mise en forme du texte

Dans la partie inférieure droite du groupe Police, une petite icône donne accès à la boîte de dialogue Police (voir figure suivante).

La boîte de dialogue Police
La boîte de dialogue Police

Cette boîte de dialogue reprend les réglages du groupe Police et les complète en proposant :

La boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte, quant à elle, permet d'accéder précisément aux paramètres de mise en forme typographiques (voir figure suivante).

Personnalisation des effets de mise en forme
Personnalisation des effets de mise en forme
Mise en forme du texte avec le clavier

Si l'utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mémoriser quelques-uns des raccourcis présentés dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte à quel point ils sont rapides et puissants.

Effet

Raccourci

Changer la police

Ctrl + Maj + P

Changer la taille de la police

Ctrl + Maj + E

Augmenter la taille de la police d'un point

Ctrl + Maj + <

Diminuer la taille de la police d'un point

Ctrl + <

Majuscule

Ctrl + Maj + A

Gras

Ctrl + G

Souligné

Ctrl + U

Double souligné

Alt + Ctrl + U

Italique

Ctrl + I

Petites majuscules

Ctrl + Maj + K

Indice

Ctrl + =

Exposant

Ctrl + Maj + +

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Les niveaux hiérarchiques d'un document Règles et tabulations

Règles et tabulations

Mise en forme du texte Mise en forme des paragraphes

Règles et tabulations

Bien qu'elles souvent mal utilisées ou parfois même ignorées, les règles et les tabulations représentent des outils de choix pour peaufiner la mise en page d'un document.

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À quoi servent les règles ?

Les règles sont affichées dans les parties gauche et supérieure du document en mode d'affichage Page. Elles permettent de visualiser les éléments qui composent le document, tels qu'ils seront imprimés (voir figure suivante).

Les règles
Les règles

L'importance de cette fonctionnalité devient vite évidente lorsque l'on doit positionner horizontalement ou verticalement certains éléments sur une page.
Imaginez par exemple que vous cherchiez à rédiger une lettre comportant l'adresse de votre contact et destinée à être expédiée dans une enveloppe à fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

La position de l'adresse doit correspondre à la fenêtre de l'enveloppe
La position de l'adresse doit correspondre à la fenêtre de l'enveloppe

Imaginez encore que vous deviez réaliser un document publicitaire à trois volets, aussi appelé « triptyque ». Les éléments doivent être parfaitement positionnés dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d'une pliure. Eh bien grâce aux règles, rien de plus simple !

Les exemples ne manquent pas et je suis sûr que vous comprenez mieux l'importance des règles. Vous pouvez très bien vous en passer… jusqu'au jour où elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit être millimétrée.

Afficher ou cacher les règles

Si les règles ne sont pas apparentes, sélectionnez l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Règle dans le groupe Afficher.
Il suffit bien entendu de décocher cette même case pour faire disparaître les règles.

Des tabulations, pour quoi faire ?

Les règles ne servent pas qu'à prévisualiser la position des éléments sur les pages : elles sont également très utiles pour régler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d'entre vous, chers lecteurs, pensent qu'il suffit d'utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs données textuelles. Une grande majorité certainement…
Dans l'exemple qui suit, des données textuelles sont alignées visuellement en insérant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu'à ce que l'on décide de changer la graisse des caractères en cliquant sur l'icône Gras du Ruban ou que l'on choisisse une autre police (voir figure suivante) !

L'alignement vertical n'est pas respecté
L'alignement vertical n'est pas respecté

Mais alors, est-il possible d'éviter ce problème ?

Oui bien sûr… en utilisant des tabulations.
Dans l'exemple précédent, chaque série d'espaces a été remplacée par une tabulation. Pour cela, nous avons tour à tour sélectionné chaque suite d'espaces puis appuyé sur la touche Tab du clavier, comme illustré à la figure suivante.

La touche Tab du clavier
La touche Tab du clavier

La figure suivante représente le résultat. Ici encore, nous avons cliqué sur l'icône Afficher tout à des fins de démonstration.

Les séries d'espaces ont été remplacées par des tabulations
Les séries d'espaces ont été remplacées par des tabulations

Je sens que vous n'êtes pas convaincus du résultat. Eh bien, sélectionnez la totalité du texte et cliquez sur la règle horizontale, aux alentours des 4 centimètres. Comme le montre la figure suivante, les données sont maintenant alignées verticalement.

L'alignement vertical est parfait
L'alignement vertical est parfait

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la figure suivante, les données sont toujours alignées.

La graisse et la police ont été modifiées
La graisse et la police ont été modifiées

Les plus observateurs d'entre vous auront certainement remarqué qu'après le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n'est pas aligné avec les autres données numériques. Ceci est dû à la position de la tabulation. Sélectionnez le bloc de texte avant de décaler la tabulation d'un centimètre vers la droite en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows et le problème est réglé (voir figure suivante).

Maintenant, l'alignement vertical est parfait
Maintenant, l'alignement vertical est parfait

Par défaut, les tabulations sont alignées à gauche. Cela signifie que le texte qui suit la tabulation vient s'y caler par son côté gauche. Parfois, il est préférable d'utiliser d'autres types de tabulations. Dans l'exemple de la figure suivante, quel type de tabulation vous semble le plus approprié ?

Plusieurs types de tabulations peuvent être utilisés
Plusieurs types de tabulations peuvent être utilisés

Les tabulations avec alignement décimal sont certainement les mieux adaptées à ce cas précis car les sommes en euros apparaissent clairement, indépendamment du nombre de décimales.
Dans d'autres situations, les tabulations à gauche, à droite ou centrées pourront davantage mettre en valeur les données. À vous de vous adapter en fonction du contexte.

J'allais oublier quelque chose d'essentiel…
Pour choisir le type d'une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que nécessaire sur l'icône située à gauche de la règle horizontale puis cliquer sur la règle à l'endroit où vous voulez positionner la tabulation, comme indiqué à la figure suivante.

Insertion d'une tabulation dans le document
Insertion d'une tabulation dans le document

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous présenter un dernier détail, qui peut parfois se révéler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la règle, une boîte de dialogue intitulée Tabulations s'ouvre (voir figure suivante). Vous pouvez l'utiliser pour définir plusieurs tabulations d'une seule traite.

La boîte de dialogue Tabulations
La boîte de dialogue Tabulations

Entrez la position de la première tabulation dans le champ Position, sélectionnez le type d'alignement souhaité puis cliquez sur Définir. Recommencez ainsi pour définir autant de tabulations que nécessaire.

Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, remarquez le groupe d'options Points de suite. Vous pouvez l'utiliser pour définir une liaison entre le texte qui précède la tabulation et le taquet de tabulation. La figure suivante illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointillés, tirets et caractères de soulignement.

Les quatre types de points de suite de Word
Les quatre types de points de suite de Word

Une fois que toutes les tabulations ont été définies, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tabulations.

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Mise en forme du texte Mise en forme des paragraphes

Mise en forme des paragraphes

Règles et tabulations Listes à puces et listes numérotées

Mise en forme des paragraphes

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Un paragraphe est un bloc de texte terminé par un saut de ligne volontaire, en d'autres termes, lorsque l'on appuie sur la touche Entrée du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a été dit précédemment quant à la mise en forme des caractères reste donc valable. Par contre, de nouvelles règles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L'alignement d'un paragraphe détermine la façon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir figure suivante). Word propose quatre alignements :

Les quatre alignements possibles dans Word
Les quatre alignements possibles dans Word

Pour choisir l'alignement des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion, cliquez sur l'une des icônes d'alignement du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

Les icônes d'alignement du Ruban
Les icônes d'alignement du Ruban

Vous trouverez dans le tableau ci-après les raccourcis clavier équivalents. L'effet est appliqué sur la sélection ou le paragraphe où se trouve le point d'insertion.

Raccourci

Effet

Ctrl + Maj + G

Aligner à gauche

Ctrl + E

Centrer

Ctrl + Maj + D

Aligner à droite

Ctrl + J

Justifier

Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois nécessaire d'espacer ou de resserrer les lignes d'un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s'adapte à la taille du support. Si, par exemple, vous êtes amenés à créer des fiches pour présenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas déborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur l'icône Interligne et espacement de paragraphe (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban) et choisissez un des espacements proposés, comme illustré à la figure suivante.

Définition de l'espacement entre les lignes
Définition de l'espacement entre les lignes

Si les espacements proposés dans le menu ne correspondent pas à votre besoin, cliquez sur Options d'interligne et agissez sur les éléments Interligne et De (voir figure suivante).

Définition personnalisée de l'interligne
Définition personnalisée de l'interligne

Quelques explications sur les interlignes prédéfinis :

En pratique, c'est l'option exactement que l'on utilisera le plus souvent. Entrez l'espacement en points dans le champ De en tenant compte de la taille de la police utilisée puis validez en cliquant sur OK.

Dans le même ordre d'idées, vous pouvez agir sur l'espace avant et après chaque paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés puis cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Les réglages s'effectuent dans les champs Avant et Après de la boîte de dialogue Paragraphe, comme indiqué à la figure suivante.

Définition de l'espace avant et après un paragraphe
Définition de l'espace avant et après un paragraphe
Indentation du texte

Arrivés à ce point dans le livre, vous êtes en mesure de choisir l'espacement des lignes à l'intérieur d'un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu'il est également possible d'indenter (c'est-à-dire de décaler horizontalement) les paragraphes ?
Par défaut, les paragraphes s'étendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez réduire la largeur par défaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait à gauche ou à droite. Le plus simple consiste à utiliser la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

La règle permet de modifier la largeur des paragrphes
La règle permet de modifier la largeur des paragrphes

Sélectionnez les paragraphes concernés puis déplacez les marques de retrait de la règle pour obtenir l'effet désiré.
Si la largeur du paragraphe doit être très précise, vous préférerez certainement utiliser la boîte de dialogue Paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur la case située dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe puis agissez sur les champs Gauche et Droite, comme indiqué à la figure suivante.

Définition précise des retraits à gauche et à droite
Définition précise des retraits à gauche et à droite

Pour faciliter le repérage des nouveaux paragraphes et bien les différencier des lignes à l'intérieur des paragraphes, vous pouvez définir un retrait de première ligne. Sélectionnez les paragraphes concernés puis agissez sur le retrait de première ligne dans la règle horizontale (voir figure suivante).

Utilisation de la règle pour modifier le retrait de première ligne
Utilisation de la règle pour modifier le retrait de première ligne

Si le retrait de première ligne doit être très précis, cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Sélectionnez Première ligne dans la liste déroulante De 1re ligne et entrez la valeur du retrait dans le champ De correspondant, comme indiqué à la figure suivante.

Définition précise du retrait de première ligne
Définition précise du retrait de première ligne

Il est possible d'inverser le retrait en sélectionnant Suspendu dans la liste déroulante De 1re ligne. L'effet obtenu est représenté dans la figure suivante

Le retrait de première ligne a été inversé
Le retrait de première ligne a été inversé
Trame d'arrière-plan

L'icône Couleur de surbrillance du texte du groupe Police permet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajouté l'icône Trame de fond dans le groupe Paragraphe ? Si ces deux icônes semblent à première vue avoir le même effet, la deuxième est essentiellement destinée à mettre en avant des paragraphes entiers. D'autre part, elle donne accès à une palette de couleurs plus étendue.
Placez le pointeur dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Trame de fond et faites votre choix parmi les couleurs par défaut (voir figure suivante).

Choix de la couleur d'arrière-plan
Choix de la couleur d'arrière-plan

Si nécessaire, cliquez sur Autres couleurs pour accéder à une palette plus étendue. L'onglet Couleurs suffit dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l'onglet Personnalisées pour accéder à une palette de 16 millions de couleurs ou définir la couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir figure suivante).

La boîte de dialogue Couleurs et son large panel de couleurs
La boîte de dialogue Couleurs et son large panel de couleurs
Bordures de paragraphes

Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l'encadrer en utilisant l'icône Bordures et trames du Ruban (dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban).
Sélectionnez les paragraphes souhaités, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Bordure et trame et faites votre choix dans le menu (voir figure suivante).

Définition de la bordure d'un ou de plusieurs paragraphes
Définition de la bordure d'un ou de plusieurs paragraphes

Le menu Bordures et trames donne accès à un nombre réduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez sur Bordure et trame dans le menu. Cette commande affiche la boîte de dialogue Bordure et trame, représentée à la figure suivante, dans laquelle vous pouvez choisir les caractéristiques de la bordure : style, couleur, épaisseur, trame de fond, etc.
Ici par exemple, la trame d'arrière-plan et le style de la bordure ont été modifiés.

Définition plus poussée de la bordure et de la trame des paragraphes
Définition plus poussée de la bordure et de la trame des paragraphes
Lettrines

Les lettrines laissent généralement une impression positive à vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel à vos écrits et leur confèrent un caractère… intemporel. L'insertion de lettrines dans un document Word étant un vrai jeu d'enfant, vous avez tout intérêt à savoir l'utiliser.
Des deux extraits de texte de la figure suivante, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sûr que c'est le second !

La lettrine fait ressortir le paragraphe
La lettrine fait ressortir le paragraphe

La lettrine utilisée résulte de trois choix successifs :

Voyons comment mettre en œuvre ces trois étapes.

Étape 1

Le choix de la police se fait en déroulant la liste Police. En effet, vous y trouverez un aperçu de chaque police et il est facile de se faire une idée sur l'allure de la lettrine. Sélectionnez la première lettre du paragraphe concerné puis appliquez-lui la police de votre choix (voir figure suivante).

Choix d'une police de caractères
Choix d'une police de caractères
Étape 2

Pour insérer une lettrine, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, puis cliquez sur Lettrine dans le groupe Texte et choisissez Dans le texte ou Dans la marge. Si la lettrine a tendance à déborder sur le texte, cliquez sur Lettrine puis sur Options de lettrine, et définissez la hauteur de la lettrine et son éloignement du texte dans la boîte de dialogue Lettrine (voir figure suivante). Cette étape est en particulier importante si la lettrine est affichée en italique ou si la police est cursive.

Insertion d'une lettrine
Insertion d'une lettrine
Étape 3

Si nécessaire, sélectionnez la lettrine. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un des effets proposés. Il est possible de personnaliser les effets appliqués à la lettrine en utilisant les commandes de la liste déroulante Effets de texte. Au besoin, reportez-vous à la section « Mise en forme du texte avec le Ruban » pour avoir de plus amples informations à ce sujet.

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Règles et tabulations Listes à puces et listes numérotées

Listes à puces et listes numérotées

Mise en forme des paragraphes TP : Rédiger une lettre

Listes à puces et listes numérotées

Les listes à puces et les listes numérotées sont très pratiques lorsqu'il s'agit d'énumérer plusieurs éléments. Vous utiliserez :

Liste à puces

Pour définir une nouvelle liste à puces, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) et choisissez une puce dans le menu, comme à la figure suivante.

Choix d'une puce prédéfinie
Choix d'une puce prédéfinie

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoutée, comme illustré à la figure suivante. Pour terminer la liste, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée.

Poursuite et fin d'une liste à puces
Poursuite et fin d'une liste à puces

Si les puces proposées par défaut par Word ne sont pas suffisantes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces et choisissez Définir une puce dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer sur Symbole pour utiliser un caractère quelconque d'une des polices installées, comme illustré à la figure suivante.

Choix d'un symbole pour la puce
Choix d'un symbole pour la puce

Si vous préférez utiliser des symboles graphiques, cliquez sur Image dans la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce et faites votre choix dans la boîte de dialogue Puce graphique, comme à la figure suivante.

Choix d'un symbole graphique pour la puce
Choix d'un symbole graphique pour la puce

Vous pouvez également cliquer sur Importer pour utiliser une image quelconque stockée sur votre disque dur.

Listes numérotées

Des techniques similaires permettent d'insérer une liste numérotée dans un document.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisissez un des formats proposés (voir figure suivante).

Choix d'une liste numérotée prédéfinie
Choix d'une liste numérotée prédéfinie

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, un numéro lui est automatiquement ajouté. Pour terminer la liste numérotée, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée (voir figure suivante).

Poursuite et fin d'une liste numérotée
Poursuite et fin d'une liste numérotée

Si les formats de numérotation prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisir Définir un nouveau format de numérotation dans le menu. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle, comme le montre la figure suivante, vous pouvez personnaliser le type, la police et l'alignement de la numérotation.

Personnalisation de la liste numérotée
Personnalisation de la liste numérotée
En résumé
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Mise en forme des paragraphes TP : Rédiger une lettre

TP : Rédiger une lettre

Listes à puces et listes numérotées Instructions pour réaliser le TP

Vous voici donc arrivés au premier TP !
TP signifie « Travaux Pratiques ». En clair, vous allez pratiquer ce que nous venons de voir. Régulièrement, je vous ferai travailler grâce à ce genre d'exercice et vous allez vite voir que mine de rien, vous en savez des choses.

Évidemment, je ne vous demanderai jamais rien que vous ne soyez capables de faire. Enfin pas vraiment… Il se peut que cela arrive mais dans ce cas, je vous donnerai la marche à suivre pour achever le TP.

Bon, vous êtes prêts ? Alors allons-y !

Instructions pour réaliser le TP

TP : Rédiger une lettre Correction

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor, la mascotte du Site du Zéro, est malade et ne peut plus envoyer de messages. Vous vous êtes donc proposés pour le remplacer le temps qu'il se remette. Votre mission d'aujourd'hui, si vous l'acceptez, va consister à écrire une lettre pour informer un membre que son inscription a bien été prise en compte.

Voici quelques points importants de la lettre :

À la fin, vous devriez obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Le résultat final
Le résultat final

Pour réussir à mettre en page correctement cette lettre, voici ce dont vous allez avoir besoin :

Normalement, mis à part les deux derniers points, cela ne devrait pas vous poser trop de problèmes. Dites-vous que, de toute façon, vous pouvez à tout moment relire un chapitre que nous avons vu ensemble.

Oui, mais nous on fait comment pour insérer une image et créer un pied de page ? Parce qu'on aura beau relire les chapitres précédents, la marche à suivre ne s'y trouve pas !

Ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider.

Insérer une image

Le logo utilisé dans la lettre représente Zozor (voir figure suivante), la mascotte du Site du Zéro. Enregistrez l'image sur votre disque dur afin de pouvoir l'utiliser.

Zozor, la mascotte du Site du Zéro
Zozor, la mascotte du Site du Zéro

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Une fois l'image enregistrée :

  1. Placez le point d'insertion où vous souhaitez voir apparaître l'image.

  2. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations.

  4. Faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Nous reviendrons, dans un autre chapitre, sur la gestion des images.

Créer un pied de page

Pour insérer un pied de page, faites un double-clic sur le pied de page. Une étiquette Pied de page y apparaît et le reste du document se grise. Écrivez alors le texte dans votre pied de page et mettez-le en forme (dans notre cas, il est centré) pour obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Le pied de page centré
Le pied de page centré

Faites un double-clic dans le corps du document pour quitter l'édition du pied de page.

Voilà, vous savez tout. Maintenant, c'est à vous de jouer. Pendant ce temps, je vais aller me reposer un peu. Je l'ai bien mérité.

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TP : Rédiger une lettre Correction

Correction

Instructions pour réaliser le TP Utilisation des styles

Correction

3… 2… 1… TERMINÉ ! Il est grand temps de corriger.

Vous devriez tous avoir à peu près réussi. Quoi qu'il en soit, voici ma correction.

Adresses

Il y a deux adresses à faire figurer dans notre lettre : celle du Site du Zéro et celle du membre à qui on envoie la lettre.

Positionner la première n'est pas difficile : elle est déjà en place. Cependant, n'oubliez pas que « Le Site du Zéro » doit être en Arial Black 14, couleur Bleu Accentuation 1. Il faut donc sélectionner ce bloc de texte puis lui appliquer les bons effets en utilisant les icônes du Ruban.

La deuxième adresse est légèrement plus compliquée à placer. En utilisant la règle horizontale, il faut définir un retrait de 11,5 cm sur les trois lignes correspondantes.

Le corps de la lettre

Il y a trois choses importantes pour la mise en forme du corps de notre lettre : la justification, les tabulations et la liste à puces.

Pour justifier les paragraphes de la lettre, il suffit de les sélectionner puis de leur appliquer la mise en forme adéquate grâce à l'icône correspondante du Ruban ou d'appuyer simultanément sur Ctrl + J.

Pour les indentations au début de chaque paragraphe, il faut définir un retrait de 1cm en utilisant le curseur Retrait de la première ligne de la règle horizontale (voir figure suivante).

Définition d'une indentation de 1 cm au début de chaque paragraphe
Définition d'une indentation de 1 cm au début de chaque paragraphe

Pour la liste à puces, sélectionnez les paragraphes compris entre « Cours… » et « Boutique… » (inclus) puis cliquez sur l'icône Puces. Pour terminer, sélectionnez le premier mot de chacun de ces paragraphes et cliquez sur Gras, comme indiqué à la figure suivante.

Définition de la liste à puces
Définition de la liste à puces
La signature

Je vous avais dit de choisir vous-mêmes la police de votre signature et donc sa taille. Cependant, vous ne pouviez pas passer à côté de l'élément essentiel ici : elle doit être alignée à droite. Pour ce faire, rien de plus simple : sélectionnez cette signature, puis cliquez sur l'icône Aligner le texte à droite du groupe Paragraphe du Ruban.

Pour l'image, comme énoncé plus haut, sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations, puis faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Le pied de page

Alors, elle n'est pas belle notre lettre ? Mais vous ne trouvez pas qu'il y manque quelque chose ? Mais oui, suis-je bête : le pied de page ! Ce sont les petits détails qui font toute la différence.

Faites un double-clic dans l'extrémité inférieure de la page, c'est-à-dire dans le pied de page. Entrez le texte « Le Site du Zéro - http://www.siteduzero.com », puis basculez sur l'onglet Accueil du Ruban afin de cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Paragraphe.

Et voilà, vous avez terminé vote lettre. Vous êtes venus à bout de ce premier TP. Vous êtes prêts à passer à la suite. En attendant, je vous mets à disposition mon fichier, pour pouvoir comparer avec le votre.

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Instructions pour réaliser le TP Utilisation des styles

Utilisation des styles

Correction Première approche des styles

Pour faciliter la mise en forme de documents, rien de tel que les styles. Facilement accessibles dans le Ruban ou dans un volet affiché à côté du document, ils permettent d'uniformiser en un tournemain les différents éléments qui constituent le document.
Dans ce chapitre, vous allez apprendre à exploiter les styles rapides et les styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.) et vous comprendrez pourquoi il est important de les utiliser. Vous saurez également comment visualiser les styles utilisés dans vos documents. Dans certains cas, les styles fournis par défaut ne sont pas suffisants. Vous découvrirez alors comment modifier les styles existants, voire même comment créer vos propres styles. Vous verrez enfin comment attacher un ensemble de styles à un document ou à un modèle particulier. Dans le deuxième cas, tous les documents qui utilisent ce modèle auront accès aux styles qui lui sont attachés.

Première approche des styles

Utilisation des styles Modifier des styles existants

Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

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Les styles rapides

Mais au fait, c'est quoi un style ?

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Un style s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre (voir figure suivante).

Cette largeur de fenêtre autorise l'accès direct à trois styles
Cette largeur de fenêtre autorise l'accès direct à trois styles

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres, comme indiqué à la figure suivante.

L'icône Autres donne accès aux autres styles
L'icône Autres donne accès aux autres styles
Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. À titre d'exemple, la figure suivante représente un extrait du livre que vous êtes en train de lire, affiché en mode Plan.

Un exemple d'affichage en mode Plan
Un exemple d'affichage en mode Plan

Seuls les niveaux de titres (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, vous pouvez remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section « Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents ».

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

La figure suivante représente un même paragraphe mis en forme tour à tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Un même paragraphe basé sur plusieurs styles
Un même paragraphe basé sur plusieurs styles
Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban… à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-être cliquer une ou plusieurs fois sur les flèches de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqué à la figure suivante.

Défilement de la liste pour atteindre le style souhaité
Défilement de la liste pour atteindre le style souhaité

Quelle perte de temps ! Est-ce que je vais devoir utiliser cette technique pour connaître le style de chaque paragraphe ?

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher la Barre Appliquer les styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, sélectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné (voir figure suivante).

La Barre Appliquer les styles
La Barre Appliquer les styles

Cette barre est bien pratique mais j'aimerais visualiser tous les styles sans être obligé de dérouler une liste. Est-ce que je dois contacter Microsoft et leur demander d'inclure cette possibilité dans la prochaine version de Word ?

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style, pour afficher la barre Styles (voir figure suivante).

La barre Styles
La barre Styles

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style, comme indiqué à la figure suivante. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Définition de la largeur du volet de zone de style
Définition de la largeur du volet de zone de style

Comme le montre la figure suivante, vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Les styles de tous les paragraphes sont affichés dans le volet de zone de style
Les styles de tous les paragraphes sont affichés dans le volet de zone de style

Ce volet a deux inconvénients :

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres, le volet de zone de style…

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Utilisation des styles Modifier des styles existants

Modifier des styles existants

Première approche des styles Créer ses propres styles

Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.

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Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la boîte de dialogue Modifier le style, représentée à la figure suivante.

La boîte de dialogue Modifier le style
La boîte de dialogue Modifier le style

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué, le cas échéant, aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

À titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran de la figure suivante.

Tous les paragraphes de style Normal sont immédiatement affectés
Tous les paragraphes de style Normal sont immédiatement affectés
Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

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Première approche des styles Créer ses propres styles

Créer ses propres styles

Modifier des styles existants Portée des styles

Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

  1. Saisissez un paragraphe de texte.

  2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.

  3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style, dans la partie inférieure du volet Styles (voir figure suivante).

  4. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

L'icône Nouveau style
L'icône Nouveau style
Cette boîte de dialogue permet de créer un nouveau style
Cette boîte de dialogue permet de créer un nouveau style

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui de la figure suivante :

Le style Agency Rouge
Le style Agency Rouge
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Modifier des styles existants Portée des styles

Portée des styles

Créer ses propres styles Mise en forme du document

Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante.

Où désirez-vous utiliser le nouveau style ?
Où désirez-vous utiliser le nouveau style ?

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

Modèle ? Mais je suis en train de travailler sur un document, pas sur un modèle !

La notion de style est intimement liée à celle de modèle : chaque modèle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres.

Ainsi, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Mais alors, comment créer son propre jeu de styles ?

Trois étapes :

  1. Créez un nouveau document.

  2. Modifiez ou créez des styles dans ce document. À titre d'exemple, modifiez le style Titre 1 en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.

  3. Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

    • Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ;

    • Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Word ;

    • Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir figure suivante) ;

    • Validez en cliquant sur Enregistrer.

Enregistrement du modèle
Enregistrement du modèle

Une fois le modèle personnel enregistré, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

Utilisation du nouveau modèle
Utilisation du nouveau modèle

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ?

En résumé
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Créer ses propres styles Mise en forme du document

Mise en forme du document

Portée des styles Utilisation de thèmes

Au chapitre 4, vous avez appris à mettre en forme le texte et les paragraphes d'un document. Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la mise en forme du document lui-même grâce aux thèmes mais aussi en exploitant les possibilités de mise en page « manuelle » de Word.
Au fil des pages, vous apprendrez à utiliser un thème prédéfini et, si nécessaire, à le modifier pour qu'il s'adapte parfaitement au résultat que vous désirez obtenir. Vous découvrirez également à quoi servent les sections, comment les mettre en place et comment modifier leurs caractéristiques de mise en forme. Enfin, vous verrez comment modifier la mise en forme des pages du document en jouant sur leur taille, leur orientation et leurs marges mais aussi en définissant des pages de garde, des filigranes et bien d'autres embellissements qui rendront vos documents bien plus agréables à lire.

Utilisation de thèmes

Mise en forme du document Mise en forme des sections

Utilisation de thèmes

Dans les chapitres précédents, vous avez, entre autres, appris à :

Que diriez-vous de pouvoir modifier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des réglages prédéfinis qui affectent les couleurs, les polices et les effets ? Cette prouesse réside dans l'utilisation de thèmes. Commencez par télécharger le document themes.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'effet des thèmes par vous-mêmes.

Télécharger le fichier

La figure suivante représente un même document mis en forme avec plusieurs thèmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu final est très différent d'un thème à l'autre.

Un même document, quatre thèmes différents
Un même document, quatre thèmes différents
Utiliser un thème prédéfini

Par défaut les documents Word utilisent le thème Office. Pour choisir un autre thème, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe Thèmes et faites votre choix parmi les thèmes proposés (voir figure suivante).

Accès aux différents thèmes proposés par Word
Accès aux différents thèmes proposés par Word

Entraînez-vous à modifier le thème appliqué au document themes.docx, téléchargé en début de section.

Modification d’un thème

Comme le montre la figure suivante, les icônes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes permettent de modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux du thème actuellement utilisé.

Ces trois icônes permettent de changer l'aspect du thème utilisé
Ces trois icônes permettent de changer l'aspect du thème utilisé

Ici encore, testez les effets de ces trois réglages sur le document themes.docx, téléchargé en début de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin. Vous devriez obtenir le résultat représenté à la figure suivante.

Le jeu de couleurs et les polices du document themes.docx ont été modifiés
Le jeu de couleurs et les polices du document themes.docx ont été modifiés
Enregistrement d’un thème modifié

Après avoir modifié un thème en utilisant les icônes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement l'enregistrer pour pouvoir le réutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thèmes, sur Enregistrer le thème actif et donnez un nom au nouveau thème.
Comme le montre la figure suivante, le thème enregistré est accessible directement dans la partie supérieure du menu Thèmes.

Le thème sauvegardé est directement accessible
Le thème sauvegardé est directement accessible
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Mise en forme du document Mise en forme des sections

Mise en forme des sections

Utilisation de thèmes Mise en forme des pages

Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu au chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hiérarchique dans la pyramide « caractère, paragraphe, page et section ». Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir dans quel cas les utiliser et à quel point elles peuvent se révéler incontournables.

Télécharger le fichier

Que sont les sections ? Que peuvent-elles m’apporter ?

Je vous en ai déjà brievèment parlé ; en fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien précis. Imaginez par exemple que vous ayez à réaliser le document représenté à la figure suivante :

Sauriez-vous réaliser ce document ?
Sauriez-vous réaliser ce document ?

Le texte des pages 1 et 3 est affiché dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est réparti sur trois colonnes. Pour parvenir à ce résultat, une seule solution : vous devez créer une section limitée à la page 2 du document.

Dans quels cas dois-je utiliser des sections ?

L'utilisation de sections sera nécessaire dans les cas suivants :

Définir un saut de section

Placez le point d'insertion à l'endroit précis où vous voulez insérer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section à utiliser en cliquant sur une des entrées affichées sous Sauts de section (voir figure suivante).

Les commandes disponibles sous l'icône Sauts de pages
Les commandes disponibles sous l'icône Sauts de pages

Le saut de section peut :

Numéroter les pages d’un document

La numérotation des pages d'un document est vraiment aisée (voir figure suivante).

  1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

  2. Cliquez sur Numéro de page.

  3. Choisissez la position des numéros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numéros proposés.

Numérotation des pages d'un document
Numérotation des pages d'un document

À titre d'exemple, numérotez les pages du document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt. Numérotez ses pages en adoptant une numérotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Les pages du document sections.docx ont été numérotées
Les pages du document sections.docx ont été numérotées

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses.

Imaginez que vous deviez numéroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui mais pas toutes les pages : seulement celles situées entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numéro de page 1, la page 4 le numéro de page 2, et ainsi de suite jusqu'à la page 7 qui devra porter le numéro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt.

Une idée de la méthode à employer ?
Étant donné que nous sommes en train de parler des sections, eh bien… nous allons en utiliser !

  1. Insérez un saut de section continu au début de la page 3 et un autre au début de la page 8 ;

  2. Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7 ;

  3. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insérez un numéro de page.

Mais que se passe-t-il ? Toutes les pages sont numérotées !

Par défaut, toutes les sections du document sont liées. Si vous numérotez une section, les autres le seront également (voir figure suivante) ! Vous devez donc désolidariser les trois sections du document.

Toutes les pages ont été numérotées
Toutes les pages ont été numérotées

Faites un double-clic dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au précédent (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban).
Recommencez la même manipulation mais, cette fois-ci, avec un double-clic sur le bas de page d'une des pages de la troisième section. Par exemple la page 8.

Mais que se passe-t-il ? Les sections ne sont plus liées et pourtant les numéros de pages sont toujours là ?

Il vous faut encore indiquer à Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas être numérotées. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Supprimer les numéros de page. Faites de même en plaçant le point d'insertion dans une des pages de la section 3. Comme le montre la figure suivante, les sections 1 et 3 ne sont plus numérotées.

Seule la section 2 est numérotée
Seule la section 2 est numérotée

Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numérotation à partir du numéro 1.
Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Format des numéros de page. Choisissez l'option À partir de, inscrivez 1 dans le champ correspondant et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Demande de numérotation à partir du numéro 1
Demande de numérotation à partir du numéro 1

Les pages 3 à 7 sont immédiatement numérotées 1 à 5.

Numérotation des lignes dans un document

Si ce n'est pas déjà fait, téléchargez le document sections.docx et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Pour numéroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Numéros de lignes et sélectionnez une commande dans le menu (voir figure suivante).

Ce menu permet de numéroter les lignes du document
Ce menu permet de numéroter les lignes du document

Là où les choses se corsent, c'est quand vous ne souhaitez numéroter que quelques lignes !
Si vous avez suivi l'exemple décrit dans la section précédente, vous avez certainement une vague idée de la technique à utiliser. Vous devez :

  1. Insérer un saut de section avant la première ligne à numéroter et un autre après la dernière ligne.

  2. Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section.

  3. Lancer la commande de numérotation de ligne (Numéros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

Par exemple, pour numéroter les lignes 4 à 10 de la page 4, vous devrez insérer un saut de section continu au début de la ligne 4 et un autre au début de la ligne 11, puis lancer la commande de numérotation de ligne. Une fois la commande exécutée, le document devrait ressembler à la figure suivante.

Les lignes 4 à 10 de la page 4 ont été numérotées
Les lignes 4 à 10 de la page 4 ont été numérotées
En-têtes et pieds de pages

Précédemment dans cette section, nous avons parlé des en-têtes et pieds de pages pour montrer comment numéroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, affichées dans les parties supérieure et inférieure des pages, peuvent contenir bien d'autres informations comme le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la société, etc. ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icônes En-tête et Pied de page, dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban (voir figure suivante).

Ces deux icônes permettent de définir respectivement un en-tête et un pied de page
Ces deux icônes permettent de définir respectivement un en-tête et un pied de page

Une fois l'en-tête ou le pied de page inséré, vous pouvez modifier les éléments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier, comme illustré à la figure suivante.

Personnalisation d'un en-tête
Personnalisation d'un en-tête
Ici, l'en-tête est actif
Ici, l'en-tête est actif

Une fois l'en-tête ou le pied de page choisi via les icônes En-tête ou Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser à l'aide de l'onglet Création du Ruban (voir figure suivante).

Cet onglet permet de personnaliser l'en-tête et le pied de page
Cet onglet permet de personnaliser l'en-tête et le pied de page

Vous pouvez par exemple :

De la même manière, les en-têtes et pieds de pages peuvent être différents sur les pages paires et impaires du document. Pour cela, cochez la case Pages paires et impaires différentes (dans le groupe Options, sous l'onglet Création du Ruban). Définissez alors l'en-tête et pied de page d'une page paire, puis ceux d'une page impaire.
À titre d'exemple, nous allons utiliser les contrôles du Ruban sous les onglets Insertion et Création pour définir l'en-tête de la figure suivante. Ici, la police utilisée est Calibri 22 points et l'illustration est une image Clip art qui répond au mot document.

Un en-tête personnalisé
Un en-tête personnalisé

La définition de l'en-tête se fait en cinq étapes :

Redimensionnement de l'image
Redimensionnement de l'image

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Utilisation de thèmes Mise en forme des pages

Mise en forme des pages

Mise en forme des sections TP : Rédiger un rapport

Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez à définir une page de garde, à modifier la taille, le format et les marges du document, à insérer des filigranes et bien d'autres choses encore…

Page de garde

Pour améliorer l'allure d'un long document (mémoire, compte-rendu, e-book, etc.), vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document. Cette opération est particulièrement simple dans Word car elle ne nécessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier.
Positionnez le point d'insertion à l'endroit où doit être insérée la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposées par Word (voir figure suivante).

