Tutoriel : Rédigez facilement des documents avec Word

Word, de la version 1 à la version 2010

À moins que vous n'ayez vécu en ermites depuis des années, vous avez forcément entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui à sa version 2010. Sur la figure suivante, vous pouvez voir l'évolution de l'interface de Word entre la première version de 1989 et celle de 2010.

Si la fonction de base de Word, à savoir « saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte », n'a pas changé depuis toutes ces années, les possibilités qu'il offre ont en revanche bien évolué. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insérer des illustrations, des photos, des graphiques, des effets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore qui permettent d'envoyer un message électronique à l'auteur du document.

En 1993, Microsoft Word a été intégré à la famille Microsoft Office. Cette « suite logicielle » est composée de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les différentes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite et, en particulier, avec le tableur Microsoft Excel : cela permet d'insérer très simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des séries de données numériques.
Au fil des pages, ce livre va passer en revue les immenses possibilités de Word et vous montrer comment réaliser des documents de grande qualité.

Lancement de Word

Il existe différentes manières de lancer Word. Je vais vous en présenter quatre principales, mais gardez à l'esprit que cette liste n'est pas exhaustive :

• La façon la plus conventionnelle de lancer Word consiste à utiliser le menu Démarrer. Cliquez successivement sur Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Word (voir figure suivante).

• Si vous utilisez Windows 7 ou Vista, vous pouvez également cliquer sur Démarrer, taper Word dans la zone de recherche puis cliquer sur Microsoft Word, dans la partie supérieure du menu Démarrer (voir figure suivante).

• Si vous utilisez fréquemment Word, son icône est peut-être directement disponible dans la partie gauche du menu Démarrer. Dans ce cas, il suffit de cliquer dessus pour lancer l'application (voir figure suivante).

• Enfin, si une icône de Word se trouve sur le Bureau de Windows, vous pouvez faire un double-clic dessus pour ouvrir l'application (voir figure suivante).

La fenêtre de l’application

Pour bien utiliser Word, il est important d'appréhender son interface, c'est-à-dire les divers éléments qui constituent la fenêtre de l'application (voir figure suivante).

La zone de travail

La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fenêtre. Une barre verticale clignotante, appelée « point d'insertion », indique l'endroit où apparaîtra le prochain caractère tapé au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez étendue pour afficher la totalité du document, vous pouvez utiliser les barres de défilement verticale et horizontale pour vous déplacer dans le document (voir figure suivante).

La barre d’outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide est située dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre. Elle permet d'accéder en un clic aux fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent. Comme le montre la figure suivante, elle contient par défaut trois icônes :

• Enregistrer, pour enregistrer le document en cours d'édition ;

• Annuler pour annuler la ou les dernières actions ;

• Répéter pour répéter la ou les dernières actions.

Cette barre d'outils peut être personnalisée. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icônes ou supprimer les icônes existantes. Cliquez sur la petite flèche affichée à droite de la barre d'outils Accès rapide : cela ouvre un menu où, comme le montre la figure suivante, les entrées précédées d'une coche correspondent aux icônes présentes dans la barre d'outils.

Pour ajouter une nouvelle icône, il vous suffit de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icône Ouvrir à la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

Pour supprimer une icône de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et, dans le menu, choisissez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide (voir figure suivante).

Les commandes affichées en cliquant sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide ne sont pas les seules qui peuvent y être ajoutées. Nous reviendrons en détail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans cet ouvrage.

Le Ruban

Le Ruban a fait son apparition dans la suite Office 2007, où il avait été intégré à certaines applications seulement. Aujourd'hui, Microsoft l'a étendu à tous les outils de la suite Office. Conçu pour faciliter la vie des utilisateurs, il a marqué une rupture et a rapidement dérouté tous les habitués du système de menus disponible depuis les premières versions de Word.

Première approche et fonctionnement général

Le Ruban est constitué d'onglets, de groupes et d'icônes, comme indiqué dans la figure suivante.

Un seul onglet peut être actif à la fois. Les icônes affichées dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la figure suivante, ce sont les icônes de l'onglet Accueil qui sont accessibles à l'utilisateur.
Les groupes thématiques sont constitués de plusieurs icônes correspondant à des fonctionnalités qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icônes en rapport avec la police de caractères du texte sélectionné ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion (voir figure suivante).

Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractères : gras, italique, souligné, couleur, indice, exposant, etc.
Certaines icônes ont un effet immédiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi, dans le groupe Police, il vous suffit de cliquer sur l'icône Gras pour que le texte sélectionné apparaisse en gras dans le document.
D'autres icônes sont suivies d'une petite flèche orientée vers le bas : un clic sur l'icône permet d'utiliser la fonction associée, tandis qu'un clic sur la flèche donne accès à des fonctionnalités complémentaires. La figure suivante illustre ces deux possibilités sur l'icône Souligné du groupe Police.

Dans la partie inférieure droite de certains groupes, une petite icône donne accès à des fonctionnalités complémentaires. Vous cliquerez sur cette icône si la fonctionnalité à atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban, comme illustré à la figure suivante.

À quoi s’appliquent les contrôles du Ruban ?

Eh bien… tout dépend des contrôles !

• Certains contrôles concernent le document dans son intégralité. C'est par exemple le cas des contrôles de l'onglet Mise en page, qui définissent la mise en page du document.

• D'autres s'appliquent au point d'insertion. Ainsi, les icônes de l'onglet Insertion permettent d'ajouter un élément à l'emplacement du point d'insertion.

• Enfin, d'autres concernent l'élément sélectionné, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un autre élément. C'est par exemple le cas des icônes de l'onglet Accueil.

Comme vous le voyez, il n'est pas possible de répondre d'une façon unique à cette question. Néanmoins, les réponses sont la plupart du temps logiques et faciles à déduire.

Comment s’y retrouver dans le Ruban ?

Comme je l'ai dit précédemment, le Ruban est composé d'onglets, de groupes et d'icônes. Tout ce petit monde cohabite de façon hiérarchique.
L'onglet Accueil contient les groupes et icônes que vous êtes susceptibles d'utiliser le plus couramment. Si vous voulez accéder à une fonctionnalité dont l'icône n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : « Qu'est-ce que je veux faire au juste ? » En effet, chaque onglet correspond à des actions différentes.

Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne désespérez pas : plus votre connaissance de Word s'améliorera, plus vous serez à même de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications…

Si vous avez connu Word 2003 ou XP, comment ne pas perdre pied avec le Ruban de Word ?

Vous avez décidé de franchir le pas et de délaisser Word 2003 pour une version plus récente ? Félicitations ! Cependant, vous vous trouvez complètement perdus devant l'absence du système de menus et l'apparente complexité du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pensé à vous. Rendez-vous sur la page de correspondance et cliquez sur Ouvrir le guide Word.

Après quelques instants, vous vous trouvez face à une fenêtre de Word 2003 affichée dans votre navigateur.

Pour trouver l'icône qui correspond à une commande de menu Word 2003, il vous suffit d'ouvrir le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la figure suivante, la commande Word 2003 Image > À partir du fichier dans le menu Insertion est accessible en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations.

Vous pouvez également connaître l'équivalent des icônes affichées dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il suffit de pointer l'icône de votre choix. Comme le montre la figure suivante, l'icône Word 2003 Colonnes correspond à l'icône Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban.

Pour assurer la transition entre Word 2003 et une version plus récente, vous pouvez si nécessaire installer une application sur votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Installer et conformez-vous aux indications données par l'assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Démarrer ou par une icône déposée sur le bureau de Windows.

Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez également télécharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icônes du Ruban de Word 2010.

Cliquez successivement sur le lien Obtenir les classeurs de référence des correspondances menu-Ruban, puis sur l'icône Word 2010 : classeur Excel 2010, et enfin sur l'icône Télécharger. Le classeur contient autant de feuilles qu'il y a de menus dans Word 2003. Sélectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connaître les équivalents et faites défiler la fenêtre de visualisation jusqu'à atteindre la commande recherchée (voir figure suivante).

Utiliser des raccourcis clavier pour accéder au Ruban

Certaines icônes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches du clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associé à une icône en particulier, il suffit de pointer cette icône avec la souris. S'il existe, l'éventuel raccourci clavier est affiché dans une bulle d'aide juste à côté du pointeur, comme illustré à la figure suivante.

Si vous n'êtes pas habitué à utiliser des raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est généralement composé d'une ou plusieurs touches bascule (Ctrl, Alt, Maj) et d'un caractère alphanumérique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl, appuyez sur la touche U, puis relâchez les deux touches enfoncées.

Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond à l'icône Taille de police située dans le groupe Police, onglet Accueil, appuyez et maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, appuyez sur E et relâchez les touches enfoncées.

Toutes les icônes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci-clavier n'est associé. Pour trouver la séquence de touches à utiliser, appuyez sur la touche Alt du clavier : de petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accès rapide et des onglets du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

Supposons par exemple que la commande à atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez sur la touche S puis relâchez-la. L'onglet Insertion est automatiquement sélectionné et de nouvelles lettres apparaissent sous les icônes de cet onglet, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous voulez cliquer sur l'icône Image : appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic.

Je pense que vous avez compris le principe. Pour en être tout à fait sûr, ouvrez Word et affichez le document en mode Paysage… sans utiliser la souris bien entendu !
Pour parvenir au résultat demandé, vous devez enfoncer puis relâcher la touche Alt, puis appuyer successivement sur G, X, Bas puis Entrée.

L'écran Backstage

L'écran Backstage (voir figure suivante) est une nouveauté de Word 2010. Il correspond à l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, cela affiche de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document en cours d'édition.