Les pages de garde sont accessibles directement depuis le menu
Les pages de garde sont accessibles directement depuis le menu

Une fois la page de garde insérée, cliquez tour à tour sur chacune des zones de texte et insérez vos propres mentions. Dans la figure suivante par exemple, nous avons choisi une page de garde Austin. Elle présente quatre zones de texte à personnaliser.

Personnalisation de la page de garde choisie
Personnalisation de la page de garde choisie
Taille, orientation et marges du document

En règle générale, en France, les documents papier sont au format A4 : ils mesurent 21 centimètres de large par 29,7 centimètres de haut. Dans certains cas (comme l'impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, réalisation d'e-books de plus petite taille, etc.), il peut être nécessaire d'utiliser une taille différente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une valeur dans la liste (voir figure suivante).

Cette icône permet de choisir la taille du document
Cette icône permet de choisir la taille du document

J'utilise un papier spécial dont les dimensions n'apparaissent pas dans la liste. Est-ce que Word peut s'adapter à ce papier ?

N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier… à condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, définissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK, comme indiqué à la figure suivante.

La taille du papier peut être personnalisée
La taille du papier peut être personnalisée

L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icône Orientation, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Choix de l'orientation du papier
Choix de l'orientation du papier

Enfin, vous définissez les marges en cliquant sur l'icône Marges, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Définition des marges du document
Définition des marges du document

Si vous ne personnalisez pas les marges du document, elles seront par défaut Normales, c’est-à-dire égales à 2,5 cm sur chaque bord. Libre à vous de choisir des marges plus étroites ou plus larges en fonction des besoins.
Les marges En miroir sont à réserver aux documents qui doivent être reliés. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la même marge sur le bord correspondant à la reliure, comme représenté à la figure suivante.

Les marges de reliure sont utiles pour les documents qui doivent être reliés
Les marges de reliure sont utiles pour les documents qui doivent être reliés

Si les différentes marges proposées par défaut ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Marges personnalisées et définissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche et Droite de la boîte de dialogue Mise en page.
Enfin, si le document doit être relié, définissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les champs correspondants (voir figure suivante).

Personnalisation des marges du document
Personnalisation des marges du document

À titre d'exemple, essayez de reproduire le document représenté figure suivante.

La mise en page du document a été personnalisée
La mise en page du document a été personnalisée

Pour cela, définissez un nouveau document et modifiez ses caractéristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges Étroites. Insérez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Arrière-plan de page

L'arrière-plan d'un document Word est, par défaut, de couleur blanche. Si vous êtes amenés à réaliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore… des pages Web, vous voudrez peut-être donner un aspect moins conventionnel à vos créations en utilisant une couleur ou un dégradé d'arrière-plan.
Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Couleur de page dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez une couleur dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Cette icône vous permet de choisir la couleur d'arrière-plan des pages
Cette icône vous permet de choisir la couleur d'arrière-plan des pages

Si les couleurs proposées ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalisées.

Filigranes

Les filigranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers, dans les billets de banque par exemple. Si Word (ou plutôt l'imprimante) n'est pas en mesure de créer de « vrais » filigranes, on peut cependant les simuler en insérant un texte ou une image en arrière-plan des pages d'un document.
Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez un filigrane dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Choix d'un filigrane prédéfini
Choix d'un filigrane prédéfini

Il faut bien l'avouer, les filigranes proposés dans le menu sont assez limités. Heureusement, quelques clics suffisent pour en créer d'autres, parfaitement adaptés à chaque situation.
Si ce n'est pas déjà fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane du groupe Arrière-plan de page et, dans le menu, sélectionnez Filigrane personnalisé. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Cette boîte de dialogue permet de définir des filigranes personnalisés
Cette boîte de dialogue permet de définir des filigranes personnalisés

Les filigranes peuvent être constitués de texte ou d'images.

Bordures de page

Il est parfois nécessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document, par exemple pour créer un carton d'invitation ou encore pour donner du relief à une page importante du document. On réalise cette opération en cliquant sur l'icône Bordures de page (dans le groupe Arrière-plan, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante. Choisissez :

  1. Le type, le style, la couleur, la largeur et éventuellement le motif de la bordure ;

  2. Les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure;

  3. La portée de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.) ;

  4. La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille.

Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.

La boîte de dialogue Bordure et trame
La boîte de dialogue Bordure et trame
Multicolonnage

Définir un multicolonnage consiste à répartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique effraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a été simplifiée à l'extrême dans Word 2010 !
Pour vous entraîner tout au long de cette section, je vous suggère de télécharger le document lipsum.docx en utilisant le lien suivant et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document

Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Colonnes et choisissez un type de multicolonnage, comme illustré à la figure suivante.

L'icône Colonnes permet de créer un multicolonnage
L'icône Colonnes permet de créer un multicolonnage

L'intégralité du document est immédiatement répartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'élément choisi dans le menu.

D'accord ! C'est très facile mais comment faire si je veux 4 colonnes, un espacement de 0,45 cm ainsi qu'une ligne séparatrice entre les colonnes ?

Qu'à cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Personnalisation des colonnes
Personnalisation des colonnes

Indiquez le nombre de colonnes souhaité dans le champ Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne séparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramètres, comme le montre la figure suivante.

Le multicolonnage a été personnalisé
Le multicolonnage a été personnalisé

Tout ça c'est bien joli mais comment faire si je veux que le multicolonnage ne s'applique qu'à une partie du document ?

Est-ce que je dois vraiment répondre à cette question ? Réfléchissez un peu…
Eurêka ! En insérant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sûr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont été insérés avant et après le texte à répartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a été placé dans la section 2 et l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) a été utilisée (voir figure suivante).

Un multicolonnage partiel
Un multicolonnage partiel
En résumé
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Mise en forme des sections TP : Rédiger un rapport

TP : Rédiger un rapport

Mise en forme des pages Instructions pour réaliser le TP

Forts de votre expérience de quelques sept chapitres, vous êtes désormais en mesure de réaliser de beaux documents. En particulier, le dernier chapitre vous a appris à utiliser des thèmes, des sections et divers outils de mise en page. Mais je sens que vous manquez encore d'assurance. C'est pourquoi je vous propose un deuxième TP qui va vous montrer que vous savez faire bien plus que vous ne l'imaginez !

Alors, retroussez vos manches (ou plutôt, détendez-vous) et commençons.

Instructions pour réaliser le TP

TP : Rédiger un rapport Correction

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor s'est définitivement remis. Enfin presque… Il a tellement de travail en retard qu'il vous a demandé un service. Il voudrait (allez savoir pourquoi) mettre sa biographie en forme sous Word. Comme vous êtes devenus des as et que lui est un zéro, vous avez bien sûr accepté. Votre bonté vous perdra. Mais vous avez accepté, alors au boulot !

Les figures suivantes représentent le résultat à atteindre.

Les deux premières pages du documentLes deux premières pages du document

Les deux dernières pages du documentLes deux dernières pages du document

Une bonne nouvelle : j'ai déjà tapé le texte pour vous. Votre travail consistera à le mettre en forme en utilisant les différentes techniques étudiées jusqu'ici.

Pour arriver au résultat demandé, vous devrez en particulier :

Une bonne nouvelle ? Un cauchemar oui ! Cette mise en page est bien trop élaborée. Je suis sûr que je n'arriverai pas à ce résultat. Est-ce que je dois tout relire depuis le début ?

Qu'est-ce que c'est que ce défaitisme ? Toutes les techniques à mettre en œuvre sont tout à fait à votre portée et je suis prêt à parier que vous atteindrez la fin du TP sans encombre !

À moins que vous ne vouliez saisir tout le texte, je vous suggère d'utiliser le lien qui suit.

Télécharger le fichier

Vous avez maintenant tous les éléments en mains pour réaliser le document demandé. C'est à vous de jouer…

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TP : Rédiger un rapport Correction

Correction

Instructions pour réaliser le TP Insérer des illustrations dans un document

Correction

J'espère que vous n'avez pas eu trop de problèmes dans ce TP. Voici ma correction, dans laquelle je passe en revue tous les points qui auraient pu « coincer ».

Page de garde

Vous avez peut-être rencontré les deux difficultés suivantes :

  1. Les deux premières lettres du mot « œuvre » sont restées séparées dans le titre et dans le sous-titre. Qu'à cela ne tienne : placez le point d'insertion après le dernier « e » du mot « œuvre » et appuyez sur la barre d'espacement. Comme par magie, « oeuvre » se transforme en « œuvre ». En fait, il n'y a rien de magique là-dedans : la barre d'espacement a indiqué à Word que le mot était entièrement tapé et l'outil de correction automatique en cours de frappe a fait le remplacement. Vous en saurez plus à ce sujet en vous reportant à la section intitulée « Correction en cours de frappe » au chapitre 1 de la partie 3.

  2. Il a été impossible de saisir « 2011 » dans le dernier champ, en bas de la page de garde. Ce nombre a systématiquement été remplacé par « 11 ». Ceci est dû au comportement du champ Année. Pour corriger cette attitude par trop perturbante, supprimez le champ date en cliquant dans la zone de texte qui l'englobe, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Maintenant, il ne vous reste plus qu'à taper 2011 au clavier.

Choix d'un thème

Le seul problème que vous ayez pu rencontrer se situe au niveau du titre, qui n'arrive pas à tenir dans la largeur définie pour la zone de texte. Cliquez sur cette zone pour faire apparaître les traits pointillés matérialisant ses frontières, pointez le taquet de redimensionnement de droite, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la droite pour élargir la zone de texte, comme illustré à la figure suivante.

Modification de la largeur de la zone de texte
Modification de la largeur de la zone de texte
Mise en forme du texte encadré

Cette étape ne vous a certainement pas posé de problème. Voici cependant quelques indices pour ceux qui auraient éprouvé des difficultés.

  1. La police est définie dans le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqué à la figure suivante.

  2. La suppression de l'espace après les paragraphes du texte encadré se fait avec l'icône Interligne et espacement de paragraphes (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

  3. Les retraits à gauche et à droite du texte encadré se font dans la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

  4. La bordure est définie en cliquant sur l'icône Bordure et trame (toujours dans le groupe Paragraphe) et en choisissant Ombre dans la boîte de dialogue Bordure et trame, comme indiqué à la figure suivante.

Modification de la police et de la taille des caractères
Modification de la police et de la taille des caractères
Cette icône permet de supprimer l'espace après un paragraphe
Cette icône permet de supprimer l'espace après un paragraphe
Définition des retraits à gauche et à droite
Définition des retraits à gauche et à droite
Définition de la bordure
Définition de la bordure
En-tête et pied de page

La définition de l'en-tête et du pied de page se fait dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban. Il suffit de cliquer sur l'icône En-tête et de sélectionner Moderne page paire, puis de cliquer sur l'icône Pied de page et de sélectionner Moderne page impaire.

Si la numérotation des page commence à 1 et non à 2 comme demandé :

  1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

  2. Cliquez sur l'icône Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et sélectionnez Format des numéros de page dans le menu.

  3. Entrez la valeur 2 dans la zone de texte À partir de et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Choix du départ de la numérotation
Choix du départ de la numérotation
Multicolonnage

Contrairement à ce que la logique pourrait laisser croire, l'insertion de sauts de section n'intervient pas sous l'onglet Insertion, mais sous l'onglet Mise en page du Ruban. Cliquez sur l'icône Sauts de page du groupe Mise en page et sélectionnez Saut de section > Continu, comme indiqué à la figure suivante.

Insertion d'un saut de section continu
Insertion d'un saut de section continu

Une fois les deux sauts de section insérés, placez le point d'insertion à l'intérieur de la zone qu'ils délimitent, cliquez sur l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) et, dans le menu, choisissez la valeur Deux, comme indiqué à la figure suivante.

La section comportera deux colonnes
La section comportera deux colonnes
Alignement des paragraphes

Cette étape n'est vraiment pas compliquée. C'est pourquoi j'en profite pour vous rappeler une astuce bien pratique : pour sélectionner la totalité du document, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier Ctrl + A. Puis, afin de justifier votre texte, cliquez sur l'icône Justifier dans le groupe Paragraphe. Pour aller encore plus vite, vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier correspondant, Ctrl + J.

Ce TP est déjà terminé. Vous voilà prêts à passer à la suite. En attendant, je mets à votre disposition le document final, pour pouvoir comparer avec le vôtre.

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Instructions pour réaliser le TP Insérer des illustrations dans un document

Insérer des illustrations dans un document

Correction L'illustration est sur mon disque dur

Dans ce chapitre, vous apprendrez à insérer dans vos documents toutes sortes d'illustrations provenant de sources diverses : votre disque dur, le site Office.com de Microsoft ou encore le Web.
Si vous utilisez Windows 7, vous verrez comment accéder facilement à toutes vos illustrations, indépendamment des dossiers dans lesquels elles sont stockées. Vous verrez aussi comment accéder à l'immense bibliothèque d'images de Microsoft sans même quitter votre traitement de texte ou en vous rendant simplement sur une page web dédiée. Si l'illustration se trouve sur le Web, vous verrez comment la « récupérer » en utilisant l'outil de capture de Windows. Enfin, vous apprendrez à habiller vos illustrations avec le texte qui les environne.

L'illustration est sur mon disque dur

Insérer des illustrations dans un document Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

L'illustration est sur mon disque dur

Où sont stockées mes images ?

Cette section présuppose que votre système d'exploitation est Windows 7, version 32 ou 64 bits, toutes éditions confondues. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows XP, rendez-vous à la fin de la section pour savoir comment localiser vos images.
La bibliothèque Images, accessible directement depuis le menu Démarrer, est un emplacement de choix pour stocker vos images et photos. Pour l'ouvrir, cliquez sur Démarrer puis, dans la partie droite du menu, sur Images, comme illustré à la figure suivante.

Accès au dossier Images
Accès au dossier Images

Si vous avez stocké vos images dans un des dossiers de la bibliothèque Images, elles doivent apparaître dans cette fenêtre.

Mais qu'est-ce qu'une bibliothèque au juste ?

Les bibliothèques sont apparues avec Windows 7. Elles facilitent la manipulation de fichiers d'un même type qui se trouvent à différents endroits. Dans cet exemple, la bibliothèque Images est constituée des dossiers Mes images et Échantillons d'images.
Lorsque vous utilisez une application graphique (Microsoft Paint, The Gimp ou Photoshop par exemple), le dossier Mes images est proposé comme emplacement par défaut lorsque vous lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier. Voici par exemple, illustrée à la figure suivante, la boîte de dialogue affichée lorsque l'on fait appel à la commande Fichier > Enregistrer dans Microsoft Paint pour enregistrer une nouvelle image.

Dans Paint, le dossier d'enregistrement par défaut est Mes images
Dans Paint, le dossier d'enregistrement par défaut est Mes images

Mais où est passée la photo des cabanes de pêcheurs ? Et pourquoi la mention Vide apparaît-elle dans le dossier Échantillons d'image ?

Eh bien tout simplement parce que le format sélectionné dans la liste déroulante Type est PNG. Seuls les fichiers au format PNG sont donc affichés dans la boîte de dialogue. Si vous sélectionnez le type JPEG, les fichiers JPEG apparaissent, comme dans la figure suivante. Zozor disparaît, puisqu'il est au format PNG !

Seules les images au format JPEG sont affichées
Seules les images au format JPEG sont affichées
Sous Windows Vista

Si vous utilisez Windows Vista, la commande Images du menu Démarrer donne accès à l'équivalent du dossier Mes images de Windows 7. Vous avez tout intérêt à stocker vos images dans ce dossier pour y accéder facilement depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, vous devrez mémoriser l'emplacement exact de vos images car le concept de bibliothèques est étranger à Windows Vista.

Sous Windows XP

Si vous utilisez Windows XP, la commande Mes Images du menu Démarrer donne directement accès au dossier Mes images. Si vous stockez vos images dans ce dossier, elles seront directement accessibles depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, pour pouvoir les ouvrir, vous devrez vous déplacer dans le dossier qui les contient.

Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images

Si vous avez pris la bonne habitude de stocker vos images dans le dossier Mes images, il est très facile de les retrouver à partir du menu Démarrer. Mais imaginez que vos images soient stockées dans un autre (ou encore pire, plusieurs autres !) dossier(s). Sont-elles perdues à tout jamais ?

Je suis sûr que la réponse vous brûle les lèvres ! Il suffit d'inclure dans la bibliothèque Images les dossiers dans lesquels ces images sont stockées. Encore faut-il savoir comment ajouter un dossier à la bibliothèque Images. Rassurez-vous, il n'y a rien de sorcier là-dedans. :)

Cliquez sur Démarrer puis sur Images pour ouvrir la bibliothèque Images. Juste en dessous du titre Bibliothèque Images, vous voyez le mot Inclut, suivi du nombre de dossiers attachés à la bibliothèque Images. Dans l'exemple de la figure suivante, on observe deux dossiers.

La bibliothèque Images contient deux emplacements
La bibliothèque Images contient deux emplacements

Cliquez sur le mot emplacements. Une boîte de dialogue intitulée Emplacement de bibliothèque Images s'ouvre alors (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue permet de personnaliser la bibliothèque
Cette boîte de dialogue permet de personnaliser la bibliothèque

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Ajouter et à désigner le dossier à prendre en compte dans la bibliothèque Images. Une fois le dossier ajouté et la boîte de dialogue Emplacement de bibliothèque Images fermée, les images du dossier sont visibles dans la bibliothèque Images, comme illustré à la figure suivante.

Un dossier a été ajouté à la bibliothèque Images
Un dossier a été ajouté à la bibliothèque Images
Les formats pris en charge

Word est compatible avec la plupart des formats graphiques conventionnels. Sont en particulier pris en charge les formats JPG (ou JPEG), GIF, PNG, BMP et WMF.

Vous avez dit format de fichier ?

Selon les applications utilisées, les fichiers sont enregistrés dans un format ou dans un autre, identifié par son extension. Ainsi, la quasi-totalité des appareils photo numériques utilise le format JPG pour enregistrer des photos. Le Web exploite des fichiers graphiques aux formats PNG, JPG et GIF. Les anciennes applications de dessin utilisent le format BMP. Certains formats, jugés trop « propriétaires » (c'est-à-dire fortement liés à une application) ou trop peu répandus ne sont pas directement utilisables. Par exemple, les fichiers propriétaires Photoshop PSD, Illustrator AI ou encore Autocad DFX ne sont pas utilisables dans Word. N'ayez crainte : toutes ces applications sont en mesure d'enregistrer les fichiers qu'elles manipulent dans un format compatible avec Word.

Insérer une image

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit exact où l'image doit être insérée. Déplacez-vous dans l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icône Image, dans le groupe Illustrations. La boîte de dialogue Insérer une image s'ouvre à l'écran. Par défaut, elle affiche le contenu de la bibliothèque Images. Si vous avez suivi les conseils donnés dans la section « Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images » et si, bien entendu, vous utilisez Windows 7, la bibliothèque rassemble tous les dossiers contenant des images, comme illustré à la figure suivante.

Le contenu de la bibliothèque Images
Le contenu de la bibliothèque Images

Faites défiler l'ascenseur vertical pour afficher la miniature de l'image à insérer, puis faites un double-clic dessus pour insérer l'image.

Choix du mode d'affichage
Choix du mode d'affichage

Si la Bibliothèque Images contient un grand nombre de fichiers, il peut être difficile de trouver rapidement celui que vous voulez insérer dans votre document. Heureusement, Microsoft a prévu cette situation. Vous pouvez :

  1. Filtrer le type des fichiers affichés dans la liste à droite du champ Nom de fichier ;

  2. Entrer le nom (ou une partie du nom) de l'image recherchée dans le champ Rechercher, en haut à droite de la boîte de dialogue Insérer une image.

Par exemple, pour afficher uniquement les fichiers JPG dont le nom contient les lettres « tul », sélectionnez Format d'échange de fichiers JPEG (*.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.jpe) dans la liste déroulante Format et tapez tul dans le champ Rechercher. La partie centrale de la boîte de dialogue est automatiquement filtrée en conséquence, comme visible à la figure suivante.

La bibliothèque Images a été filtrée
La bibliothèque Images a été filtrée

Tout cela est très bien mais mes photos ont des noms assez peu parlants et je n'arrive pas à les retrouver. Existe-t-il un moyen pour que je puisse facilement les retrouver ?

Ici encore, Windows 7 va vous apporter son aide :

  1. Lancez la commande Images depuis le menu Démarrer.

  2. Déplacez-vous dans le dossier qui contient vos photos.

  3. Sélectionnez les photos en utilisant la méthode de votre choix. Vous pouvez par exemple cliquer sur la première photo, faire défiler l'ascenseur pour atteindre la dernière photo et cliquer sur celle-ci tout en maintenant la touche Maj enfoncée.

  4. Comme représenté à la figure suivante, cliquez sur Afficher plus de détails dans la partie inférieure de la fenêtre.

  5. Cliquez sur Ajouter un mot clé dans la partie inférieure de la fenêtre et entrez les mots-clés, séparés par des points virgules « ; », que vous désirez associer aux photos sélectionnées. Dans la figure suivante par exemple, nous associons aux images les mots-clés neige, 2010 et forêt.

Le lien Afficher plus de détails
Le lien Afficher plus de détails
Affectation de mots-clés aux images sélectionnées
Affectation de mots-clés aux images sélectionnées

Comme le montre la figure suivante, vous pourrez désormais utiliser un de ces mots-clés dans la boîte de dialogue Insérer une image de Word pour retrouver facilement vos photos.

Filtrage du dossier à l'aide d'un mot-clé
Filtrage du dossier à l'aide d'un mot-clé
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Insérer des illustrations dans un document Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

L'illustration est sur mon disque dur L'illustration se trouve sur une page web

Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

En tant que membre de la suite Office, Word donne accès à un très grand nombre d'illustrations et de photographies. Ces dernières peuvent être librement insérées dans un document en quelques clics de souris.

La bibliothèque d'images d'Office

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer l'image. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban puis cliquez sur l'icône Images clipart du groupe Illustrations. Cette action provoque l'affichage du volet Images clipart sur le côté droit de la fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Le volet Images clipart est affiché à droite du document
Le volet Images clipart est affiché à droite du document

Assurez-vous que la case Inclure le contenu Office.com est cochée. Ainsi, les images seront recherchées sur l'ordinateur mais aussi sur Office.com, le site Microsoft dédié à la suite Office.
Déroulez la liste Les résultats devraient être. Cochez la case Illustrations si vous recherchez des Clip arts. Cochez la case Photographies si vous recherchez des photographies. Bien entendu, vous pouvez cocher ces deux cases pour rechercher des Clip arts et des photographies, comme illustré à la figure suivante.

La recherche portera sur des illustrations et des photographies
La recherche portera sur des illustrations et des photographies

Entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher et cliquez sur OK. Comme illustré à la figure suivante, le résultat de la recherche est affiché dans la partie inférieure du volet Images clipart.

Les résultats apparaissent dans le volet Images clipart
Les résultats apparaissent dans le volet Images clipart

Cliquez sur un Clip art ou une photographie pour l'insérer dans le document.
Si l'image insérée n'a pas la taille voulue, vous pouvez la redimensionner en agissant sur ses poignées de redimensionnement ou sur le Ruban. Vous en saurez plus à ce sujet un peu plus loin dans ce livre.

La bibliothèque d'images d'Office.com

Si les illustrations proposées dans le volet Images clipart ne couvrent pas vos besoins, cliquez sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie inférieure de ce volet. La page de recherche d'images de Microsoft s'ouvre dans le navigateur par défaut. Utilisez les catégories (1) et le champ de recherche (2) pour trouver l'image de vos rêves (voir figure suivante).

Recherche d'images sur Office.com
Recherche d'images sur Office.com
Si vous utilisez comme navigateur par défaut Internet Explorer

Lorsque vous avez trouvé une image digne d'intérêt, pointez-la et cliquez sur Copier dans le Presse-papiers, comme à la figure suivante.

L'image est sur le point d'être copiée dans le presse-papiers
L'image est sur le point d'être copiée dans le presse-papiers

Si vous êtes confrontés à un avertissement indiquant « les cookies doivent être activés dans votre navigateur », assurez-vous que c'est bien le cas puis validez en cliquant sur Accepter. Retournez dans Word. Placez le point d'insertion à l'endroit où l'image doit être insérée, puis cliquez sur l'icône Coller du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

L'image est collée dans Word
L'image est collée dans Word

Mais qu'est-ce que les cookies viennent faire ici ? On ne parle pourtant pas cuisine ! Est-ce que je me serais trompé de livre ?

En informatique, les cookies n'ont rien à voir avec ces succulents biscuits aux pépites de chocolat. :( Ils désignent des fichiers de petite taille émis par un site web et stockés sur l'ordinateur qui s'y connecte, ceci à des fins d'échange de données. Le site de recherche d'images de Microsoft utilise cette technique. Vous devez donc vous assurer que les cookies sont activés dans votre navigateur.

Mais je n'y connais rien moi, dans les paramètres du navigateur ! Est-ce que je dois renoncer à utiliser le site de recherche d'images de Microsoft ?

Rassurez-vous, les cookies n'ont rien de sorcier. Si vous utilisez Internet Explorer 8 ou 9, cliquez sur Outils puis sur Options Internet. Dans la boîte de dialogue Options Internet, basculez sur l'onglet Confidentialité et assurez-vous que le curseur n'est pas dans la position la plus haute, comme à la figure suivante.

Dans cette position, le curseur bloque tous les cookies
Dans cette position, le curseur bloque tous les cookies
Si vous utilisez Mozilla Firefox, Google Chrome ou un autre navigateur par défaut

Lorsque vous avez trouvé une image digne d'intérêt, pointez-la et cliquez sur Télécharger, comme à la figure suivante.

L'image est sur le point d'être téléchargée
L'image est sur le point d'être téléchargée

En fonction du navigateur utilisé, vous pouvez être invités à choisir l'application dans laquelle l'image doit être ouverte, comme à la figure suivante.

Quelle application allez-vous utiliser pour ouvrir l'image ?
Quelle application allez-vous utiliser pour ouvrir l'image ?

Choisissez Windows Live Photo Gallery ou toute autre application graphique installée sur votre ordinateur puis validez en cliquant sur OK. L'image s'ouvre dans l'application désignée.

Une technique particulière doit être utilisée dans Google Chrome
Une technique particulière doit être utilisée dans Google Chrome

Une fois l'image ouverte dans l'application graphique, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, sélectionnez Copier, comme illustré à la figure suivante.

Cette action va copier l'image dans le presse-papiers
Cette action va copier l'image dans le presse-papiers

Retournez dans Word. Placez le point d'insertion à l'endroit où l'image doit être insérée, puis cliquez sur l'icône Coller du Ruban.

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L'illustration est sur mon disque dur L'illustration se trouve sur une page web

L'illustration se trouve sur une page web

Utiliser les images mises à disposition par Microsoft L'outil Capture de Word 2010

L'illustration se trouve sur une page web

Le Web regorge d'images, de dessins et de photographies, et il est bien souvent tentant d'en utiliser certaines dans vos documents.
Mais comment trouver les images qui pourraient convenir à vos documents ?

Vous avez vu que la bibliothèque d'images d'Office.com donnait accès à un grand nombre d'illustrations mais il y a encore mieux : vous pouvez utiliser un moteur de recherche d'images, par exemple Bing. Ouvrez votre navigateur web et allez sur la page http://www.bing.com.

Sélectionnez l'onglet Images (1), entrez le mot-clé souhaité dans le champ de recherche (2) et cliquez sur Rechercher (3), comme illustré à la figure suivante.

Recherche d'une illustration dans Bing
Recherche d'une illustration dans Bing

Lorsque vous pointez une des vignettes, elle est agrandie et fait apparaître diverses informations relatives à ses dimensions, son type, son « poids » (c'est-à-dire le nombre de kilo-octets du fichier correspondant) et le site qui l'héberge (voir figure suivante).

L'image est agrandie et affiche plusieurs informations
L'image est agrandie et affiche plusieurs informations

Si l'image semble convenir, cliquez sur la vignette pour accéder au site qui l'héberge, puis à nouveau sur la vignette pour accéder à l'image, comme à la figure suivante.

L'image est affichée dans le navigateur
L'image est affichée dans le navigateur

Pour récupérer l'image, il vous suffit maintenant de cliquer du bouton droit sur l'image et de choisir (voir figure suivante) :

Que voulez-vous faire de l'image ?
Que voulez-vous faire de l'image ?

Si vous choisissez de placer l'image dans le Presse-papiers de Windows, vous pourrez l'insérer dans votre document Word avec l'icône Coller du Ruban (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban).
Si vous choisissez d'enregistrer l'image sur le disque dur, vous l'insérerez dans votre document en cliquant sur l'icône Image du Ruban (groupe Illustrations, onglet Insertion).

Une question de droits

Les illustrations disponibles sur le Web ne sont pas forcément libres de droit. Avant de se servir d'une image, que ce soit dans un but personnel ou professionnel, il convient de s'informer des modalités d'utilisation qui lui sont associées.

Lorsqu'aucune licence d'utilisation n'est spécifiée, le plus simple est de passer votre chemin pour éviter toute poursuite. Faites bien attention : certaines images incluent un copyright invisible à l'œil et pourtant bien présent. Leurs auteurs peuvent très bien se retourner contre vous pour toute utilisation (jugée) abusive !

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Utiliser les images mises à disposition par Microsoft L'outil Capture de Word 2010

L'outil Capture de Word 2010

L'illustration se trouve sur une page web Habiller une illustration avec du texte

L'outil Capture de Word 2010

Pour « capturer » (c'est-à-dire insérer dans le presse-papiers de Windows) une partie quelconque de l'écran, qu'il s'agisse d'une page web, d'une application ou du Bureau de Windows, vous pouvez utiliser l'outil Capture de Word 2010. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Capture et, dans le menu, sélectionnez Capture d'écran comme illustré à la figure suivante.

Accès à l'outil Capture
Accès à l'outil Capture

La fenêtre de Word se replie dans la Barre des tâches, l'écran se grise et le pointeur de la souris se transforme en un « plus » de couleur noire. Pour capturer tout ou partie de ce qui est affiché à l'écran, il suffit de tracer un cadre de sélection en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris. Lorsque vous relâchez ce bouton, l'élément capturé est automatiquement collé au point d'insertion.

Entraînez-vous à capturer une icône du Bureau. Pour ce faire, assurez-vous au préalable qu'aucune application ne vient s'interposer entre la fenêtre de Word et le Bureau. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Capture puis sur Capture d'écran et tracez un cadre de sélection autour de l'icône que vous souhaitez capturer.

En utilisant une technique similaire, capturez une partie d'une page web. Attention, le navigateur web (2) doit se trouver entre le papier-peint du Bureau (3) et la fenêtre de Word (1), comme illustré à la figure suivante.

L'empilage des fenêtres doit être pris en considération
L'empilage des fenêtres doit être pris en considération
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L'illustration se trouve sur une page web Habiller une illustration avec du texte

Habiller une illustration avec du texte

L'outil Capture de Word 2010 Insérer d’autres éléments graphiques

Habiller une illustration avec du texte

Word permet d'« habiller » les images d'un document pour les intégrer parfaitement au texte qui les environne. Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le fichier habillage.docx en utilisant le lien suivant.

Télécharger le document

Choisir le positionnement des images

Pour choisir l'image à habiller, cliquez dessus. Ensuite, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Position dans le groupe Organiser et pointez un des habillages proposés. Le document est automatiquement ajusté en conséquence. Cliquez lorsque la disposition vous convient, comme illustré à la figure suivante.

Choix d'une disposition pour l'image
Choix d'une disposition pour l'image
Définition précise de la disposition de l'image
Définition précise de la disposition de l'image

Supposons que vous désiriez habiller les images comme dans l'exemple de la figure suivante. Comment allez-vous vous y prendre ?

Quelle est, selon vous, la technique utilisée ?
Quelle est, selon vous, la technique utilisée ?
  1. Cliquez sur la première image pour la sélectionner.

  2. Basculez si nécessaire sur l'onglet Format du Ruban, déroulez l'icône Position du groupe Organiser et sélectionnez En haut à gauche avec habillage du texte carré.

  3. Cliquez sur la deuxième image pour la sélectionner.

  4. Basculez si nécessaire sur l'onglet Format du Ruban, déroulez l'icône Position du groupe Organiser et sélectionnez Au milieu à droite avec habillage du texte carré.

Choisir la disposition du texte

Par défaut, le texte habille les images « au carré ». Cela signifie qu'il s'enroule au plus près des images. Si nécessaire, vous pouvez choisir une autre disposition en agissant sur l'icône Renvoyer à la ligne automatiquement (dans le groupe Organiser, sous l'onglet Format du Ruban), comme illustré à la figure suivante.

Choix d'une autre disposition pour le texte
Choix d'une autre disposition pour le texte

La figure suivante donne quelques exemples d'habillages, pour que vous ayez une idée plus claire des possibilités de l'icône Renvoyer à la ligne automatiquement.

Quelques exemples de disposition pour le texte
Quelques exemples de disposition pour le texte
En résumé
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L'outil Capture de Word 2010 Insérer d’autres éléments graphiques

Insérer d’autres éléments graphiques

Habiller une illustration avec du texte Formes

Au chapitre précédent, vous avez appris à insérer des images (photos, captures d'écran et Clip arts) dans un document. Toutefois, les images ne sont pas les seuls éléments graphiques utilisables. Ce chapitre va vous montrer comment insérer des formes, des équations mathématiques, des graphiques SmartArt, des graphiques représentant des données numériques et des effets typographiques dans vos documents. Les techniques à utiliser sont propres à chaque objet. Nous les traiterons donc dans des sections différentes.

N'ayez crainte ! Il n'y a rien de bien méchant là-dedans. Et pensez à l'effet que vous produirez dans une conversation mondaine en parlant de graphiques SmartArt ! Alors, si vous êtes prêts à franchir une étape supplémentaire, commençons de ce pas !

Formes

Insérer d’autres éléments graphiques Équations mathématiques

Formes

Les formes sont des éléments dessinés tels que rectangles, flèches, étoiles, etc., que vous pouvez insérer directement dans un document Word.
Pour ajouter un tel élément dans un document :

  1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

  2. Cliquez sur l'icône Formes du groupe Illustrations et choisissez la forme à insérer dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

  3. Le point d'insertion se transforme en signe Plus. Dessinez la forme à l'endroit souhaité sur le document, en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris et en traçant un rectangle.

  4. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, des poignées de redimensionnement et de rotation sont affichées. Si nécessaire, utilisez-les pour changer la taille de la forme ou lui appliquer une rotation.

De nombreuses formes prédéfinies sont disponibles
De nombreuses formes prédéfinies sont disponibles

Comme illustré à la figure suivante, utilisez :

Les poignées affichées autour d'une forme sélectionnée
Les poignées affichées autour d'une forme sélectionnée

À titre d'exemple, nous allons utiliser l'outil Formes pour réaliser le diagramme représenté dans la figure suivante.

Un exemple de diagramme
Un exemple de diagramme

L'insertion du losange, des deux rectangles et des flèches ne devrait pas vous poser de problème : il suffit de sélectionner les éléments correspondants dans la liste Formes (dans le groupe Illustrations, sous l'onglet Insertion du Ruban) et de les dessiner à l'écran.

Tout cela c'est bien joli mais comment insérer du texte dans une forme ?

Eh bien, il suffit de cliquer sur la forme et de taper le texte au clavier. Celui-ci est automatiquement inséré à l'intérieur de la forme.

Et les textes flottants ? Comment les insérer ?

Ces textes « OUI » et « NON » doivent être placés dans des zones de texte. Cette forme est disponible sous l'intitulé Formes de base dans le menu de l'icône Formes, comme illustré à la figure suivante. Les éléments de texte peuvent ensuite être librement déplacés pour être positionnés au niveau des flèches.

Cette forme permet d'insérer des éléments textuels flottants
Cette forme permet d'insérer des éléments textuels flottants
Personnaliser une forme

Si nécessaire, vous pouvez modifier le style en utilisant les icônes du groupe Styles de formes, sous l'onglet Format du Ruban (voir figure suivante). Vous pouvez ainsi choisir le contour, le remplissage et les effets (ombre, réflexion, lumière, etc.) associés à la forme.

Le groupe Styles de formes
Le groupe Styles de formes

À titre d'exemple, nous allons redéfinir le diagramme pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Le diagramme a été personnalisé
Le diagramme a été personnalisé

Cet organigramme a bien plus fière allure que le précédent. Et pourtant, il n'est pas bien difficile à réaliser !

  1. Sélectionnez le losange et appliquez-lui un style Effet discret, Vert olive 3 Accentué (voir figure suivante).

  2. Cliquez sur Effets de la forme, pointez Réflexion et, dans le menu, choisissez Pleine réflexion, contact (voir figure suivante).

  3. Définissez la même réflexion sur les deux rectangles mais utilisez des couleurs différentes (Effet discret - Rouge 2 accentué pour le rectangle de gauche, Effet discret - Violet 4 accentué pour le rectangle de droite).

  4. Cliquez tour à tour sur chacune des flèches et appliquez-leur le style Ligne Intense - 2 accentué pour la flèche de gauche et Ligne Intense - 4 accentué pour la flèche de droite.

  5. Cliquez tour à tour sur les deux zones de texte et affectez-leur le style Effet intense – Orange 6 accentué.

Modification du style du losange
Modification du style du losange
Modification de la réflexion du losange
Modification de la réflexion du losange

Le diagramme doit maintenant ressembler trait pour trait à ce qui était demandé. Facile, non ?

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Insérer d’autres éléments graphiques Équations mathématiques

Équations mathématiques

Formes Graphiques SmartArt

Équations mathématiques

Que tous les lycéens, étudiants, scientifiques et autres amateurs d'équations mathématiques se réjouissent : il est aujourd'hui très simple d'écrire des équations dans Word. Si vous n'avez aucun atome crochu avec les mathématiques et si vous ne voulez surtout pas en avoir (!), vous pouvez sauter cette section et consulter directement la suivante, consacrée aux graphiques SmartArt.

Vous êtes encore là ? Tant mieux, continuons !

Une question simple pour commencer. D'après vous, dans quel onglet du Ruban faut-il se rendre pour insérer une formule dans un document ?
N'ayez pas peur, je suis sûr que vous avez la bonne réponse.

Dans l'onglet Insertion bien entendu !

Le groupe Symboles, et plus particulièrement l'icône Équation qui s'y trouve, donne accès à un ensemble d'équations prédéfinies. Cliquez sur la partie inférieure de l'icône Équation pour accéder à ces équations (voir figure suivante).

Quelques équations prédéfinies sont accessibles directement
Quelques équations prédéfinies sont accessibles directement

Il suffit de cliquer sur l'une d'entre elles pour l'insérer dans le document. Si, par exemple, nous cliquons sur la première équation, l'équation représentée à la figure suivante est insérée dans le document.

Une équation prédéfinie a été insérée dans le document
Une équation prédéfinie a été insérée dans le document

Le cadre affiché autour de l'équation ne sert qu'à la matérialiser. Si vous cliquez en dehors de ce cadre, il disparaît et l'équation fait partie intégrante du document.

D'autres équations prédéfinies sont disponibles sur Office.com
D'autres équations prédéfinies sont disponibles sur Office.com

Tout ceci est parfait mais comment faire pour insérer une autre équation que celles proposées par défaut ?

Cliquez sur l'icône Équation (dans le groupe Symboles, sous l'onglet Insertion du Ruban). Une zone de saisie est insérée dans le document et un onglet spécifique, nommé Conception, est affiché dans le Ruban. Pour définir une équation, vous utiliserez les icônes des groupes Symboles et Structures (voir figure suivante).

Vous êtes sur le point de définir une nouvelle équation
Vous êtes sur le point de définir une nouvelle équation

À titre d'exemple, nous allons définir l'équation représentée à la figure suivante :

Une belle équation pour vous entraîner
Une belle équation pour vous entraîner

Voici la suite des actions à accomplir :

  1. Appuyez successivement sur Argth(x)=.

  2. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes, comme indiqué à la figure suivante.

  3. Cliquez dans le numérateur puis appuyez sur 1.

  4. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 2.

  5. Cliquez à la suite de la fraction puis appuyez sur ln.

  6. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes.

  7. Cliquez dans le numérateur puis appuyez sur 1+x.

  8. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 1-x.

  9. Sélectionnez la fraction, cliquez sur l'icône Crochet puis sur la première icône dans le menu, comme à la figure suivante.

    Insertion de parenthèses
    Insertion de parenthèses
  10. Cliquez à la suite de la fraction puis appuyez sur =.

  11. Cliquez sur l'icône Grand opérateur puis sur la deuxième icône du menu, comme à la figure suivante.

    Insertion d'un Sigma
    Insertion d'un Sigma
  12. Cliquez dans la zone au-dessus du Sigma. Appuyez sur + puis cliquez sur l'icône infini (voir figure suivante) dans le groupe Symboles.

    L'icône infini
    L'icône infini
  13. Cliquez dans la zone en dessous du Sigma puis appuyez sur n=0.

  14. Cliquez sur l'icône Fraction et sélectionnez Fraction sur deux lignes dans le menu.

  15. Cliquez dans le numérateur. Cliquez ensuite sur l'icône Script et sélectionnez Exposant dans le menu, comme à la figure suivante.

    Insertion d'un exposant
    Insertion d'un exposant
  16. Cliquez dans la base du numérateur puis appuyez sur n.

  17. Cliquez dans l'exposant du numérateur puis appuyez sur 2n+1.

  18. Cliquez dans le dénominateur puis appuyez sur 2n+1.

Insertion d'une fraction sur deux lignes
Insertion d'une fraction sur deux lignes

L'équation doit maintenant être en tout point identique à ce qui était demandé.

L'exercice peut paraître difficile mais, avec un peu d'entraînement, la difficulté aura tôt fait de s'estomper…

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Formes Graphiques SmartArt

Graphiques SmartArt

Équations mathématiques Représenter des données numériques avec un graphique

Graphiques SmartArt

Les graphiques SmartArt sont utilisés pour présenter des informations et idées sous une forme graphique. Sans nécessiter de compétences graphiques, ils apportent pourtant une touche professionnelle à vos documents et facilitent la compréhension et la mémorisation des informations par le lecteur.

Pour insérer un graphique SmartArt dans un document, commencez par positionner le point d'insertion à l'emplacement voulu. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icône SmartArt dans le groupe Illustrations. Une boîte de dialogue intitulée Choisir un graphique SmartArt s'ouvre alors (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue donne accès à un grand nombre de graphiques SmartArt
Cette boîte de dialogue donne accès à un grand nombre de graphiques SmartArt

Choisissez un graphique dans la liste et cliquez sur OK pour l'insérer dans le document (voir figure suivante). Pour compléter le graphique, il ne vous reste plus qu'à insérer du texte dans les zones prévues à cet effet.

Un graphique SmartArt a été inséré dans le document
Un graphique SmartArt a été inséré dans le document

À titre d'exemple, nous allons définir le graphique représenté figure suivante.

Le graphique à reproduire
Le graphique à reproduire

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône SmartArt dans le groupe Illustrations. Dans la liste de gauche, cliquez sur Cycle, sélectionnez le SmartArt Cycle non directionnel et cliquez sur OK pour l'insérer dans le document. Complétez les formes avec le texte demandé.

Je suis sûr qu'une question vous brûle les lèvres : comment faire pour insérer un sixième rectangle dans le graphique ?

Eh bien, il vous suffit de cliquer sur l'icône Ajouter une forme (dans le groupe Créer un graphique, sous l'onglet Création du Ruban), comme à la figure suivante.

Cette icône ajoute une forme dans le document
Cette icône ajoute une forme dans le document

Et Zozor ? Comment l'inclure au graphique ?

Pour Zozor, il va falloir trouver une astuce : vous allez le placer dans une zone de texte.

Zozor, la mascotte du Site du Zéro
Zozor, la mascotte du Site du Zéro

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Pour insérer une zone de texte :

  1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban ;

  2. Cliquez sur l'icône Formes ;

  3. Cliquez sur Zone de texte sous l'intitulé Formes de base ;

  4. Tracez le contour de la zone de texte en maintenant enfoncé la bouton gauche de la souris.

La zone de texte est insérée au-dessus du graphique SmartArt et un curseur clignotant vous invite à la compléter. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations et désignez le fichier Zozor.png sur votre disque dur. Pour arriver au résultat final, il reste à régler un dernier détail : la zone de texte ne doit pas être encadrée.

Cliquez sur la zone de texte (je dis bien la zone de texte et non l'image), basculez sur l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Contour de forme dans le groupe Styles de formes et, dans le menu, choisissez Sans contour. Au besoin, réduisez la zone de texte contenant l'image afin qu'elle ne morde pas sur le graphique SmartArt.

Les graphiques SmartArt peuvent être facilement personnalisés. À titre d'exemple, nous allons transformer le graphique précédent pour qu'il ressemble à la figure suivante :

Le graphique SmartArt a été personnalisé
Le graphique SmartArt a été personnalisé

Avouez que ce graphique a de l'allure (même si Zozor y est pour beaucoup !).
Vous pensez peut-être que vous n'avez pas les compétences graphiques pour arriver à ce résultat. Eh bien détrompez-vous ! Quelques clics de souris vont suffire.

Commencez par faire un double-clic sur un emplacement non occupé du graphique SmartArt pour faire apparaître l'onglet Création dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Modifier les couleurs dans le groupe Styles SmartArt et choisissez la deuxième icône de la catégorie En couleur, comme à la figure suivante.

Choix d'un autre jeu de couleurs pour le graphique SmartArt
Choix d'un autre jeu de couleurs pour le graphique SmartArt

Pour apporter la touche finale au graphique, nous allons ajouter un peu de relief aux rectangles en cliquant sur l'icône Effet intense dans le groupe Styles SmartArt, comme à la figure suivante.

Les formes vont apparaître en relief
Les formes vont apparaître en relief

Ça y est : vous voilà devenus des graphistes « professionnels » !

Des images ont été insérées dans les formes
Des images ont été insérées dans les formes
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Équations mathématiques Représenter des données numériques avec un graphique

Représenter des données numériques avec un graphique

Graphiques SmartArt Effets typographiques

Représenter des données numériques avec un graphique

Word et Excel font partie d'une même famille : Office. Word peut donc utiliser une partie du potentiel d'Excel pour représenter des données numériques par des graphiques de toutes sortes : histogrammes, courbes, secteurs, aires, etc. Et cela, sans être obligé de lancer Excel !

Cette possibilité vous intéresse ? Alors, poursuivez la lecture !

L'insertion d'un graphique se fait sous l'onglet… Insertion du Ruban. Je suis sûr que vous aviez deviné. ;)

Après avoir sélectionné l'onglet Insertion, cliquez sur l'icône Graphique du groupe Illustrations. Dans la boîte de dialogue Insérer un graphique, choisissez un modèle (1), un type de graphique (2) et cliquez sur OK (3), comme illustré à la figure suivante.

Insertion d'un graphique dans le document
Insertion d'un graphique dans le document

Un graphique et une feuille de calcul Excel contenant des données génériques sont affichés, comme dans la figure suivante.

Deux objets sont insérés dans le document
Deux objets sont insérés dans le document

Pour que le graphique représente vos données, vous devez modifier la feuille de calcul en conséquence. À titre d'exemple, insérez les données de la figure suivante dans la feuille de calcul.

Insérez ces données dans la feuille de calcul
Insérez ces données dans la feuille de calcul

Le graphique est immédiatement mis à jour, comme visible à la figure suivante.

Le graphique reflète les données de la feuille de calcul
Le graphique reflète les données de la feuille de calcul

Si le type, les couleurs ou l'allure générale du graphique ne vous conviennent pas, vous pouvez les personnaliser en quelques clics en utilisant les onglets Création, Disposition et Mise en forme du Ruban.

Par exemple, le groupe Styles du graphique de l'onglet Création permet de choisir un autre jeu de couleurs pour le graphique (voir figure suivante).

Choix d'un jeu de couleurs pour le graphique
Choix d'un jeu de couleurs pour le graphique

Le groupe Disposition permet d'ajouter un titre au graphique, de choisir un quadrillage, d'afficher des étiquettes pour les données et bien d'autres choses encore.

Enfin, le groupe Styles de formes permet de choisir la couleur et le contour des éléments sélectionnés.

Tous ces éléments sont extrêmement simples à utiliser et très intuitifs. Juste pour le plaisir, nous allons créer le graphique de la figure suivante (il n'est pas très beau mais a le mérite de vous faire réaliser des manipulations).

Un exemple de graphique
Un exemple de graphique

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône Graphique dans le groupe Illustrations. Dans la boîte de dialogue Insérer un graphique, sélectionnez Barres puis Barres groupées et cliquez sur OK.

Insérez les données de la figure suivante dans la feuille Excel.

Insérez ces données dans la feuille de calcul
Insérez ces données dans la feuille de calcul

Basculez sur l'onglet Création du Ruban et sélectionnez le style 42 dans le groupe Styles du graphique.

Basculez sur l'onglet Disposition. Cliquez sur l'icône Quadrillage du groupe Axes, pointez Quadrillage vertical principal et cliquez sur Aucun.

Cliquez sur l'icône Étiquettes de données dans le groupe Étiquettes et sélectionnez Bord extérieur.

Cliquez sur l'icône Table de données dans le groupe Étiquettes et sélectionnez Afficher la table de données avec les symboles de légendes.

Le graphique devrait maintenant correspondre en tout point à ce qui a été demandé.

Il est également possible de copier-coller un graphique depuis un classeur Excel :

  1. Ouvrez le classeur contenant le graphique ;

  2. Cliquez sur le graphique ;

  3. Cliquez sur l'icône Copier (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban) ;

  4. Basculez sur le document Word ;

  5. Cliquez sur l'icône Coller (toujours dans le groupe Presse-papiers).

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Graphiques SmartArt Effets typographiques

Effets typographiques

Représenter des données numériques avec un graphique Définir et utiliser des zones de texte

Effets typographiques

Vous pouvez insérer dans votre document des effets typographiques, aussi connus sous le nom d'effets WordArt, à partir de l'onglet Accueil (icône Effets de texte, dans le groupe Police), mais également à partir de l'onglet Insertion (icône WordArt, dans le groupe Texte). Vous avez appris à utiliser la première technique ; nous allons maintenant nous intéresser à la deuxième, qui offre plus de possibilités.

Sélectionnez l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône WordArt du groupe Texte et choisissez un des effets proposés, comme illustré à la figure suivante.

Cette icône permet d'insérer un effet WordArt dans le document
Cette icône permet d'insérer un effet WordArt dans le document

Un texte générique, mis en forme avec l'effet choisi, est inséré dans le document et un onglet dédié est ajouté au Ruban, comme à la figure suivante.

L'effet WordArt a été inséré dans le document
L'effet WordArt a été inséré dans le document

Il ne vous reste plus qu'à entrer le texte souhaité et à utiliser l'onglet Format pour mettre en forme votre effet. Afin de vous montrer les possibilités de ce nouvel onglet, nous allons réaliser l'effet représenté à la figure suivante.

Saurez-vous insérer cet effet dans votre document ?
Saurez-vous insérer cet effet dans votre document ?

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur l'icône WordArt dans le groupe Texte et choisissez l'avant-dernier effet. Remplacez Votre texte ici par Un effet typographique. Appliquez la police Algerian (dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban) à l'effet. Retournez dans l'onglet Format.
Choisissez Effet discret – Violet 4 accentué dans le groupe Styles de formes, comme dans la figure suivante.

Choix d'un style de forme
Choix d'un style de forme

Cliquez sur l'icône Modifier la forme dans le groupe Insérer des formes, pointez Modifier la forme et choisissez la cinquième forme sous Rectangles, comme à la figure suivante.

Modification de la forme
Modification de la forme

Cliquez sur l'icône Effets sur la forme dans le groupe Styles de formes, pointez Rotation 3D et choisissez la sixième rotation sous Parallèle, comme à la figure suivante.

Insertion d'un effet 3D
Insertion d'un effet 3D

Pour terminer, sélectionnez le texte de l'effet, cliquez sur l'icône Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Réflexion et choisissez une réflexion modérée.

Votre effet devrait maintenant ressembler en tout point à ce qui était demandé.

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Représenter des données numériques avec un graphique Définir et utiliser des zones de texte

Définir et utiliser des zones de texte

Effets typographiques Modifier les caractéristiques d’une image

Définir et utiliser des zones de texte

Si vous avez suivi ce chapitre depuis le début, et en particulier le passage dédié aux graphiques SmartArt, vous savez comment insérer une zone de texte dans un document Word. Dans le cas contraire, je vous invite à le consulter en guise d'introduction aux lignes suivantes.

Word est fourni avec un grand nombre de zones de texte prêtes à l'emploi, d'un très bel effet et faciles à personnaliser. Pour insérer l'une d'entre elles dans un document, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte du groupe Texte et faites votre choix parmi les éléments proposés, comme illustré à la figure suivante.

Quelques zones de texte prédéfinies sont accessibles sous l'icône Zone de texte
Quelques zones de texte prédéfinies sont accessibles sous l'icône Zone de texte

Une fois qu'une zone de texte a été insérée dans le document, elle apparaît entourée de poignées qui permettront (voir figure suivante) :

Les poignées de la zone de texte
Les poignées de la zone de texte

Remplacez le texte générique de la forme par le texte approprié puis jouez avec les différentes poignées pour donner la forme et les dimensions souhaitées à la zone de texte.

Avez-vous remarqué l'onglet Format dans le Ruban ?

Cet onglet contient toutes les icônes nécessaires pour personnaliser la zone de texte. Vous utiliserez en particulier les icônes suivantes :

À titre d'exemple, vous allez créer la zone de texte représentée à la figure suivante. Pas de panique ! Tout sera bien plus simple qu'il n'y paraît de prime abord.

À vous de créer cette zone de texte
À vous de créer cette zone de texte
  1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur Zone de texte et choisissez une des zones de texte proposées (peu importe laquelle !).

  2. Modifiez le texte comme indiqué dans le résultat final. Sélectionnez ce texte et affectez-lui la police Calibri, taille 16

  3. Retournez sous l'onglet Format et appliquez le style Remplissage orange – Accentuation 6 au texte.

  4. Cliquez sur Modifier la forme dans le groupe Insérer des formes, pointez Modifier la forme et cliquez sur l'icône Étiquette, sous Formes de base.

  5. Sélectionnez le style Effet discret - Orange 6 accentué dans le groupe Styles de forme.

  6. Cliquez sur l'icône Effets du texte dans le groupe Styles WordArt, pointez Transformer et cliquez sur Gonflé.

Vous voyez, il n'y a rien de bien compliqué là-dedans. Un zeste d'inspiration, 10 zestes de pratique et le tour est joué !

En résumé
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Effets typographiques Modifier les caractéristiques d’une image

Modifier les caractéristiques d’une image

Définir et utiliser des zones de texte Modification de la taille et de l'orientation d'une image

Les deux chapitres précédents vous ont montrés comment insérer des illustrations de tous types dans un document. Vous allez maintenant apprendre à modifier leurs caractéristiques. Au fil des lignes, vous verrez comment changer la taille, l'orientation, la luminosité, le contraste et les couleurs des illustrations. Vous découvrirez également comment leur ajouter des effets artistiques, supprimer leur arrière-plan, leur appliquer un style prédéfini ou encore les compresser en vue de réduire la taille du document qui les héberge.

Vous êtes intéressés ? Lisez vite la suite !

Mais avant de commencer, téléchargez le document images.docx en utilisant le lien suivant. Vous pourrez ainsi vous entraîner tout en suivant le chapitre.

Télécharger le document

Modification de la taille et de l'orientation d'une image

Modifier les caractéristiques d’une image Rogner une image

Modification de la taille et de l'orientation d'une image

Lorsque vous cliquez sur une image, plusieurs ronds et carrés de petite taille sont affichés sur le pourtour de l'image, comme illustré à la figure suivante.

Des ronds et carrés sont affichés sur le pourtour de l'image sélectionnée
Des ronds et carrés sont affichés sur le pourtour de l'image sélectionnée
  1. les carrés blancs permettent d'étirer ou de tasser l'image horizontalement ou verticalement ;

  2. les ronds blancs permettent de redimensionner l'image horizontalement et verticalement en conservant ses proportions ;

  3. le rond vert permet d'appliquer une rotation à l'image.

Pour utiliser un de ces éléments, pointez-le avec la souris : le pointeur change de forme. Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez celle-ci pour obtenir le redimensionnement ou la rotation souhaitée. Relâchez alors le bouton gauche de la souris pour rendre définitives les nouvelles caractéristiques de l'image.

Il est parfois nécessaire que l'image ait des dimensions bien précises. Bien sûr, vous pouvez vous aider des règles du mode d'affichage Page, mais il existe une méthode bien plus rigoureuse.

  1. Cliquez sur l'image ;

  2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ;

  3. Agissez sur les paramètres Hauteur et Largeur du groupe Taille (voir figure suivante).

Le groupe Taille
Le groupe Taille

D'une façon comparable, si l'outil de rotation est bien pratique et très intuitif, vous préférerez peut-être indiquer l'ampleur de la rotation en degrés. Vous indiquerez un nombre positif pour appliquer à l'image une rotation dans le sens des aiguilles d'une montre ou un nombre négatif pour lui appliquer une rotation dans le sens inverse.

  1. Cliquez sur l'image ;

  2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban ;

  3. Cliquez sur l'icône Rotation du groupe Organiser et, dans le menu, choisissez Autres options de rotation ;

  4. Définissez l'ampleur de la rotation dans le champ Rotation, comme illustré à la figure suivante, et validez en cliquant sur OK.

Définition précise de la rotation
Définition précise de la rotation
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Modifier les caractéristiques d’une image Rogner une image

Rogner une image

Modification de la taille et de l'orientation d'une image Luminosité et contraste

Rogner une image

Il arrive parfois qu'une partie d'une image ne serve à rien. Pourquoi ne pas la « rogner », c'est-à-dire cacher les parties qui ne présentent aucun intérêt ? Rassurez-vous, cette opération se fait directement dans Word et elle est très intuitive.
À titre d'exemple, nous allons transformer la première image en la seconde. Si vous ne l'avez pas déjà fait, téléchargez le document images.docx en utilisant le lien suivant :

Télécharger le document

Cliquez sur l'image pour la sélectionner, basculez sur l'onglet Format du Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icône Rogner dans le groupe Taille. Des taquets de rognage apparaissent autour de l'image comme à la figure suivante.

Les taquets de rognage
Les taquets de rognage

Pointez l'un d'entre eux. Quand le pointeur change de forme, maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez la souris pour obtenir le découpage souhaité. Pour arriver au résultat demandé, les quatre bords de l'image doivent être rognés, comme dans la figure suivante.

Les quatre bords de l'image ont été rognés
Les quatre bords de l'image ont été rognés

Les portions rognées de l'image apparaissent en grisé. Pour les faire disparaître, cliquez à nouveau sur la partie supérieure de l'icône Rogner (dans le groupe Taille, sous l'onglet Format du Ruban) ou, plus simplement, dans le document (sauf sur l'image, bien entendu).

Jusqu'ici, j'ai toujours parlé de la partie supérieure de l'icône Rogner. La figure suivante montre ce qui se cache dans sa partie inférieure.

Les commandes liées à l'icône Rogner
Les commandes liées à l'icône Rogner

Est-ce que vous comprenez ces commandes ? Je vous laisse quelques instants…

Si ces commandes vous semblent obscures, un petit passage à la pratique va lever toute ambiguïté.

Rognage selon une forme

Dans le document images.docx téléchargé en début de chapitre, sélectionnez l'image de la rose. Basculez ensuite sur l'onglet Format, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner, pointez Rogner à la forme et cliquez sur la forme cœur. Comme le montre la figure suivante, l'image est rognée selon la forme sélectionnée.

Une rose dans un cœur. Quelle imagination !
Une rose dans un cœur. Quelle imagination !
Rognage selon un rapport hauteur-largeur

Toujours dans le document images.docx, sélectionnez la photo du Taj Mahal. Basculez sur l'onglet Format, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner, pointez Rapport hauteur-largeur et cliquez sur Portrait 3:5. L'image est rognée selon le rapport 3:5, comme illustré à la figure suivante.

Rognage selon un rapport
Rognage selon un rapport

Sélectionnez l'image du Taj Mahal recadrée en Portrait 3:5, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Rogner et sélectionnez Ajuster. L'image originale (avant le rognage) est recadrée pour tenir dans la sélection, comme dans la figure suivante.

L'image est recadrée pour tenir dans la sélection
L'image est recadrée pour tenir dans la sélection

Supposons maintenant que l'image ait été recadrée pour faire un zoom avant sur le Taj Mahal. La commande Rogner > Remplir utilise la zone recadrée pour faire apparaître l'intégralité de l'image, comme à la figure suivante.

Recadrage de l'image pour qu'elle apparaisse en totalité
Recadrage de l'image pour qu'elle apparaisse en totalité

Ouhlala ! J'ai fait tellement de modifications sur une image que je ne sais pas comment retrouver l'image originale. Existe-t-il une solution simple à mon problème ?

Pas de panique ! Je vous ai déjà donné la solution. Il vous suffit de basculer sur l'onglet Format du Ruban puis de cliquer sur l'icône Rétablir l'image du groupe Ajuster. Pfff ! Vous l'avez échappé belle (voir figure suivante).

Vous avez droit à l'erreur
Vous avez droit à l'erreur

Je suis sûr qu'à partir de maintenant, vous passerez un peu plus de temps à recadrer vos photos pour n'en garder que l'essentiel.
Et vous n'avez encore rien vu. Dans quelques minutes, vous serez persuadés que Word s'est transformé en un outil sophistiqué de retouche d'images !

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Modification de la taille et de l'orientation d'une image Luminosité et contraste

Luminosité et contraste

Rogner une image Modification des couleurs

Luminosité et contraste

La luminosité et le contraste sont deux paramètres qui influent grandement sur la qualité d'une photographie. Mais parfois, il est difficile d'adopter les bons réglages lors de la prise de vue. Qu'à cela ne tienne : Word est là pour vous prêter main forte !

Dans le document images.docx téléchargé au début du chapitre, la luminosité du clocher est manifestement trop faible. Cliquez sur cette photo, basculez sur l'onglet Format et corrigez la luminosité avec l'icône Corrections du groupe Ajuster. Pour faire ressortir les détails du clocher, les meilleurs réglages que j'aie trouvés sont Luminosité : +40% et Contraste : 0% (voir figure suivante).

Amélioration des détails du clocher
Amélioration des détails du clocher

Magique, n'est-ce pas ?

Si vous trouvez que le nombre de réglages proposés sous l'icône Corrections est trop faible, cliquez sur Corrections puis sur Options de correction des images et agissez sur les curseurs Atténuer, Luminosité et Contraste. Des réglages complémentaires seront accessibles à travers la boîte de dialogue Format de l'image (voir figure suivante).

Aller un peu plus loin dans les réglages appliqués à l'image
Aller un peu plus loin dans les réglages appliqués à l'image
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Rogner une image Modification des couleurs

Modification des couleurs

Luminosité et contraste Effets artistiques

Modification des couleurs

Ceux d'entre vous qui ont déjà utilisé un appareil photo reflex ont peut-être déjà eu entre les mains des filtres de couleur jaune, orange ou verte pour modifier les dominantes d'une photo lors de la prise de vue. Sans aller jusqu'à dire que ces temps sont révolus, sachez que Word peut appliquer de tels filtres en quelques clics souris.

À titre d'exemple, sélectionnez la photo des moulins dans le document images.docx. Basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur Couleur et testez l'effet des différentes nuances et teintes proposées (voir figure suivante).

De nombreux effets de couleurs vous attendent sous l'icône Couleur
De nombreux effets de couleurs vous attendent sous l'icône Couleur

Si les réglages proposés ne sont pas suffisants, sélectionnez Autres variations ou Options de couleur de l'image pour assouvir votre soif de réglages.

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Luminosité et contraste Effets artistiques

Effets artistiques

Modification des couleurs Suppression de l’arrière-plan

Effets artistiques

Si vous n'êtes pas encore des artistes, Word va vous aider à le devenir !

Les effets artistiques sont une nouvelle fonctionnalité de Word 2010. En quelques clics de souris, ils transforment une photo de telle sorte qu'elle ressemble à un croquis, un dessin ou une peinture.

Pour vous entraîner sur cette fonctionnalité, ouvrez le document images.docx téléchargé en début de chapitre. Cliquez sur la photo du visage féminin, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets artistiques et faites votre choix parmi les effets proposés (voir figure suivante).

Accès aux effets artistiques
Accès aux effets artistiques

La figure suivante donne quelques exemples de ce que vous pourrez obtenir… en trois clics de souris.

Quelques exemples d'effets artistiques
Quelques exemples d'effets artistiques

Les effets artistiques prédéfinis sont très intéressants mais j'aimerais pouvoir en créer de nouveaux. Faut-il attendre la prochaine version de Word pour cela ?

Rassurez-vous, tous les effets sont personnalisables : cliquez sur une image, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets artistiques et choisissez Options Effets artistiques dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Format de la forme, onglet Effets artistiques sélectionné. Si aucun effet artistique n'a été appliqué à l'image, vous pouvez en choisir un dans la liste déroulante Effet artistique. Et, ô merveille, les paramètres liés à l'effet sont accessibles directement sous la forme de curseurs, comme à la figure suivante.

Personnalisation des effets artistiques
Personnalisation des effets artistiques
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Modification des couleurs Suppression de l’arrière-plan

Suppression de l’arrière-plan

Effets artistiques Appliquer un style à une image

Suppression de l’arrière-plan

Vous voulez isoler les éléments qui se trouvent en avant-plan d'une photo ? Pas de problème, Word est là !

Pour vous entraîner, sélectionnez la photo des pingouins dans le document images.docx (le lien pour télécharger ce document se trouve au début du chapitre, je vous le rappelle). Basculez sur l'onglet Format du Ruban et cliquez sur l'icône Supprimer l'arrière-plan du groupe Ajuster. Dans l'image, toutes les portions que Word suppose appartenir à l'arrière-plan apparaissent alors en mauve. Si nécessaire, utilisez les poignées de redimensionnement (entourées d'une ligne rouge dans la figure suivante) pour tracer un rectangle autour de la portion d'image à conserver.

Les poignées de redimensionnement de l'image
Les poignées de redimensionnement de l'image

Avez-vous remarqué que l'onglet Format du Ruban s'est transformé en Suppression de l'arrière-plan, comme dans la figure suivante ?

L'onglet Suppression de l'arrière-plan
L'onglet Suppression de l'arrière-plan

Vous utiliserez ce nouvel onglet pour prêter main forte à Word lorsqu'il a confondu l'avant-plan et l'arrière-plan. Dans l'exemple précédent, Word a pensé que la partie gauche du cou du pingouin de gauche appartenait à l'arrière-plan. Cliquez sur l'icône Marquer les zones à conserver puis sur la partie incriminée pour obtenir le résultat de la figure suivante.

La sélection automatique de l'avant-plan a été corrigée
La sélection automatique de l'avant-plan a été corrigée

Il se peut que vous deviez cliquer à plusieurs reprises pour ajouter une zone à l'avant-plan, en particulier si les couleurs utilisées dans cette zone sont proches de celles de l'arrière-plan. C'est par exemple le cas en ce qui concerne la partie inférieure gauche du pingouin de gauche. N'hésitez pas à utiliser le zoom (dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word) pour être sûrs de ne laisser passer aucun détail, comme dans la figure suivante.

Plusieurs retouches ont été nécessaires
Plusieurs retouches ont été nécessaires

Inversement, vous pouvez cliquer sur l'icône Marquer les zones à supprimer pour enlever une portion d'arrière-plan que Word a considéré comme faisant partie de l'avant-plan. Dans notre exemple, cette étape n'est pas nécessaire.
Lorsque l'arrière-plan est entièrement délimité, cliquez sur l'icône Conserver les modifications du groupe Fermer pour supprimer l'arrière-plan. Le résultat apparaît à la figure suivante.

L'arrière-plan a disparu
L'arrière-plan a disparu
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Effets artistiques Appliquer un style à une image

Appliquer un style à une image

Suppression de l’arrière-plan Compresser l'une ou la totalité des images du document

Appliquer un style à une image

Que diriez-vous de mettre en valeur une image en l'encadrant ou en lui appliquant un effet visuel ? Si cette perspective ne vous laisse pas indifférents, poursuivez vite la lecture.

Je vous suggère de vous entraîner avec une des illustrations du document images.docx. Si vous n'avez toujours pas téléchargé ce document, reportez-vous au début du chapitre.

Sélectionnez une image en cliquant dessus puis basculez sur l'onglet Format du Ruban. Déroulez l'icône Styles rapides du groupe Styles d'images et choisissez l'un des effets proposés (voir figure suivante).

Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles sous l'icône Styles rapides
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles sous l'icône Styles rapides

La figure suivante représente quelques exemples d'effets appliqués à la photo des moulins.

Les effets prédéfinis sont de très bonne facture
Les effets prédéfinis sont de très bonne facture

Si vous vous sentez l'âme créatrice, vous pouvez définir vos propres effets en utilisant les autres icônes du groupe Styles d'images (voir figure suivante).

Création d'un effet personnalisé
Création d'un effet personnalisé

Comme son nom l'indique, l'icône Bords de l'image définit le cadre affiché autour de l'image. Les réglages proposés sont simples et intuitifs.
L'icône Effets des images offre un grand nombre de possibilités. Cliquez dessus, pointez une catégorie d'effets puis un effet pour prévisualiser ce dernier appliqué au document. Lorsqu'un effet vous semble convenir, cliquez pour l'appliquer à l'image (voir figure suivante).

Les effets de réflexion
Les effets de réflexion

Enfin, l'icône Disposition d'image insère l'image dans un graphique SmartArt (voir figure suivante). Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Graphiques SmartArt » du chapitre précédent pour avoir plus d'informations sur les graphiques SmartArt.

Insertion de l'image dans un graphique SmartArt
Insertion de l'image dans un graphique SmartArt

La figure suivante illustre quelques-unes des possibilités de l'icône Disposition d'image.

L'icône Disposition d'image donne accès à des effets très intéressants
L'icône Disposition d'image donne accès à des effets très intéressants
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Suppression de l’arrière-plan Compresser l'une ou la totalité des images du document

Compresser l'une ou la totalité des images du document

Appliquer un style à une image TP : Réaliser un dépliant publicitaire

Compresser l'une ou la totalité des images du document

Le format docx, apparu avec Word 2007 et conservé dans Word 2010, a donné de mauvaises habitudes aux utilisateurs. Il s'agit en effet d'un format de fichier compressé. Profitant de cette aubaine, les utilisateurs se sont empressés d'ajouter de nombreuses illustrations à leurs documents. Si cette pratique est louable, elle alourdit considérablement le document, en particulier si les illustrations sont des photos numériques ou des images scannées.

Vous avez tout intérêt à compresser les images incluses dans les documents destinés à être affichés sur un écran (et non imprimés). Voici comment procéder (voir figure suivante) :

  1. Cliquez sur une image.

  2. Basculez sur l'onglet Format du Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône Compresser les images du groupe Ajuster. Cette action ouvre la boîte de dialogue Compresser les images.

  4. Sous Sortie cible, sélectionnez la résolution souhaitée. À titre d'information, une résolution de 96 points par pouces (ppp) est bien suffisante pour les documents destinés à être affichés sur un écran.

  5. Sous Options de compression, décochez la case Appliquer à l'image sélectionnée uniquement.

  6. Validez en cliquant sur OK.

Compression des images incluses dans un document
Compression des images incluses dans un document

À titre d'exemple, le poids d'un document contenant 16 images de 5 mégapixels prise à l'aide d'un appareil photo numérique est de :

Les deux dernières tailles de fichiers sont nettement plus faibles que les précédentes. Est-ce que cet exploit a été réalisé dans Word ?

Eh bien non ! Pour une fois, nous avons fait appel à une application tierce utilisable gratuitement. J'ai nommé VSO Image Resizer. Cette petite merveille peut être téléchargée en utilisant le lien suivant :

Télécharger l'application

Une fois l'application installée sur votre ordinateur, cliquez sur Démarrer, tapez resizer dans le champ de recherche du menu Démarrer et cliquez sur Image Resizer 4, dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Déposez les images à redimensionner dans la fenêtre de VSO Image Resizer. Elles apparaissent dans la partie centrale de la fenêtre, comme dans la figure suivante.

Plusieurs images ont été déposées sur la fenêtre de VSO Image Resizer
Plusieurs images ont été déposées sur la fenêtre de VSO Image Resizer

Basculez sur l'onglet Options et définissez les dimensions à atteindre. Dans la figure suivante, les images auront une taille de 800x600 pixels après redimensionnement.