Les fonctions regroupées dans l'écran Backstage sont centrées sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple.
En fonction de la tâche que vous voulez accomplir, sélectionnez une entrée sous l'onglet Fichier :

• Enregistrer pour enregistrer le document en cours d'édition ;

• Enregistrer sous pour enregistrer le document en cours d'édition sous un autre nom ou dans un autre dossier ;

• Ouvrir pour ouvrir un autre document Word existant ;

• Fermer pour fermer le document en cours d'édition ;

• Informations pour obtenir diverses informations sur le document en cours d'édition ;

• Nouveau pour créer un nouveau document ;

• Imprimer pour afficher l'aperçu avant impression ou imprimer le document en cours d'édition ;

• Enregistrer et envoyer pour partager le document par e-mail, SkyDrive, SharePoint ou dans un billet de blog ;

• Aide pour accéder à l'aide de l'application ;

• Options pour accéder à tous les paramètres relatifs à l'application ;

• Quitter pour fermer Word.

Nous reviendrons en détail sur chacune de ces entrées. Pour l'instant, il vous suffit de savoir que :

• Toutes les commandes concernant l'ouverture, la fermeture, l'enregistrement, l'impression et le partage du document sont regroupées dans un même endroit appelé « écran BackStage ».

• Cet écran est accessible en sélectionnant l'onglet Fichier dans le Ruban.

Les modes d’affichage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appelé Document1 est affiché et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Ce document est affiché en mode Page. Plusieurs autres modes d'affichage sont possibles. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

• En mode Brouillon, les images ne sont pas affichées. Une zone de styles permet éventuellement de repérer les styles des paragraphes.

• En mode Page, le document apparaît tel qu'il sera imprimé.

• En mode Web, le document apparaît tel qu'il serait affiché dans une page Web. En particulier, le texte occupe toute la largeur de la fenêtre.

• En mode Plan, les niveaux de titres du document apparaissent sous une forme hiérarchique. Vous pouvez développer un titre pour afficher son contenu.

• En mode Lecture plein ecran, le document utilise toute la surface de l'écran pour être facilement lisible.

Pour vous permettre de juger par vous-même, la figure suivante représente l'allure d'un même document affiché dans les différents modes proposés par Word.

À vous de trouver le mode qui correspond à ce que vous voulez faire. Généralement :

• la structure du document est définie en mode Plan ;

• le document est saisi en mode Page ou Brouillon ;

• il est lu en mode Lecture plein écran.

Pour choisir un mode d'affichage, vous utiliserez les icônes affichées dans la partie droite de la Barre d'état, comme illustré dans la figure suivante.

La Barre d’état

La Barre d'état (voir figure suivante) se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre de Word. Elle est essentiellement utilisée pour :

• déplacer rapidement le point d'insertion au début d'une page du document ;

• obtenir des statistiques sur le document ;

• changer le mode d'affichage ;

• agir sur le zoom pour augmenter ou diminuer la taille des éléments affichés dans le document.

Pour déplacer le point d'insertion, cliquez sur la première zone de la barre d'état. Cela ouvre une boîte de dialogue intitulée Rechercher et remplacer, dans laquelle l'onglet Atteindre est sélectionné. Entrez le numéro de la page voulue et cliquez sur Atteindre. Dans la figure suivante, cette boîte de dialogue est utilisée pour atteindre la page 12.

Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'édition, cliquez sur la deuxième zone de la Barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes : c'est très pratique si vous devez écrire un résumé de texte ou un article dont la taille est calibrée (voir figure suivante).

Cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel.

Le changement de modes d'affichage se fait en cliquant sur une des icônes de mode, dans la partie droite de la Barre d'état. Si nécessaire, reportez-vous à la section intitulée « Les modes d'affichage » pour avoir des renseignements complémentaires.

Enfin, on peut modifier le facteur de zoom en agissant sur le curseur affiché à l'extrême droite de la barre d'état.

Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'état. Un menu semblable à celui de la figure suivante apparaît immédiatement. Les éléments précédés d'une coche sont affichés dans la Barre d'état, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous suffit de cliquer sur l'élément que vous désirez ajouter à la Barre d'état dans le menu.

Par exemple, pour connaître l'état de la touche Verr. Maj., cliquez sur Verr. Maj. L'indication Verr. Maj. est alors affichée dans la Barre d'état quand cette touche est active, comme illustré à la figure suivante. Ou encore, pour faciliter l'accès au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vérification de l'orthographe et de la grammaire.

En résumé

• La fenêtre de l'application est composée de la barre d'outils Accès rapide, du Ruban, de deux règles, de la zone de saisie et de la barre d'état.

• Microsoft propose une page Web dédiée pour obtenir les équivalents entre les commandes de Word 2003 et le Ruban de Word 2010.

• L'écran Backstage donne accès à de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document. On l'affiche en sélectionnant l'onglet Fichier du Ruban.

• Word propose cinq modes d'affichage pour votre document. Chacun correspond à un usage particulier et possède ainsi ses avantages et ses inconvénients.

Avant de commencer - Comment écrire un document Word ?

Peut-être pensez-vous avoir mal lu le titre de cette section. Mais non, vous n'avez pas besoin de nouvelles lunettes ! Nous allons bien parler de la façon d'écrire un document Word. J'entends déjà certains d'entre vous rétorquer « Mais tout le monde sait écrire du texte : il suffit d'appuyer sur les touches du clavier ! ». C'est tout à fait exact. Encore faut-il savoir sur quelles touches appuyer…

Phase de réflexion préliminaire

Assez de mystères, allons droit au but. Comment faites-vous lorsque vous voulez rédiger un document ? Vous vous mettez devant le clavier et vous commencez la saisie ? Je suis sûr que la plupart d'entre vous procède ainsi. Pourtant, une phase importante doit précéder l'écriture : la réflexion.
Prenez un peu de temps pour méditer sur ce que vous allez rédiger. Les mots que vous écrirez viendront ainsi plus facilement et seront plus justes : comprendre une problématique, c'est presque l'avoir résolue. Il en va de même pour une simple lettre ou un document plus long, un livre par exemple. Lorsque j'écris une nouvelle section dans un livre, je commence toujours par me documenter sur le sujet afin d'avoir en tête les différentes facettes du sujet traité puis je laisse passer un peu de temps pour bien « digérer » tout ce que j'ai lu, vu ou échangé. Pendant ce laps de temps, je me fais ma propre idée du sujet et, sans que je ne m'en rende compte, les différentes bribes d'informations se structurent. Une fois devant mon clavier, je me sens à l'aise et les mots s'enchaînent facilement.
Quel que soit le sujet traité, cette technique fonctionne et vous devriez songer à l'utiliser. Vous serez certainement surpris du résultat.

Écrire au kilomètre

Quand vous écrivez un texte, vous le mettez certainement en forme pendant l'écriture. Bien que cette façon de procéder puisse paraître logique, je vous conseille d'écrire votre texte « au kilomètre », sans penser à sa mise en forme dans un premier temps.
En effet, l'écriture et la mise en forme d'un texte sont deux choses bien différentes et la deuxième risque fort de vous détourner de la première et de vous faire passer à côté d'une idée ou d'une tournure de phrase importante. D'autre part, vous serez bien plus efficaces si vous mettez en forme le document d'une seule traite. En particulier, n'utilisez pas de caractères d'espacement pour aligner verticalement des images, tableaux ou autres éléments, ou des sauts de ligne consécutifs pour aérer le document. Dans la suite de cet ouvrage, vous découvrirez des techniques bien plus efficaces, précises et rapides à mettre en œuvre.

Insérer des caractères spéciaux

La langue française comporte plusieurs caractères accentués qui ne sont pas tous accessibles directement au clavier. Ainsi, les touches ê, â, ou encore ï n'y figurent pas.
Saviez-vous que, dans les codes typographiques français, on doit en théorie accentuer toutes les capitales ? Ainsi, le mot « Epinal » doit être écrit « Épinal ». Malheureusement, la lettre É n'est pas disponible sur le clavier. Alors, comment faire pour se conformer aux règles de la langue française ?
Plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez essentiellement utiliser :

• l'insertion de caractères spéciaux de Word ;

• une combinaison de touches ;

• un code ASCII ;

• un remplacement automatique.

N'ayez crainte, ces quatre points vont être expliqués en détail dans les lignes qui suivent. Poursuivez la lecture et découvrez la technique qui vous convient le mieux.

Les caractères spéciaux de Word

C'est certainement la façon la plus simple à mettre en œuvre, du moins tant qu'elle n'est pas utilisée trop souvent. Vous verrez en effet qu'elle demande de nombreux clics de souris.

1. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Symbole dans le groupe Symboles (voir figure suivante).

3. Si le caractère accentué apparaît dans la liste, cliquez dessus. Dans le cas contraire, cliquez sur Autres symboles. La boîte de dialogue représentée à la figure suivante s'affiche.

4. Il ne vous reste plus qu'à choisir dans la liste le caractère à insérer. Cliquez alors sur Insérer puis sur Fermer. Notez que le bouton Annuler est renommé Fermer dès que l'on a cliqué sur le bouton Insérer.

Un petit test avant de passer à la section suivante. Utilisez la technique qui vient d'être exposée pour insérer les caractères de la figure suivante dans un document.

Le téléphone est issu de la police Wingdings et le caractère ® de la police Arial.

Les combinaisons de touches

La méthode exposée dans la section précédente est certes facile à mettre en œuvre mais, il faut bien l'avouer, assez « lourde ». Si l'utilisation de combinaisons de touches du clavier ne vous fait pas peur, cette deuxième technique est faite pour vous.
Pour insérer une lettre minuscule avec un accent circonflexe, appuyez sur la touche ^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un « ê », appuyez sur ^ puis sur e. La localisation de ces touches est indiquée à la figure suivante.