Choix des dimensions des images
Choix des dimensions des images

Cliquez enfin sur OK et patientez jusqu'à ce que toutes les images aient été traitées. Le gain d'espace est souvent considérable. Comme le montre la figure suivante, les images de 5 mégapixels sont 93% plus « légères » après avoir été converties en 800x600 points.

La légèreté a du bon !
La légèreté a du bon !
En résumé
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Appliquer un style à une image TP : Réaliser un dépliant publicitaire

TP : Réaliser un dépliant publicitaire

Compresser l'une ou la totalité des images du document Instructions pour réaliser le TP

Enfin un peu de pratique !

Je vous propose de réaliser un dépliant publicitaire pour le livre que vous êtes en train de lire ! Quelle idée saugrenue me direz-vous ? En fait, le sujet n'a que peu d'importance. Ce qui compte, ce sont les techniques que vous allez utiliser. Et croyez-moi, je vous ai gâtés de ce côté-là. Que ceux qui trouvaient les précédents TP trop simplistes se réjouissent. Mais surtout, que les autres ne soient pas effrayés pour autant. Si besoin est, toutes les techniques utilisées seront expliquées en détail dans la correction.

Nettoyez vos souris, faites craquer vos doigts (mais pas trop quand même !), et allons-y.

Instructions pour réaliser le TP

TP : Réaliser un dépliant publicitaire Correction

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Pour réaliser ce dépliant publicitaire, voici ce que vous allez être amenés à faire :

Toutes ces étapes passées avec succès, vous devriez obtenir un document ressemblant fortement à la figure suivante.

Le résultat final
Le résultat final

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Avant de vous lancer dans cette réalisation, vous devez télécharger les quatre images suivantes :

Le logo du Site du Zéro
Le logo du Site du Zéro
L'icône de Word
L'icône de Word
Le logo de Simple IT
Le logo de Simple IT
Zozor, la mascotte du Site du Zéro
Zozor, la mascotte du Site du Zéro

Je vais vous donner quelques petites informations supplémentaires :

Vous avez toutes les informations nécessaires pour réussir ce TP. Alors à vous de jouer !

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TP : Réaliser un dépliant publicitaire Correction

Correction

Instructions pour réaliser le TP Les Tableaux dans Word

Correction

Si vous lisez ces lignes, c'est que vous avez survécu. Bravo ! J'espère que vous n'avez pas mis trop longtemps pour arriver à la fin de ce TP. Une durée d'une demi-heure à une heure est tout à fait respectable. Si vous avez mis un temps inférieur, je vous renouvelle mon Bravo !

Voyons en détail toutes les subtilités de ce TP.

Création du document

Pour créer un nouveau document, il suffit de lancer Word ou d'appuyer sur Ctrl + N si on se trouve déjà dans Word. Jusque-là, tout va bien !
La définition des caractéristiques du document se fait sous l'onglet Mise en page du Ruban, comme illustré dans la figure suivante.

L'onglet Mise en page permet de définir les caractéristiques du document
L'onglet Mise en page permet de définir les caractéristiques du document

Cliquez sur l'icône Taille et sélectionnez Autres tailles de papier. Dans la boîte de dialogue Mise en page, fixez la largeur et la hauteur de la page à 20 cm (voir figure suivante) et validez en cliquant sur OK.

Définition des dimensions des pages
Définition des dimensions des pages

Toujours sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur l'icône Marges et sélectionnez Etroites dans la liste.
Pour terminer, cliquez sur l'icône Couleur de page et choisissez la couleur Bleu, Accentuation1, plus clair 40%, comme dans la figure suivante.

Définition de la couleur d'arrière-plan de la page
Définition de la couleur d'arrière-plan de la page
Saisie du texte

La saisie du texte ne pose aucun problème.
Les attributs (police, taille, gras et couleur de caractères) sont choisis dans le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqué dans la figure suivante.

Définition des attributs du texte
Définition des attributs du texte

Après avoir affecté la police Calibri, taille 12, gras, couleur Blanc, Arrière-plan 1 à la première ligne et la police Calibri, taille 16, gras, couleur Blanc, Arrière-plan 1 aux deux lignes suivantes, le document doit ressembler à la figure suivante.

Le texte défini dans la partie supérieure de la page est maintenant mis en forme
Le texte défini dans la partie supérieure de la page est maintenant mis en forme
Formes
Barre oblique

Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Formes du groupe Illustrations et cliquez sur l'icône Rectangle, sous le libellé Rectangles. Le pointeur se transforme en un signe plus. Tracez un rectangle horizontal plus grand que la largeur de la page en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Positionnez ce rectangle à environ 8 cm du bord supérieur de la page en vous servant de la règle verticale. Utilisez ensuite le bouton de rotation de la forme pour lui donner l'inclinaison souhaitée (voir figure suivante).

Le bouton de rotation
Le bouton de rotation

Si vous aimez la précision, vous pouvez également cliquer sur l'icône Rotation (onglet Organiser), choisir Autres options de rotation dans le menu et agir sur la zone de texte Rotation, comme illustré figure suivante.

Modification précise de la rotation
Modification précise de la rotation

Voila, il ne vous reste plus qu'à modifier la couleur de la forme. Basculez sur l'onglet Format, cliquez sur l'icône Remplissage de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez la couleur Bleu, Accentuation 1, plus sombre 50%. La bordure de la forme utilise la même couleur que la forme elle-même. Cliquez sur l'icône Contour de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez la couleur Bleu, Accentuation 1, plus sombre 50%.

Une bulle pour Zozor

Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Formes dans le groupe Illustrations et choisissez la forme Rectangle à coins arrondis sous le libellé Bulles et légendes. Le pointeur se transforme en un signe plus. Délimitez la bulle en traçant un rectangle, bouton gauche de la souris enfoncé. Comme le montre la figure suivante, le résultat est encore bien loin de ce qui est attendu.

La bulle de Zozor
La bulle de Zozor

Commencez par ajouter une pointe à la bulle en déplaçant le losange de couleur jaune jusqu'à obtenir la pointe souhaitée, comme illustré figure suivante.

La pointe de la bulle a été allongée
La pointe de la bulle a été allongée

Vous allez maintenant vous occuper de la couleur de la forme.
Sélectionnez l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Autres. Un ensemble d'effets prédéfinis est proposé. Cliquez sur l'effet Discret - Bleu, 1 accentué. Ce dernier devient le style de forme actif (voir figure suivante).

Choix d'un format pour la forme
Choix d'un format pour la forme

Cliquez dans la forme. Tapez directement le texte « N'attendez plus, rejoignez-nous ! ». Affectez-lui la police Calibri 12 points couleur Noir, Texte 1, plus clair 25%.

La deuxième ligne du texte est trop éloignée de la première, et son contenu n'apparaît que partiellement dans la bulle. Où me suis-je trompé ?

Si la bulle de Zozor ressemble à la figure suivante.

Tout le texte n'est pas visible
Tout le texte n'est pas visible

Vous pouvez augmenter sa hauteur, ou encore bien observer la figure suivante dans laquelle l'icône Afficher tout (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) a été activée.

Ici, le saut de paragraphe a été remplacé par un saut de ligne
Ici, le saut de paragraphe a été remplacé par un saut de ligne

Ca y est, vous avez compris ? Observez la marque, à la fin de la première ligne : il ne s'agit pas d'un saut de paragraphe mais d'un saut de ligne. Et c'est là toute la différence. Le premier considère que les deux lignes sont deux paragraphes différents. Le deuxième considère que la deuxième ligne est le prolongement de la première. Pour insérer un saut de paragraphe, vous appuyez sur la touche Entrée du clavier. Pour insérer un saut de ligne, maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez sur Entrée.

Les zones de texte

Cette étape est la plus longue à mettre en œuvre.

Icône de Word

Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte dans le groupe Texte et choisissez Dessiner une zone de texte dans la liste. Le pointeur de la souris se transforme en un signe plus. Dans l'angle supérieur droit de la page, tracez une zone carrée d'environ 2,5 cm de côté.

Un carré blanc entouré d'une bordure fine de couleur noire est affiché. Le point d'insertion clignote à l'intérieur de la zone de texte, vous invitant à la compléter. Insérez l'icône Word-2010.png, téléchargée en début de TP. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur l'icône Image du groupe Illustrations et désignez l'image Word-2010.png. Comme le montre la figure suivante, le résultat est encore bien loin de ce qui est attendu.

L'icône de Word n'a pas encore son aspect final
L'icône de Word n'a pas encore son aspect final

Examinez les problèmes et la solution apparaîtra d'elle-même :

Si les problèmes se limitent à ces deux babioles, la vie est belle !
Cliquez sur la zone de texte. Je dis bien la zone de texte et pas l'image qui y a été insérée (voir figure suivante).

Sélection de la forme
Sélection de la forme

Basculez sur l'onglet Format dans le Ruban, cliquez sur l'icône Remplissage de forme, dans l'onglet Styles de formes, et choisissez Aucun remplissage dans la liste.

Il ne reste plus qu'à supprimer cette vilaine bordure. Cliquez sur l'icône Contour de forme, dans l'onglet Styles de formes, et choisissez Sans contour.

Bingo ! La forme n'est plus apparente.

Pour ajouter un reflet sur l'image, sélectionnez-la. Je tiens à attirer votre attention sur le fait que l'image, et non la forme, doit être sélectionnée. Basculez sur l'onglet Format du Ruban. Cliquez sur l'icône Effets des images, dans le groupe Styles d'images, pointez Réflexion et cliquez sur Semi-réflexion, décalage 4 pts.

Vous vous demandez certainement pourquoi le reflet n'apparaît pas. Réfléchissez un peu. Moi, je vais marcher un peu, histoire de me détendre.

Vous avez trouvé ? C'est la zone de texte qui n'est pas assez grande. Cliquez juste à côté de l'image pour sélectionner la zone de texte, puis tirez sur le carré de redimensionnement inférieur. Comme le montre la figure suivante, le reflet apparaît comme par magie !

L'icône de Word et son reflet
L'icône de Word et son reflet
Effet typographique

Vous allez maintenant définir une deuxième zone de texte pour afficher l'effet typographique « 2010 » au-dessus de l'icône de Word.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Zone de texte dans le groupe Texte et sélectionnez Dessiner une zone de texte dans le menu. Tracez une zone de texte carrée d'environ 2,5 cm de côté. Tapez « 2010 » à l'intérieur de la zone de texte. Sélectionnez ces quatre caractères, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un effet Remplissage - Blanc, contour dégradé - Accentuation 1. Affectez la police Calibri, taille 26 à la sélection.

Ici encore, vous allez devoir supprimer la couleur d'arrière-plan et le contour de la forme. Mais maintenant, vous avez l'habitude.
Cliquez sur la forme pour la sélectionner, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Remplissage de forme dans le groupe Styles de formes et choisissez Aucun remplissage. Cliquez sur l'icône Contour de forme et choisissez Sans contour.

Il ne vous reste plus qu'à définir le reflet sur l'effet typographique. Mais, là aussi, vous avez l'habitude ! Sélectionnez l'effet, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets du texte du groupe Styles WordArt, pointez Réflexion et cliquez sur Réflexion rapprochée, contact.
Pour terminer, déplacez la forme contenant l'effet typographique sur la forme contenant l'icône de Word. Vous devriez Obtenir quelque chose comme dans la figure suivante :

L'effet typographique a été inséré
L'effet typographique a été inséré
Texte de la bande oblique

Définissez une nouvelle zone de texte dans la partie droite de la bande oblique. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Zone de texte puis sur Dessiner une zone de texte. Dessinez la zone de texte et remplissez-la en tapant « Apprenez à vous servir de Word en partant de… zéro ». Sélectionnez ce texte et affectez-lui la police Calibri, taille 24, couleur Blanc, arrière-plan 1 en utilisant les icônes de l'onglet Accueil.
Enfin, supprimez la bordure et la couleur d'arrière-plan de la zone de texte comme indiqué précédemment. Si vous avez suivi nos consignes, le document doit maintenant avoir ressembler à la figure suivante.

Le document est assez proche du résultat final
Le document est assez proche du résultat final
Graphique

Il est temps maintenant d'insérer le graphique. Cette section suppose qu'Excel est installé sur votre ordinateur. Dans le cas contraire, la démarche sera légèrement différente, mais les instructions qui vont être données seront néanmoins suffisantes.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Zone de texte et choisissez Dessiner une zone de texte dans le menu. Tracez une zone rectangulaire dans la partie gauche de la page, en vous référant au résultat à obtenir.
Vous allez maintenant insérer le graphique dans la zone de texte. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et cliquez sur l'icône Graphique, dans le groupe Illustrations. Sous le libellé Courbes, choisissez le graphique Courbe et validez en cliquant sur OK.

Malédiction ! Le graphique n'apparaît que partiellement et les données utilisées ne sont absolument pas celles de l'exercice (voir figure suivante). Restez zen : vous êtes à deux doigts de la solution.

Le graphique n'a pas l'aspect souhaité
Le graphique n'a pas l'aspect souhaité

Cliquez à l'intérieur du graphique pour faire apparaître ses limites, puis utilisez la poignée de redimensionnement qui occupe l'angle inférieur droit du graphique pour obtenir les dimensions souhaitées, comme indiqué figure suivante.

Redimensionnement du graphique
Redimensionnement du graphique

Ce n'est pas mieux : le graphique a disparu. Que s'est-il passé ?

Effectivement, le graphique a disparu (voir figure suivante). Le seul responsable est Word.

Où est passé le graphique ?
Où est passé le graphique ?

Mais rassurez-vous : tout ne peut pas être bien du premier coup et il faut accepter de « casser » pour arriver au but recherché.
Pour améliorer les choses, nous allons limiter la zone de tracé dans la feuille de calcul. Modifiez les données qui apparaissent dans la zone surlignée et déplacez le carré qui délimite les données utilisées pour le tracé, comme dans la figure suivante.

Délimitation de la zone de tracé
Délimitation de la zone de tracé

Vous pouvez fermer l'application Excel en cliquant sur sa case de fermeture.
La courbe n'est toujours pas affichée ! Ou plutôt si, mais en très petit (voir figure suivante).

La courbe est bien trop petite
La courbe est bien trop petite

Pour améliorer les choses, nous allons choisir une autre disposition. Basculez sur l'onglet Création du Ruban et choisissez Disposition 11 dans le groupe Dispositions du graphique, comme dans la figure suivante.

Choix d'une autre disposition
Choix d'une autre disposition

Hourrah ! Comme le montre la figure suivante, le graphique est presque conforme à ce qui était demandé.

Le graphique a une bien meilleure allure
Le graphique a une bien meilleure allure

Il manque cependant deux choses avant de pouvoir crier victoire :

Pour ajouter le titre, basculez sur l'onglet Disposition dans le Ruban, cliquez sur l'icône Titre du graphique et choisissez Au-dessus du graphique dans le menu. Il ne vous reste plus qu'à remplacer le texte du titre par Le plus court chemin de Zéro à la Connaissance.
Pour ajouter la bordure, sélectionnez la forme, basculez sur l'onglet Format du Ruban, cliquez sur l'icône Effets sur la forme, pointez Biseau et cliquez sur Incrustation relâchée. Il ne vous reste plus qu'à supprimer le contour de la forme en cliquant sur Contour de forme dans le groupe Styles de forme, puis sur Sans contour.
Si vous avez suivi les indications, la page doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Le résultat final est vraiment proche
Le résultat final est vraiment proche
Les dernières images

Il ne vous reste plus qu'à insérer les images manquantes, téléchargées au début de ce TP.
Cliquez au tout début du document (à gauche de www). Insérez un saut de paragraphe en appuyant sur la touche Entrée. Placez le point d'insertion sur la première ligne et insérez l'image représentant le logo du Site du Zéro. Redimensionnez-la pour que sa taille corresponde au résultat demandé.
Double-cliquez dans la partie inférieure gauche du document et insérez l'image représentant Zozor.
Ajoutez une tabulation à la suite de l'image de Zozor, puis insérez le logo de Simple IT.

Après quelques redimensionnements d'images et quelques déplacements de zones de texte, vous devriez obtenir un document en tout point conforme à ce qui était demandé au début du TP.

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger mon fichier en utilisant le code Web suivant. Ce fichier est une solution (et pas LA solution) au problème.

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Instructions pour réaliser le TP Les Tableaux dans Word

Les Tableaux dans Word

Correction Un peu de vocabulaire

Dans ce chapitre, vous apprendrez à insérer et mettre en forme des tableaux dans Word. Si cela vous semble bien trop difficile, je vous suggère de poursuivre la lecture. Vous verrez qu'il n'y a rien d'insurmontable et que les possibilités de mise en forme offertes par Word 2010 sont bien plus étendues que celles des versions précédentes.
Que vous préfériez utiliser le Ruban, mettre à profit vos talents artistiques, transformer en tableau des éléments déjà saisis ou utiliser une feuille de calcul Excel, ce chapitre vous montrera comment utiliser au mieux votre traitement de texte. Une fois inséré dans un document, le tableau peut être facilement mis en forme avec les styles prédéfinis de Word. Mais, si vous préférez, vous pouvez choisir de mettre en forme manuellement chacune des cellules qui le composent.

Avant de commencer, téléchargez le document tableaux.docx en utilisant le code web suivant. Vous pourrez ainsi vous entraîner tout en suivant le chapitre.

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Un peu de vocabulaire

Les Tableaux dans Word Insérer un tableau

Un peu de vocabulaire

Avant de commencer, nous allons passer quelques instants à présenter le vocabulaire spécialisé des tableaux.
Commençons par le commencement : un tableau est composé de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appelée cellule (voir figure suivante).

Lignes, colonnes et cellules
Lignes, colonnes et cellules

Pour appliquer une mise en forme aux cellules, aux lignes, aux colonnes et au tableau dans sa totalité, vous serez amenés à les sélectionner. Pour cela, vous cliquerez à des emplacements précis, comme illustré à la figure suivante.

Les zones de sélection d'un tableau
Les zones de sélection d'un tableau
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Les Tableaux dans Word Insérer un tableau

Insérer un tableau

Un peu de vocabulaire Mettre en forme un tableau

Insérer un tableau

Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour insérer un tableau dans un document Word. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Insérer un tableau avec le Ruban

Placez le point d'insertion à l'endroit où le tableau doit être inséré. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu (voir figure suivante).

Insertion d'un tableau dans le document
Insertion d'un tableau dans le document

Le tableau est dessiné pendant que vous déplacez le pointeur dans le menu. Cliquez pour insérer le tableau correspondant dans le document et fermer le menu Tableau.

Si vous n'êtes pas à l'aise avec la souris, vous préférerez peut-être définir le nombre de lignes et de colonnes en utilisant une boîte de dialogue. Cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux puis sur Insérer un tableau. Définissez le nombre de lignes et de colonnes dans la boîte de dialogue Insérer un tableau et validez en cliquant sur OK, comme illustré à la figure suivante.

Un tableau peut également être défini avec la boîte de dialogue Insérer un tableau
Un tableau peut également être défini avec la boîte de dialogue Insérer un tableau

Vous pouvez également choisir d'ajuster la largeur des colonnes en fonction du contenu des cellules ou de la largeur de la page.
Dans la figure suivante par exemple, le premier tableau a été défini en sélectionnant l'option Largeur de colonne fixe : Auto et le deuxième en sélectionnant Ajuster au contenu.

Deux types d'ajustements de la largeur des cellules
Deux types d'ajustements de la largeur des cellules
Insérer un tableau en le dessinant

La plupart des tableaux présente une forme rectangulaire et toutes leurs cellules ont la même dimension. Cependant, il est parfois nécessaire de créer des tableaux en marge de ces normes. Pourquoi ne pas les dessiner ?
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et sélectionnez Dessiner un tableau. Le pointeur de la souris se transforme en crayon. C'est une invitation à dévoiler vos talents de dessinateur. Commencez par tracer le contour du tableau en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris (voir figure suivante).

Le contour du tableau a été défini
Le contour du tableau a été défini

Lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris, le contour est dessiné en trait plein. Il ne vous reste plus qu'à délimiter les différentes cellules en traçant des traits droits. Rassurez-vous : Word vous guide dans cette étape et vos traits seront parfaitement verticaux ou horizontaux. La figure suivante donne un exemple de tableau tracé à main levée.

Ce type de tableau ne peut être défini qu'à main levée
Ce type de tableau ne peut être défini qu'à main levée

Avez-vous remarqué l'allure inhabituelle du Ruban ?
Un onglet spécifique aux tableaux a été inséré et automatiquement sélectionné. Si nécessaire, vous pouvez effacer une ou plusieurs des bordures du tableau. Cliquez sur l'icône Gomme du groupe Traçage des bordures et cliquez sur les bordures à effacer.
Nous n'allons pas nous arrêter plus longtemps sur l'onglet Création du Ruban. Nous y reviendrons en détail dans la section « Mettre en forme un tableau ».

Insérer un tableau à partir de données existantes

Si vous avez saisi des données dans un document, il est possible de les convertir en tableau, à condition qu'elles aient été convenablement mises en forme.
À titre d'exemple, la figure suivante représente des données issues du document tableaux.docx.

Comment convertir les données textuelles en tableau ?
Comment convertir les données textuelles en tableau ?

Avez-vous une idée de la technique à utiliser pour convertir ces données en tableau ?

Comme l'illustre la figure suivante, le passage d'une cellule à la suivante sur la même ligne se fait à chaque tabulation et le passage à la définition d'une nouvelle ligne dans le tableau se fait à chaque saut de ligne.

Les deux séparateurs utilisés sont la tabulation et la fin de paragraphe
Les deux séparateurs utilisés sont la tabulation et la fin de paragraphe

Après cet aparté, revenons à nos moutons ! Pour passer des données textuelles au tableau, vous procéderez comme suit :

  1. Sélectionnez tous les paragraphes à convertir.

  2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et sélectionnez Convertir le texte en tableau dans le menu. Cette action ouvre une boîte de dialogue du même nom (voir figure suivante).

  4. Comme vous pouvez le voir, Word a détecté que les données d'une même ligne étaient séparées entre elles par des tabulations et les champs Nombre de colonnes et Nombre de lignes ont été automatiquement remplis. Pour convertir les données, cliquez sur OK et le tour est joué !

La boîte de dialogue Convertir le texte en tableau
La boîte de dialogue Convertir le texte en tableau

D'accord, c'est très facile. Mais comment faire si un même séparateur est utilisé au niveau des cellules et des lignes ?

Pour répondre à cette question, nous allons transformer le deuxième jeu de données du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Le même séparateur est utilisé pour les lignes et les colonnes
Le même séparateur est utilisé pour les lignes et les colonnes

Ici, les changements de cellules ainsi que les changements de lignes sont indiqués par un seul et même séparateur : le passage à la ligne. Vous croyez que cela va poser un problème à Word ?

  1. Sélectionnez les données à convertir en tableau.

  2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et, dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Convertir le texte en tableau. La boîte de dialogue affichée (voir figure suivante) laisse comprendre que Word est perplexe.

  4. Si vous cliquez sur OK, un tableau de 1 colonne et 24 lignes sera créé, ce qui n'est absolument pas l'effet recherché. Réfléchissez un peu : quelle est l'information qui manque à Word ? Le nombre de colonnes du tableau. Indiquez que le tableau comporte quatre colonnes en tapant 4 dans le champ Nombre de colonnes et cliquez sur OK : les données sont immédiatement converties.

Word suppose que vous voulez créer un tableau à une colonne
Word suppose que vous voulez créer un tableau à une colonne
Insérer un tableau depuis Excel

Si vous utilisez Microsoft Excel 2010 ou 2007, le tableur de la suite Office, l'insertion d'un tableau depuis une feuille de calcul est vraiment très simple. Pour vous entraîner, vous pouvez télécharger le classeur tableaux.xlsx.

Télécharger le document

Dans Excel, sélectionnez les données qui doivent apparaître dans un tableau dans Word (1) puis cliquez sur l'icône Copier (2) (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban) (voir figure suivante).

Sélection et copie des données dans Excel
Sélection et copie des données dans Excel

Dans Word, cliquez sur l'icône Coller (groupe Presse-papiers, onglet Accueil). Comme le montre la figure suivante, les données sont insérées dans le document en conservant la mise en forme d'Excel.

Le copier-coller conserve la mise en forme
Le copier-coller conserve la mise en forme

Avouez-le, on peut difficilement faire plus simple !

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Un peu de vocabulaire Mettre en forme un tableau

Mettre en forme un tableau

Insérer un tableau Insérer des formules dans un tableau

Mettre en forme un tableau

Pour mettre en forme un tableau dans Word, vous utiliserez deux onglets du Ruban :

Utiliser un style de tableau

Rien de tel qu'un style pour transformer radicalement l'allure générale d'un tableau.
Cliquez dans une cellule du tableau. L'onglet Création est automatiquement sélectionné dans le Ruban. Développez la liste Styles de tableau en cliquant sur l'icône Autres et faites votre choix parmi les nombreux styles proposés (voir figure suivante). Il suffit de pointer un style pour en prévisualiser l'effet sur le document et de cliquer pour l'appliquer au tableau.

Choix d'un style de tableau
Choix d'un style de tableau

Dans la figure suivante par exemple, le style Trame moyenne 2 – Accent 6 a été appliqué au tableau.

Le style a changé radicalement l'allure du tableau
Le style a changé radicalement l'allure du tableau

Quatre clics séparent le premier tableau du deuxième. Avouez qu'il serait dommage de passer à côté de cette fonctionnalité !
La liste Styles de tableau permet d'appliquer un style global à un tableau mais rien ne vous empêche de choisir une trame différente pour une ou plusieurs cellules que vous souhaitez mettre en valeur. Vous utiliserez pour cela la liste Trame de fond du groupe Styles de tableau. Cliquez sur la cellule concernée puis sur l'icône Trame de fond et faites votre choix dans la liste, comme à la figure suivante.

Modification de la trame de fond
Modification de la trame de fond
Changer les bordures du tableau

Si vous êtes un tantinet observateurs, vous avez certainement remarqué l'icône Bordures dans le groupe Styles de tableau. Selon la commande sélectionnée dans la liste, cette icône peut agir sur la bordure de la (ou des) cellule(s) sélectionnée(s) (voir figure suivante).

L'icône Bordures
L'icône Bordures

À titre d'exemple, entraînez-vous à encadrer les deux chiffres d'affaires les plus élevés en utilisant l'icône Bordures. La figure suivante représente le résultat à obtenir.

Les deux chiffres d'affaires les plus élevés ont été encadrés
Les deux chiffres d'affaires les plus élevés ont été encadrés

Pour arriver à ce résultat :

  1. Cliquez sur la cellule qui contient la valeur 229 000 €, déroulez la liste Bordures et sélectionnez Bordures extérieures. Cette action encadre la cellule dans laquelle se trouve le point d'insertion et mémorise la bordure sélectionnée dans la liste.

  2. Cliquez dans la cellule qui contient la valeur 254 000 € et cliquez sur l'icône Bordures (le style Bordures extérieure étant déjà sélectionné, il suffit de cliquer sur l'icône Bordures).

Mise en forme des cellules

Comme le montre la figure suivante, les divers paramètres de mise en forme des cellules sont rassemblés sous l'onglet Disposition du Ruban.

L'onglet Disposition du Ruban
L'onglet Disposition du Ruban

Pour accéder à cet onglet, il vous suffit de cliquer sur une cellule du tableau puis de le sélectionner dans le Ruban.

Dimensions des cellules

La taille des cellules est définie lors de la création du tableau mais vous pouvez la modifier à tout moment en utilisant les icônes du groupe Taille de la cellule (voir figure suivante).

Les dimensions des cellules peuvent à tout moment être redéfinies
Les dimensions des cellules peuvent à tout moment être redéfinies

Examinons les différentes icônes de ce groupe :

Vous pouvez aussi exploiter une autre technique moins précise mais plus naturelle (voir figure suivante) :

Redimensionnement à vue des lignes et colonnes
Redimensionnement à vue des lignes et colonnes
Alignement, orientation et marges des cellules

Comme l'illustre la figure suivante, l'alignement du texte dans les cellules est défini dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban. Avant de cliquer sur une des icônes d'alignement, vous devez sélectionner la ou les cellules concernées en cliquant sur les zones de sélection correspondantes.

Ces icônes définissent l'alignement dans les cellules sélectionnées
Ces icônes définissent l'alignement dans les cellules sélectionnées

Pour changer l'orientation des cellules sélectionnées, il suffit de cliquer une ou deux fois sur l'icône Orientation du texte.
Enfin, pour modifier les marges à l'intérieur des cellules du tableau, cliquez sur l'icône Marges de la cellule. Une boîte de dialogue intitulée Options du tableau s'ouvre alors (voir figure suivante). Modifiez comme vous l'entendez les valeurs des champs Haut, Bas, Gauche et Droite puis cliquez sur OK pour valider.

La boîte de dialogue Options du tableau
La boîte de dialogue Options du tableau

Si nécessaire, les cellules du tableau peuvent être espacées entre elles. Pour cela, il suffit de cocher la case Autoriser l'espacement entre les cellules et de préciser l'ampleur de l'espacement.
Et si vous vous entraîniez à utiliser les icônes d'alignement et d'orientation ? Pour cela, je vous suggère de transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Saurez-vous transformer le premier tableau en le second ?
Saurez-vous transformer le premier tableau en le second ?

Pour arriver à ce résultat, trois étapes sont nécessaires :

Insertion/suppression de lignes et de colonnes

On insère des lignes et colonnes à l'aide des icônes du groupe Lignes et colonnes, sous l'onglet Disposition.
Pour insérer :

Pour supprimer :

Choix du décalage des cellules environnantes
Choix du décalage des cellules environnantes
Fusionner et fractionner des cellules

Il est parfois nécessaire de fusionner plusieurs cellules en une seule ou, au contraire de fractionner une cellule en plusieurs. On accomplit ces actions avec les icônes du groupe Fusionner, sous l'onglet Disposition du Ruban. Pour illustrer le fonctionnement de ces icônes, nous allons transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme indiqué à la figure suivante.

Arrivez-vous à voir les différences entre ces deux tableaux ?
Arrivez-vous à voir les différences entre ces deux tableaux ?

Voici les étapes qui permettent de passer du premier tableau au deuxième :

  1. Sélectionner les quatre cellules de la première ligne puis cliquer sur l'icône Fusionner (groupe Fusionner) comme à la la figure suivante, avant de cliquer sur OK.

  2. Sélectionner la cellule contenant les nombres 287, 359 et 372, cliquer sur l'icône Fractionner, paramétrer la boîte de dialogue Fractionner des cellules comme à la figure suivante et cliquer sur OK.

  3. Sélectionner tout le tableau puis cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Alignement.

La cellule va être fractionnée en deux
La cellule va être fractionnée en deux
La cellule va être fractionnée en trois
La cellule va être fractionnée en trois
Tri des données

Vous pouvez utiliser Word 2010 pour trier les données d'un tableau par ordre croissant ou décroissant suivant un, deux ou trois critères. À titre d'exemple, nous allons trier les données du tableau Sociétés, représenté à la figure suivante. Ce tableau fait partie du document tableaux.docx.

Le tableau Sociétés non trié
Le tableau Sociétés non trié

Cliquez sur une cellule du tableau puis sur l'icône Trier (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban). La boîte de dialogue représentée figure suivante s'ouvre immédiatement. Comme vous pouvez le voir, Word suppose que la première ligne contient le titre des colonnes (Ligne d'en-tête est, par défaut, initialisé à Oui).

La boîte de dialogue Trier
La boîte de dialogue Trier

Pour classer les données par ordre alphabétique suivant la colonne Ville, sélectionnez Ville comme 1ère clé. Le contenu de cette colonne est textuel : la valeur Texte du champ Type est donc convenable. Cliquez sur OK pour procéder au tri. La figure suivante représente le tableau trié.

Le tableau a été trié par villes
Le tableau a été trié par villes

Supposons maintenant que vous vouliez classer les données dans l'ordre alphabétique des valeurs de la colonne Ville puis dans l'ordre alphabétique inverse des valeurs de la colonne Identifiant. Comment devez-vous paramétrer la boîte de dialogue Trier ?
Je vous laisse réfléchir pendant que je vais respirer un peu d'air frais à l'extérieur.
Vous avez trouvé ? La boîte de dialogue Trier doit ressembler à la figure suivante.

Ce paramétrage va lancer un double tri
Ce paramétrage va lancer un double tri

La figure suivante représente les données triées. Reportez-vous aux lignes dont la colonne Ville vaut London. Vous pouvez constater que les identifiants sont classés dans l'ordre alphabétique inverse. Il en va de même pour toutes les lignes qui possèdent la même valeur pour le champ Ville.

Les données ont été triées par ordre alphabétique sur la colonne Ville et par ordre alphabétique inverse sur la colonne Identifiant
Les données ont été triées par ordre alphabétique sur la colonne Ville et par ordre alphabétique inverse sur la colonne Identifiant
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Insérer un tableau Insérer des formules dans un tableau

Insérer des formules dans un tableau

Mettre en forme un tableau Apporter la touche finale à un document

Insérer des formules dans un tableau

Bien que Word ne soit pas un tableur, vous pouvez l'utiliser pour effectuer des calculs élémentaires dans un tableau. Outre les quatre opérations de base (+, -, * et /), plusieurs fonctions peuvent être utilisées dans une formule. Les curieux non réfractaires aux maths peuvent se rendre sur cette page pour en savoir plus.

En ce qui nous concerne, nous allons raisonner sur un exemple pour que les choses soient plus claires. Ouvrez le fichier tableaux.docx téléchargé en début de chapitre et reportez-vous au tableau Calculs. Le but du jeu consiste à transformer le premier tableau pour qu'il prenne l'apparence du deuxième (voir figure suivante).

La colonne Prix total utilise des formules
La colonne Prix total utilise des formules

Les cellules de la colonne Prix total sont calculées en multipliant les cellules Quantité par le Prix unitaire correspondant. Quant à la cellule Super total, elle a été calculée en additionnant toutes les cellules Prix total précédentes.
Une idée sur la façon de procéder ?
Les plus observateurs d'entre vous auront remarqué l'icône Formule dans le Ruban (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban). Eh bien maintenant, il est temps de l'utiliser !
Cliquez dans la cellule située sous l'étiquette Prix total. Basculez si nécessaire sur l'onglet Disposition du Ruban et cliquez sur l'icône Formule du groupe Données. Une boîte de dialogue nommée Formule s'ouvre alors (voir figure suivante).

La boîte de dialogue Formule
La boîte de dialogue Formule

Dans la case Formule apparaît la formule qui sera utilisée par défaut. Ici, il s'agit de la somme des valeurs numériques situées à gauche de la cellule courante. Cette formule n'est pas appropriée, étant donné que nous voulons effectuer un produit et non une somme. Si vous avez quelques notions d'anglais, vous avez certainement une idée de la formule à utiliser.

Remplacez SUM par PRODUCT, cliquez sur OK et le produit des cellules Quantité et Prix unitaire apparaît comme par magie.

Aïe ! Le résultat est bien calculé mais le nombre est affiché sans les chiffres après la virgule. Est-ce que je me serais trompé quelque part ?

Non, vous ne vous êtes pas trompés. C'est juste que le format du résultat n'a pas été spécifié. Pour cela, il suffit d'utiliser la liste déroulante Format de nombre. Déroulez cette liste et choisissez la valeur 0,00. Cliquez sur OK. Le résultat devrait afficher deux chiffres après la virgule, comme à la figure suivante.

Spécification du format des nombres
Spécification du format des nombres

Maintenant, c'est à vous de travailler. Appliquez cette même technique sur les sept cellules Prix total suivantes.
Pour terminer l'exercice, vous allez définir la formule pour calculer le « super total ». Cliquez dans la cellule qui suit le libellé Super total, cliquez sur l'icône Formule (dans le groupe Données, sous l'onglet Disposition du Ruban) et définissez la formule et le format de nombre à utiliser, comme à la figure suivante.

Cette formule calcule le super total
Cette formule calcule le super total

Le tableau devrait maintenant ressembler trait pour trait à ce qui était demandé.

En résumé
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Mettre en forme un tableau Apporter la touche finale à un document

Apporter la touche finale à un document

Insérer des formules dans un tableau Associer des informations à un document

Après avoir rédigé puis mis en forme un document, il est bon de lui apporter une touche finale qui fera toute la différence. Dans ce chapitre, vous apprendrez à utiliser le correcteur orthographique et grammatical ainsi que le dictionnaire des synonymes. Vous verrez également comment insérer des notes de bas de page et de fin de document. Si vous devez rédiger de longs documents, vous verrez comment les agrémenter d'une table des matières, d'un index, d'une table des illustrations ou d'une bibliographie.
Le but final est d’avoir un document exempt de fautes, qui utilise un vocabulaire juste et riche, qui est facilement lisible et exploitable par les personnes qui l’auront entre les mains. Tout un programme !

Associer des informations à un document

Apporter la touche finale à un document Correction orthographique et grammaticale

Associer des informations à un document

Pourquoi associer des informations aux documents Word ? Suis-je vraiment concerné ?

Si les personnes qui auront vos documents entre les mains utilisent Windows 7 ou Vista, il est important de passer quelques instants à leur associer des informations. Cela permettra à ces lecteurs de les retrouver plus facilement et d’avoir un résumé de leur contenu sans même les ouvrir. J’espère vous avoir convaincus de l’utilité de cette démarche. Alors, voyons comment procéder.

L’onglet Fichier du Ruban est une nouveauté de Word 2010. Lorsque vous le sélectionnez, l’écran Backstage (c'est ainsi que s'appelle l'écran associé à cet onglet) donne accès à diverses informations concernant le document (voir figure suivante).

Les informations attachées au document apparaissent dans l'écran backstage
Les informations attachées au document apparaissent dans l'écran backstage

Certaines de ces informations sont également accessibles dans le volet des détails de l’Explorateur Windows (voir figure suivante).

Les informations complémentaires sont affichées dans l’Explorateur Windows
Les informations complémentaires sont affichées dans l’Explorateur Windows

Dans les deux figures précédentes, pratiquement aucune des informations relatives au document n’a été renseignée. Voyons comment combler cette lacune…
Sélectionnez l’onglet Fichier dans le Ruban. Les informations relatives au document apparaissent dans l’écran backstage. Dans la partie supérieure droite de cet écran, cliquez sur Propriétés et, dans le menu, choisissez Afficher le panneau de documents (voir figure suivante).

Accès au panneau de documents
Accès au panneau de documents

Le panneau de documents est immédiatement affiché en-dessous du Ruban, comme dans la figure suivante.

Le panneau de documents
Le panneau de documents
L'icône Réduire le Ruban
L'icône Réduire le Ruban

La taille de la zone dédiée à l’édition du document est augmentée en conséquence.
Pour accéder au Ruban, il vous suffit de cliquer sur le nom d’un onglet. Le Ruban se superpose au panneau de documents, comme dans la figure suivante. Vous pouvez librement utiliser ses icônes mais, dès que vous cliquez dans le document, le Ruban disparaît.

Le panneau de documents et le Ruban se chevauchent
Le panneau de documents et le Ruban se chevauchent

Pour redonner au Ruban son aspect statique d’antan, cliquez sur l’icône Développer le Ruban, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de Word (voir figure suivante).

L'icône Développer le Ruban
L'icône Développer le Ruban

Examinons les champs accessibles dans le panneau de documents.

Remplissez un ou plusieurs de ces champs puis cliquez sur la case de fermeture du panneau de documents (en haut et à droite de ce panneau). À titre d'exemple, la figure suivante représente les informations qui ont été associées au document que vous êtes en train de lire.

Un exemple d'informations associées à un document Word
Un exemple d'informations associées à un document Word

Voyons maintenant l'allure des informations affichées dans l'écran backstage et dans le volet des détails de l’Explorateur Windows. Comme le montre la figure suivante, ces informations sont très proches.

Les informations complémentaires, affichées dans l'écran backstage et dans l'Explorateur Windows
Les informations complémentaires, affichées dans l'écran backstage et dans l'Explorateur Windows

Tout ceci est bien beau mais comment utiliser ces informations ?

Pour accéder facilement au document, il suffit de cliquer sur Démarrer et de taper une des informations saisies dans le panneau de documents. Windows affiche le document correspondant sous le libellé Fichiers (voir figure suivante).

Le document est accessible depuis le menu Démarrer
Le document est accessible depuis le menu Démarrer

Comment savoir quels dossiers sont indexés sur mon ordinateur ?

Cliquez sur Démarrer, tapez index dans le champ Rechercher et cliquez sur Options d'indexation dans la partie supérieure du menu Démarrer. Comme on peut le voir dans la figure suivante, le dossier Data (et ses sous-dossiers) est bien indexé.

Le dossier Data est indexé
Le dossier Data est indexé

Si vous souhaitez ajouter un dossier à l'index, cliquez sur Modifier et cochez le dossier concerné dans la liste Modifier les emplacements sélectionnés.

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Apporter la touche finale à un document Correction orthographique et grammaticale

Correction orthographique et grammaticale

Associer des informations à un document Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Correction orthographique et grammaticale

Word intègre un correcteur orthographique et un correcteur grammatical qui se révèlent plutôt performants. Alors pourquoi ne pas les mettre à l'épreuve pour que vos documents soient exempts de fautes d'orthographe et de grammaire ?
Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le document finalisation.docx en utilisant le lien ci-après :

Télécharger le document

Utiliser le correcteur orthographique

Les mots mal orthographiés sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur verte.

La figure suivante représente un exemple issu du document finalisation.docx.

Ce texte comporte des erreurs d'orthographe et de grammaire
Ce texte comporte des erreurs d'orthographe et de grammaire

Les mots « fotes » et « gramaire » sont de toute évidence mal orthographiés et le mot « comportent » est mal accordé avec son sujet (ce texte) qui est au singulier.

J'ai un problème, les mots mal orthographiés ne sont pas soulignés. Comment cela se fait-il ?

Si vous êtes dans ce cas, pas de panique : c'est juste que le correcteur n'est pas installé sur votre ordinateur. Et pour ne pas vous exclure, vous trouverez à la fin de cette section toutes les explications nécessaires pour l'installer.

Si le nombre de fautes n'est pas trop important, vous pouvez faire une correction « à la main », c'est-à-dire en vous intéressant à chacun des mots soulignés en rouge ou en vert. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot souligné et choisissez un des mots proposés en remplacement par Word, comme dans la figure suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les mots soulignés aient disparu du document.

Correction manuelle dans le document
Correction manuelle dans le document

Si le document comporte de nombreuses fautes d'orthographe ou de grammaire, vous utiliserez une autre méthode. Placez le point d'insertion au début du document, basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Grammaire et orthographe dans le groupe Vérification.

Une boîte de dialogue intitulée Grammaire et orthographe s'ouvre.
Lorsqu'un mot est mal orthographié, il apparaît en rouge dans la zone Absent du dictionnaire et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme illustré à la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur :

Un mot mal orthographié a été trouvé par Word
Un mot mal orthographié a été trouvé par Word

Lorsqu'une phrase comporte une erreur de grammaire, le mot mis en doute par Word apparaît en vert dans la zone supérieure et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme dans la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur Remplacer pour effectuer la correction ou sur Ignorer pour ne pas tenir compte de la remarque de Word.

Une erreur de grammaire a été trouvée par Word
Une erreur de grammaire a été trouvée par Word

Comment faire si mon document utilise plusieurs langues ?

Si votre document comporte plusieurs langues, il y a de grandes chances pour que de nombreux mots soient soulignés en rouge ou en vert comme à la figure suivante.

De très nombreuses erreurs sont détectées par Word
De très nombreuses erreurs sont détectées par Word

Pour que Word soit en mesure de contrôler l'orthographe et la grammaire d'un bloc de texte qui n'est pas écrit en français (voir figure suivante).

  1. Sélectionnez ce bloc de texte ;

  2. Cliquez sur l'icône de langue dans la barre d'état (il s'agit de la barre horizontale affichée dans la partie inférieure de la fenêtre de Word) ;

  3. Choisissez la langue correcte dans la boîte de dialogue Langue ;

  4. Cliquez sur OK pour valider.

Aidez Word à identifier les différentes langues utilisées
Aidez Word à identifier les différentes langues utilisées

À titre d'exercice, vous pouvez vous entraîner à désigner la langue adaptée pour chacun des blocs de texte de la page 3 du document finalisation.docx.

L'icône de langue n'est pas affichée sur mon ordinateur. Est-ce que je dois réinstaller Word ?

Non, rassurez-vous, vous ne devez pas réinstaller Word ! Cliquez simplement avec le bouton droit sur la barre d'état de Word et, dans le menu, sélectionnez Langue.

Correction en cours de frappe

Word est doté d'un outil de correction pendant la frappe.
Pour vous en persuader, tapez par exemple « bone anée. ». Le mot « bone » est laissé tel quel. Par contre, le mot « anée » est automatiquement remplacé par « année » lorsque vous tapez le « . » qui le suit. Cet exemple appelle deux remarques :

  1. Tous les mots ne sont pas corrigés pendant la frappe (ce serait trop simple).

  2. Pour qu'un mot soit corrigé, il faut taper un caractère « déclencheur ». Il peut s'agir d'un des caractères suivants : ., ,, ;, tab ou espace.

Si vous faites toujours une même erreur de frappe et que celle-ci n'est pas corrigée automatiquement par Word, vous pouvez facilement réparer cette lacune.
Supposons par exemple que vous tapiez régulièrement « ect. » à la place de l'abréviation « etc. ». Cette faute n'étant pas corrigée de façon automatique par Word, voici la marche à suivre :

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

  2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

  3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

  4. Tapez ect. dans le champ Remplacer et etc. dans le champ Par ;

  5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

De retour dans le document, tapez ect.. Ce mot sera immédiatement remplacé par etc..

Il est possible de détourner l'outil de correction automatique pour faciliter la saisie de mots difficiles à écrire ou de formules de politesse.
Par exemple, supposons que vous utilisiez souvent le mot anticonstitutionnellement. Quelle drôle d'idée me direz-vous ? Je sais, je sais, mais il ne s'agit que d'un exemple qui, de surcroît, correspond au mot le plus long de la langue française.
Avez-vous déjà réussi à taper ce mot sans aucune faute d'orthographe et sans vous endormir avant d'atteindre la dernière lettre ? Dans l'affirmative, vous avez droit à ma profonde considération ! Mais revenons à nos moutons. Je suis sûr que vous préféreriez taper anct plutôt que anticonstitutionnellement. Eh bien, pourquoi ne pas associer ces deux mots dans l'outil de correction automatique ?

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

  2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

  3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

  4. Tapez anct dans le champ Remplacer et anticonstitutionnellement dans le champ Par ;

  5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

Désormais, il vous suffit de taper « anct » suivi du caractère espace ou d'une virgule pour que ces quatre caractères se transforment en… vous savez ce que je veux dire : le mot le plus long de la langue française.

Juste pour le plaisir, associez le terme « jvp » avec « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations. »

Ah oui, j'allais oublier. Il est tout à fait possible de supprimer une correspondance dans la boîte de dialogue Correction automatique : cliquez sur la correspondance à supprimer dans le groupe Corrections en cours de frappe (1) puis cliquez sur le bouton Supprimer (2). Dans la figure suivante par exemple, nous supprimons l'entrée créée à l'étape précédente. Validez en cliquant sur OK puis à nouveau sur OK.

L'entrée jvp est sur le point d'être supprimée
L'entrée jvp est sur le point d'être supprimée
Installer le correcteur orthographique

Comme il a été dit précédemment, il se peut que le correcteur orthographique ne soit pas installé sur votre ordinateur. Heureusement, vous pouvez remédier à ce problème. Encore faut-il savoir où chercher :

L'installation d'Office 2010 est sur le point d'être modifiée
L'installation d'Office 2010 est sur le point d'être modifiée
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Associer des informations à un document Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Correction orthographique et grammaticale Notes de bas de page et notes de fin de document

Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Lorsque l'on rédige un document, il peut arriver que les mots nous manquent et que nous passions un certain temps (sinon un temps certain) à éviter des répétitions dans une phrase particulièrement rebelle. Heureusement, Word propose un allié de marque : le dictionnaire des synonymes.

Pour remplacer un mot par un de ses synonymes, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le mot.

  2. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône du dictionnaire des synonymes dans le groupe Vérification. Cette action provoque l'affichage du volet Rechercher dans la partie droite de la fenêtre.

  4. Déroulez la liste associée à un des synonymes et choisissez Insérer, comme à la figure suivante.

Le mot « rédige » va être remplacé par le mot « écrit »
Le mot « rédige » va être remplacé par le mot « écrit »

Il est parfois nécessaire de rechercher les synonymes d'un des synonymes affichés dans le volet Rechercher. Pour cela, faites un double-clic sur le mot concerné. À titre d'exemple, la figure suivante représente les mots affichés lorsque l'on fait un double-clic sur le mot « écrit ».

Les synonymes du synonyme « écrit »
Les synonymes du synonyme « écrit »
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Correction orthographique et grammaticale Notes de bas de page et notes de fin de document

Notes de bas de page et notes de fin de document

Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions Finaliser un long document

Notes de bas de page et notes de fin de document

Les notes de bas de page et de fin de document sont utilisées pour fournir des références ou préciser le sens d'une portion de texte. Comme son nom le laisse supposer, une note de bas de page est affichée dans la partie inférieure de la page où se trouve la portion de texte annotée. Quant aux notes de fin de document, elles sont rassemblées après la dernière page du document. Libre à vous de choisir une de ces deux possibilités ou, pourquoi pas, de les utiliser conjointement. Ainsi, vous pourriez définir :

Pour insérer une note, sélectionnez l'onglet Références du Ruban et cliquez sur l'icône Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin dans le groupe Notes de bas de page (voir figure suivante).

Le groupe Notes de bas de page
Le groupe Notes de bas de page

Dans cet exemple, nous avons inséré une note de bas de page et une note de fin de document. Étant donné que le document ne comporte qu'une seule page, la note de fin de document se trouve avant la note de bas de page.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous entraîner dans le document finalisation.docx téléchargé au début de ce chapitre.

Notes de bas de page et de fin de document
Notes de bas de page et de fin de document

Comme vous pouvez le voir :

Le renvoi de note est sélectionné
Le renvoi de note est sélectionné
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Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions Finaliser un long document

Finaliser un long document

Notes de bas de page et notes de fin de document Publipostage

Finaliser un long document

Si vous êtes amenés à écrire un long document (un mémoire, une thèse, un livre ou un e-book par exemple), vous voudrez certainement le compléter en y ajoutant une table des matières, un index, une table des citations, une table des illustrations ou une bibliographie. Cette section va s'intéresser tour à tour à ces différents éléments.

Table des matières

Word facilite à l'extrême l'insertion d'une table des matières dans un document. Cette opération est entièrement automatique pour peu que l'on ait pris le soin de structurer le document en utilisant des styles de titres.
Tout au long de cette section, je vous suggère de vous entraîner avec le document finalisation.docx que je vous ai fait télécharger au début de ce chapitre.

Pour insérer une table des matières dans un document, positionnez le point d'insertion à l'endroit souhaité (généralement juste après la page de garde), basculez sur l'onglet Références dans le Ruban, cliquez sur l'icône Table des matières et faites votre choix parmi les différents modèles proposés (voir figure suivante).

L'icône Table des matières donne accès à plusieurs modèles prédéfinis
L'icône Table des matières donne accès à plusieurs modèles prédéfinis

À titre d'exemple, la figure suivante représente le début de la table des matières générée par Word avec le modèle Table automatique 2 dans le document constitué des dix premiers chapitres du présent ouvrage.

Un exemple de table des matières
Un exemple de table des matières
La table des matières va être mise à jour
La table des matières va être mise à jour

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche (voir figure suivante), indiquez si vous voulez mettre à jour les numéros de pages ou la totalité de la table (c'est-à-dire les numéros de pages et les niveaux de titres) puis validez en cliquant sur OK.

Quel type de mise à jour voulez-vous effectuer ?
Quel type de mise à jour voulez-vous effectuer ?

Si les modèles de tables des matières proposés par Word ne vous suffisent pas, vous pouvez définir votre propre modèle. Cliquez sur l'icône Table des matières (dans le groupe Table des matières, sous l'onglet Références du Ruban) et, dans le menu, sélectionnez Insérer une table des matières.
Utilisez la boîte de dialogue Table des matières pour définir les caractéristiques de la table. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons la mise en forme Recherché (Formats) sur 4 niveaux de titres, nous affichons les numéros de page et nous les alignons à droite en les séparant des titres par des pointillés.

Un exemple de table des matières
Un exemple de table des matières

Par défaut, la table des matières se base sur les niveaux de titres Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser d'autres styles en précisant leurs relations hiérarchiques. Cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Table des matières. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Options de la table des matières s'ouvre. Vérifiez que la case Styles est bien cochée puis saisissez le niveau des styles à utiliser. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons les styles Titre 1 à Titre 4 en conservant leur hiérarchie naturelle.

Les styles Titre 1 à Titre 4 seront utilisés dans la table des matières
Les styles Titre 1 à Titre 4 seront utilisés dans la table des matières

Rien ne vous empêche d'utiliser d'autres styles, du moment que vous précisez leurs relations hiérarchiques.

Index

L'index est un outil appréciable dans un long document. C'est un ensemble de mots-clés classés par ordre alphabétique, dont chacun renvoie directement le lecteur à la page (ou aux pages) qui lui correspondent.
Ici encore, je vous suggère de vous entraîner sur le document finalisation.docx.

L'index est généralement placé à la fin du document. Mais, avant de penser à l'insérer, vous devez « l'alimenter » en définissant des entrées d'index, c'est-à-dire en balisant les mots qui devront y figurer.
À titre d'exemple, nous allons insérer dans l'index les termes suivants :

Page

Mots

2

correcteur orthographique

2

correcteur grammatical

3

langues

3

latin

3

anglais

3

français

3

correcteur orthographique

3

correcteur grammatical

4

notes de bas de page

4

notes de fin de document

Pour insérer une entrée d'index (voir figure suivante) :

  1. Sélectionnez le texte à indexer (correcteur orthographique, dans la page 2 du document finalisation.docx) ;

  2. Basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index ;

  3. Cliquez sur Marquer dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index.

Insertion d'une entrée dans l'index
Insertion d'une entrée dans l'index

Le clic sur le bouton Marquer n'a eu, en apparence, aucun effet. Et pourtant… Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icône Afficher tout dans le groupe Paragraphe. Comme le montre la figure suivante, un champ XE (indeX Entry, c'est-à-dire entrée d'index) atteste que l'entrée d'index a bien été marquée.

L'icône Afficher tout révèle l'entrée d'index
L'icône Afficher tout révèle l'entrée d'index

J'ai essayé de définir la deuxième entrée d'index mais le terme correcteur grammatical n'apparaît pas dans la page 2. Y aurait-il eu une erreur dans le tableau ?

Eh bien non. Ce terme a été choisi intentionnellement pour vous montrer qu'on peut définir une entrée d'index sur un terme qui n'apparaît pas de façon exacte dans un document. Sélectionnez une lettre, un mot ou un groupe de mots en rapport avec l'entrée d'index à marquer. Ici par exemple, sélectionnez le mot correcteur dans le titre de niveau 2. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index n'est plus affichée, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index est toujours ouverte, cliquez dessus. Le mot correcteur est affiché dans le champ Entrée. Complétez ce champ en ajoutant le mot grammatical, comme dans la figure suivante, puis cliquez sur Marquer.

L'entrée d'index par défaut a été modifiée
L'entrée d'index par défaut a été modifiée

Après avoir défini toutes les entrées d'index listées dans le tableau, déplacez-vous à la fin du document puis cliquez sur l'icône Insérer l'index (dans le groupe Index, sous l'onglet Références du Ruban). La boîte de dialogue Index s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

La boîte de dialogue Index
La boîte de dialogue Index

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez :

À titre d'exemple, dans l'index représenté à la figure suivante, la case Aligner les numéros de pages à droite était cochée et l'entrée Depuis modèle était sélectionnée dans la liste Formats.

Un exemple d'index
Un exemple d'index

Quelques remarques :

Pour corriger les entrées d'index, vous devez modifier les champs XE qui le nécessitent. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions « correcteur grammatical » en « Correcteur grammatical » et « correcteur orthographique » en « Correcteur orthographique ».

Les entrées d'index peuvent être modifiées
Les entrées d'index peuvent être modifiées
Selon son état, l'icône Afficher tout affiche ou dissimule les entrées d'index
Selon son état, l'icône Afficher tout affiche ou dissimule les entrées d'index

Pour répartir les entrées d'index sur deux niveaux, vous utiliserez le caractère : afin de marquer le changement de niveau, comme dans la figure suivante.

Le caractère « : » permet de définir deux niveaux dans les entrées d'index
Le caractère « : » permet de définir deux niveaux dans les entrées d'index

Une fois ces modifications effectuées, l'index comporte deux niveaux comme à la figure suivante.

Les entrées d'index sont réparties selon deux niveaux
Les entrées d'index sont réparties selon deux niveaux
Citations et bibliographie

Lorsque l'on rédige un document, on fait parfois appel à des sources d'informations (un livre, un article de journal ou tout autre type de publication) qu'il faut citer dans les règles de l'art. C'est en particulier le cas lorsque l'on rédige un mémoire de fin d'études ou un document universitaire. L'outil de citations de Word permet de définir une ou plusieurs sources, d'y faire référence dans un document et de les rassembler dans une bibliographie à la fin du document.

Si vous êtes concernés ou tout simplement curieux, poursuivez la lecture. Dans le cas contraire, je vous invite à passer à la section suivante, qui s'intéresse au référencement des illustrations insérées dans un document.

Pour créer une bibliographie, quatre étapes sont nécessaires :

  1. Définition des sources d'informations ;

  2. Insertion des sources dans le document ;

  3. Choix d'un style de bibliographie ;

  4. Création de la bibliographie.

Examinons tour à tour ces quatre étapes.
Pour définir une source d'informations, sélectionnez l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation du groupe Citations et bibliographie et choisissez Ajouter une nouvelle source. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer une source. Complétez les informations demandées après avoir sélectionné une entrée dans la liste déroulante Type de source puis cliquez sur OK pour enregistrer la source d'information.

La figure suivante donne un exemple de source constituée d'une page web.

Cette entrée fait référence à une source web
Cette entrée fait référence à une source web

Une fois les sources définies, vous pouvez citer chacune d'entre elles à une ou plusieurs reprises dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit apparaître la citation, basculez sur l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation et choisissez la source dans la liste, comme à la figure suivante.

Une citation est sur le point d'être insérée
Une citation est sur le point d'être insérée

Lorsque toutes les citations ont été insérées dans le document, choisissez un style dans la liste déroulante Style (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban), comme à la figure suivante.

Choix d'un style d'affichage pour les citations
Choix d'un style d'affichage pour les citations

Il ne vous reste plus qu'à insérer la bibliographie dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit figurer la bibliographie, cliquez sur l'icône Bibliographie (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban) et sélectionnez un des modèles de bibliographies proposés, comme à la figure suivante.

La bibliographie est insérée dans le document
La bibliographie est insérée dans le document
Table des illustrations

Lorsqu'un long document contient des illustrations, il peut être intéressant de créer une table des illustrations pour que le lecteur puisse se rendre facilement et directement aux illustrations qui l'intéressent.

Les exemples présentés reposent sur la page 6 du document finalisation.docx

Pour être en mesure de créer une table des illustrations, vous devez au préalable insérer plusieurs illustrations dans le document puis définir une légende pour chacune d'entre elles.
Si vous utilisez le document finalisation.docx, vous n'aurez pas à effectuer la première étape. Rendez-vous simplement à la page 6 du document. Trois illustrations y ont été insérées.
Cliquez sur la première, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Insérer une légende dans le groupe Légendes. Une boîte de dialogue intitulée Légende s'ouvre. Complétez le champ Légende comme à la figure suivante puis cliquez sur OK.

Définition d'une légende d'image
Définition d'une légende d'image

Procédez de même pour définir la légende des deux autres illustrations :

Il ne reste plus qu'à insérer la table des illustrations. Pour ce faire, placez le point d'insertion à l'endroit où celle-ci doit figurer puis cliquez sur l'icône Insérer une table des illustrations (dans le groupe Légendes, sous l'onglet Références du Ruban).

Cette action ouvre la boîte de dialogue Table des illustrations. Choisissez :

Cliquez sur OK pour insérer la table des illustrations. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante :

La table des illustrations
La table des illustrations
En résumé
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Notes de bas de page et notes de fin de document Publipostage

Publipostage

Finaliser un long document Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage

Le publipostage (ou mailing permet de créer des documents personnalisés pour plusieurs destinataires différents. C'est une solution rapide et pratique lorsqu'un même document doit être envoyé à plusieurs personnes. Considéré à tort comme une opération de haut vol, le publipostage a longtemps été boudé par les utilisateurs.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, mais que vous n'avez jusque là pas trouvé le courage de vous y mettre, je vous invite à lire la suite. Vous verrez que la technique utilisée est simple et peut être envisagée par tous.
Le publipostage Word peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Ce chapitre va vous montrer comment créer un publipostage d'étiquettes. Mais rassurez-vous, les autres types de publipostages sont quasiment similaires.
Haut les cœurs, il est temps de briser un tabou tout à fait injustifié ! Tournez vite les pages et découvrez à quel point il est simple et intuitif de réaliser un publipostage dans Word.

Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage

Publipostage Première étape – Définition du fichier de données

Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage

Avant de vous lancer dans votre premier publipostage, je vous propose de prendre quelques minutes pour passer en revue les différentes étapes qui se trouveront sur votre chemin. Vous vous trouverez ainsi en terrain connu et tout vous paraîtra beaucoup plus simple.

Dans Word , le publipostage peut être utilisé pour créer des lettres, des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Quel que soit le type du document à réaliser, la technique utilisée est assez proche :

  1. Définition du fichier qui contient les données des destinataires (nom, prénom, adresse, e-mail, etc.). Ce fichier peut être créé dans Word, Excel, Access, voire même dans le Bloc-Notes de Windows ;

  2. Rédaction du document de base qui contient les éléments (textes, images, liens, etc.) qui seront envoyés à tous les destinataires ;

  3. Ajout éventuel, dans le document de base, de données provenant du fichier des destinataires ;

  4. Fusion des données dans le document de base en vue d'une impression ou d'un envoi électronique.

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Publipostage Première étape – Définition du fichier de données

Première étape – Définition du fichier de données

Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage Deuxième étape – Rédaction du document de base

Première étape – Définition du fichier de données

Les données utilisées pour le publipostage peuvent provenir de très nombreuses sources :

Des champs ? Des enregistrements ? Euh… je ne suis pas certain de comprendre !

Les champs correspondent aux diverses informations concernant chaque personne. Un enregistrement regroupe les champs relatifs à une même personne. Imaginez par exemple que vous désiriez rassembler le nom, le prénom, l'adresse et le téléphone de plusieurs personnes en vue d'un futur publipostage. Vous aurez autant d'enregistrements que de personnes référencées et chaque enregistrement devra renseigner les champs Nom, Prénom, Adresse et Téléphone. Dans la figure suivante par exemple, le tableau contient deux enregistrements remplis avec des données fantaisistes. La première ligne correspond à l'intitulé des champs. Elle permettra de les identifier lors du publipostage.

Champs et enregistrements dans un tableau
Champs et enregistrements dans un tableau

Étant donné que ce livre est dédié à Word, nous allons créer notre fichier de données sous… Word ! À titre d'exemple, nous allons réaliser des étiquettes.

Pour définir des étiquettes, les données nécessaires sont les suivantes :

Vous allez donc définir un tableau qui comportera six colonnes (une par champ) et autant d'enregistrements que d'étiquettes à réaliser. Comme je manquais d'inspiration pour les noms des contacts et les adresses, j'ai pioché des informations dans la base de données Microsoft Northwind. Rien ne vous empêche de créer vos propres données.

Télécharger la BDD

Cependant, pour les moins inspirés d'entre vous, je vous invite à télécharger le document etiquettes.docx, afin de vous éviter d'écrire toutes ces données et d'en faire un tableau. À toutes fins utiles, je rappelle aux étourdis que la transformation d'un texte en tableau se fait sous l'onglet Insertion du Ruban, en cliquant sur l'icône Tableau puis en choisissant Convertir le texte en tableau.

Télécharger le document

Ca y est, la première étape est terminée. Si je vous dis que c'était la plus dure, j'espère que vous êtes impatients de passer à la suite.

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Les différentes étapes pour mettre en place un publipostage Deuxième étape – Rédaction du document de base

Deuxième étape – Rédaction du document de base

Première étape – Définition du fichier de données Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Deuxième étape – Rédaction du document de base

Si le document dans lequel vous avez saisi les données est encore ouvert, fermez-le et ouvrez un autre document vierge, par exemple en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et N du clavier.

Dans le cas d'un publipostage d'étiquettes, le document de base est on ne peut plus simple : il s'agit d'une feuille vide. Indiquez simplement à Word quel type d'étiquettes vous voulez utiliser. Pour ce faire, basculez sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icône Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, sélectionnez Étiquettes. La boîte de dialogue Options pour les étiquettes s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

La boîte de dialogue dialogue Options pour les étiquettes
La boîte de dialogue dialogue Options pour les étiquettes

Choisissez un fournisseur d'étiquettes et un numéro de référence pour les étiquettes (ce numéro devrait se trouver sur l'emballage des étiquettes). Ces deux informations renseignées, vérifiez que la hauteur et la largeur des étiquettes sont bien conformes aux informations dont vous disposez, comme illustré à la figure suivante.

Vérification des dimensions des étiquettes
Vérification des dimensions des étiquettes

Cliquez sur OK. Les bords des étiquettes apparaissent immédiatement dans le document et un point d'insertion clignotant vous laisse entendre que Word attend des données pour compléter les étiquettes (voir figure suivante).

Les étiquettes sont prêtes à recevoir vos données
Les étiquettes sont prêtes à recevoir vos données
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Première étape – Définition du fichier de données Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Deuxième étape – Rédaction du document de base Quatrième étape – Fusion et impression

Troisième étape – Ajout de données dans le document de base

Les données concernant les destinataires ont été définies et le modèle d'étiquettes à utiliser a été spécifié. Il ne reste plus qu'à relier ces deux éléments entre eux pour que Word puisse compléter les étiquettes.

Assurez-vous que l'onglet Publipostage est sélectionné dans le Ruban, cliquez sur l'icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et, dans le menu, choisissez Utiliser la liste existante. Désignez le fichier etiquettes.docx créé durant la première étape.

La boîte de dialogue Sélectionner la source de données se ferme et l'inscription Enregistrement suivant apparaît dans toutes les étiquettes sauf la première, comme illustré à la figure suivante.

Le fichier de données a été relié au document de base
Le fichier de données a été relié au document de base

Nous allons maintenant indiquer à Word quelles informations il doit insérer.

Toujours sous l'onglet Publipostage du Ruban, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion. Comme par magie, les noms des six champs définis dans la première étape sont accessibles directement (voir figure suivante).

Les six champs de données apparaissent dans la boîte de dialogue
Les six champs de données apparaissent dans la boîte de dialogue

Vous allez donc les insérer dans la première étiquette.

Faites successivement un double-clic sur chacun des champs Prénom, Nom, Adresse, Code_Postal, Ville puis Pays. La première étiquette doit maintenant ressembler à la figure suivante.

Toutes les données ont été insérées dans la première étiquette
Toutes les données ont été insérées dans la première étiquette

Si vous laissez les champs ainsi, les données vont apparaître les unes à la suite des autres et les étiquettes ressembleront à tout sauf à des étiquettes !

Heureusement, la zone réservée à la première étiquette peut être modifiée comme vous l'entendez.

  1. Insérez un espace entre les champs Prénom et Nom puis entre les champs Code_Postal et Pays ;

  2. Faites passer les champs Adresse, puis Code_Postal et enfin Pays sur la ligne suivante.

Mais comment puis-je faire passer un champ sur la ligne suivante ?

Eh bien, ce n'est pas très compliqué. Par exemple, pour déporter le champ Adresse sur la ligne suivante, placez le point d'insertion juste avant les chevrons que se trouvent devant la lettre A du mot Adresse puis appuyez sur la touche Entrée du clavier.

Si vous avez suivi mes indications, la première étiquette devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

Les champs ont été répartis sur plusieurs lignes
Les champs ont été répartis sur plusieurs lignes

Ne trouvez-vous pas qu'il manque quelque chose pour que l'adresse soit parfaite ?
Vous allez centrer les différentes lignes sur la largeur de l'étiquette. Sélectionnez les quatre lignes de l'adresse dans la première étiquette, basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez sur l'icône Centrer du groupe Paragraphe.

Comme le montre la figure suivante, la première étiquette a maintenant son aspect définitif (cette fois-ci, l'icône Afficher tout est désactivée).

La première étiquette est définie et mise en forme
La première étiquette est définie et mise en forme
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Deuxième étape – Rédaction du document de base Quatrième étape – Fusion et impression

Quatrième étape – Fusion et impression

Troisième étape – Ajout de données dans le document de base TP : Création d’un e-publipostage

Quatrième étape – Fusion et impression

Cette étape est la plus simple.

Basculez si nécessaire sur l'onglet Publipostage du Ruban, cliquez sur l'icône Aperçu des résultats dans le groupe de même nom. Les champs sont automatiquement remplacés par les données de la table.

Est-ce que j'aurais fait tout ce travail pour rien ? Seule la première étiquette contient des données. Les autres sont désespérément vides !

N'ayez crainte, vous n'êtes qu'à un clic de la solution : cliquez sur Mettre à jour les étiquettes dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion. Comme le montre la figure suivante, tous les enregistrements du tableau sont utilisés pour remplir les étiquettes.

Les données apparaissent dans les étiquettes
Les données apparaissent dans les étiquettes

Si le résultat vous convient, cliquez sur l'icône Terminer et fusionner du groupe Terminer et choisissez Imprimer les documents dans le menu.

Mon fichier de données contient un grand nombre d'enregistrements. Je ne veux pas imprimer toutes les étiquettes d'une seule traite. Est-il possible de ne fusionner qu'une partie du fichier de données ?

Il est possible de n'imprimer que certains enregistrements en précisant les bornes inférieure et supérieure. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner (dans le groupe Terminer, sous l'onglet Publipostage du Ruban) et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents. Dans la boîte de dialogue affichée, cochez l'option De… À et remplissez les deux champs. À titre d'exemple, pour imprimer les enregistrements 50 à 100, la boîte de dialogue Fusionner vers l'imprimante doit être paramétrée comme dans la figure suivante.

Seuls les enregistrements 50 à 100 seront utilisés
Seuls les enregistrements 50 à 100 seront utilisés
En résumé
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Troisième étape – Ajout de données dans le document de base TP : Création d’un e-publipostage

TP : Création d’un e-publipostage

Quatrième étape – Fusion et impression Instructions pour réaliser le TP

Après avoir lu le chapitre précédent, vous êtes en mesure de définir toutes les étiquettes de publipostage dont vous pourriez avoir besoin. Eh bien, dans ce TP, nous allons éprouver la solidité de vos connaissances en traitant d'un tout autre sujet : la création d'un e-mailing, entendez par là l'envoi d'un document personnalisé à une liste de destinataires via leur adresse e-mail.

À vous de trouver les liens entre étiquettes et e-mails ! Je vous sens perplexes ?!
Rassurez-vous : le but de ce TP est de montrer que tous les publipostages reposent sur une même logique. Peu importe que vous ayez à réaliser des étiquettes, des enveloppes, des courriers papier ou électroniques, ce que vous avez appris au chapitre précédent est applicable et je sais que vous vous en sortirez haut la main !

Allez, commençons ! Vous vous souvenez des quatre étapes qui ont permis de créer des étiquettes dans le chapitre précédent ? Elles sont toujours d'actualité dans ce TP mais également dans tous les autres travaux de publipostage que vous seriez amenés à faire.

Instructions pour réaliser le TP

TP : Création d’un e-publipostage Correction

Instructions pour réaliser le TP

Dans le premier TP (partie 1, chapitre 5), vous vous étiez proposés pour remplacer Zozor pendant son arrêt maladie. Vous aviez alors créé une lettre afin d'informer un membre que son inscription avait bien été prise en compte. Aujourd'hui, Zozor va beaucoup mieux mais, voyant que vous avez si bien réussi ce premier travail, il vous propose de continuer sur votre lancée en utilisant ce même texte pour contacter par voie électronique les nombreux membres qui s'inscrivent tous les jours sur le Site du Zéro.