Pour afficher une lettre minuscule avec un tréma, appuyez sur Maj+^ puis sur la lettre concernée. Par exemple, pour écrire un ï, appuyez sur Maj+^ puis sur i, comme illustré à la figure suivante.

Comme je vous le disais, même les majuscules doivent être accentuées. Et devinez quoi ? C'est également possible avec des combinaisons de touches !

Pour insérer un É, appuyez sur Ctrl+' puis sur Maj+E.

Appuyer sur Ctr+' signifie :

1. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée ;

2. Enfoncer puis relâcher la touche ' ;

3. Relâcher la touche Ctrl.

De la même manière, appuyer sur Maj+E signifie :

1. Appuyer sur la touche Maj et la maintenir enfoncée ;

2. Enfoncer puis relâcher la touche E ;

3. Relâcher la touche Maj.

Cette combinaison de touches est illustrée à la figure suivante.

Si vous avez encore du mal a utiliser ces combinaisons, je vous ai concocté une petite vidéo qui devrait lever tout voile sur le sujet.
http://www.youtube.com/v/zRjjcz2a4Tk

Je suis sûr que vous savez maintenant saisir tous les caractères accentués de la langue française en utilisant des combinaisons de touches. Mais que diriez-vous d'un tableau récapitulatif ?

C'est à vous maintenant. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des combinaisons de touches.

Les codes ASCII

Tous les caractères contenus dans une police sont accessibles en maintenant la touche Alt enfoncée et en tapant des chiffres sur le pavé numérique. Ces chiffres constituent le code ASCII du caractère (voir le tableau ci-dessous).

Si vous n'arrivez à rien avec cette solution, vérifiez :

1. Que la touche Verr Num est active. Cela est facile à vérifier : lorsque vous appuyez sur les touches du pavé numérique, les chiffres correspondants doivent s'afficher dans le document.

2. Que vous maintenez la touche Alt enfoncée pendant que vous appuyez successivement sur les quatre chiffres correspondant au caractère.

Un petit exercice pour vous entraîner. Écrivez le texte représenté figure suivante dans un document Word en utilisant des codes ASCII.

Créer un document à partir d'une feuille blanche

Le curseur clignotant n'attend qu'une chose (voir figure suivante) : que vous tapiez quelques caractères au clavier !

Si l'angoisse de la feuille blanche vous empêche de vous lancer, Microsoft a pensé à vous en proposant des modèles de documents prêts à l'emploi.

Créer un document à partir d'un modèle local

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban (en d'autres termes, cliquez sur Fichier, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre), cliquez sur Nouveau puis sur Exemples de modèles, comme illustré à la figure suivante.

Plusieurs modèles vous sont proposés. Choisissez l'un d'entre eux en vous aidant de la zone d'aperçu (voir figure suivante).

Vérifiez que la case Document, dans la partie inférieure droite de la fenêtre, est cochée puis cliquez sur le bouton Créer pour générer le nouveau document. Vous vous retrouvez alors face à un document prédéfini et déjà mis en page, comme illustré à la figure suivante. Il ne vous reste plus qu'à modifier le texte générique qui le compose pour obtenir en quelques minutes un document digne d'un professionnel !

Créer un document à partir d'un modèle Office.com

Les modèles proposés par défaut dans Word couvrent un large éventail de situations, mais vous désirerez peut-être accéder à un plus grand nombre de modèles. Dans ce cas, et à condition que votre ordinateur soit relié à Internet, vous pouvez faire appel au site Office.com.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Nouveau puis choisissez une des catégories sous Modèles Office.com (voir figure suivante).

Cliquez par exemple sur la catégorie Calendriers, sur Calendriers 2010, puis choisissez un des modèles de calendriers proposés. Ainsi, dans la copie d'écran de la figure suivante, nous avons choisi Calendrier photo 2010 familial.

Cliquez sur Télécharger, dans la partie inférieure droite de la fenêtre et patientez jusqu'à ce que le modèle apparaisse à l'écran (voir figure suivante). Maintenant, il ne vous reste plus qu'à personnaliser le calendrier en y insérant des photos et messages personnels.

Nous n'en sommes qu'au début de cet ouvrage et je suis presque sûr que vous ne soupçonniez pas l'existence de toutes ces possibilités. Poursuivez votre apprentissage : Word est un vrai bonheur pour qui sait s'en servir !

Enregistrer un document

Lorsque vous travaillez dans Word, tout ce que vous faites se trouve dans la mémoire de l'ordinateur. Malheureusement, cette dernière n'est pas permanente. Si vous éteignez l'ordinateur, tout votre travail sera perdu. Il est donc nécessaire d'enregistrer régulièrement vos documents sur une mémoire non volatile : le disque dur.
Pour enregistrer le document en cours d'édition sur le disque dur, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer. Si le document n'a encore jamais été enregistré, une boîte de dialogue intitulée Enregistrer sous est affichée, comme illustré à la figure suivante.

Le dossier d'enregistrement proposé par défaut est le dossier Documents mais rien ne vous empêche d'en choisir un autre. Le nom du fichier proposé par défaut correspond aux premiers mots du document. Là encore, rien ne vous empêche de choisir un autre nom en modifiant le contenu du champ Nom de fichier. Enfin, le type du document par défaut est Document Word (*.docx). Ce type de fichiers est apparu avec la suite Office 2007. Il est intéressant à plus d'un titre :

• Le document est compressé. Il occupe donc moins d'espace sur le disque, en particulier s'il contient des images, Clip arts (ce sont des dessins et symboles destinés à illustrer des documents) et autres éléments graphiques.

• Si le document venait à être détérioré, il serait toujours possible d'en récupérer certaines parties, par exemple le texte, les tableaux ou encore les images. Ces éléments sont en effet automatiquement séparés lorsque le fichier est stocké sur le disque.

• Si le document contient une ou plusieurs macros (ce sont de petits programmes qui facilitent les opérations de mise en forme, en particulier dans les documents de grande taille), l'extension du fichier (c'est-à-dire, la partie qui se trouve après le « . » dans le nom de fichier Mon_Document.xxx) devient docm et non docx. Il est donc facile de savoir si un document contient des macros en consultant son extension.

Rendre un document compatible avec les anciennes versions de Word

Il vous arrive peut-être de partager certains documents avec des personnes qui ne disposent pas de l'application Word 2010 ou 2007 ? Si ces personnes se contentent de visualiser vos documents, il leur suffit de télécharger la visionneuse Word.
Télécharger la visionneuse

Par contre, si elles doivent modifier vos documents, prenez le soin de les enregistrer dans un format plus largement compatible. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez Document Word 97-2003, comme illustré à la figure suivante. Ainsi vos documents pourront être ouverts dans Word 97, 2000 ou 2003.

Rendre un document compatible avec un autre traitement de texte

Word 2010 est compatible avec la plupart des traitements de textes actuels. Pour qu'un document Word 2010 soit lisible dans un autre traitement de texte, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, déroulez la liste Type et choisissez le format désiré (voir figure suivante). Pour information, la plupart des traitement de textes sont compatibles avec les formats .rtf et .doc.

Diffuser un document en interdisant toute modification

Vous voulez diffuser un document auprès de vos collègues ou sur Internet en interdisant toute modification ? Il existe un format de fichier tout à fait adapté à cette situation : le format PDF.
Pour enregistrer le document en cours d'édition au format PDF, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez PDF dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format PDF. Vos lecteurs pourront le visualiser, au besoin en installant l'application Adobe Reader, librement téléchargeable sur le site d'Adobe.

Télécharger Adobe Reader

Le format PDF n'est pas le seul accessible en « lecture seule ». Microsoft a également mis au point un format de fichiers du même ordre : le format XPS.
Word 2010 est entièrement compatible avec ce format. Pour sauvegarder le document en cours d'édition dans un fichier XPS, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban, cliquez sur Enregistrer sous, choisissez Document XPS dans la liste Type et cliquez sur Enregistrer. Le document est immédiatement enregistré au format XPS. Pour que vos lecteurs puissent le visualiser, Microsoft .NET Framework 3.0 doit être installé sur leur ordinateur. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent se rendre sur la page appropriée du centre de téléchargement de Microsoft pour combler cette lacune.

Télécharger le Framework

Modifier le format d’enregistrement par défaut

Par défaut, Word 2010 ou 2007 enregistre vos documents au format .docx s'ils ne contiennent pas de macros, ou au format .docm dans le cas contraire. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Cette possibilité est à envisager si vous travaillez essentiellement avec des personnes qui utilisent un traitement de texte non compatible avec les formats .docx/.docm.

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Une boîte de dialogue intitulée Options Word s'ouvre. Cliquez sur Enregistrement dans le volet gauche puis déroulez la liste Enregistrer les fichiers au format suivant : choisissez-y le format qui vous convient (voir figure suivante).

Enregistrer automatiquement les documents en cours d'édition

Imaginez que vous travailliez sur un document depuis des heures sans avoir pris la précaution de l'enregistrer sur votre disque dur. Ne riez pas, ce cas est bien plus fréquent qu'on pourrait le penser ! Tout à coup, une panne de courant ou une micro-coupure provoque l'arrêt ou le plantage de l'ordinateur. La perte de données engendrée peut être une vraie catastrophe… à moins que vous n'ayez paramétré Word pour enregistrer automatiquement vos documents ouverts à intervalles réguliers. Plus tôt vous mettrez en place cette fonctionnalité, plus vite vos documents seront en sécurité.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Enregistrement. Cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et définissez la période de l'enregistrement, comme illustré à la figure suivante. Dans le pire des cas, seules les données saisies pendant cette période seront perdues.

Ouvrir un document existant

Les documents créés dans Word doivent être enregistrés sur le disque dur de l'ordinateur pour rester accessibles lorsque vous en avez besoin. Cette section passe en revue les différentes méthodes qui vous permettront de les rouvrir.

Ouverture avec le menu Démarrer

Le menu Démarrer est un emplacement idéal pour accéder rapidement à vos derniers documents Word. Cliquez sur Démarrer : si l'icône de Word est affichée dans la partie gauche du menu, pointez-la pour accéder aux derniers documents ouverts, comme illustré à la figure suivante.

Cette technique est très efficace si vous ouvrez moins d'une quinzaine de documents par jour. Dans le cas contraire, le document recherché ne figure pas forcément dans la liste par manque de place. Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez « épingler » un document particulièrement important à vos yeux à la liste des documents récents. Ainsi, il apparaîtra toujours dans les premières positions de la liste. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer et pointez l'entrée Microsoft Word afin d'afficher les documents récents. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et, dans le menu contextuel, sélectionnez Épingler à cette liste (voir figure suivante).

Comme le montre la figure suivante, les documents épinglés apparaissent au-dessus des documents récents, sous le libellé Épinglé.

Si l'icône de Word n'apparaît pas dans la partie gauche du menu, cela signifie que Word ne fait pas partie des applications utilisées le plus fréquemment sur votre ordinateur. Qu'à cela ne tienne ! Tapez .docx dans la zone de texte Rechercher. Les derniers fichiers Word ouverts depuis le dossier Documents apparaissent sous l'intitulé Documents. S'ils ont été stockés dans un autre dossier, ils apparaissent sous l'intitulé Fichiers, comme illustré à la figure suivante.

Ouverture avec le Ruban

Pour ouvrir un document Word, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Ouvrir. Une boîte de dialogue intitulée Ouvrir s'ouvre. Par défaut, elle donne accès au dossier Documents mais rien ne vous empêche de vous déplacer dans un autre dossier. Lorsque le document à ouvrir est visible dans la boîte de dialogue Ouvrir, faites un double-clic sur son icône pour l'ouvrir dans Word.

Validez en cliquant sur OK. Par défaut, tous les enregistrements (commande Enregistrer sous de l'onglet Fichier) et ouvertures (commande Ouvrir de l'onglet Fichier) de fichiers interviendront dans ce dossier.

Pour rouvrir un document qui a été créé ou modifié récemment, vous pouvez aussi utiliser le Ruban. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban puis cliquez sur Récent dans la partie gauche de la fenêtre. Comme illustré à la figure suivante, les documents récents apparaissent dans un ordre chronologique inverse, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui que vous voulez ouvrir.

Ouverture avec la Barre des tâches

Si vous utilisez Windows 7, vous pouvez épingler l'icône de Word dans la Barre des tâches pour faciliter son lancement. Cliquez sur Démarrer, cliquez du bouton droit sur l'icône de Word et cliquez sur Épingler à la barre des tâches dans le menu (voir figure suivante).

Comme le montre la figure suivante, l'icône de Word est maintenant accessible directement depuis la Barre des tâches.

En cliquant du bouton droit sur cette icône, vous avez immédiatement accès aux documents ouverts récemment. Si nécessaire, vous pouvez aussi épingler un document sur l'icône de Word, elle-même épinglée dans la Barre des tâches. Pour cela, ouvrez l'Explorateur Windows et déplacez le document concerné sur l'icône de Word dans la Barre des tâches, comme illustré à la figure suivante.

Maintenant, il suffit de cliquer du bouton droit sur l'icône de Word pour retrouver le document qui y a été épinglé (voir figure suivante).

Ouverture depuis un e-mail

Si vous recevez un document Word dans un e-mail, vérifiez que vous connaissez la personne qui vous l'a envoyé. Le document pourrait en effet contenir un virus qui menacerait l'intégrité de votre ordinateur. Lorsque vous faites un double-clic sur la pièce jointe pour ouvrir le document dans Word, une bande jaune apparaît dans la partie supérieure de la fenêtre : elle vous indique que le fichier peut présenter un risque pour votre ordinateur (voir figure suivante).

Dans ce mode d'affichage, il est impossible de modifier le document et les macros sont désactivées. Si vous êtes sûrs de la provenance et de l'intégrité du fichier, cliquez sur Activer la modification. Le bandeau jaune disparaît et vous pouvez alors modifier le document.

Imprimer un document

Les documents élaborés dans Word sont souvent faits pour être imprimés. Bien que nous n'ayons pas encore traité la partie mise en forme du document, je vais vous montrer comment imprimer un document afin de voir le comportement de Word sur ce point précis.

Si vous étiez habitués à une version précédente de Word, vous avez peut-être cherché (en vain !) la commande d'aperçu avant impression, qui donne un avant-goût très fidèle de ce que sera la version imprimée du document. Eh bien, dans Word 2007 et Word 2010, les commandes d'impression et d'aperçu avant impression ont fusionné. Pour accéder à l'une comme à l'autre, sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban et cliquez sur Imprimer. La fenêtre de l'application se présente alors comme à la figure suivante. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de l'impression et la partie droite à un aperçu avant impression encore plus fidèle que dans les versions précédentes de Word.

1. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur ou sont accessibles via le réseau domestique ou de votre société, choisissez celle que vous voulez utiliser dans la liste.

2. Indiquez le nombre de copies à réaliser.

3. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression.

Bien qu'ils soient plus rarement utilisés que les précédents, vous disposez aussi des réglages affichés sous le libellé Paramètres. Comme le montre la figure suivante, vous pouvez choisir :

• les pages à imprimer, en utilisant la liste déroulante Pages : toutes, la page active ou des éléments spécifiques du document (les propriétés, les marques de révision ou les styles par exemple) ;

• les pages à imprimer en utilisant le champ Pages : tapez par exemple 1; 3; 5-12 pour imprimer les pages 1, 3 et 5 à 12 ;

• le mode d'impression : recto ou recto-verso, manuel ou automatique si l'imprimante le permet ;

• le mode d'assemblage des feuilles, si vous imprimez plusieurs exemplaires du même document.

La partie inférieure gauche de la fenêtre contient des paramètres qui sont généralement définis lors de la mise en page du document, en particulier l'orientation, le format et les marges du document. Nous reviendrons en détail sur ces éléments au chapitre 7.

En résumé

• Les caractères spéciaux sont accessibles en cliquant sur l'icône Symbole, située sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles.

• Les combinaisons de touches sont très pratiques pour insérer dans un document les caractères accentués (minuscules ou majuscules) de la langue française.

• Les documents Word 2010 et Word 2007 sont par défaut enregistrés au format .docx. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre format afin que le document soit lisible dans un autre traitement de texte.

• Il est prudent de demander l'enregistrement automatique de vos documents pour éviter toute perte de données.

Se déplacer dans un document

Selon vos préférences, mais aussi en fonction du type de déplacement à effectuer, vous utiliserez le clavier, la souris, le cliquer-taper, la fonction Atteindre ou la fonction Sélectionner l'objet parcouru de Word. Avant tout, commencez par télécharger le fichier d'exemple et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Avec le clavier

La partie droite du clavier comporte plusieurs touches de déplacement qu'il est important de connaître pour bien utiliser Word. Les touches fléchées, en rouge sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une ligne vers le haut, d'une ligne vers le bas, d'un caractère vers la gauche et d'un caractère vers la droite.

Les touches Page Préc (aussi appelée PgUp ou Page Up) et Page Suiv (aussi appelée PgDn ou Page Down), en mauve sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion d'une page vers le haut et d'une page vers le bas.
Enfin, les touches Origine et Fin (aussi appelées, respectivement, Home et End), en orange sur la figure suivante, déplacent le point d'insertion au début et à la fin de la ligne courante.

Comme vous le constatez sur la figure, ces touches sont dupliquées. Elles peuvent être utilisées indifféremment depuis le pavé qui leur est dédié, ou bien depuis le pavé numérique à condition que la touche Verr Num (parfois aussi appelée Num Lock) ne soit pas active.

Les touches de déplacement du clavier sont très utiles. Cependant, je vous conseille de compléter leur connaissance par quelques raccourcis clavier qui vous feront gagner beaucoup de temps.

Avec la souris

Les déplacements à la souris sont élémentaires : il suffit de cliquer à l'endroit que vous désirez atteindre, au besoin en utilisant la barre de défilement vertical pour déplacer la zone de visualisation dans le document et, ainsi, afficher la zone à atteindre (voir figure suivante).

Avec la fonctionnalité Cliquer-taper

La fonctionnalité « cliquer-taper » est une petite merveille ! Grâce à elle, il vous suffit de faire un double-clic à un endroit inoccupé du document pour y positionner le point d'insertion. Comme illustré à la figure suivante, les sauts de lignes et tabulations nécessaires sont générés automatiquement. Cette possibilité est en particulier très pratique pour saisir des lettres.

Avec la fonction Atteindre

Pour atteindre rapidement une page, une ligne, un tableau, un graphisme, une équation, etc., rien de tel que la fonction Atteindre. Pour y accéder, appuyez simplement sur la touche de fonction F5. Comme illustré à la figure suivante, cette action affiche la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, avec l'onglet Atteindre sélectionné.

Choisissez un élément dans la liste Atteindre, entrez une valeur dans le champ Numéro correspondant et cliquez sur Suivant.

Voici quelques exemples. Pour atteindre :

• la page 2, sélectionnez Page, tapez 2 et cliquez sur Suivant ;

• la deuxième image, sélectionnez Graphisme, tapez 2 et cliquez sur Suivant.