La lettre est très proche de celle du premier TP. Notez cependant que l'adresse postale a été supprimée et que le nom du membre a été remplacé par un champ de publipostage, comme illustré à la figure suivante.

Le résultat final
Le résultat final

Dans un premier temps, je vous propose de télécharger la lettre que nous avions créée dans le premier TP en utilisant le code web suivant. Évidemment, si vous avez gardé cette lettre sur votre ordinateur, vous pouvez l'utiliser.

Télécharger la lettre

Dans un second temps, il va falloir créer une liste de diffusion. Pour cela, rien de plus simple. Créez un nouveau document Word (par exemple avec le raccourci clavier Ctrl + N) puis saisissez les données représentées à la figure suivante.

Les données à saisir
Les données à saisir

La première ligne correspond aux en-têtes des données. Les lignes suivantes décrivent les quatre membres concernés par l'e-mailing. Comme vous le voyez, les adresses e-mail sont purement fantaisistes, ceci afin que vos e-mails ne parviennent à aucun correspondant réel.

L'icône Afficher tout (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) a été intentionnellement activée afin de mettre en évidence les tabulations et sauts de lignes utilisés. Vous voyez ainsi que les champs sont séparés entre eux par une marque de tabulation. Ce simple caractère est suffisant pour que Word identifie les champs à l'intérieur d'un enregistrement. Il n'est donc pas nécessaire de convertir ces données en un tableau.

Enregistrez ce document sous le nom données.docx.

Voila, je pense que vous êtes prêts pour commencer ce TP !

Une minute ! Comment faire pour envoyer des e-mails depuis Word ? On n'a jamais vu ça !

Non en effet, nous n'avons pas vu cette étape. Mais ne vous inquiétez pas, je vais vous expliquer dans les grandes lignes comment faire.
Lorsque vous êtes prêts à envoyer les e-mails (ou les courriers, si vous n'avez pas installé et configuré Outlook), basculez sur l'onglet Publipostage et cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer. Dans la liste déroulante, choisissez l'option qui vous correspond (Envoyer des messages électroniques ou Imprimer les documents).

Maintenant, vous êtes vraiment prêts à réaliser ce TP. Alors à vous de jouer !

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TP : Création d’un e-publipostage Correction

Correction

Instructions pour réaliser le TP Travailler à plusieurs sur un même document

Correction

Il est temps de passer à la correction… si vous jugez cette étape nécessaire ou si vous avez buté sur un point particulier. Si aucune correction n'est nécessaire, je vous tire mon chapeau. Vous êtes vraiment prêts à réaliser tous les types de publipostages.

Dans le cas contraire, je suis prêt à parier que les problèmes rencontrés sont mineurs. Quelques conseils devraient donc suffire pour débloquer la situation.

Première étape – Définition du fichier de données

Cette étape est vraiment élémentaire. Assurez-vous simplement que les deux champs (Nom et Adresse e-mail) de chaque enregistrement sont bien séparés par une (et une seule) tabulation.

Une tabulation à gauche a été définie à 5 centimètres
Une tabulation à gauche a été définie à 5 centimètres
Deuxième étape – Ajout de données dans le document de base

Dans un premier temps, basculez sur l'onglet Publipostage dans le Ruban, cliquez sur l'onglet Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Utiliser la liste existante dans le menu. Désignez le fichier données.docx défini à l'étape 1.

Dans un deuxième temps, sélectionnez le texte Mr. Smithers et appuyez sur la touche Suppr du clavier pour le supprimer. Cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion(dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, sous l'onglet Publipostage du Ruban), choisissez le champ Nom, cliquez sur Insérer puis sur Fermer.

Troisième étape – Fusion et envoi de l'e-mailing

Nous distinguerons deux cas, en fonction de l'utilisation ou non d'Outlook.

Premier cas : Outlook est installé et configuré

Si Outlook est installé et qu'une adresse e-mail y a été configurée, vous allez pouvoir lancer l'e-publipostage.

  1. Basculez sur l'onglet Publipostage.

  2. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Envoyer des messages électroniques.

  3. Une boîte de dialogue s'ouvre. Dans la liste déroulante À, choisissez Adresse_email et indiquez l'objet du message dans le champ Ligne Objet. Assurez-vous que la valeur HTML est sélectionnée dans la liste déroulante Format des messages, que l'option Tous est sélectionnée et cliquez sur OK (voir figure suivante).

La boîte de dialogue de fusion est entièrement paramétrée
La boîte de dialogue de fusion est entièrement paramétrée

Les messages ne sont pas envoyés. Est-ce que j'aurais raté quelque chose ?

J'avais oublié de préciser : pour que l'e-publipostage commence, l'application Outlook doit être ouverte. Mais rassurez-vous, il n'est pas trop tard. Lancez Outlook et patientez quelques instants. Vous ne tarderez pas à recevoir quatre messages qui vous indiquent que les quatre correspondants imaginaires n'ont pas pu être joints. Mais si les choses se passent ainsi, cela veut dire que les e-mails ont bien été envoyés.
Juste pour vous montrer à quoi ressemble le message envoyé, j'ai ajouté ma propre adresse e-mail dans le fichier données.docx. La figure suivante donne un aperçu du message reçu.

Un exemple de message reçu
Un exemple de message reçu
Second cas : Outlook n'est pas installé ou n'est pas configuré

Si Outlook n'est pas installé ou si aucune adresse e-mail n'y a été configurée, vous allez réaliser un publipostage « à l'ancienne », c'est-à-dire imprimé sur du papier (à condition que vous possédiez une imprimante).

  1. Basculez sur l'onglet Publipostage.

  2. Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et, dans le menu, choisissez Imprimer les documents.

  3. La boîte de dialogue représentée figure suivante s'ouvre alors. Assurez-vous que l'imprimante est sous tension et que l'option Tous est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

La fusion vers l'imprimante est sur le point d'être déclenchée
La fusion vers l'imprimante est sur le point d'être déclenchée
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Instructions pour réaliser le TP Travailler à plusieurs sur un même document

Travailler à plusieurs sur un même document

Correction Commentaires

Parmi les nombreux domaines dans lesquels Word innove, il faut souligner celui du travail collaboratif. Certaines fonctionnalités « traditionnelles », telles que l'insertion de commentaires et de marques de révision, sont maintenues. D'autres, telles que l'envoi, le partage et l'édition simultanée d'un document, font leur apparition. Dans ce chapitre, vous allez découvrir les diverses techniques qui feront de Word un allié de choix si vous devez mettre au point des documents au sein d'une équipe.

Commentaires

Travailler à plusieurs sur un même document Marques de révision

Commentaires

Lorsque l'on écrit un document, il est souvent difficile d'avoir un œil critique sur son contenu. Pourquoi ne pas le confier à une ou plusieurs autres personnes qui pourront donner leur avis ? C'est d'autant plus facile que Word facilite grandement cette tâche via l'insertion de commentaires.

Insérer un commentaire
  1. Assurez-vous que le mode d'affichage Page est sélectionné. Si nécessaire, cliquez sur l'icône Page dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de Word, comme indiqué à la figure suivante.

  2. Sélectionnez le texte, l'image, la forme ou tout autre élément pour lequel vous désirez insérer un commentaire.

  3. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban, repérez le groupe Commentaires et cliquez sur l'icône Nouveau commentaire.

  4. Entrez votre commentaire dans la bulle affichée à droite de la page.

  5. Poursuivez la lecture du document et insérez un ou plusieurs autres commentaires si cela est nécessaire, comme illustré à la figure suivante.

Activation du mode Page
Activation du mode Page
Ce commentaire porte sur une illustration
Ce commentaire porte sur une illustration
Modifier un commentaire

Selon les goûts de chacun, la modification d'un commentaire peut se faire dans la bulle du commentaire ou dans le volet Vérifications.
Si le document est affiché en mode Page, il suffit de cliquer dans la bulle du commentaire à modifier. Un point d'insertion apparaît (voir figure suivante). Déplacez-le à l'endroit souhaité et faites la modification.

Ce commentaire est actif
Ce commentaire est actif

Si le document comporte de nombreuses pages ou si les commentaires sont peu nombreux, vous pouvez utiliser le volet Vérifications pour modifier l'un d'entre eux. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Volet Vérifications du groupe Suivi.

Le volet Vérifications est affiché à gauche du document (voir figure suivante). Cliquez sur le commentaire à modifier et faites vos modifications.

Le volet Vérifications
Le volet Vérifications
Supprimer un commentaire

La suppression d'un commentaire se fait en trois étapes :

  1. Cliquez sur le commentaire à supprimer, dans la bulle de commentaire ou dans le volet Vérifications, comme illustré à la figure suivante ;

  2. Basculez dans l'onglet Révision du Ruban ;

  3. Cliquez sur la partie supérieure de l'icône Supprimer dans le groupe Commentaires.

Sélection du commentaire à supprimer
Sélection du commentaire à supprimer
Supprimer tous les commentaires

Il est possible de supprimer en une seule fois tous les commentaires insérés dans le document. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban, cliquez sur la partie inférieure de l'icône Supprimer et, dans le menu, choisissez Supprimer tous les commentaires du document comme illustré à la figure suivante.

Tous les commentaires sont sur le point d'être supprimés
Tous les commentaires sont sur le point d'être supprimés
Relecture du document de commentaire en commentaire

Le plus simple consiste à utiliser le volet Vérifications. Cliquez tour à tour sur chaque commentaire. Vous pouvez alors :

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Travailler à plusieurs sur un même document Marques de révision

Marques de révision

Commentaires Envoyer un document aux relecteurs

Marques de révision

Lorsque plusieurs personnes insèrent des commentaires dans un document, ce dernier devient vite illisible. Heureusement, il existe une alternative qui consiste à insérer des marques de révision. Plus complètes, moins invasives et facilement dissimulables, les marques de révision deviennent vite incontournables dès que deux correcteurs ou plus sont impliqués dans la mise au point d'un document.

Activation du suivi des modifications

Pour pouvoir utiliser des marques de révision dans un document, il faut au préalable activer le suivi des modifications. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icône Suivi des modifications, dans le groupe Suivi, comme illustré à la figure suivante.

Activation du suivi des modifications
Activation du suivi des modifications
Modification du document

Une fois le suivi des modifications activé, vous allez pouvoir apporter des corrections au document. Dans la figure suivante, une lettre a été supprimée, une autre ajoutée, et un mot a été remplacé par un autre.

Quelques exemples de modifications
Quelques exemples de modifications

Comme vous pouvez le voir :

Tout ceci est très intéressant mais comment faire mes modifications dans le document ?

Procédez comme vous le faites habituellement. Les caractères barrés et soulignés seront automatiquement ajoutés en fonction de vos actions.

Si plusieurs correcteurs effectuent des modifications dans un document, est-il possible de les différencier ?

Oui, à plusieurs niveaux. Les différences apparaissent dans :

Est-ce qu'un correcteur peut modifier autre chose que du texte ?

Oui bien sûr. Les éléments modifiés sont repérés par un trait vertical dans la marge gauche du document et par une entrée dans le volet Vérifications.
Dans la figure suivante par exemple, une image a été insérée.

Deux indices montrent que l'image a été insérée
Deux indices montrent que l'image a été insérée

Et ici, les dimensions de la page ont été modifiées. En pointant l'info-bulle correspondante, des renseignements complémentaires sont affichés (voir figure suivante).

Le nom du correcteur ainsi que la date et l'heure de la modification sont affichés
Le nom du correcteur ainsi que la date et l'heure de la modification sont affichés
Suivi des modifications

Un de vos collègues vient de vous transmettre un document dans lequel figurent des marques de révision. Vous allez devoir les passer en revue, les accepter ou les refuser. Voyons comment procéder.

Ouvrez le document comme vous le faites habituellement. Si vous voulez accepter ou refuser les révisions sans en apporter de nouvelles, assurez-vous que l'icône Suivi des modifications (dans le groupe Suivi, sous l'onglet Révision du Ruban) n'est pas activée. Par contre, si vous pensez apporter des modifications aux révisions, l'icône Suivi des modifications doit être activée (voir figure suivante).

Les deux états de l'icône Suivi des modifications
Les deux états de l'icône Suivi des modifications

Pour vous déplacer d'une marque de révision à la suivante, vous pouvez :

La première technique est envisageable dans les documents de quelques pages. Mais, dès que le document à corriger prend de l'embonpoint, la dernière technique devient vite indispensable !

Pour vous déplacer manuellement dans le document, vous pouvez utiliser l'ascenseur vertical de Word ou les touches PageSuivante et PagePrécédente.

Pour vous déplacer facilement de révision en révision, le plus simple consiste à afficher le volet Vérifications en cliquant sur l'icône Volet Vérifications (dans le groupe Suivi, sous l'onglet Révision du Ruban). Faites ensuite un double-clic sur l'intitulé de chaque révision. L'élément révisé est automatiquement affiché dans la partie supérieure du document et le point d'insertion vous laisse le modifier comme vous l'entendez (voir figure suivante).

Le volet Vérifications facilite le passage en revue des révisions
Le volet Vérifications facilite le passage en revue des révisions

Pour accepter ou refuser une révision, pointez-la dans le document ou dans le volet Vérifications, cliquez avec le bouton droit et, dans le menu, choisissez (respectivement) Accepter la modification ou Refuser la modification comme à la figure suivante.

Acceptation ou refus d'une modification
Acceptation ou refus d'une modification

Si vous trouvez cette technique peu pratique, vous préférerez peut-être utiliser les icônes du groupe Modifications, sous l'onglet Révision du Ruban. Cliquez sur :

Acceptation ou refus des modifications avec le Ruban
Acceptation ou refus des modifications avec le Ruban
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Commentaires Envoyer un document aux relecteurs

Envoyer un document aux relecteurs

Marques de révision Word 2010 sans Word 2010

Envoyer un document aux relecteurs

Vous avez rédigé un document et vous voulez le soumettre à vos relecteurs ? Vous pouvez :

Les deux premières possibilités sont vraiment élémentaires et ne demandent aucune explication complémentaire. Il en va de même en ce qui concerne l'envoi par e-mail, me direz-vous. Pour ce faire, vous pensez certainement que vous allez devoir :

  1. Enregistrer le document sur le disque dur ;

  2. Lancer la messagerie puis créer un nouveau message ;

  3. Ouvrir l'Explorateur Windows et faire glisser le document sur la fenêtre du nouveau message en utilisant un glisser-déposer.

Cette technique est traditionnelle mais ô combien « lourde » !
Il y a beaucoup plus simple : basculez dans l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Enregistrer et envoyer puis sur Envoyer en tant que pièce jointe. Cela crée automatiquement un nouveau message contenant votre document en pièce jointe, comme à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à indiquer les destinataires et à rédiger un petit texte d'accompagnement. Avouez que Word simplifie grandement les choses !

Envoi d'un document avec la messagerie
Envoi d'un document avec la messagerie

Si le document à envoyer dépasse les 3 ou 4 mégaoctets, vous aurez peut-être du mal à l'envoyer à vos correspondants en passant par votre messagerie. Dans ce cas, pourquoi ne pas le poster dans votre espace SkyDrive ?

Mais je n'ai pas de SkyDrive moi ? Je ne sais même pas ce que c'est. Pourrais-je avoir quelques précisions ?

Windows Live SkyDrive, ou plus simplement SkyDrive, est un service gratuit de stockage et de partage de fichiers proposé par Microsoft. Par son intermédiaire, vous pourrez stocker et échanger jusqu'à 25 gigaoctets !

Si vous n'avez pas encore votre SkyDrive, utilisez le code web suivant puis cliquez sur Inscrivez-vous maintenant : c'est gratuit ! (voir figure suivante).

Créer un SkyDrive

La page d'inscription de SkyDrive
La page d'inscription de SkyDrive

Suivez les indications affichées dans le navigateur pour créer votre identifiant Windows Live. C'est par son intermédiaire que vous accéderez aux différents services Windows Live, dont SkyDrive.
Une fois votre identifiant Windows Live créé, il est très simple de placer un fichier dans votre espace SkyDrive : basculez sur l'onglet Fichier du Ruban (1), cliquez sur Enregistrer et envoyer (2) puis sur Enregistrer dans le site web (3). La partie droite de l'écran vous propose de vous connecter à votre espace SkyDrive. Cliquez enfin sur Connexion (4), comme illustré à la figure suivante.

Le document est sur le point d'être sauvegardé dans l'espace SkyDrive
Le document est sur le point d'être sauvegardé dans l'espace SkyDrive

Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, cochez la case Ouvrir ma session automatiquement si vous voulez éviter cette étape lorsque vous enverrez d'autres documents dans votre espace SkyDrive, puis cliquez sur OK. La partie droite de l'écran Backstage (vous savez bien, l'écran Backstage désigne les informations affichées sous l'onglet Fichier du Ruban) donne accès aux dossiers de votre espace SkyDrive, comme illustré à la figure suivante.

Les différents dossiers de l'espace SkyDrive sont directement accessibles
Les différents dossiers de l'espace SkyDrive sont directement accessibles

Sélectionnez le dossier de destination (le dossier Collaborateurs dans notre exemple) puis cliquez sur Enregistrer sous. Quelques instants plus tard, une boîte de dialogue Enregistrer sous est affichée. Cliquez sur Enregistrer et patientez jusqu'à la fin du processus.

Le document est stocké sur mon espace SkyDrive mais comment informer mes correcteurs qu'il les attend là-bas ?

Très bonne question ! Utilisez le code web suivant pour accéder à votre SkyDrive :

Accéder à SkyDrive

Connectez-vous en utilisant votre identifiant Windows Live, déplacez-vous dans le dossier où a été stocké le document, cliquez sur Partager puis sur Envoyer le lien (voir figure suivante).

Cette commande demande l'envoi d'un lien vers le document aux correcteurs
Cette commande demande l'envoi d'un lien vers le document aux correcteurs

Entrez les adresses e-mail des correcteurs (1), tapez un court texte en guise de message (2) puis cliquez sur Envoyer (3) comme illustré à la figure suivante.

Le lien vers le document est sur le point d'être envoyé aux correcteurs
Le lien vers le document est sur le point d'être envoyé aux correcteurs

Quand vos correcteurs recevront le message, il leur suffira de cliquer sur le bouton Afficher le dossier pour accéder au document dans SkyDrive (voir figure suivante). Ils n'ont même pas besoin d'avoir un compte SkyDrive.

Ce message donne accès au document à corriger
Ce message donne accès au document à corriger

Ils pourront alors télécharger le document en cliquant sur Plus puis sur Télécharger, comme dans la figure suivante.

Cette commande permet au correcteur de télécharger le document
Cette commande permet au correcteur de télécharger le document
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Marques de révision Word 2010 sans Word 2010

Word 2010 sans Word 2010

Envoyer un document aux relecteurs Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Word 2010 sans Word 2010

Vous pensez certainement que je me suis trompé dans le titre. En effet, comment pourrait-on modifier un document Word 2010 si cette application n'est pas installée sur l'ordinateur ? Vous n'avez pas une petite idée ? Cet exploit revient à Word Web App. Il s'agit d'une version réduite de Word capable de fonctionner dans un navigateur web !

Une restriction cependant : le document à éditer doit être stocké dans un dossier SkyDrive. Il peut s'agir d'un dossier de votre propre SkyDrive ou d'un dossier accessible via un e-mail de partage.

Modifier un document Word dans SkyDrive

Pour accéder à un document sauvegardé dans votre espace SkyDrive, voici comment faire :

  1. Ouvrez votre navigateur et connectez vous à SkyDrive ;

  2. Entrez vos identifiants ;

  3. Ouvrez le dossier dans lequel se trouve le document ;

  4. Pointez le document à modifier et cliquez sur Modifier dans le navigateur comme illustré à la figure suivante.

Le document est sur le point d'être modifié dans le navigateur
Le document est sur le point d'être modifié dans le navigateur

Quelques instants plus tard, le document est ouvert dans le navigateur. Dans la figure suivante, le document est ouvert dans Internet Explorer 9.

Le document peut être modifié dans le navigateur
Le document peut être modifié dans le navigateur

Bien que très minimaliste, l'interface de Word Web App est suffisamment puissante pour autoriser les modifications les plus classiques (polices, paragraphes, styles, insertion d'images, de tableaux et de liens).

Lorsque le document a été modifié, enregistrez-le en cliquant sur l'icône qui représente une disquette, dans la partie supérieure gauche de la fenêtre. Vous pourrez le rouvrir sur un autre ordinateur tel qu'il a été modifié, via Word Web App ou Word.

Travailler à plusieurs via SkyDrive

Word 2010 innove en permettant le travail collaboratif simultané sur un même document. En d'autres termes, en utilisant Word 2010, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document et les modifications faites par chacune d'entre elles sont visibles par les autres coéditeurs.

Pour parvenir à ce tour de force, les personnes qui participent à l'aventure doivent :

  1. Avoir accès au compte SkyDrive dans lequel est stocké le document ;

  2. Utiliser Word 2010 pour éditer le document.

Voici les étapes à respecter par chacune des personnes qui veulent coéditer le document :

  1. Les utilisateurs se connectent à Skydrive sur le dossier hébergeant le document.

  2. Pour ouvrir le document, il faut le pointer et cliquer sur le lien Ouvrir dans Word.

  3. Un des coéditeurs fait des modifications puis sauvegarde le document, par exemple avec le raccourci Ctrl + S.

  4. Comme indiqué à la figure suivante, les autres coéditeurs sont informés qu'une modification a été faite.

  5. Ils cliquent alors sur Mises à jour disponibles (dans la barre d'état) puis sur Enregistrer (dans l'écran Backstage). La modification est alors répercutée sur leur document, comme illustré à la figure suivante.

Le document n'est pas à jour
Le document n'est pas à jour
Le document est maintenant à jour
Le document est maintenant à jour
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Envoyer un document aux relecteurs Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Word 2010 sans Word 2010 Techniques avancées

Questions usuelles lors d'un travail en groupe

Cette section regroupe plusieurs questions que se posent généralement les personnes qui travaillent à plusieurs sur un même document Word.

Visualiser un document Word sans Word

Trois outils permettent de visualiser le contenu d'un document Word :

Si les deux premiers permettent de visualiser et de modifier les documents Word, le troisième outil se limite à leur affichage. La visionneuse Word sera utilisée sur un ordinateur ne disposant pas de Word ou pour accéder à un document qui n'est pas stocké dans un espace SkyDrive.

Pour télécharger la visionneuse Word, utilisez le code web suivant :

Télécharger la visionneuse

Une fois sur la page web, cliquez sur Télécharger, enregistrez le programme d'installation de la visionneuse puis exécutez-le. Une fois la visionneuse installée, il vous suffit de faire un double-clic sur un document Word pour l'ouvrir dans la visionneuse (voir figure suivante).

Le document est ouvert dans la visionneuse Word 2010
Le document est ouvert dans la visionneuse Word 2010
Vérifier la compatibilité d’un document avec les versions antérieures de Word

Word 2010 est un traitement de texte évolué. Vous comprendrez sans peine que certaines de ses fonctionnalités ne sont pas accessibles dans les versions précédentes de l'application. Sinon, quel serait l'intérêt de passer à Word 2010 ?

Vous pouvez vous entraîner sur les problèmes de compatibilité en téléchargeant le document compatibilite.docx. Pour cela, il vous suffit d'utiliser ce code web :

Télécharger le document

Si vous devez partager un document Word 2010 avec des collègues ou amis qui utilisent une version précédente (2007, 2003, XP, etc.) de Word, vous pouvez utiliser le vérificateur de compatibilité pour savoir s'il existe des points d'achoppement. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Vérifier la présence de problèmes puis sur Vérifier la compatibilité. Si Word détecte des soucis de compatibilité, ils sont affichés dans la boîte de dialogue Vérificateur de compatibilité Microsoft Word comme à la figure suivante.

Des problèmes de compatibilité ont été détectés
Des problèmes de compatibilité ont été détectés

Ici par exemple, l'équation et l'effet typographique contenus dans le document seront convertis car incompatibles avec les versions précédentes de Word. Les deux copies d'écran qui suivent représentent un document tel qu'il a été conçu dans Word 2010 et après conversion au format Word 2003.

La figure suivante représente le document dans lequel le test de compatibilité a été lancé.

Le document Word 2010
Le document Word 2010

Ce document contient :

Pour que ce document soit lisible dans les versions précédentes de Word, il faut le convertir au format .doc :

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban.

  2. Cliquez sur Enregistrer sous.

  3. Cette action affiche la boîte de dialogue Enregistrer sous.

  4. Dans la liste Type, sélectionnez Document Word 97-2003 (.doc) puis cliquez sur Enregistrer.

  5. Le vérificateur de compatibilité affiche les deux incompatibilités détectées précédemment. Cliquez sur Continuer. La figure suivante représente le document tel qu'il est affiché après conversion.

Le document a été converti au format Word 97-2003
Le document a été converti au format Word 97-2003

L'équation mathématique a été convertie en image. Il est donc impossible de l'éditer. Quant à l'effet typographique, il s'agit maintenant d'un simple texte.

Comparer deux versions d’un même document

Vous pouvez vous entraîner sur cette fonctionnalité en téléchargeant les deux fichiers mis à votre disposition.

Télécharger version1.docx

Télécharger version2.docx

Lorsque l'on met au point un document au sein d'une équipe, il arrive souvent que l'on ait à en manipuler plusieurs versions au fil des diverses corrections. Si vous travaillez avec des marques de révision ou si le document est édité à partir d'un espace SkyDrive, cela ne pose pas de problème. Par contre, comment détecter facilement les différences entre deux versions d'un même document stockées dans des fichiers différents ? Pour cela, vous utiliserez l'outil de comparaison de Word.

Basculez sur l'onglet Révision de Word. Cliquez sur l'icône Comparer du groupe Comparer puis, dans le menu, sur Comparer. Désignez les deux documents à comparer en cliquant sur les icônes qui représentent un dossier (voir figure suivante).

Deux versions d'un même document sont sur le point d'être comparées
Deux versions d'un même document sont sur le point d'être comparées

Cliquez sur OK pour lancer la comparaison. Après un bref délai, Word présente côte à côte les deux versions du document ainsi qu'un document fusionné qui met en évidence les différences sous la forme de marques de révision (voir figure suivante).

Comparaison des deux documents
Comparaison des deux documents

Si les documents à comparer comportent de nombreuses pages, il peut être intéressant d'afficher le volet Vérifications en cliquant sur l'icône Volet Vérifications du groupe Suivi. Vous vous déplacerez de modification en modification grâce à des doubles-clics sur les en-têtes rouges et verts du volet Vérifications, comme illustré à la figure suivante.

Le volet Vérifications facilite la comparaison de longs documents
Le volet Vérifications facilite la comparaison de longs documents
Protéger un document

Vous disposez de plusieurs techniques pour protéger un document contre toute modification abusive. Vous pouvez :

  1. L'enregistrer au format PDF ou XPS ;

  2. Lui associer un mot de passe pour toute ouverture ou modification ;

  3. Restreindre les modifications au niveau de la mise en forme, du type des modifications ou encore des personnes concernées.

Mots de passe

Si les destinataires du document sont en possession de Word 2010, il n'est pas utile de le convertir au format PDF ou XPS (souvenez-vous, ces formats rendent les fichiers difficilement modifiables) : vous pouvez lui affecter un mot de passe en lecture ou en écriture. Seules les personnes en possession du bon mot de passe pourront l'ouvrir ou le modifier.
Pour définir un mot de passe, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer sous. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales.

Définissez un mot de passe (voir figure suivante) :

Un ou deux mots de passe peuvent être associés au document
Un ou deux mots de passe peuvent être associés au document

Cliquez sur OK puis confirmez le(s) mot(s) de passe.
Toute tentative d'ouverture du document ne pourra être menée à bien qu'après la saisie du ou des mots de passe associés au document.

Restriction des modifications

La technique précédente vous a montré comment associer un mot de passe à l'ouverture et un autre à la modification d'un document. Je vous propose maintenant d'aller plus loin en définissant les actions qui peuvent être accomplies dans le document.
Ces réglages ne sont possibles que si l'onglet Développeur est affiché du Ruban. Si ce n'est pas le cas, basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Développeur puis validez en cliquant sur OK comme à la figure suivante.

Ajout de l'onglet Développeur dans le Ruban
Ajout de l'onglet Développeur dans le Ruban

Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Restreindre la modification dans le groupe Protéger. Cette action déclenche l'affichage du volet Restreindre la mise en forme et la modification dans la partie droite de la fenêtre (voir figure suivante).

Le volet Restreindre la mise en forme et la modification
Le volet Restreindre la mise en forme et la modification

Vous pouvez cocher la case :

Limitation des styles accessibles
Limitation des styles accessibles

Cliquez sur Activer la protection. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un mot de passe pour que le lecteur/correcteur puisse désactiver la restriction.

À l'ouverture du document, deux volets complémentaires sont affichés dans la partie droite de la fenêtre :

Les deux onglets complémentaires affichés sur la partie droite du document
Les deux onglets complémentaires affichés sur la partie droite du document
En résumé
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Word 2010 sans Word 2010 Techniques avancées

Techniques avancées

Questions usuelles lors d'un travail en groupe Utilisations marginales de Word

Ce chapitre regroupe diverses techniques utilisées en marge de l'application (comme la création d'un site web ou l'insertion de polices dans un document) ou réservées à des utilisations avancées (utilisation du mode plan, personnalisation de Word, utilisation de liens hypertextes).

N'hésitez pas à vous plonger dans les sections qui le composent. Vous y découvrirez des côtés souvent inconnus de votre traitement de texte et vous pourrez explorer de nouveaux domaines. Je suis persuadé que l'un ou l'autre vous rendra service et qu'ils ajouteront de nouvelles cordes à votre arc.

Utilisations marginales de Word

Techniques avancées Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents

Utilisations marginales de Word

Comme tout un chacun, vous utilisez Word pour créer des documents, les imprimer, les envoyer par e-mail à vos contacts et, peut-être, depuis la lecture du chapitre précédent, pour les partager sur votre espace SkyDrive. Cette section va s'intéresser à des utilisations plus marginales de votre traitement de texte préféré.

Mettre à jour son blog

Si vous faites partie de la communauté grandissante des blogueurs, vous serez heureux d'apprendre que Word peut être utilisé pour publier des articles sur votre blog et ce, que vous utilisiez WordPress, Blogger, votre espace Windows Live, TypePad ou un autre système de gestion de blog.

Blog ? Article ? De quoi parlons-nous au juste ?

Les blogs sont des pages dans lesquelles l'auteur note, au fur et à mesure de sa réflexion, des avis et impressions sur un sujet qui lui tient à cœur. Très faciles à mettre en œuvre, ils sont devenus un phénomène de société. Indépendamment de leur âge, sexe, culture informatique, de nombreuses personnes (les blogueurs) n'hésitent pas à publier régulièrement des articles (entendez par là des textes, illustrés par des liens, des images, voire même des vidéos), souvent ciblés et qui suscitent un grand intérêt dans les communautés concernées.

Je n'y connais rien en ce qui concerne les blogs. Comment me lancer ?

Pour créer un blog, il faut au préalable s'inscrire sur une plate-forme de blogs, comme celui de Windows Live (Blog Space), de Google (Blogger) ou encore de WordPress (WordPress). Ce chapitre n'a pas pour vocation de vous montrer comment créer un blog. Cependant, tapez Windows Live, Blogger ou WordPress dans votre moteur de recherche préféré et vous serez rapidement orientés vers des pages web qui vous permettront de créer votre blog en moins de temps qu'il n'en faut pour le dire. Si j'ai su capter votre attention, poursuivez vite la lecture.

Ouvrez Word et définissez le texte de votre article. Si nécessaire, agrémentez-le de liens et d'images. Lorsque son contenu vous semble prêt pour la publication, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban (1), cliquez sur Enregistrer et envoyer (2) puis sur Publier en tant que billet de blog (3). La partie droite de l'écran Backstage vous informe que Word est capable de publier sur toutes sortes de plates-formes de blogs. Cliquez sur Publier en tant que billet de blog (4), comme à la figure suivante.

Publication du document dans un billet de blog
Publication du document dans un billet de blog

Vous vous en doutez certainement, Word ne connaît rien de votre blog. Lors de la première connexion, vous devrez donc lui en dire un peu plus.
La boîte de dialogue représentée à la figure suivante vous invite à fournir tous les renseignements nécessaires.

Vous devez indiquer à Word sur quel blog doit se faire la publication
Vous devez indiquer à Word sur quel blog doit se faire la publication

Cliquez sur Enregistrer maintenant et fournissez les renseignements demandés, comme illustré à la figure suivante :

Informations de connexion
Informations de connexion

Cliquez sur OK pour finaliser la définition des informations.
Après un bref instant, un message vous indique que la liaison a été établie et que les paramètres du compte ont été enregistrés (voir figure suivante).

La connexion avec le blog a été établie
La connexion avec le blog a été établie

Avez-vous remarqué le Ruban de Word ? Il s'est réduit pour ne laisser apparaître que les icônes en relation avec la création d'articles, comme illustré à la figure suivante.

Le Ruban a une toute autre allure
Le Ruban a une toute autre allure

Quelques remarques :

L'onglet Insertion du Ruban
L'onglet Insertion du Ruban

À titre d'exemple, la figure suivante représente le résultat obtenu après la publication de l'article sur le blog Mediaforma, dont je suis le webmaster.

L'article a été publié
L'article a été publié
Créer un site web

Comme nous venons de le voir, Word 2010 facilite grandement la création d'articles sur un blog. Vous voudriez aller encore plus loin en définissant des pages web à part entière, indépendantes de tout système de blog ? Eh bien ceci est envisageable, même si je ne vous conseille pas cette pratique. Poursuivez la lecture et vous jugerez s'il est pertinent ou non d'utiliser Word.

Nous allons rester sur un exemple simple contenant du texte, un tableau à bordures transparentes et une image (voir figure suivante).

Un exemple d'article
Un exemple d'article

Pour transformer ce document en page web :

  1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Enregistrer sous ;

  2. Sélectionnez Page web (*.htm; *.html) dans la liste déroulante Type ;

  3. Donnez un titre à la page web, choisissez un dossier pour enregistrer la page web et cliquez sur Enregistrer.

Comme le montre la figure suivante, un fichier d'extension .htm et un dossier complémentaire sont créés.

Plusieurs fichiers et dossiers ont été créés
Plusieurs fichiers et dossiers ont été créés

Le dossier contient plusieurs fichiers complémentaires qui peuvent être passés sous silence. Ce qui importe, c'est le code HTML généré. Pour en avoir un rapide aperçu, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Supprimer une police de caractères.htm, pointez Ouvrir avec dans le menu contextuel et cliquez sur Bloc-Notes. Le code généré est une vraie horreur ! En voici un extrait :

<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml"
xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office"
xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word"
xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml"
xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">

<head>
<meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=windows-1252">
<meta name=ProgId content=Word.Document>
<meta name=Generator content="Microsoft Word 14">
<meta name=Originator content="Microsoft Word 14">
<link rel=File-List
href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractères_fichiers/filelist.xml">
<link rel=Edit-Time-Data
href="Supprimer%20une%20police%20de%20caractères_fichiers/editdata.mso">
<!--[if !mso]>
<style>
v\:* {behavior:url(#default#VML);}
o\:* {behavior:url(#default#VML);}
w\:* {behavior:url(#default#VML);}
.shape {behavior:url(#default#VML);}
</style>
<![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:DocumentProperties>
  <o:Author>X4</o:Author>
  <o:LastAuthor>X4</o:LastAuthor>
  <o:Revision>1</o:Revision>
  <o:TotalTime>6</o:TotalTime>
  <o:Created>2011-02-14T13:28:00Z</o:Created>
  <o:LastSaved>2011-02-14T13:37:00Z</o:LastSaved>
  <o:Pages>1</o:Pages>
  <o:Words>86</o:Words>
  <o:Characters>479</o:Characters>
  <o:Lines>3</o:Lines>
  <o:Paragraphs>1</o:Paragraphs>
  <o:CharactersWithSpaces>564</o:CharactersWithSpaces>
  <o:Version>14.00</o:Version>
 </o:DocumentProperties>
…
<![endif]-->

  <td width=418 valign=top style='width:313.45pt;padding:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt'>
  <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'>
  Si vous ne vous servez jamais d’une police de caractères,
  elle surcharge inutilement votre disque dur.
  Alors, pourquoi ne pas la supprimer ?
  <o:p></o:p></p>
  <p class=MsoNormal style='margin-bottom:0cm;margin-bottom:.0001pt; line-height:normal'><span style='mso-spacerun:yes'> </span>
  Cliquez sur Démarrer, tapez
  polices dans la zone de texte Rechercher et cliquez sur polices, dans la
  partie supérieure gauche du menu.
  </p>
  </td>
 </tr>
</table>

<p class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></p>

<p class=MsoNormal>Repérez l’icône de la police à supprimer dans la fenêtre
Polices. Cliquez dessus, cliquez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui pour
confirmer votre intention.<o:p></o:p></p>

<p class=MsoNormal><span style='mso-spacerun:yes'> </span>La police est alors
supprimée du système et n’est plus disponible dans les applications.</p>

</div>

</body>

</html>

Pour information, il est composé de plus de 1 600 lignes !
Un vrai cauchemar ! Un rendu identique peut être obtenu en moins de 20 lignes de code HTML.