Avec l’icône Sélectionner l’objet parcouru

L'icône Sélectionner l'objet parcouru (voir figure suivante) est une variante intéressante de la fonction Atteindre. Cette icône se trouve dans la partie inférieure droite de la fenêtre de Word.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Sélectionner l'objet parcouru, plusieurs choix vous sont proposés, comme illustré à la figure suivante.

Supposons que vous vouliez naviguer de titre en titre dans le document. Cliquez sur l'icône Titre. Le pointeur se positionne sur le prochain titre, c'est-à-dire sur le prochain paragraphe dont le style est Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4, Titre 5 ou Titre 6.
Parfait. Mais maintenant, comment atteindre le prochain niveau de titre ? Vous avez une idée ? Regardez d'un peu plus près les éléments autour de l'icône Sélectionner l'objet parcouru. Vous verrez deux petites icônes en forme de doubles chevrons. Pointez l'icône inférieure : l'info bulle indique Titre suivant. Il suffit donc de cliquer dessus pour atteindre le titre suivant (voir figure suivante).

Vous l'aurez compris, l'icône supérieure permet quant à elle d'atteindre le titre précédent.
Bien évidemment, la fonction de ces icônes change en fonction de l'élément sélectionné suite au clic sur Sélectionner l'objet parcouru.

Eh bien, du moins faut-il savoir qu'elles existent. Chacune excelle dans son domaine d'action. À chacun de trouver les techniques qui lui seront le plus utiles.

Sélections dans le document

Qu'il s'agisse de caractères, de blocs de texte, d'images, de tableaux ou d'autres objets, pour mettre en forme un élément, il doit en général être préalablement sélectionné. Il est donc très important de savoir sélectionner des éléments dans un document. Mais pas de panique, nous allons le faire ensemble ! Téléchargez le fichier « selections.docx » et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Sélectionner du texte avec la souris

Pour sélectionner du texte, la souris est le périphérique auquel on pense tout de suite, même s'il n'est pas toujours le plus efficace ni le plus précis.

Voici quelques exemples de sélection :

• Un mot : double-clic sur le mot.

• Une ligne : clic en face de la ligne, dans la marge gauche du document.

• Un paragraphe : double-clic en face du paragraphe, dans la marge gauche du document.

• Tout le document : triple-clic dans la marge gauche du document.

La marge gauche du document se trouve à gauche du texte, comme illustré à la figure suivante.

Pour sélectionner un bloc de texte d'un autre type, cliquez au début de la sélection, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la fin du bloc à sélectionner (voir figure suivante).

Sélectionner du texte avec le clavier

Le clavier est un autre périphérique de choix pour sélectionner du texte. Il se révélera terriblement efficace si vous prenez le temps d'apprendre quelques raccourcis clavier, que vous trouverez dans le tableau ci-après.

Ces techniques semblent équivalentes et faire double emploi. Pourtant, il n'en est rien : selon la position du pointeur de la souris et celle du point d'insertion, la sélection peut se révéler plus confortable à la souris ou au contraire, au clavier. Ici encore, c'est à chacun de trouver chaussure à son pied et de privilégier une technique ou une autre. Imaginons que vous ayez un document de 30 pages. Pour en sélectionner l'intégralité avec la souris, vous allez mettre plusieurs secondes. Avec votre clavier, une fraction de seconde va suffire !

Sélectionner une bande de texte verticale

Il arrive parfois que l'on doive sélectionner une bande de texte verticale sans y inclure les données avoisinantes. Que vous utilisiez la souris ou le clavier, les techniques exposées dans les sections précédentes ne fonctionnent pas. Par exemple, dans la figure suivante, les données sont réparties sur deux colonnes séparées par des tabulations. Comment sélectionner uniquement les villes comprises entre Nice et Le Havre ? Si l'on essaye les techniques de sélection traditionnelles, les données numériques sont incluses dans la sélection, comme illustré à la figure suivante.

Il faut donc envisager une autre approche.
Cliquez à gauche de Nice, maintenez la touche Alt enfoncée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris à droite de Le Havre. Relâchez le bouton gauche de la souris et la touche Alt. Comme le montre la figure suivante, seules les données texte comprises entre Nice et Le Havre sont sélectionnées.

Sélectionner un objet graphique

Pour sélectionner une image ou un autre objet graphique (par exemple une forme, un objet SmartArt, un graphique, un objet WordArt, etc.), il suffit de cliquer dessus. Les taquets de redimensionnement, affichés autour de l'objet, indiquent qu'il est sélectionné (voir figure suivante).

Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, invisibles dans le tableau mais reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris. Ces zones de sélection sont illustrées à la figure suivante.

Comme illustré à la figure suivante, lorsque le pointeur est placé dans une zone de sélection, il prend une autre forme. Cliquez pour sélectionner la cellule, la ligne ou la colonne ainsi désignée.

Recherches et remplacements

Les fonctions de recherche et de remplacement de Word sont très puissantes.
Que les éléments à remplacer n'apparaissent qu'en nombre limité ou plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de fois, Word sera à même d'accomplir dans les plus brefs délais les recherches/remplacements que vous lui confierez…
Pour vous entraîner tout au long de cette section, téléchargez un extrait de Candide (Voltaire) puis ouvrez-le dans Word.

Télécharger le fichier

Le volet de navigation

Le volet de navigation (voir figure suivante) est une nouveauté d'Office 2010. Son but : faciliter la recherche de texte dans les documents en proposant une approche alternative à celle qui avait cours jusqu'à la version 2007 de Word. Pour accéder à ce volet, basculez sur l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Volet de navigation dans le groupe Afficher.

Entrez le texte recherché dans le champ contenant, par défaut, le texte Rechercher un document. Si une ou plusieurs correspondances sont trouvées, elles apparaissent dans le volet de navigation et le texte est surligné en jaune dans le document, comme illustré à la figure suivante.

Entraînez-vous à vous déplacer vers tous les mots baron du document téléchargé en début de section.

Vous pouvez vous déplacer d'une correspondance à l'autre en utilisant les flèches du volet de navigation ou directement, en cliquant sur les extraits de texte qui y sont affichés.
Je ne sais pas si vous avez remarqué que le volet de navigation contient trois onglets : ceux-ci permettent d'afficher les niveaux de titres ou encore les pages concernés par les correspondances trouvées, comme illustré à la figure suivante.

Déplacez-vous sur les différents mots baron en utilisant les trois onglets du Volet de navigation.

Recherche avancée

Si vous avez connu les anciennes versions de Word, vous vous demandez peut-être où sont passées les fonctionnalités de recherche avancée. Comme le montre la figure suivante, ces dernières sont maintenant accessibles à travers le menu du champ Rechercher un document du volet de navigation.

Sélectionnez Options et vous pourrez indiquer si la recherche doit tenir compte de la casse (c'est-à-dire des majuscules et des minuscules) des caractères, ne concerne que les mots entiers, ou si les marques de ponctuation doivent être ignorées (voir figure suivante).

J'imagine la perplexité de certains d'entre vous devant ce que peuvent bien être les caractères génériques.
Je répondrai à cette question en utilisant un exemple. Imaginez que vous recherchiez les mots rame, rase et rave. Vous pouvez faire une recherche sur le premier mot, puis sur le deuxième, puis sur le troisième, mais il y a mieux à faire : en utilisant un caractère générique, une seule recherche suffit. Tapez ra?e dans le champ Rechercher un document. Les trois mots sont maintenant recherchés dans le document, ainsi que toutes les autres variantes à quatre lettres dont les deux premières sont « r » et « a » et la dernière est « e ». Faites vos essais dans le texte téléchargé en début de section.

Un deuxième caractère générique se révèle digne d'intérêt : l'astérisque. Il remplace un nombre quelconque de caractères (zéro, un ou plusieurs). Ainsi, si vous faites une recherche sur le terme ra*, les mots rame, rase et rave seront sélectionnés, mais aussi les mots ralentir, ravin, Rastapopoulos et tous les autres qui commencent par les lettres « r » et « a ».
Le menu du champ Rechercher un document donne également accès à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer (voir figure suivante) n'offre réellement d'intérêt que si vous cliquez sur Plus. Cette action agrandit la boîte de dialogue et donne accès à de nouveaux contrôles. Vous devriez en particulier accorder toute votre attention au bouton Format, dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue. Comme illustré dans la figure suivante, ce bouton vous permet de rechercher des textes en fonction de leur police, de leur format de paragraphe, de leur style, etc.

Imaginez par exemple que vous recherchez le mot dans de style Titre 2. Tapez dans dans le champ Rechercher, cliquez sur Format puis sur Style, choisissez le style Titre 2 et cliquez enfin sur Suivant : vous atteignez la prochaine occurrence du mot dans de style Titre 2.
Je suis bien conscient que j'aborde des sujets un peu trop avancés à ce stade du livre. C'est pourquoi nous n'irons pas plus loin… pour l'instant !
Cependant, rien ne vous empêche de vous entraîner sur cet exemple précis en utilisant le document téléchargé au début de cette section.

Recherche au clavier

Les amateurs de raccourcis clavier (et d'efficacité !) apprécieront, j'en suis sûr, ces quelques techniques impliquant le clavier.
Pour accéder au volet Navigation, appuyez sur Ctrl + F. Le champ Rechercher un document est en surbrillance. Il ne vous reste plus qu'à entrer le terme recherché. On accède automatiquement à la première occurrence de ce terme. Appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le raccourci Maj + F4 pour atteindre la prochaine occurrence.

Remplacements

Pour remplacer un texte par un autre, vous utiliserez le volet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Pour y accéder, cliquez sur l'icône Remplacer, dans le groupe Modification de l'onglet Accueil du Ruban, ou appuyez sur Ctrl + H.
Entrez le mot recherché dans le champ Rechercher et le mot de remplacement dans le champ Remplacer par puis cliquez sur :

• Remplacer pour vous positionner sur la première occurrence du texte recherché. Cliquez à nouveau sur Remplacer pour lui substituer le texte de remplacement et vous positionner sur la prochaine occurrence du mot recherché.

• Remplacer tout pour substituer le texte de remplacement à toutes les occurrences du texte recherché.

• Suivant pour atteindre la prochaine occurrence du texte recherché.

• Annuler pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Dans la figure suivante par exemple, le mot rehercher sera remplacé par le mot rechercher :

Si nécessaire, cliquez sur Plus pour agrandir la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous pouvez maintenant accéder :

• aux options de recherche avancée, telles que Respecter la casse, Mot entier, etc.

• aux options de format, telles que Police, Paragraphe, Tabulations, etc.

Par exemple, pour rechercher le mot baron en police Times New Roman et le remplacer par Baron en police Arial, procédez comme suit :

1. Tapez baron dans le champ Rechercher, cliquez successivement sur Plus > Format > Police et choisissez la police Times New Roman.

2. Tapez Baron dans le champ Remplacer par, cliquez successivement sur Format > Police et choisissez la police Arial.

3. Cochez la case Respecter la casse.

Si vous avez suivi ces trois étapes, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer devrait ressembler à la figure suivante.

Entraînez-vous à effectuer ce remplacement sur le document téléchargé en début de section.

En résumé

• Pour vous déplacer dans un document, vous pouvez utiliser les touches du pavé numérique, des raccourcis clavier, la souris, la fonctionnalité cliquer-taper, la fonction Atteindre ou l'icône Sélectionner l'objet parcouru.

• La sélection d'une bande de texte verticale se fait en combinant les actions de la touche Alt du clavier et de la souris.

• Pour sélectionner un objet graphique, il suffit de cliquer dessus.

• Les sélections dans un tableau sont un peu particulières. Elles reposent sur l'utilisation de zones de sélection, reconnaissables à l'aspect du pointeur de la souris.

• Les recherches simples se font dans le volet Navigation. Si elles sont plus complexes, vous utiliserez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

• Enfin, les recherches avec remplacement se font dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, sous l'onglet Remplacer.

Les niveaux hiérarchiques d'un document

Tous les éléments insérés dans un document ne se trouvent pas au même niveau hiérarchique. Eh oui, ici aussi il y a des chefs. Il faudra vous y faire !
Les documents sont organisés suivant quatre niveaux hiérarchiques : caractère, paragraphe, page et section. Quel est, d'après vous, le niveau hiérarchique le plus élevé, c'est-à-dire celui qui impose ses paramètres à tous autres niveaux ?

Le niveau section, bien entendu !
Pour tous ceux qui n'ont jamais entendu parler des sections, ni des autres niveaux hiérarchiques de Word d'ailleurs, voici quelques informations pour vous aider à y voir plus clair. Le niveau :

• Caractère concerne tous les caractères, mots et lignes de texte du document. Il est utilisé pour définir la police, la taille, la couleur et d'autres attributs de texte.

• Paragraphe s'applique à tous les paragraphes du document, c'est-à-dire aux blocs de texte qui se terminent par un retour à la ligne volontaire. Il permet de définir l'espacement entre les paragraphes et entre les lignes, le style, le retrait, la trame d'arrière-plan, la bordure et d'autres paramètres complémentaires.

• Page concerne les pages du document. Il sert à définir les marges, l'orientation, les colonnes, les bordures, les thèmes, les en-têtes et pieds de pages, ainsi que d'autres paramètres qui agissent sur les pages du document.

• Section permet de diviser le document en plusieurs parties, chacune pouvant posséder une mise en page qui lui est propre.

Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser aux deux premiers niveaux.

Mise en forme du texte

La mise en forme du texte se fait généralement dans le Ruban. Cependant, dans un souci d'efficacité, vous pouvez également choisir de mémoriser quelques raccourcis clavier. Cette alternative est d'autant plus appréciable si les documents mis en forme sont longs ou complexes. À vous de trouver un juste milieu entre le Ruban et le clavier…

Mise en forme du texte avec le Ruban

Sous l'onglet Accueil du Ruban, le groupe Police donne accès aux principaux outils de mise en forme au niveau texte (voir figure suivante).

Ce groupe contient différentes icônes réparties sur deux lignes.

• En haut, de gauche à droite : Police, Taille de police, Agrandir la police, Réduire la police, Modifier la casse et Effacer la mise en forme.

• En bas, de gauche à droite : Gras, Italique, Souligné, Barré, Indice, Exposant, Effets de texte, Couleur de surbrillance du texte et Couleur de police.

La plupart des icônes ont une fonction sans équivoque. Précisons tout de même que :

• L'icône Supprimer la mise en forme supprime la plupart des attributs de texte tels que police, taille de caractères, gras, italique, souligné et couleur de police. Notez cependant que la couleur de surbrillance est conservée (voir figure suivante).

• L'icône Effets de texte applique un effet typographique à la sélection (voir figure suivante) :

La figure suivante représente un même texte avant puis après l'application d'un effet typographique (ici, c'est l'effet situé ligne 3 et colonne 2 qui a été choisi).

La partie inférieure du menu Effets de texte permet de choisir précisément la couleur, l'ombrage, la réflexion et la lumière appliqués par l'effet. Je vous suggère de passer un peu de temps avec ces options pour avoir une idée plus précise des possibilités qu'elles vous offrent. Pour prévisualiser l'effet d'une option, il suffit de la pointer avec la souris. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions la couleur de l'effet en utilisant une des couleurs proposées sous l'entrée Plan.

À titre d'exemple, supposons que vous vouliez créer l'effet représenté à la figure suivante. Comment vous y prendriez-vous ?

1. Écrivez « Un effet typographique » (peu importe la casse des caractères).

2. Sélectionnez ce texte et appliquez-lui le dernier effet (colonne 5, ligne 4) du menu Effets de texte.

3. Cliquez sur Effets de texte, pointez Plan et cliquez sur la couleur rouge.

4. Cliquez sur Effets de texte, pointez Réflexion et cliquez enfin sur Pleine réflexion, décalage 8 points.

5. Pour finir, cliquez sur Effets de texte, pointez Lumière et choisissez Orange accentuation 6, 11 points.

Si vous vous sentez l'âme créative, Word va permettre au graphiste qui dort en vous de s'exprimer en définissant vos propres effets « à la main ». Entrez quelques mots, sélectionnez-les, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Couleur de police, pointez l'entrée Dégradé et cliquez sur Plus de dégradés. Cette commande donne accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte (voir figure suivante), dans laquelle vous pourrez définir précisément tous les effets souhaités :

• Remplissage du texte : couleur ou dégradé de remplissage du texte ;

• Contour du texte : trait plein, dégradé ou aucun contour ;

• Style de mode plan : style de ce texte lors de l'affichage en mode Plan ;

• Ombre : ombrage du texte, prédéfini ou paramétré manuellement ;

• Réflexion : réflexion du texte, prédéfinie ou paramétrée manuellement ;

• Éclat des contours adoucis : paramétrage des contours ;

• Format 3D : définition d'un biseau, d'une profondeur et d'un effet de surface sur le texte.

La figure suivante donne un exemple de ce que vous pourrez réaliser avec cette boîte de dialogue. Ici, la police utilisée est Ravie, en corps 72.

Dans la partie inférieure droite du groupe Police, une petite icône donne accès à la boîte de dialogue Police (voir figure suivante).

Cette boîte de dialogue reprend les réglages du groupe Police et les complète en proposant :

• plusieurs types et couleurs de soulignement ;

• les attributs barré double, petites majuscules, majuscules et masqué ;

• une zone d'aperçu ;

• un accès à la boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte.

La boîte de dialogue Effets de mise en forme d'un texte, quant à elle, permet d'accéder précisément aux paramètres de mise en forme typographiques (voir figure suivante).

Mise en forme du texte avec le clavier

Si l'utilisation de raccourcis clavier ne vous rebute pas, je vous conseille de mémoriser quelques-uns des raccourcis présentés dans le tableau suivant. Vous vous rendrez vite compte à quel point ils sont rapides et puissants.

Règles et tabulations

Bien qu'elles souvent mal utilisées ou parfois même ignorées, les règles et les tabulations représentent des outils de choix pour peaufiner la mise en page d'un document.

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À quoi servent les règles ?

Les règles sont affichées dans les parties gauche et supérieure du document en mode d'affichage Page. Elles permettent de visualiser les éléments qui composent le document, tels qu'ils seront imprimés (voir figure suivante).

L'importance de cette fonctionnalité devient vite évidente lorsque l'on doit positionner horizontalement ou verticalement certains éléments sur une page.
Imaginez par exemple que vous cherchiez à rédiger une lettre comportant l'adresse de votre contact et destinée à être expédiée dans une enveloppe à fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Imaginez encore que vous deviez réaliser un document publicitaire à trois volets, aussi appelé « triptyque ». Les éléments doivent être parfaitement positionnés dans les trois zones rectangulaires sous peine de se trouver en plein milieu d'une pliure. Eh bien grâce aux règles, rien de plus simple !

Les exemples ne manquent pas et je suis sûr que vous comprenez mieux l'importance des règles. Vous pouvez très bien vous en passer… jusqu'au jour où elles seront indispensables pour un document dont la mise en page doit être millimétrée.

Afficher ou cacher les règles

Si les règles ne sont pas apparentes, sélectionnez l'onglet Affichage dans le Ruban et cochez la case Règle dans le groupe Afficher.
Il suffit bien entendu de décocher cette même case pour faire disparaître les règles.

Des tabulations, pour quoi faire ?