Personnellement, je ne suis pas un grand amateur du code généré par Word car, à la base, j'ai un penchant certain pour la programmation. Ceci étant dit, une personne totalement réfractaire au code HTML pourra certainement y trouver son avantage.
C'est donc à chacun de décider… en toute connaissance de cause.

Créer un formulaire

Bien que Word soit avant tout un traitement de texte, il peut être utilisé pour créer des formulaires afin de collecter des données. À titre d'exemple, nous allons réaliser le formulaire représenté à la figure suivante.

Un formulaire élémentaire
Un formulaire élémentaire

Vous pouvez vous entraîner en téléchargeant le document formulaire.docm.

Télécharger le document

Je croyais que l'extension des documents Word 2010 et 2007 était « .docx ». Est-ce une erreur de l'auteur ?

Pas du tout ! Souvenez-vous, je vous en ai parlé au début de ce livre. Les documents Word 2010 et 2007 peuvent avoir une extension .docx ou .docm :

Mais je n'ai jamais utilisé de macro moi ? Est-ce que je dois sauter cette section ?

Encore une fois, pas du tout ! Dans un formulaire, les macros sont gérées de façon transparente par Word. Tout ce que vous avez à savoir, c'est qu'un document qui contient un formulaire doit avoir une extension .docm et non .docx. Vous voilà donc rassurés.

Avant de définir votre premier formulaire, assurez-vous que l'onglet Développeur est présent dans le Ruban. Dans le cas contraire, basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Développeur, puis validez en cliquant sur OK. Les contrôles relatifs aux formulaires sont rassemblés dans le groupe Contrôles, comme illustré à la figure suivante.

Les contrôles de formulaires
Les contrôles de formulaires

Pour insérer l'un d'entre eux dans le document, assurez-vous que l'icône Mode Création est activée (elle apparaît alors en jaune, comme dans la figure suivante), cliquez sur le contrôle à insérer puis cliquez dans le document à l'endroit où le contrôle doit être inséré.

Selon sa couleur, cette icône indique si le mode création est activé ou désactivé
Selon sa couleur, cette icône indique si le mode création est activé ou désactivé

Si vous vous êtes essayés à la création du formulaire pris en exemple, vous avez certainement plusieurs questions.

Comment saisir des données dans le formulaire ?

Tout simplement en désactivant l'icône Mode Création (dans le groupe Contrôles, sous l'onglet Développeur du Ruban), comme illustré à la figure suivante.

Les deux modes d'affichage du formulaire
Les deux modes d'affichage du formulaire

Comment définir plusieurs valeurs pour la liste déroulante ?

Cliquez sur le contrôle Liste déroulante, puis sur l'icône Propriétés. Cette action ouvre la boîte de dialogue Propriétés du contrôle de contenu. Cliquez sur Ajouter, complétez les champs Nom complet et Valeur de la boîte de dialogue Ajouter un choix puis cliquez sur OK. Recommencez ainsi pour définir les trois entrées de la liste déroulante, comme à la illustré figure suivante.

Définition des trois éléments de la liste
Définition des trois éléments de la liste

Comment insérer l'image de Zozor dans le contrôle Image ?

En mode Édition (icône Mode Création désactivée), cliquez sur l'icône au centre du contrôle Image, choisissez l'image à insérer et validez en cliquant sur Insérer (voir figure suivante).

Insertion de l'image de Zozor dans le contrôle Image
Insertion de l'image de Zozor dans le contrôle Image
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Techniques avancées Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents

Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents

Utilisations marginales de Word Incorporer des polices « exotiques » dans un document

Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents

Le mode Plan est une vraie bénédiction si vous devez manipuler de longs documents. On pourrait en parler pendant des pages et des pages. Dans cet ouvrage, je ne vais pas beaucoup m'étendre sur ce sujet. Par contre, après la lecture de cette section, vous saurez tout ce qui est nécessaire pour bien utiliser ce mode d'affichage et créer des documents, thèses, mémoires, e-books, livres, etc. bien plus performants.

Mais commençons par le commencement. Le mode Plan s'active en cliquant sur l'icône Plan, dans la partie droite de la barre d'état, comme illustré à la figure suivante.

Activation du mode Plan
Activation du mode Plan

Si vous avez pris le soin de structurer votre document en utilisant des styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.), sa structure est clairement représentée dans ce mode d'affichage (voir figure suivante).

La structure apparaît clairement grâce aux niveaux de titres
La structure apparaît clairement grâce aux niveaux de titres

Dans l'exemple de la figure suivante, vous voyez que nous avons trois styles de titres qui s'indentent (c'est-à-dire se décalent) automatiquement vers la droite. Il est ainsi bien plus simple de savoir dans quelle section se trouve une sous-section et dans quel chapitre se trouve une section. Pour faciliter encore la compréhension de la structure du texte, vous pouvez demander l'affichage des styles de titres dans la marge gauche du document :

  1. Basculez sur l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options ;

  2. Cliquez sur Options avancées ;

  3. Faites défiler l'ascenseur vertical pour atteindre le champ Largeur du volet de zone de style en mode Plan et Brouillon ;

  4. Entrez par exemple 2 cm dans ce champ et validez en cliquant sur OK, comme à la figure suivante.

Définition de la largeur du volet de zone de style
Définition de la largeur du volet de zone de style

La partie gauche du document affiche maintenant les styles de titres. La figure suivante en représente un extrait.

Le style de chaque paragraphe est facile à identifier
Le style de chaque paragraphe est facile à identifier

Avez-vous remarqué les signes + et affichés devant les titres ?
Lorsqu'un titre est précédé du signe +, cela signifie qu'il contient au moins un paragraphe de texte. Pour voir son contenu, faites un double-clic sur ce signe. Les divers paragraphes contenus sous le titre sont maintenant apparents mais les images ne sont pas affichées, comme le montre la figure suivante.

Le niveau de titre a été développé
Le niveau de titre a été développé

Vous pouvez « replier » le niveau de titre en faisant à nouveau un double-clic sur le signe + qui le précède. Mais attention, les éventuels titres de niveaux inférieurs ne seront plus visibles. Dans la figure suivante par exemple, les titres de niveau 3 « Rognage selon une forme » et « Rognage selon un rapport hauteur-largeur » ne sont plus affichés.

Les deux titres de niveau 3 ont disparu
Les deux titres de niveau 3 ont disparu

Pour les rendre à nouveau visibles, sélectionnez Niveau 3 dans la liste déroulante Afficher le niveau (onglet Mode Plan, groupe Outils Mode Plan). Notez que vous avez le choix entre différents niveaux de titres, libre à vous de choisir celui qui vous convient dans vos documents en mode plan (voir figure suivante).

Choix des niveaux de titres à afficher
Choix des niveaux de titres à afficher
Quelques bonnes pratiques
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Utilisations marginales de Word Incorporer des polices « exotiques » dans un document

Incorporer des polices « exotiques » dans un document

Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents Des liens hypertextes dans un document

Incorporer des polices « exotiques » dans un document

Vous utilisez une police qui ne fait pas partie du jeu de polices standard de Windows et votre document doit être ouvert sur un autre ordinateur ? Si celui-ci ne connaît pas votre police « exotique », il en utilisera une autre comme illustré à la figure suivante.

Il est important d'incorporer les polices non conventionnelles dans les documents Word
Il est important d'incorporer les polices non conventionnelles dans les documents Word

Pour éviter cette situation désagréable, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Sélectionnez l'onglet Enregistrement et cochez la case Incorporer les polices dans le fichier comme à la figure suivante.

Les polices utilisées seront incorporées au document
Les polices utilisées seront incorporées au document

Il ne vous reste plus qu'à valider en cliquant sur OK. Désormais, le document incorpore toutes les polices non conventionnelles. Il sera donc affiché comme il a été créé, quel que soit l'ordinateur et les polices qui y sont installées.

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Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents Des liens hypertextes dans un document

Des liens hypertextes dans un document

Incorporer des polices « exotiques » dans un document Personnaliser Word

Des liens hypertextes dans un document

Pour vous entraîner, je vous propose de télécharger les documents formulaire.docm, polices_exotiques.docx et loremipsum.docx en utilisant les codes web suivants :

Télécharger formulaire.docm

Télécharger polices_exotiques.docx

Télécharger loremipsum.docx

Les liens hypertextes sont généralement utilisés au sein des pages web pour se déplacer dans des pages liées. Avez-vous remarqué que, lorsque vous insérez une adresse web ou e-mail dans un document, cette dernière change de couleur et apparaît en caractères soulignés ? Lorsque vous pointez un tel lien, une info-bulle indique que vous pouvez cliquer dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée (voir figure suivante).

Les liens sont « contrôle-cliquables »
Les liens sont « contrôle-cliquables »

Si vous cliquez sur une adresse web en maintenant enfoncée la touche Ctrl, la page correspondante sera ouverte dans le navigateur par défaut. Si vous faites de même sur une adresse e-mail, un nouveau message destiné à ce correspondant sera créé dans la messagerie par défaut. Mais les adresses web et e-mail ne sont pas les seuls éléments cliquables de cette manière. Vous pouvez également créer des liens qui pointent vers des documents Word, voire même vers des emplacements précis dans ces documents.

Supposons que vous vouliez accéder aux documents formulaire.docm et polices exotiques.docx depuis un seul et même document en utilisant des liens hypertextes. Commencez par créer un nouveau document. Vous pourriez saisir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Le texte utilisé pour accéder aux deux documents
Le texte utilisé pour accéder aux deux documents

Sélectionnez le deuxième paragraphe (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Lien hypertexte dans le groupe Liens et désignez le document formulaire.docm (2). Validez en cliquant sur OK (3), comme à la figure suivante. Le texte du deuxième paragraphe pointe désormais vers le document formulaire.docm. Pour ouvrir ce document dans une autre fenêtre de Word, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur le lien.

Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un document
Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un document

Supposons maintenant que vous désiriez vous rendre à un emplacement précis d'un document. Pour ce faire, vous devez définir un signet et, dans le lien, pointer vers ce signet. N'ayez crainte, cette technique n'a rien d'insurmontable.

À titre d'exemple, nous allons définir le signet « Vivamus1 » sur le mot « Vivamus » du paragraphe situé sous le premier titre 2 du document loremipsum.docx. Faites un double-clic sur le mot Vivamus pour le sélectionner (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Signet du groupe Liens, tapez Vivamus1 dans le champ Nom du signet (2) et cliquez sur Ajouter (3), comme à la figure suivante. Enregistrez le document Word.

Définition d'un signet
Définition d'un signet

Maintenant, vous allez pouvoir accéder directement au mot Vivamus de signet Vivamus1 dans le document loremipsum.docx.
Allez dans le document qui contient les deux autres liens, écrivez un texte pour ce lien, sélectionnez-le (1), basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Lien hypertexte dans le groupe Liens, sélectionnez le document loremipsum.docx (2), cliquez sur Signet (3), sur Vivamus1 (4), puis sur OK (5) et à nouveau sur OK, comme à la figure suivante. Lorsque vous suivrez ce lien, le document lorem ipsum.docx sera ouvert et le signet Vivamus1 sera sélectionné.

Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un signet
Définition d'un lien hypertexte qui pointe vers un signet

Il est tout à fait envisageable de créer des liens vers d'autres types de fichiers, qu'ils aient été créés dans des applications Microsoft ou non. Les fichiers ainsi référencés seront ouverts dans l'application correspondant à leur extension. Ainsi, les fichiers d'extension .txt seront ouverts dans le Bloc-Notes, les fichiers d'extension .xlsx dans Excel, ou encore les fichiers d'extension .pdf dans votre lecteur PDF par défaut.

Sur mon ordinateur, deux applications sont capables d'ouvrir un certain type de fichier. Malheureusement, Word ne lance pas celle qui me convient. Est-il possible de choisir l'autre application par défaut ?

Cela est tout à fait possible. Imaginez par exemple que vous ayez créé un document Word qui pointe vers des fichiers audio .mp3. Supposons également que les applications Lecteur Windows Media et VLC soient installées sur votre ordinateur. Ces deux applications sont capables de lire des fichiers .mp3 et, par défaut, c'est le Lecteur Windows Media qui est utilisé. Si vous voulez que les liens hypertextes définis dans le document Word lancent par défaut VLC, procédez comme suit (voir figure suivante) :

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows, tapez « défaut » dans le champ Rechercher et cliquez sur Programmes par défaut dans la partie supérieure du menu Démarrer.

  2. Dans la fenêtre affichée, cliquez sur le lien Associer un type de fichier ou un protocole à un programme (a). Cette action ouvre une nouvelle fenêtre.

  3. Faites défiler l'ascenseur vertical pour atteindre l'entrée .mp3 et cliquez dessus (b) pour la sélectionner.

  4. Cliquez sur Changer le programme (c).

  5. Sélectionnez l'application VLC media player dans la boîte de dialogue Ouvrir avec (d).

  6. Validez en cliquant sur OK (e) puis fermez toutes les fenêtres ouvertes.

Définition d'un lien qui pointe vers une application
Définition d'un lien qui pointe vers une application

Désormais, lorsque vous cliquerez sur un lien qui pointe vers un fichier .mp3, celui-ci sera ouvert dans l'application VLC media player.

Cette possibilité ouvre de nombreuses perspectives. Ainsi, vous pourriez définir un document Word qui donne accès à tous les fichiers que vous utilisez le plus souvent, qu'il s'agisse d'autres documents Word, de classeurs Excel, de pages web, de fichiers audio ou vidéo, etc. À vous de trouver comment agencer ce document pour qu'il soit le plus pratique possible.

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Incorporer des polices « exotiques » dans un document Personnaliser Word

Personnaliser Word

Des liens hypertextes dans un document Macros et VBA

Personnaliser Word

Les éléments affichés dans l'interface de Word (entendez par là tout ce qui entoure le document) peuvent être personnalisés. Sans chercher l'exhaustivité, cette section va vous montrer les techniques de personnalisation les plus courantes.

Personnaliser le fonctionnement de Word

La boîte de dialogue Options Word, accessible en basculant sur l'onglet Fichier et en cliquant sur Options, donne accès à de nombreux onglets spécialisés qui permettent de personnaliser le fonctionnement du traitement de texte. Vous pouvez par exemple modifier le nom et les initiales associés aux documents, modifier les couleurs de l'interface, activer ou désactiver le correcteur orthographique en cours de frappe, ajouter des icônes dans la barre d'outils Accès rapide, etc. La liste est longue, je vous laisse farfouiller.

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

Nous avons déjà vu, dans le premier chapitre de ce livre, comment rajouter ou supprimer des icônes dans la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante). Si vous vous souvenez bien, je vous avais dit qu'on reviendrait plus en détail dessus. Votre patience vient de payer !

La barre d'outils Accès rapide
La barre d'outils Accès rapide

Si vous êtes observateurs, vous avez certainement remarqué l'entrée Autres commandes qui figure dans la partie inférieure du menu lorsque vous cliquez sur la flèche à droite des trois icônes par défaut. Comme le montre la figure suivante, cette entrée donne accès à toutes les fonctionnalités de Word.

Toutes les fonctionnalités de Word peuvent être ajoutées dans la barre d'outils Accès rapide
Toutes les fonctionnalités de Word peuvent être ajoutées dans la barre d'outils Accès rapide

Ces fonctionnalités sont tellement nombreuses que Microsoft a jugé bon d'ajouter un filtre dans la boîte de dialogue. Par défaut, seules les commandes les plus courantes sont affichées mais, en choisissant une autre entrée dans la liste déroulante, vous pouvez accéder à toutes les icônes des onglets du Ruban.

Supposons que vous vouliez insérer l'icône Capture de l'onglet Insertion. Sélectionnez Onglet Insertion dans la liste déroulante (1), cliquez sur Capture dans la zone de liste (2), sur Ajouter (3), puis sur OK (4) pour fermer la boîte de dialogue Options Word, comme illustré à la figure suivante.

Insertion de la commande Capture dans la barre d'outils Accès rapide
Insertion de la commande Capture dans la barre d'outils Accès rapide

Pour supprimer une des icônes de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide dans le menu contextuel.

Après avoir inséré de nombreuses icônes dans la barre d'outils Accès rapide, vous désirerez peut-être retourner à sa version initiale. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide (vous savez, l'icône en forme de flèche affichée dans la partie droite de la barre d'outils), puis sur Autres commandes. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accès rapide sélectionné. Cliquez sur le bouton Réinitialiser, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue et sélectionnez Réinitialiser uniquement la barre d'outils Accès rapide.

Pour en terminer avec la barre d'outils Accès rapide, sachez que vous pouvez modifier sa position. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et choisissez Afficher en dessous du Ruban ou Afficher au-dessus du Ruban.

Personnaliser le Ruban

Depuis 2007, les fonctionnalités de Word ne sont plus accessibles dans un système de menus mais dans les différents onglets d'un Ruban. Source de nombreuses critiques et résistances de la part des utilisateurs de Word 2007, le Ruban a pourtant été repris dans Word 2010. Il a même fait des émules puisqu'aujourd'hui, la quasi-totalité des applications Microsoft utilise un Ruban ! Il faudra donc vous y faire. Ceci étant dit, si vous faites l'effort d'oublier le défunt système de menus, vous pourrez trouver un certain intérêt au Ruban. D'autant plus que Word vous laisse créer des onglets qui contiennent les icônes de votre choix. Voyons comment procéder.

Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et sélectionnez Options. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word.

Sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, cliquez sur Nouvel onglet. Un nouvel onglet nommé Nouvel onglet (Personnalisé) est inséré à la liste. Cliquez sur cette entrée puis sur le bouton Renommer et donnez-lui un nom plus parlant : Mes icônes par exemple.

Un seul groupe, nommé Nouveau groupe (personnalisé), est disponible dans le nouvel onglet. Je vous suggère de le personnaliser en cliquant sur Renommer et de lui donner un peu de compagnie en cliquant autant de fois que nécessaire sur Nouveau groupe, puis sur Renommer.

Notez qu'il est possible de modifier la position du nouvel onglet ou des groupes qui le composent en cliquant sur les icônes Monter et Descendre.

À titre d'exemple, la figure suivante représente la zone de liste après définition de l'onglet Mes icônes ainsi que des groupes Traitement du texte et Traitement des images, et remontée de l'onglet Mes icônes en première position.

L'onglet Mes icônes contient deux groupes
L'onglet Mes icônes contient deux groupes

Comme vous le voyez, le nouvel onglet ne contient encore aucune icône. Il est temps de remédier à cela. Pour ajouter des icônes à un groupe, cliquez dessus dans la deuxième zone de liste (1), choisissez une catégorie dans la liste déroulante (2), une icône dans la première zone de liste (3) et cliquez sur Ajouter, comme illustré à la figure suivante.

Une icône a été ajoutée dans le groupe Traitement du texte
Une icône a été ajoutée dans le groupe Traitement du texte

À titre d'exemple, la figure suivante représente la deuxième zone de liste après ajout des icônes Aligner à gauche, Aligner à droite, Centrer et Justifier dans le groupe Traitement du texte, puis des icônes Styles rapides et Effets des images dans le groupe Traitement des images. Avouez que le résultat est assez satisfaisant !

L'onglet Mes icônes contient maintenant plusieurs icônes
L'onglet Mes icônes contient maintenant plusieurs icônes

Maintenant, vous en savez assez pour créer vos propres onglets personnalisés et définir les groupes d'icônes que vous souhaitez. La balle est dans votre camp.

Affecter un raccourci clavier à une icône du Ruban

Il serait bien agréable de pouvoir simuler le clic sur les icônes du Ruban avec des raccourcis clavier (enfin, de mon point de vue !). Si vous n'êtes pas (trop) réfractaires à l'utilisation de raccourcis clavier, voici comment procéder.

Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options.

Sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban dans la boîte de dialogue Options Word. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, cliquez sur Personnaliser à droite du libellé Raccourcis clavier.

Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Personnaliser le clavier est affichée. Sélectionnez une entrée dans la zone de liste Catégories et une autre dans la zone de liste Commandes. Les éventuels raccourcis clavier existants apparaissent dans la zone Touches actuelles. Vous pouvez utiliser l'un d'entre eux ou en définir un autre.

Pour ce faire, cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez le raccourci à utiliser. Assurez-vous que ce raccourci n'a pas déjà été affecté à une autre icône en consultant l'information affichée à la suite du libellé Affectées à (voir figure suivante).

Le raccourci a été choisi
Le raccourci a été choisi

Dans la figure suivante par exemple, le raccourci Alt + A est affecté à l'icône Barré de l'onglet Accueil. Ce raccourci est libre car l'information [non attribuée] apparaît à la suite du libellé Affectées à.

Cliquez sur Attribuer puis sur Fermer. Pour terminer, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word. Désormais, vous pourrez utiliser le raccourci clavier Alt + A pour barrer le texte sélectionné.

En résumé
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Des liens hypertextes dans un document Macros et VBA

Macros et VBA

Personnaliser Word Gagner du temps avec les macros

Nous voici presque arrivés à la fin de ce tutoriel ; désormais, vous devriez maitriser Word. Pourtant, il vous reste encore des choses à apprendre. Ce que nous allons voir dans ce chapitre, vous n'en aurez pas l'utilité tous les jours mais cela pourra vous faire gagner du temps lors de votre utilisation de Word.

Vous effectuez fréquemment les mêmes tâches de mise en forme ou de mise en page ? Vous avez l'impression que certaines mises en forme vous prennent beaucoup de temps et d'énergie ? Les macros et le langage VBA sont faits pour vous. Poursuivez vite la lecture et découvrez un univers fascinant qui n'a de limites… que votre propre imagination !

Gagner du temps avec les macros

Macros et VBA Exécution automatique de macros

Gagner du temps avec les macros

Arrivés à ce stade du tutoriel, je pense pouvoir affirmer que vous avez une bonne expérience dans la pratique de Word et que vous pouvez réaliser à peu près tous les types de documents possibles et imaginables. Cependant, après avoir rédigé un document, vous passez beaucoup de temps à le mettre en forme et vous apprécieriez l'aide d'un assistant spécialisé dans ce domaine. Cet assistant a un nom : il s'agit de l'enregistreur de macros. Montrez à Word comment réaliser une mise en forme, aussi sophistiquée soit-elle, et il sera capable de la reproduire !

Des macros, des macros ! Je ne sais pas exactement ce qu'est une macro, moi ! Est-ce que ce chapitre est vraiment fait pour moi ?

Je vais immédiatement mettre un terme aux bruits de couloirs selon lesquels les macros sont à réserver à un public averti, qui a une grande expérience de Word et connaît déjà (au moins !) trois ou quatre langages de programmation. Tout ceci est absolument faux ! Si vous savez utiliser Word, vous saurez sans peine créer et mettre en œuvre des macros.

Nous allons commencer par un exemple simple, qui n'a d'autre intérêt que de vous familiariser avec l'enregistreur de macros. La macro en question va mettre en gras le texte sélectionné.

Mais il y a l'icône Gras du Ruban pour cela. Pourquoi créer une macro ?

C'est vrai, c'est vrai ! Alors, corsons un peu les choses. Que diriez-vous de créer une macro qui applique simultanément les attributs Gras, Italique et Souligné au texte sélectionné ? Il n'existe aucune icône du Ruban capable de cette prouesse et la macro correspondante est très simple à mettre en place. Alors, au diable l'avarice !

L'enregistreur de macros est disponible dans l'onglet Développeur du Ruban. Si cet onglet n'est pas encore affiché, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le Ruban, cochez la case Développeur puis validez en cliquant sur OK. L'icône de l'enregistreur de macros se trouve dans le groupe Code, comme indiqué à la figure suivante.

Accès à l'enregistreur de macros
Accès à l'enregistreur de macros

Dès son lancement, l'enregistreur de macros mémorise toutes les actions effectuées au clavier et à la souris. Si vous voulez appliquer les attributs Gras, Italique et Souligné à du texte, il faut donc le sélectionner avant de lancer l'enregistrement de la macro, sans quoi cette action est également mémorisée et reproduite à chaque exécution de la macro.

Avant d'aller plus loin, je vous invite à télécharger le document macros.docx afin que vous puissiez manipuler tout en suivant mes explications :

Télécharger le document

Ouvrez le document macros.docx et sélectionnez le premier paragraphe (1). Maintenant, vous pouvez lancer l'enregistreur de macros : cliquez sur l'icône Enregistrer une macro (2). Donnez le nom Gras_Italique_Souligné à la macro (3) et validez en cliquant sur OK (4), comme indiqué à la figure suivante.

Lancement de l'enregistreur de macros
Lancement de l'enregistreur de macros

Dès le clic sur le bouton OK, le pointeur change de forme pour montrer que l'enregistreur est actif : à partir de maintenant, tout ce que vous ferez avec la souris et le clavier sera mémorisé.

Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban puis cliquez successivement sur les icônes Gras, Italique et Souligné du groupe Police.
Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement (en lieu et place de l'icône Enregistrer une macro). Ça y est, vous venez de créer votre première macro !

Je suis sûr que vous brûlez d'impatience de l'utiliser. Sélectionnez le deuxième paragraphe qui, lui n'est pas encore en gras, italique et souligné. Si nécessaire, basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Macros du groupe Code.
La boîte de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistrées sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Gras_Italique_Souligné puis sur le bouton Exécuter (voir figure suivante).

La macro Gras_Italique_Souligné est sur le point d'être exécutée
La macro Gras_Italique_Souligné est sur le point d'être exécutée

Hourra ! Le deuxième paragraphe est maintenant en gras, italique et souligné. Vous voyez, ce n'est vraiment pas difficile.

Toutes les macros seront basées sur le même principe et ce, indépendamment de leur complexité. Pour vous en persuader, vous allez maintenant définir une macro qui agit sur un tableau. La figure suivante représente l'effet recherché.

Transformation d'un tableau avec une macro
Transformation d'un tableau avec une macro

Je vous sens légèrement nerveux ! N'ayez crainte, tout va bien se passer…
Les plus observateurs d'entre vous auront identifié les transformations appliquées au texte.

Sélectionnez les données à convertir en tableau. Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro dans le groupe Code.
Donnez à la macro le nom Tableau puis cliquez sur OK.

La première étape consiste à convertir le texte en tableau. Rien de plus simple ! Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et choisissez Convertir le texte en tableau. Cette action ouvre la boîte de dialogue Convertir le texte en tableau. Cliquez sur OK pour accepter les options par défaut.

La deuxième étape applique un style au tableau. L'onglet Création est automatiquement sélectionné dans le Ruban. Dans le groupe Styles de tableau, cliquez sur l'icône Styles de tableau et choisissez Trame moyenne 1 – Accent 4 (ou celui que vous voulez, je vous ai donné ici celui que j'ai utilisé dans cet exemple).

La troisième et dernière étape centre les données dans les cellules. Basculez sur l'onglet Disposition puis cliquez sur l'icône Centrer dans le groupe Alignement.
Vous pouvez arrêter l'enregistrement de la macro. Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement dans le groupe Code. La macro est maintenant fonctionnelle.

Désormais, lorsque vous voudrez convertir du texte en tableau, sélectionnez le texte, basculez sur l'onglet Développeur dans le Ruban et cliquez sur l'icône Macros du groupe Code. La boîte de dialogue Macros dresse la liste des macros enregistrées sur votre ordinateur. Cliquez sur la macro Tableau puis sur le bouton Exécuter. En à peine quelques clics, vous pouvez convertir facilement du texte en tableau et le résultat aura toujours la même mise en page !

Faciliter l'exécution des macros

Les macros sont faites pour vous faciliter la vie et pour vous faire gagner du temps sur les actions répétitives. Mais il faut bien avouer que leur exécution depuis l'onglet Développeur n'est pas des plus rapides (clic sur l'icône Macros dans le groupe Code, sélection de la macro dans la boîte de dialogue Macros, puis clic sur le bouton Exécuter). Que diriez-vous de leur affecter un raccourci clavier ou, pourquoi pas, une icône dans la barre d'outils Accès rapide ?

Un raccourci clavier

Pour affecter un raccourci clavier à une macro, basculez sur l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez l'onglet Personnaliser le Ruban puis cliquez sur le bouton Personnaliser à droite du libellé Raccourcis clavier. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Personnaliser le clavier s'ouvre. Sélectionnez Macros dans la zone de liste Catégories (1), cliquez sur la macro à laquelle vous voulez affecter un raccourci clavier (2), cliquez dans le champ Nouvelle touche de raccourci et tapez un raccourci en vous assurant que l'information [non attribuée] apparaît à la suite du libellé Affectées à (3). Cliquez successivement sur Attribuer, Fermer puis OK pour enregistrer le raccourci clavier (voir figure suivante).

Les différentes étapes pour affecter un raccourci clavier à une macro
Les différentes étapes pour affecter un raccourci clavier à une macro

Vous pouvez désormais appuyer sur Alt + Z (c'est le raccourci que j'ai choisi) pour transformer des données sélectionnées en tableau mis en forme. Avouez que c'est bien plus agréable.

Une icône dans la barre d'outils Accès rapide

Vous préférez utiliser la barre d'outils Accès rapide ? Pas de problème ! Il vous suffit de cliquer sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et de sélectionner Autres commandes dans le menu. Cette action ouvre la boîte de dialogue Options Word avec l'onglet Barre d'outils Accès rapide sélectionné. Choisissez Macros dans la première liste déroulante (1). Les macros qui ont été définies sur l'ordinateur apparaissent dans la première zone de liste. Sélectionnez l'une d'entre elles et cliquez sur Ajouter (2). Cliquez enfin sur OK pour ajouter la macro à la barre d'outils Accès rapide, comme indiqué à la figure suivante.

Ajouter une macro dans la barre d'outils Accès rapide
Ajouter une macro dans la barre d'outils Accès rapide

J'ai ajouté deux macros dans la barre d'outils Accès rapide et il m'est impossible de les différencier parce qu'elles utilisent toutes les deux la même icône. Y-a-t-il quelque chose à faire ?

Bien sûr ! Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et sélectionnez Autres commandes dans le menu. Cliquez sur l'icône à modifier dans la deuxième zone de liste, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant choisir une icône parmi celles proposées (voir figure suivante).

Choix de l'icône d'une macro dans la barre d'outils Accès rapide
Choix de l'icône d'une macro dans la barre d'outils Accès rapide
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Macros et VBA Exécution automatique de macros

Exécution automatique de macros

Gagner du temps avec les macros Quand les macros montrent leurs limites

Exécution automatique de macros

Il existe des noms « réservés » pour les macros, qui permettent notamment de les exécuter automatiquement.

Nom de la macro

Exécution automatique

AutoExec

Au lancement de Word

AutoNew

À la création d'un nouveau document

AutoOpen

À l'ouverture d'un document existant

AutoClose

À la fermeture d'un document

AutoExit

À la fermeture de Word

Supposons par exemple que vous vouliez ouvrir automatiquement le document Tous mes fichiers.docx dès le lancement de Word. Pour cela, vous allez définir la macro AutoExec.

Lancez Word et fermez la page vide ouverte par défaut. Basculez ensuite sur l'onglet Développeur du Ruban, puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro dans le groupe Code. Baptisez cette macro AutoExec et validez en cliquant sur OK. Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban, cliquez sur Ouvrir, désignez le document Tous mes fichiers.docx et validez en cliquant sur Ouvrir.
Pour terminer, basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur Arrêter l'enregistrement.

Pour vous assurer que la macro fonctionne, fermez Word puis rouvrez-le. Le document Tous mes fichiers.docx doit s'ouvrir automatiquement.

Une erreur d'exécution
Une erreur d'exécution

J'ai le message d'erreur 5174 (« Fichier introuvable ») de la figure suivante. J'ai bien désigné le fichier à ouvrir et le message pointe sur un autre fichier. Word aurait-il perdu la tête ?

Le fichier spécifié est introuvable
Le fichier spécifié est introuvable

Ce problème se produit si vous avez désigné un fichier dans le dossier proposé par défaut par Word. Si le fichier à ouvrir se trouve dans le dossier par défaut, changez de dossier pendant l'enregistrement de la macro puis revenez-y et tout se passera bien.

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Gagner du temps avec les macros Quand les macros montrent leurs limites

Quand les macros montrent leurs limites

Exécution automatique de macros Encore plus loin avec VBA

Quand les macros montrent leurs limites

Nous allons définir (ou plutôt tenter de définir) une macro qui remplace tous les styles Titre 2 d'un document par le style Titre 3. Pour vous entraîner, vous pouvez télécharger le document loremipsum.docx mis à votre disposition.

Télécharger le document

Une fois le document ouvert, voici la marche à suivre :

  1. Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Enregistrer une macro.

  2. Donnez à la macro le nom Titre2_vers_Titre3 et validez en cliquant sur OK.

  3. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur Remplacer dans le groupe Modification. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre avec l'onglet Remplacer sélectionné.

  4. Cliquez sur Plus pour la déployer.

  5. Cliquez dans le champ Rechercher pour y afficher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Sélectionnez le style Titre 2 et validez en cliquant sur OK.

  6. Cliquez dans le champ Remplacer par pour y afficher le point d'insertion. Cliquez sur Format puis sur Style. Sélectionnez le style Titre 3 et validez en cliquant sur OK. Si vous avez suivi mes consignes à la lettre, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait maintenant ressembler à la figure suivante.

  7. Cliquez sur Remplacer tout, sur OK, puis fermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture.

  8. Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est entièrement paramétrée
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est entièrement paramétrée

Pour vérifier le bon fonctionnement de la macro, fermez le document sans enregistrer les modifications, rouvrez-le et exécutez la macro Titre2_vers_Titre3.

Tout fonctionne à la perfection. Cet exemple ne montre pas du tout les limites des macros ! Est-ce que j'aurais mal compris ?

Je sais, je sais, tout va bien… pour le moment ! Mais nous allons corser les choses. Supposons que vous ne vouliez transformer que les trois premiers styles Titre 2 en Titre 3. Reprenez les huit étapes précédentes mais, à l'étape 7, ne cliquez pas sur Remplacer tout : cliquez à quatre reprises sur Remplacer. Je dis bien à quatre reprises et non à trois. La première va permettre à Word de trouver le premier paragraphe en Titre 2, les trois autres à remplacer les trois premiers Titre 2 en Titre 3.

Plutôt facile n'est-ce pas ? Mais imaginez maintenant que vous ayez à faire à un très long document et que vous vouliez remplacer non pas les trois premiers Titre 2, mais les 325 premiers ! C'est sûr, il s'agit d'un très long document… Pensez-vous qu'il soit vraiment raisonnable de cliquer 326 fois sur le bouton Remplacer ?

Cet exemple montre les limites des macros. Il est donc temps de passer au VBA pour aller un peu plus loin !

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Exécution automatique de macros Encore plus loin avec VBA

Encore plus loin avec VBA

Quand les macros montrent leurs limites TP : Créer ses propres macros et codes VBA

Encore plus loin avec VBA

Je vous sens tressaillir. Et pourtant, il n'y a pas de quoi. En effet, il ne vous faudra que quelques bribes d'anglais pour comprendre la programmation VBA. Même si vous n'êtiez pas très assidus en cours, je suis là pour vous aider.

VBA Signifie Visual Basic for Applications. C'est un langage de programmation intégré à Word qui nous permet de créer manuellement des macros. C'est un peu plus complexe que l'outil que nous venons de voir mais les possibilités qu'offre VBA sont aussi bien plus étendues !

Premiers pas avec le langage VBA

Sans le savoir, vous avez déjà fait du VBA en utilisant l'enregistreur de macros. Pour vous en convaincre, vous allez afficher le code VBA qui correspond à la macro Titre2_vers_Titre3.

Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban, cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro Titre2_vers_Titre3 dans la boîte de dialogue Macros et cliquez sur le bouton Modifier.
Là, sous vos yeux ébahis, du code s'affiche dans une fenêtre complémentaire :

Sub Titre2_vers_Titre3()
'
' Titre2_vers_Titre3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
    With Selection
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        End If
        .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
        If .Find.Forward = True Then
            .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
        Else
            .Collapse Direction:=wdCollapseStart
        End If
        .Find.Execute
    End With
End Sub

Chaque ligne correspond à une instruction du langage VBA. Ces instructions demandent à Word d'effectuer des actions bien précises sur le document : mettre en exposant, changer le niveau de titre, sélectionner une portion de texte, etc.

Les mots qui composent une instruction comportent une ou parfois plusieurs majuscules, qui sont là pour faciliter leur compréhension et leur lisibilité. Ainsi, le mot ClearFormatting est composé des mots Clear et Formatting et signifie « effacer la mise en forme ». Vous vous demandez certainement pourquoi les mots Clear et Formatting n'ont pas été séparés par un espace, comme dans un texte traditionnel. Eh bien, cela vient du fait que le code VBA n'est pas un texte traditionnel : il s'agit d'un ensemble d'instructions destinées à être exécutées par l'ordinateur. Cette syntaxe n'est pas réservée au langage VBA : elle reste valable dans la plupart des langages de programmation.

Structure d'un code VBA

Je vous propose de vous expliquer ici quelques notions de VBA pour vous aider à survivre dans ce milieu à l'apparence hostile. Je ne rentrerai pas dans les détails mais cela sera suffisant pour vous permettre de vous repérer.

Les commentaires

En VBA, il est possible d'insérer des commentaires au milieu de son code ; un commentaire n'est pas pris en compte lorsque le code est exécuté. Vous les repérez facilement, ils commencent par le caractère ', c'est à dire une apostrophe droite (on en voit notamment au début du code précédent).

À quoi servent-ils ? Ce sont des espaces de libre expression (vous pouvez y écrire en français !). Vous pouvez rédiger des commentaires pour expliquer le fonctionnment du code. D'autres personnes pourront ainsi plus rapidement comprendre ce que vous avez voulu faire.

Les procédures Sub

Regardons d'un peu plus près le code qui a été généré par l'enregistreur de macros.
Vous pouvez facilement repérer la macro Titre2_vers_Titre3 ; elle s'étale entre les lignes suivantes :

Sub Titre2_vers_Titre3()
  …
End Sub

Les mots Sub et End Sub définissent les limites du code associé à la macro et le mot Titre2_vers_Titre3 est le nom de la macro.

L'ensemble est appelé procédure. C'est un bloc de code qui délimite le début et la fin de la macro.

Et les parenthèses après Titre2_vers_Titre3, c'est juste pour faire joli ?

Eh bien non ! Elles peuvent contenir d'éventuels paramètres transmis à la procédure Titre2_vers_Titre3. Ces paramètres permettent à la procédure de modifier son comportement. Ici, comme aucun paramètre n'est transmis, les parenthèses ne contiennent aucune valeur. L'utilisation de paramètres est un peu avancée pour nous, nous ne nous pencherons donc pas dessus.

Les conditions If

Pour permettre au programme de prendre des décisions, on utilise des blocs If comme celui-ci :

If .Find.Forward = True Then
    .Collapse Direction:=wdCollapseStart
Else
    .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
End If

Ce code peut se traduire de la façon suivante :

Si la condition est respectée Alors
    Faire ceci
Sinon
    Faire cela
Fin de condition

Ici, la condition est « Si on effectue une recherche vers l'avant ».

Ces conditions sont indispensables dans la plupart des programmes. Elles permettent à l'ordinateur de prendre des décisions logiques.

Les blocs With

Dans le code source, vous pouvez repérer des blocs de code comme celui-ci :

With Selection.Find
    .Text = ""
    .Replacement.Text = ""
    .Forward = True
    .Wrap = wdFindContinue
    .Format = True
    .MatchCase = False
    .MatchWholeWord = False
    .MatchWildcards = False
    .MatchSoundsLike = False
    .MatchAllWordForms = False
End With

Ils commencent par With et terminent par End With. Tout le texte à l'intérieur est indenté, c'est-à-dire décalé vers la droite. Ce décalage n'a pas d'incidence sur le code mais il le rend plus lisible.

Que signifie ce bloc de code qui commence par With ? C'est en fait une façon d'éviter les répétitions dans le code : cela signifie « Avec ». Cela nous évite d'avoir à écrire toujours le même préfixe à chaque ligne :

Selection.Find.Text = ""
Selection.Find.Replacement.Text = ""
Selection.Find.Forward = True
...
Les boucles For

Pour répéter plusieurs fois les mêmes instructions, on peut évidemment copier-coller le même code, mais il y a plus efficace : les boucles. C'est un système qui permet de demander à l'ordinateur de répéter plusieurs fois les mêmes actions. La figure suivante illustre ce principe.

Principe de fonctionnement d'une boucle
Principe de fonctionnement d'une boucle

Voici à quoi ressemble une boucle de type For (il existe d'autres types de boucles que nous verrons plus loin) :

For i=1 to 10
...
Next i

L'instruction For exécute à dix reprises (i=1 to 10) le code qu'elle renferme, c'est-à-dire le code compris entre For i=1 to 10 et Next i.

Mais que vient faire le i dans cette histoire ?

i est une information stockée dans la mémoire de l'ordinateur. On appelle cela une variable. Elle permet à l'ordinateur de compter et donc de se souvenir du nombre d'exécutions de la boucle.

Lors de la première exécution du bloc For Next, i vaut 1. Lors de sa deuxième exécution, i vaut 2. Ainsi de suite, jusqu'à ce que i ait pour valeur 10. La boucle est alors exécutée une dernière fois, puis elle se termine et le programme continue avec les instructions qui suivent le Next.

Analyse du code VBA

Le code que nous avons vu plus tôt se décompose en quatre groupes identifiables par leur indentation (c'est-à-dire leur décalage vers la droite). Voici le code du premier groupe :

Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute

Sans chercher à comprendre les instructions, vous pouvez assez facilement déduire que le style Titre 2 (Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")) doit être remplacé par le style Titre 3 (Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")).
Le bloc d'instructions qui s'étend entre With Selection.Find et End With définit les caractéristiques de la recherche. Au hasard des lignes, vous captez peut-être les mots suivants :

Si vous ne comprenez rien à tout cela, ce n'est pas bien grave. Ce qui compte, c'est de pouvoir identifier les blocs d'instructions et de savoir comment les modifier. Si vous avez compris que le premier bloc était à l'origine de la transformation des Titre 2 en Titre 3, c'est bien suffisant.

Examinez les trois blocs suivants. Ils sont identiques :

With Selection
    If .Find.Forward = True Then
        .Collapse Direction:=wdCollapseStart
    Else
        .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
    End If
    .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
    If .Find.Forward = True Then
        .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
    Else
        .Collapse Direction:=wdCollapseStart
    End If
    .Find.Execute
End With

Avez-vous une idée de leur utilité ?
Réfléchissez un peu. L'exercice consistait à effectuer trois remplacements. Il paraît donc logique que chaque bloc soit à l'origine d'un remplacement. Si vous examinez les quelques lignes de ce bloc, vous voyez en particulier l'instruction Execute qui effectue le remplacement :

.Find.Execute Replace:=wdReplaceOne

Ici encore, je vous rassure, il n'est pas nécessaire de comprendre la totalité du code pour pouvoir le modifier. Pour confirmer mes dires, je vais vous demander d'intervenir sur ce code pour effectuer non pas trois mais, disons, dix remplacements. Je vous laisse réfléchir quelques instants…

La première idée qui vient à l'esprit consiste à copier-coller le bloc de code responsable d'un remplacement autant de fois que nécessaire. Sept fois en l'occurrence. Bien qu'un peu lourde, cette solution fonctionne parfaitement. Mais souvenez-vous, nous avons parlé de remplacer les 325 premiers styles Titre 2. Hors de question de faire autant de copiers-collers !

Ici, nous allons utiliser une boucle For du type For Next. Elle imposera à l'ordinateur d'exécuter ces instructions plusieurs fois.

Voici la totalité du code avec la boucle qui ordonne la répétition :

Sub Titre2_vers_Titre3()
'
' Titre2_vers_Titre3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 3")
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    For i = 1 To 10
        With Selection
            If .Find.Forward = True Then
                .Collapse Direction:=wdCollapseStart
            Else
                .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
            End If
            .Find.Execute Replace:=wdReplaceOne
            If .Find.Forward = True Then
                .Collapse Direction:=wdCollapseEnd
            Else
                .Collapse Direction:=wdCollapseStart
            End If
            .Find.Execute
        End With
    Next i
End Sub

Les boucles sont très importantes en VBA et souvent utilisées pour effectuer des remplacements et mises en forme répétitifs.

VBA et l'autocomplétion

Nous allons voir à travers un exemple que VBA offre de nombreuses possibilités très puissantes. Pour apprendre à les connaître, nous allons utiliser l'autocomplétion.

Vous savez que Word permet d'envoyer par e-mail le document en cours d'édition à un correspondant. Cette technique a déjà été mentionnée dans ce tutoriel mais que diriez-vous cette fois-ci de le faire avec une macro ? Si j'ai choisi cet exemple, c'est pour montrer la puissance du langage VBA : une simple instruction va en effet suffire pour envoyer un e-mail !

Basculez sur l'onglet Développeur puis cliquez sur l'icône Enregistrer une macro. Donnez à la macro le nom EnvoiMail et validez en cliquant sur OK.
Basculez sur l'onglet Fichier du Ruban. Cliquez sur Enregistrer et envoyer puis sur Envoyer en tant que pièce jointe. Cela crée un nouveau message ayant comme pièce jointe le document en cours d'édition. Cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement du groupe Code pour mettre fin à l'enregistrement.
La macro est directement opérationnelle. Examinons le code VBA généré :

Sub EnvoiMail()
'
' EnvoiMail Macro
'
'
    ActiveDocument.SendMail
End Sub

Je ne pense pas qu'il soit nécessaire de donner des précisions. L'unique instruction de cette macro envoie le document grâce à SendMail.

D'accord, VBA est très puissant. Mais existe-t-il d'autres instructions aussi puissantes que SendMail ? Et comment en avoir la liste ?

C'est justement ce qui est intéressant. Il est temps pour nous de parler de la magie de l'autocomplétion. Entendez par là la faculté qu'a l'éditeur VBA de proposer des choix adaptés à l'écriture de code en cours. Si tout cela n'est pas clair, placez le point d'insertion après le « l » de SendMail et appuyez sur la touche Entrée. Tapez ActiveDocument et faites suivre ce mot d'un point. Immédiatement, une liste de mots-clés vous est proposée, comme à la figure suivante.

L'autocomplétion en pleine action
L'autocomplétion en pleine action

À vous de choisir celui qui correspond à vos besoins. Par exemple :

Pour choisir un mot, cliquez dessus puis appuyez sur la touche Tab du clavier. Avez-vous remarqué les deux types d'icônes affichées dans la liste ? Les icônes de couleur verte correspondent à des actions et les icônes de couleur grise à des propriétés(voir figure suivante). Vous choisirez les premières pour agir dans le document (exécution d'une instruction, modification d'un élément, envoi d'un e-mail, etc.) et les deuxièmes pour avoir des informations sur le document (nom du thème actif, type d'ombrage, largeur, etc.).

Les actions et les propriétés sont faciles à différencier
Les actions et les propriétés sont faciles à différencier

Certains mots-clés donnent accès à des compléments d'instructions. Par exemple, si vous tapez ActiveDocument.Background, ajoutez un point pour accéder à plusieurs autres mots-clés comme à la figure suivante.

Le « . » déclenche l'affichage des mots-clés complémentaires
Le « . » déclenche l'affichage des mots-clés complémentaires

Si vous écrivez ActiveDocument.Background.Delete, l'arrière-plan du document sera supprimé.
Si vous n'avez jamais programmé en VBA, tout ceci doit vous sembler assez peu naturel, voire même barbare ! Je vais vous donner un conseil pour progresser dans l'apprentissage de ce langage : utilisez autant que possible l'enregistreur de macros, affichez le code VBA généré et identifiez les différents blocs d'instructions qui le composent. Vous verrez que, petit à petit, les instructions du langage vous deviendront familières. Vous serez rapidement à même de les modifier pour accomplir des tâches qui dépassent les possibilités de l'enregistreur de macros, ou encore d'optimiser le code généré.

Remplacer « m3 » par « m$^3$ »

Pour bien suivre ce qui va être dit dans cette section, je vous suggère d'utiliser le document vba.docx, en utilisant le code web suivant :

Télécharger le document

Les macros et le code VBA sont souvent utilisés pour effectuer des remplacements globaux dans un document. La technique étudiée dans cette section s'intéresse à un remplacement complexe qui combine l'enregistreur de macros et le développement VBA. À vous de la personnaliser pour qu'elle s'adapte aux cas auxquels vous serez confrontés.

Dans un premier temps, nous allons construire la base de la recherche avec l'enregistreur de macros.
Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban et cliquez sur l'icône Enregistrer une macro. Donnez à la nouvelle macro le nom « m3 » à la nouvelle macro et validez en cliquant sur OK.
Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, puis cliquez sur l'icône Remplacer dans le groupe Modification. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre.
Tapez « m3 » dans le champ Rechercher puis…

Mais au fait, comment taper « m$^3$ » dans le champ Remplacer par ? C'est tout bonnement impossible ! Le remplacement global de « m3 » par « m$^3$ » ne pourra donc pas se faire sous l'onglet Remplacer.

Basculez sur l'onglet Rechercher et cliquez sur Suivant. La première occurrence de « m3 » dans le document est surlignée. Fermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur sa case de fermeture. Nous allons maintenant sélectionner le caractère « 3 ». Appuyez sur la touche Gauche. Le point d'insertion passe à gauche du « m ». Appuyez sur la touche Droite. Le point d'insertion est maintenant devant le « 3 ». Maintenez enfoncée la touche Maj et appuyez sur la touche Droite. Le caractère « 3 » est sélectionné.
L'icône exposant n'étant pas directement accessible dans le Ruban, vous allez déployer le groupe Police de l'onglet Accueil en cliquant sur la petite icône affichée en bas à droite de ce groupe, comme à la figure suivante. Cochez la case Exposant et validez en cliquant sur OK.

Accès à l'icône Exposant
Accès à l'icône Exposant

Vous pouvez maintenant arrêter l'enregistrement de la macro en cliquant sur l'icône Arrêter l'enregistrement.

Avant de poursuivre le développement de la macro, faites-vous plaisir en l'exécutant une fois. Cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro m3 et cliquez sur Exécuter. La macro fonctionne. Par contre, dans son état actuel, vous devrez la lancer plusieurs fois pour que toutes les occurrences de « m3 » du document soient transformés en « m$^3$ ».

L'enregistreur de macros ne peut plus rien pour nous. Voyons s'il est possible d'intervenir dans le code VBA. Cliquez sur l'icône Macros, sélectionnez la macro m3 et cliquez sur Modifier. Voici le code généré par l'enregistreur de macros :

Sub m3()
'
' m3 Macro
'
'
    Selection.Find.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = "m3"
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = False
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
    With Selection.Font
        .Name = "+Corps"
        .Size = 11
        .Bold = False
        .Italic = False
        .Underline = wdUnderlineNone
        .UnderlineColor = wdColorAutomatic
        .StrikeThrough = False
        .DoubleStrikeThrough = False
        .Outline = False
        .Emboss = False
        .Shadow = False
        .Hidden = False
        .SmallCaps = False
        .AllCaps = False
        .Color = wdColorAutomatic
        .Engrave = False
        .Superscript = True
        .Subscript = False
        .Spacing = 0
        .Scaling = 100
        .Position = 0
        .Kerning = 0
        .Animation = wdAnimationNone
        .Ligatures = wdLigaturesNone
        .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault
        .NumberForm = wdNumberFormDefault
        .StylisticSet = wdStylisticSetDefault
        .ContextualAlternates = 0
    End With
End Sub

Ne vous laissez pas submerger par l'apparente complexité du code. Ce dernier peut être clairement divisé en trois blocs.

Le premier recherche la prochaine occurrence de « m3 » dans le texte:

Selection.Find.ClearFormatting
    ...
Selection.Find.Execute

Le deuxième sélectionne le caractère « 3 » dans « m3 » :

Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
...
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend

Et enfin le troisième passe le caractère « 3 » en exposant :

With Selection.Font
    ...
End With

Vous voyez, ce n'était pas si difficile. Maintenant, la question est la suivante : comment répéter ces trois blocs d'instructions pour parcourir tout le document ?
Une petite idée ? Avec une boucle bien sûr !

Nous allons encadrer ce code par les instructions suivantes :

While (a<>1)
  'Les trois blocs d'instructions
Wend

Mais qu'est-ce que ce a<>1 ? Et pourquoi une boucle While ?

La boucle While est bien adaptée au traitement répétitif. Elle prend fin lorsqu'une condition n'est plus respectée. Ici, la boucle prend fin lorsque a est égal à 1 (a<>1). En effet, While (a<>1) signifie « tant que a est différent de 1 ». Vous vous demandez certainement ce que a vient faire là-dedans. Eh bien considérez qu'il s'agit d'un espace dans lequel on peut stocker des valeurs. Pour parler dans le jargon des programmeurs, a est une variable. Étant donné qu'elle n'a pas été définie au préalable, elle sera forcément différente de 1 lors de l'exécution du While. La boucle pourra donc boucler !

Il reste maintenant à pouvoir détecter que tout le document a été parcouru. Pour cela, nous allons insérer les lignes suivantes à la suite du Selection.Find.Execute, c'est-à-dire à la suite de l'instruction qui déclenche la recherche du prochain m3 :

If Not (Selection.Find.Found) Then
    a = 1
End If

Est-ce que vous comprenez l'intérêt de cette instruction ? Si on la traduisait en langage compréhensible, nous obtiendrions ceci : si la sélection (If Selection.Find.Found) ne trouve rien (Not), la valeur 1 est enregistrée dans la variable a (a = 1). La boucle While prendra donc fin à sa prochaine exécution, puisque a est égal à 1.

Si aucune occurrence de m3 n'est trouvé, les lignes suivantes ne doivent pas être exécutées. En effet, dans ce cas, il n'y a aucun 3 à sélectionner et à mettre en exposant. Mais alors, que faire ?

L'idéal serait d'utiliser un test du type « S'il n'y a plus de m3 dans le texte, mettre fin au traitement, sinon, poursuivre le traitement ». Par chance, ce test existe dans le langage VBA. Vous devez pour cela utiliser l'instruction If condition Then action1 Else action2 End If. La condition est la même que dans l'étape précédente : Not (Selection.Find.Found). La première action consiste à enregistrer la valeur 1 dans la variable a. La deuxième action consiste à exécuter toutes les instructions qui suivent, c'est-à-dire à remplacer le 3 par un « 3 ». Le code prend donc la forme suivante :

Selection.Find.Execute
    If Not (Selection.Find.Found) Then
        a = 1
    Else
            Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
            …
            .ContextualAlternates = 0
        End With
    End If
    Wend

Ainsi, les deuxième et troisième blocs de code ne seront exécutés que dans le cas où un m3 est trouvé.
Votre code devrait maintenant ressembler à ceci :

Sub m3()
'
' m3 Macro
'
'
    While (a <> 1)
    Selection.Find.ClearFormatting
    With Selection.Find
        .Text = "m3"
        .Replacement.Text = "m3"
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = False
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    If Not (Selection.Find.Found) Then
        a = 1
    Else
        Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
        Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
        Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
        With Selection.Font
            .Name = "+Corps"
            .Size = 11
            .Bold = False
            .Italic = False
            .Underline = wdUnderlineNone
            .UnderlineColor = wdColorAutomatic
            .StrikeThrough = False
            .DoubleStrikeThrough = False
            .Outline = False
            .Emboss = False
            .Shadow = False
            .Hidden = False
            .SmallCaps = False
            .AllCaps = False
            .Color = wdColorAutomatic
            .Engrave = False
            .Superscript = True
            .Subscript = False
            .Spacing = 0
            .Scaling = 100
            .Position = 0
            .Kerning = 0
            .Animation = wdAnimationNone
            .Ligatures = wdLigaturesNone
            .NumberSpacing = wdNumberSpacingDefault
            .NumberForm = wdNumberFormDefault
            .StylisticSet = wdStylisticSetDefault
            .ContextualAlternates = 0
        End With
    End If
    Wend
End Sub

Enregistrez-le avec la commande Enregistrer Normal dans le menu Fichier, fermez la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications et exécutez la macro dans votre document. Cette vidéo donne un aperçu de ce que vous devriez obtenir :

http://www.youtube.com/v/cfrdErMPhoY

Catastrophe ! Le code s'exécute indéfiniment. Et ce, malgré la logique mise en place ! Le problème ne vient pas du If, mais d'un paramètre bien caché dans le premier bloc d'instructions. Aviez-vous remarqué la ligne suivante :

.Wrap = wdFindContinue

La valeur wdFindContinue demande à Word de poursuivre la recherche une fois qu'il est arrivé à la fin du document. Remplacez-la par wdFindAsk, enregistrez le code et exécutez-le. Hourra ! Le document est parcouru, puis une boîte de dialogue vous demande si la recherche doit recommencer depuis le début (voir figure suivante). Cliquez sur Non pour mettre fin au code VBA.

Une boîte de dialogue est affichée lorsque la fin du document est atteinte
Une boîte de dialogue est affichée lorsque la fin du document est atteinte

Pour ceux d'entre vous qui voudraient aller plus loin et qui comprennent l'anglais, je vous conseille l'excellent site Microsoft Word MVP FAQ Site. Vous y trouverez de nombreux exemples de macros et de code VBA qui vous permettront de progresser dans votre apprentissage.

Microsoft Word FAQ

En résumé
Fatigué(e) de lire sur un écran ? Découvrez ce cours en livre.

Quand les macros montrent leurs limites TP : Créer ses propres macros et codes VBA

TP : Créer ses propres macros et codes VBA

Encore plus loin avec VBA Instructions pour réaliser le TP

Nous allons terminer cet ouvrage en définissant une macro qui assurera la mise en page complète d'un texte d'une dizaine de pages tiré des Fables de Jean de La Fontaine. Outre la définition de cette macro, et donc la mise en pratique du chapitre précédent, vous réviserez plusieurs techniques qui vous ont été révélées tout au long du livre.

Alors, impatients de tester tout ce que vous avez appris ? Ne tardons pas, commençons !

Instructions pour réaliser le TP

TP : Créer ses propres macros et codes VBA Correction

Instructions pour réaliser le TP

La mise en forme automatique de documents, vous en rêviez ? Ce livre vous montre comment y arriver ! Là, je crois que j'en fais un peu trop. Quoi que… Imaginez qu'il soit possible de mettre en forme la totalité d'un document en cliquant sur une icône. C'est ce que nous allons réaliser dans ce chapitre.

Afin de vous montrer de quoi je parle exactement, je vous conseille de comparer la figure suivante, qui représente le document à mettre en page, avec la figure suivante qui représente le document une fois mis en page. Avouez quand même que la différence saute aux yeux !

Extrait du document sans mise en page
Extrait du document sans mise en page
Extrait du document avec mise en page
Extrait du document avec mise en page

Arrivés à ce stade du livre, vous devriez être capables d'obtenir à peu près le même résultat que moi. Je ne vous demande pas un document identique, l'intérêt de ce TP n'est pas là. Le but est de modifier intégralement l'aspect d'un document en appuyant sur une seule et unique icône.

À moins que vous ne soyez prêts à saisir le texte des dix premières fables de La Fontaine, je vous suggère d'utiliser le code web suivant pour passer tout de suite à des choses plus intéressantes.

Télécharger les fables

Vous aurez également besoin d'une image pour ajouter un filigrane au document. Je vous suggère de télécharger celle du code web ci-dessous mais libre à vous d'en choisir une autre.

Télécharger l'image

Je ne vous en dis pas plus, c'est à vous de jouer. Et si vous n'y arrivez pas, n'ayez aucune inquiétude : la correction arrive.

Fatigué(e) de lire sur un écran ? Découvrez ce cours en livre.

TP : Créer ses propres macros et codes VBA Correction

Correction

Instructions pour réaliser le TP

Correction

J'espère que tout s'est bien passé pour vous. Si vous avez éprouvé des difficultés sur un point particulier, n'hésitez pas à vous reporter à la section correspondante. Vous pouvez aussi choisir de lire la correction du début à la fin ou encore de refaire (ou de faire) la macro en suivant toutes les étapes expliquées dans la correction.

Après avoir ouvert le document, sélectionnez le premier paragraphe et cliquez sur l'icône Couper (dans le groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du Ruban). Ce texte vous servira dans la définition de l'en-tête. Basculez ensuite sur l'onglet Développeur, cliquez sur Enregistrer une macro, donnez lui un nom approprié (pour ma part j'ai choisi Mise_en_page) et validez en cliquant sur OK. Je suis sûr que vous avez tous pensé à le faire, mais un rappel ne fait jamais de mal !

Ajouter un en-tête

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône En-tête dans le groupe En-tête et pied de page et choisissez Modifier l'en-tête. Appuyez sur les touches Ctrl + V pour insérer dans l'en-tête le contenu du presse-papiers, c'est-à-dire le titre
du document. Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icône Centrer dans le groupe Paragraphe pour centrer l'en-tête sur la largeur du document. Cliquez enfin sur l'icône Fermer l'en-tête et le pied de page dans le groupe Fermer, sous l'onglet Création du Ruban. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante.

L'en-tête a été défini
L'en-tête a été défini
Changer les Titre 2

Pour ce TP, j'ai changé les Titre 2 en caractères Arial Black, 16 points, souligné double, centré, mais vous êtes libres de choisir une autre mise en forme.

Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban. Cliquez sur l'icône Remplacer du groupe Modification. Si la boîte de dialogue Rechercher et remplacer n'est pas déployée, cliquez sur Plus. Dans l'angle inférieur gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Format, sélectionnez Style, choisissez Titre 2 et validez en cliquant sur OK.
Cliquez dans le champ Remplacer par. Cliquez sur Format puis sur Police. Choisissez la police Arial Black et la taille 16. Choisissez un soulignement double dans la liste déroulante Soulignement puis validez en cliquant sur OK.
Cliquez sur Format puis sur Paragraphe. Sélectionnez Centré dans la liste déroulante Alignement puis validez en cliquant sur OK.
Si vous avez suivi nos consignes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer doit maintenant ressembler à la figure suivante.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est prête pour le remplacement des styles Titre 2
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est prête pour le remplacement des styles Titre 2

Cliquez sur Remplacer tout. Validez en cliquant sur OK puis refermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Remplacer le style Normal

Pour ce TP, j'ai changé le style Normal par du Arial Corps 13 Espace après 0

Cliquez sur l'icône Remplacer dans le groupe Modification, sous l'onglet Accueil du Ruban. Le point d'insertion clignote dans le champ Rechercher. Les réglages effectués à l'étape précédente étant toujours mémorisés, cliquez sur Sans attribut pour les annuler. Cliquez sur Format puis sur Style. Sélectionnez le style Normal et validez en cliquant sur OK.
Cliquez dans le champ Remplacer par. Cliquez sur Sans attribut pour effacer les réglages de l'étape précédente. Cliquez sur Format puis sur Police. Choisissez la police Arial, taille 13, puis validez en cliquant sur OK. Cliquez sur Format puis sur Paragraphe. Tapez 0 pt dans le champ Après et validez en cliquant sur OK. La boîte de dialogue Rechercher et remplacer doit maintenant ressembler à la figure suivante.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est prête pour le remplacement des styles Normal
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est prête pour le remplacement des styles Normal

Cliquez sur Remplacer tout puis sur OK ; refermez alors la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Insérer un filigrane

Il vous faut basculer sur l'onglet Mise en page, cliquez sur l'icône Filigrane (groupe Arrière-plan de page) et choisissez Filigrane personnalisé. Dans la boîte de dialogue Filigrane personnalisé, sélectionnez Image en filigrane et désignez votre image. Cliquez sur OK pour valider, comme indiqué à la figure suivante.

Insertion du filigrane image
Insertion du filigrane image
Insérer une lettrine

Pour ce TP, j'ai ajouté une lettrine sur la première lettre qui suit chaque Titre 2.

Basculez sur l'onglet Accueil. Dans le groupe Modification, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Rechercher puis sélectionnez Recherche avancée. Cliquez sur Format puis sur Style. Choisissez Titre 2 et validez en cliquant sur OK. Cliquez sur Suivant et refermez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Appuyez sur la flèche de droite de votre clavier pour passer après le saut de paragraphe de style Titre 2. Maintenez enfoncée la touche Maj puis appuyez à nouveau sur la flèche de droite de votre clavier pour sélectionner le premier caractère.

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Dans le groupe Texte, cliquez sur l'icône Lettrine puis choisissez Dans le texte, comme à la figure suivante.

Insertion d'une lettrine
Insertion d'une lettrine

Vous pouvez arrêter l'enregistrement de la macro. Basculez sur l'onglet Développeur et cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement.
Vous vous doutez que le travail n'est pas fini. Il faut maintenant intervenir dans le code VBA généré par l'enregistreur de macros pour répéter l'insertion d'une lettrine autant de fois que nécessaire.
Basculez sur l'onglet Développeur du Ruban, cliquez sur l'icône Macros du groupe Code, sélectionnez la macro Mise en page puis cliquez sur Modifier. Identifiez le dernier bloc d'instructions (celui qui est responsable de l'insertion de la lettrine) et modifiez le code pour obtenir ceci :

While (a <> 1)
        With Selection.Find
            .Text = ""
            .Replacement.Text = ""
            .Forward = True
            .Wrap = wdFindAsk
            .Format = True
            .MatchCase = False
            .MatchWholeWord = False
            .MatchWildcards = False
            .MatchSoundsLike = False
            .MatchAllWordForms = False
        End With
        Selection.Find.Execute
        If Not (Selection.Find.Found) Then
            a = 1
        Else
            Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
            Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
            With Selection.Paragraphs(1).DropCap
                .Position = wdDropNormal
                .FontName = "Arial"
                .LinesToDrop = 3
                .DistanceFromText = CentimetersToPoints(0)
            End With
            Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
        End If
    Wend
End Sub

Si les modifications ne vous sautent pas aux yeux, voici ce qui a changé :

  1. Une instruction While vient devant l'instruction With Selection.Find.

  2. Le paramètre .Wrap a été initialisé à wdFindAsk.

  3. Trois lignes ont été ajoutées à la suite de l'instruction Selection.Find.Execute.

  4. Deux lignes ont été ajoutées avant le End Sub.

Encore quelques précisions : le dernier bloc d'instructions est exécuté tant que la variable a est différente de 1. Étant donné qu'elle n'a pas été définie, elle n'a aucune valeur et, jusqu'à preuve du contraire, « rien » est toujours différent de 1. La boucle peut donc s'exécuter au moins une fois.

À la suite de l'instruction Selection.Find.Execute, responsable de la recherche du paragraphe de style Titre 2, l'instruction Selection.Find.Found indique si un tel paragraphe a été trouvé. Dans le cas contraire (If Not (Selection.Find.Found)), la variable est initialisée à 1 (Then a=1) :

If Not (Selection.Find.Found) Then  a = 1

Si un paragraphe de style Titre 2 est trouvé, la suite du code (Else) peut s'exécuter.

Les dernières instructions ajoutées ferment les instructions If (End If) et While (Wend).

Pour terminer, le paramètre .Wrap de l'instruction With Selection.Find est initialisé à wdFindAsk pour que le code prenne fin lorsque la totalité du document aura été décrite :

.Wrap = wdFindAsk
La touche finale

Pour rendre la macro facilement accessible, vous allez définir une icône dans la barre d'outils Accès rapide. Cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et, dans le menu, sélectionnez Autres commandes. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez Macros dans la première liste déroulante (1), choisissez la macro Normal.NewMacros.Mise_en_page dans la première zone de liste (2) puis cliquez sur Ajouter (3). Cliquez sur Modifier et choisissez une des icônes proposées (4). Cliquez enfin sur OK pour valider l'insertion de l'icône dans la barre d'outils Accès rapide (5), comme indiqué à la figure suivante.

Définition d'une icône pour la macro dans la barre d'outils Accès rapide
Définition d'une icône pour la macro dans la barre d'outils Accès rapide

Si cela vous intéresse, je mets à votre disposition le code VBA de cette macro, même si vous ne devriez normalement pas en avoir besoin : il suffit de suivre mes indications pour y arriver. ;-)

'
' Mise_en_page Macro
'
'
    If ActiveWindow.View.SplitSpecial <> wdPaneNone Then
        ActiveWindow.Panes(2).Close
    End If
    If ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdNormalView Or ActiveWindow. _
        ActivePane.View.Type = wdOutlineView Then
        ActiveWindow.ActivePane.View.Type = wdPrintView
    End If
    ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekCurrentPageHeader
    Selection.PasteAndFormat (wdFormatOriginalFormatting)
    Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter
    ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekMainDocument
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    With Selection.Find.Replacement.Font
        .Size = 16
        .Underline = wdUnderlineDouble
    End With
    With Selection.Find.Replacement.ParagraphFormat
        .SpaceBeforeAuto = False
        .SpaceAfterAuto = False
        .Alignment = wdAlignParagraphCenter
    End With
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Normal")
    Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
    Selection.Find.Replacement.Font.Size = 13
    With Selection.Find.Replacement.ParagraphFormat
        .SpaceBeforeAuto = False
        .SpaceAfter = 0
        .SpaceAfterAuto = False
        .LineUnitAfter = 0
    End With
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindContinue
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
    ActiveDocument.Sections(1).Range.Select
    ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekCurrentPageHeader
    Selection.HeaderFooter.Shapes.AddPicture(FileName:= _
        "C:\Data\jean-de-la-fontaine.jpg", LinkToFile:=False, SaveWithDocument:= _
        True).Select
    Selection.ShapeRange.Name = "WordPictureWatermark24773234"
    Selection.ShapeRange.PictureFormat.Brightness = 0.85
    Selection.ShapeRange.PictureFormat.Contrast = 0.15
    Selection.ShapeRange.LockAspectRatio = True
    Selection.ShapeRange.Height = CentimetersToPoints(17.01)
    Selection.ShapeRange.Width = CentimetersToPoints(15.99)
    Selection.ShapeRange.WrapFormat.AllowOverlap = True
    Selection.ShapeRange.WrapFormat.Side = wdWrapNone
    Selection.ShapeRange.WrapFormat.Type = 3
    Selection.ShapeRange.RelativeHorizontalPosition = _
        wdRelativeVerticalPositionMargin
    Selection.ShapeRange.RelativeVerticalPosition = _
        wdRelativeVerticalPositionMargin
    Selection.ShapeRange.Left = wdShapeCenter
    Selection.ShapeRange.Top = wdShapeCenter
    ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekMainDocument
    Selection.Find.ClearFormatting
    Selection.Find.Style = ActiveDocument.Styles("Titre 2")
    
    While (a <> 1)
    With Selection.Find
        .Text = ""
        .Replacement.Text = ""
        .Forward = True
        .Wrap = wdFindAsk
        .Format = True
        .MatchCase = False
        .MatchWholeWord = False
        .MatchWildcards = False
        .MatchSoundsLike = False
        .MatchAllWordForms = False
    End With
    Selection.Find.Execute
    
    If Not (Selection.Find.Found) Then
        a = 1
    Else
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtend
    With Selection.Paragraphs(1).DropCap
        .Position = wdDropNormal
        .FontName = "Arial"
        .LinesToDrop = 3
        .DistanceFromText = CentimetersToPoints(0)
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    Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
    End If
    Wend
End Sub

Nous voici arrivés au terme de ce tutoriel. Vous y avez certainement découvert plusieurs facettes cachées de votre traitement de texte. J'espère en particulier vous avoir convaincus que Word est un logiciel puissant, complet et vraiment abordable pour peu qu'on lui accorde un peu de temps. Auriez-vous pensé que vous pouviez supprimer l'arrière-plan d'une image, poster des articles dans votre blog ou encore insérer des captures d'écran sans quitter Word ?

Pour tirer pleinement parti de votre nouveau traitement de texte, je ne peux que vous encourager à l'utiliser aussi souvent que possible. La pratique, il n'y a que ça de vrai ! Bonne continuation et… à bientôt dans un nouveau tutoriel.

Fatigué(e) de lire sur un écran ? Découvrez ce cours en livre.

Instructions pour réaliser le TP