Les règles ne servent pas qu'à prévisualiser la position des éléments sur les pages : elles sont également très utiles pour régler des tabulations. Je serais curieux de savoir combien d'entre vous, chers lecteurs, pensent qu'il suffit d'utiliser des espaces pour aligner verticalement plusieurs données textuelles. Une grande majorité certainement…
Dans l'exemple qui suit, des données textuelles sont alignées visuellement en insérant plusieurs espaces. Tout semble bien se passer jusqu'à ce que l'on décide de changer la graisse des caractères en cliquant sur l'icône Gras du Ruban ou que l'on choisisse une autre police (voir figure suivante) !

Oui bien sûr… en utilisant des tabulations.
Dans l'exemple précédent, chaque série d'espaces a été remplacée par une tabulation. Pour cela, nous avons tour à tour sélectionné chaque suite d'espaces puis appuyé sur la touche Tab du clavier, comme illustré à la figure suivante.

La figure suivante représente le résultat. Ici encore, nous avons cliqué sur l'icône Afficher tout à des fins de démonstration.

Je sens que vous n'êtes pas convaincus du résultat. Eh bien, sélectionnez la totalité du texte et cliquez sur la règle horizontale, aux alentours des 4 centimètres. Comme le montre la figure suivante, les données sont maintenant alignées verticalement.

Maintenant, changez la graisse et la police du bloc de texte. Comme le montre la figure suivante, les données sont toujours alignées.

Les plus observateurs d'entre vous auront certainement remarqué qu'après le changement de police, le nombre de ventes des cartes graphiques n'est pas aligné avec les autres données numériques. Ceci est dû à la position de la tabulation. Sélectionnez le bloc de texte avant de décaler la tabulation d'un centimètre vers la droite en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows et le problème est réglé (voir figure suivante).

Par défaut, les tabulations sont alignées à gauche. Cela signifie que le texte qui suit la tabulation vient s'y caler par son côté gauche. Parfois, il est préférable d'utiliser d'autres types de tabulations. Dans l'exemple de la figure suivante, quel type de tabulation vous semble le plus approprié ?

Les tabulations avec alignement décimal sont certainement les mieux adaptées à ce cas précis car les sommes en euros apparaissent clairement, indépendamment du nombre de décimales.
Dans d'autres situations, les tabulations à gauche, à droite ou centrées pourront davantage mettre en valeur les données. À vous de vous adapter en fonction du contexte.

J'allais oublier quelque chose d'essentiel…
Pour choisir le type d'une tabulation, vous devez cliquer autant de fois que nécessaire sur l'icône située à gauche de la règle horizontale puis cliquer sur la règle à l'endroit où vous voulez positionner la tabulation, comme indiqué à la figure suivante.

Avant de clore cette section sur les tabulations, je voudrais vous présenter un dernier détail, qui peut parfois se révéler bien utile. Si vous faites un double-clic sur la règle, une boîte de dialogue intitulée Tabulations s'ouvre (voir figure suivante). Vous pouvez l'utiliser pour définir plusieurs tabulations d'une seule traite.

Entrez la position de la première tabulation dans le champ Position, sélectionnez le type d'alignement souhaité puis cliquez sur Définir. Recommencez ainsi pour définir autant de tabulations que nécessaire.

Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, remarquez le groupe d'options Points de suite. Vous pouvez l'utiliser pour définir une liaison entre le texte qui précède la tabulation et le taquet de tabulation. La figure suivante illustre les quatre types de points de suite disponibles : aucun, pointillés, tirets et caractères de soulignement.

Une fois que toutes les tabulations ont été définies, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tabulations.

Mise en forme des paragraphes

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Un paragraphe est un bloc de texte terminé par un saut de ligne volontaire, en d'autres termes, lorsque l'on appuie sur la touche Entrée du clavier. Les paragraphes contiennent des lettres, des mots et des phrases. Tout ce qui a été dit précédemment quant à la mise en forme des caractères reste donc valable. Par contre, de nouvelles règles de mise en forme apparaissent. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Alignement des paragraphes

L'alignement d'un paragraphe détermine la façon dont le texte se cale sur les marges gauche et droite du document (voir figure suivante). Word propose quatre alignements :

• à gauche : texte aligné à gauche et flottant à droite ;

• centré : texte centré sur la page, flottant à gauche et à droite ;

• à droite : texte aligné à droite et flottant à gauche ;

• justifié : le texte est aligné à gauche et à droite sur les marges du document.

Pour choisir l'alignement des paragraphes sélectionnés ou du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion, cliquez sur l'une des icônes d'alignement du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

Vous trouverez dans le tableau ci-après les raccourcis clavier équivalents. L'effet est appliqué sur la sélection ou le paragraphe où se trouve le point d'insertion.

Espacement des lignes et des paragraphes

Il est parfois nécessaire d'espacer ou de resserrer les lignes d'un document entier ou de quelques paragraphes seulement, pour que le texte s'adapte à la taille du support. Si, par exemple, vous êtes amenés à créer des fiches pour présenter des produits, le texte devra remplir au mieux la page : il ne devra pas déborder sur la page suivante ni occuper une place ridicule dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur l'icône Interligne et espacement de paragraphe (groupe Paragraphe, onglet Accueil du Ruban) et choisissez un des espacements proposés, comme illustré à la figure suivante.

Si les espacements proposés dans le menu ne correspondent pas à votre besoin, cliquez sur Options d'interligne et agissez sur les éléments Interligne et De (voir figure suivante).

Quelques explications sur les interlignes prédéfinis :

• Simple : l'espace alloué correspond à la police la plus haute de la sélection. Un espace supplémentaire lui est ajouté pour que les lignes ne se chevauchent pas ;

• 1,5 ligne : une fois et demie l'interligne simple ;

• Double : deux fois l'interligne simple ;

• Au moins : définit l'espace à ajouter, en tenant compte de la plus grande hauteur des lettres de la sélection ;

• Exactement : interligne dont la taille est spécifiée de manière absolue, sans tenir compte de la taille des caractères ;

• Multiple : multiple de l'espacement simple. Par exemple, un interligne multiple fixé à 1,20 est 20% plus grand que l'interligne simple.

En pratique, c'est l'option exactement que l'on utilisera le plus souvent. Entrez l'espacement en points dans le champ De en tenant compte de la taille de la police utilisée puis validez en cliquant sur OK.

Dans le même ordre d'idées, vous pouvez agir sur l'espace avant et après chaque paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés puis cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Les réglages s'effectuent dans les champs Avant et Après de la boîte de dialogue Paragraphe, comme indiqué à la figure suivante.

Indentation du texte

Arrivés à ce point dans le livre, vous êtes en mesure de choisir l'espacement des lignes à l'intérieur d'un paragraphe et des paragraphes entre eux. Mais savez-vous qu'il est également possible d'indenter (c'est-à-dire de décaler horizontalement) les paragraphes ?
Par défaut, les paragraphes s'étendent entre les marges gauche et droite du document. Si vous voulez réduire la largeur par défaut de certains paragraphes, vous devez agir sur leur retrait à gauche ou à droite. Le plus simple consiste à utiliser la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

Sélectionnez les paragraphes concernés puis déplacez les marques de retrait de la règle pour obtenir l'effet désiré.
Si la largeur du paragraphe doit être très précise, vous préférerez certainement utiliser la boîte de dialogue Paragraphe. Sélectionnez les paragraphes concernés, cliquez sur la case située dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe puis agissez sur les champs Gauche et Droite, comme indiqué à la figure suivante.

Pour faciliter le repérage des nouveaux paragraphes et bien les différencier des lignes à l'intérieur des paragraphes, vous pouvez définir un retrait de première ligne. Sélectionnez les paragraphes concernés puis agissez sur le retrait de première ligne dans la règle horizontale (voir figure suivante).

Si le retrait de première ligne doit être très précis, cliquez sur l'icône affichée dans la partie inférieure droite du groupe Paragraphe. Sélectionnez Première ligne dans la liste déroulante De 1re ligne et entrez la valeur du retrait dans le champ De correspondant, comme indiqué à la figure suivante.

Il est possible d'inverser le retrait en sélectionnant Suspendu dans la liste déroulante De 1re ligne. L'effet obtenu est représenté dans la figure suivante

Trame d'arrière-plan

L'icône Couleur de surbrillance du texte du groupe Police permet de surligner une zone de texte quelconque. Mais alors, pourquoi Microsoft a-t-il ajouté l'icône Trame de fond dans le groupe Paragraphe ? Si ces deux icônes semblent à première vue avoir le même effet, la deuxième est essentiellement destinée à mettre en avant des paragraphes entiers. D'autre part, elle donne accès à une palette de couleurs plus étendue.
Placez le pointeur dans le paragraphe concerné ou sélectionnez plusieurs paragraphes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Trame de fond et faites votre choix parmi les couleurs par défaut (voir figure suivante).

Si nécessaire, cliquez sur Autres couleurs pour accéder à une palette plus étendue. L'onglet Couleurs suffit dans bien des cas. Cependant, vous pourrez utiliser l'onglet Personnalisées pour accéder à une palette de 16 millions de couleurs ou définir la couleur par ses composantes Rouge, Vert et Bleu (voir figure suivante).

Bordures de paragraphes

Pour mettre en avant un paragraphe, vous pouvez l'encadrer en utilisant l'icône Bordures et trames du Ruban (dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban).
Sélectionnez les paragraphes souhaités, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Bordure et trame et faites votre choix dans le menu (voir figure suivante).

Le menu Bordures et trames donne accès à un nombre réduit de bordures. Pour aller plus loin, cliquez sur Bordure et trame dans le menu. Cette commande affiche la boîte de dialogue Bordure et trame, représentée à la figure suivante, dans laquelle vous pouvez choisir les caractéristiques de la bordure : style, couleur, épaisseur, trame de fond, etc.
Ici par exemple, la trame d'arrière-plan et le style de la bordure ont été modifiés.

Lettrines

Les lettrines laissent généralement une impression positive à vos lecteurs. Elles donnent un aspect professionnel à vos écrits et leur confèrent un caractère… intemporel. L'insertion de lettrines dans un document Word étant un vrai jeu d'enfant, vous avez tout intérêt à savoir l'utiliser.
Des deux extraits de texte de la figure suivante, quel est celui que vous remarquez en premier et sur lequel vous revenez plus facilement ? Je suis sûr que c'est le second !

La lettrine utilisée résulte de trois choix successifs :

• Une police qui correspond au contenu. Ici, la police Edwardian Script m'a semblée bien adaptée à ce récit d'heroïc fantasy.

• Une mise en forme irréprochable de la lettrine.

• Un effet typographique sur la lettrine.

Voyons comment mettre en œuvre ces trois étapes.

Étape 1

Le choix de la police se fait en déroulant la liste Police. En effet, vous y trouverez un aperçu de chaque police et il est facile de se faire une idée sur l'allure de la lettrine. Sélectionnez la première lettre du paragraphe concerné puis appliquez-lui la police de votre choix (voir figure suivante).

Étape 2

Pour insérer une lettrine, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, puis cliquez sur Lettrine dans le groupe Texte et choisissez Dans le texte ou Dans la marge. Si la lettrine a tendance à déborder sur le texte, cliquez sur Lettrine puis sur Options de lettrine, et définissez la hauteur de la lettrine et son éloignement du texte dans la boîte de dialogue Lettrine (voir figure suivante). Cette étape est en particulier importante si la lettrine est affichée en italique ou si la police est cursive.

Étape 3

Si nécessaire, sélectionnez la lettrine. Basculez sur l'onglet Accueil du Ruban, cliquez sur l'icône Effets de texte et choisissez un des effets proposés. Il est possible de personnaliser les effets appliqués à la lettrine en utilisant les commandes de la liste déroulante Effets de texte. Au besoin, reportez-vous à la section « Mise en forme du texte avec le Ruban » pour avoir de plus amples informations à ce sujet.

Listes à puces et listes numérotées

Les listes à puces et les listes numérotées sont très pratiques lorsqu'il s'agit d'énumérer plusieurs éléments. Vous utiliserez :

• une liste à puces ou numérotée lorsque vous avez à énumérer plus de deux éléments ;

• une liste à puces lorsque l'ordre des éléments n'a aucune importance ;

• une liste numérotée pour décrire une procédure ordonnée.

Liste à puces

Pour définir une nouvelle liste à puces, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban) et choisissez une puce dans le menu, comme à la figure suivante.

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, une puce lui est automatiquement ajoutée, comme illustré à la figure suivante. Pour terminer la liste, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée.

Si les puces proposées par défaut par Word ne sont pas suffisantes, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Puces et choisissez Définir une puce dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce. Vous pouvez cliquer sur Symbole pour utiliser un caractère quelconque d'une des polices installées, comme illustré à la figure suivante.

Si vous préférez utiliser des symboles graphiques, cliquez sur Image dans la boîte de dialogue Définir une nouvelle puce et faites votre choix dans la boîte de dialogue Puce graphique, comme à la figure suivante.

Vous pouvez également cliquer sur Importer pour utiliser une image quelconque stockée sur votre disque dur.

Listes numérotées

Des techniques similaires permettent d'insérer une liste numérotée dans un document.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisissez un des formats proposés (voir figure suivante).

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée pour passer au paragraphe suivant, un numéro lui est automatiquement ajouté. Pour terminer la liste numérotée, appuyez une deuxième fois sur la touche Entrée (voir figure suivante).

Si les formats de numérotation prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez cliquer sur la flèche à droite de l'icône Numérotation et choisir Définir un nouveau format de numérotation dans le menu. Cela ouvre une boîte de dialogue dans laquelle, comme le montre la figure suivante, vous pouvez personnaliser le type, la police et l'alignement de la numérotation.

En résumé

• Les quatre niveaux d'un document sont Caractère, Paragraphe, Page et Section.

• La mise en forme du texte se fait avec le groupe Police, sous l'onglet Accueil du Ruban. Mais vous pouvez également utiliser quelques raccourcis clavier bien pratiques.

• Les règles permettent de visualiser les éléments qui composent un document tels qu'ils seront imprimés. La règle horizontale permet également de définir des tabulations pour effectuer des alignements verticaux.

• Dans Word, les paragraphes peuvent être alignés à gauche, alignés à droite, centrés ou justifiés.

• Vous pouvez définir l'espacement entre les lignes d'un paragraphe et entre les paragraphes.

• Le texte d'un paragraphe peut être décalé vers la droite ou vers la gauche. Si nécessaire, la première ligne peut avoir un retrait qui lui est propre.

• Pour mettre en valeur un paragraphe, vous pouvez modifier sa couleur d'arrière-plan ou sa bordure. Vous pouvez aussi utiliser une lettrine pour attirer l'œil du lecteur.

• Les listes à puces et numérotées sont définies avec les icônes Puces et Numérotation du Ruban. Si nécessaire, il est possible de redéfinir le symbole utilisé.

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor, la mascotte du Site du Zéro, est malade et ne peut plus envoyer de messages. Vous vous êtes donc proposés pour le remplacer le temps qu'il se remette. Votre mission d'aujourd'hui, si vous l'acceptez, va consister à écrire une lettre pour informer un membre que son inscription a bien été prise en compte.

Voici quelques points importants de la lettre :

• Le nom « Le Site du Zéro » qui se trouve dans l'adresse de l'expéditeur devra être écrit en police Arial Black en taille 14 et de couleur Bleu Accentuation 1.

• Le reste de l'adresse de l'expéditeur devra être aligné à gauche.

• Je vous laisse choisir la police de la signature. Attention cependant : essayez d'en choisir une qui ressemble à un texte manuscrit (pour ma part, j'ai choisi « Segoe Print »). La taille des caractères sera fonction de la police utilisée.

• Tout le reste de la lettre devra être rédigé en police Times New Roman en taille 12 et justifié.

À la fin, vous devriez obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Pour réussir à mettre en page correctement cette lettre, voici ce dont vous allez avoir besoin :

• savoir insérer des majuscules accentuées ;

• utiliser plusieurs polices et tailles de caractères ;

• mettre en forme du texte en utilisant les groupes Police et Paragraphe du Ruban ;

• passer en gras certains mots ;

• modifier l'indentation des paragraphes ;

• modifier l'espace vertical avant certains paragraphes ;

• insérer une image ;

• créer un pied de page.

Normalement, mis à part les deux derniers points, cela ne devrait pas vous poser trop de problèmes. Dites-vous que, de toute façon, vous pouvez à tout moment relire un chapitre que nous avons vu ensemble.

Ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider.

Insérer une image

Le logo utilisé dans la lettre représente Zozor (voir figure suivante), la mascotte du Site du Zéro. Enregistrez l'image sur votre disque dur afin de pouvoir l'utiliser.

Pour télécharger cette image, faites un clic droit dessus, puis Enregistrer l'image sous..., et choisissez le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

Une fois l'image enregistrée :

1. Placez le point d'insertion où vous souhaitez voir apparaître l'image.

2. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban.

3. Cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations.

4. Faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Nous reviendrons, dans un autre chapitre, sur la gestion des images.

Créer un pied de page

Pour insérer un pied de page, faites un double-clic sur le pied de page. Une étiquette Pied de page y apparaît et le reste du document se grise. Écrivez alors le texte dans votre pied de page et mettez-le en forme (dans notre cas, il est centré) pour obtenir quelque chose de comparable à la figure suivante.

Faites un double-clic dans le corps du document pour quitter l'édition du pied de page.

Voilà, vous savez tout. Maintenant, c'est à vous de jouer. Pendant ce temps, je vais aller me reposer un peu. Je l'ai bien mérité.

Correction

3… 2… 1… TERMINÉ ! Il est grand temps de corriger.

Vous devriez tous avoir à peu près réussi. Quoi qu'il en soit, voici ma correction.

Adresses

Il y a deux adresses à faire figurer dans notre lettre : celle du Site du Zéro et celle du membre à qui on envoie la lettre.

Positionner la première n'est pas difficile : elle est déjà en place. Cependant, n'oubliez pas que « Le Site du Zéro » doit être en Arial Black 14, couleur Bleu Accentuation 1. Il faut donc sélectionner ce bloc de texte puis lui appliquer les bons effets en utilisant les icônes du Ruban.

La deuxième adresse est légèrement plus compliquée à placer. En utilisant la règle horizontale, il faut définir un retrait de 11,5 cm sur les trois lignes correspondantes.

Le corps de la lettre

Il y a trois choses importantes pour la mise en forme du corps de notre lettre : la justification, les tabulations et la liste à puces.

Pour justifier les paragraphes de la lettre, il suffit de les sélectionner puis de leur appliquer la mise en forme adéquate grâce à l'icône correspondante du Ruban ou d'appuyer simultanément sur Ctrl + J.

Pour les indentations au début de chaque paragraphe, il faut définir un retrait de 1cm en utilisant le curseur Retrait de la première ligne de la règle horizontale (voir figure suivante).

Pour la liste à puces, sélectionnez les paragraphes compris entre « Cours… » et « Boutique… » (inclus) puis cliquez sur l'icône Puces. Pour terminer, sélectionnez le premier mot de chacun de ces paragraphes et cliquez sur Gras, comme indiqué à la figure suivante.

La signature

Je vous avais dit de choisir vous-mêmes la police de votre signature et donc sa taille. Cependant, vous ne pouviez pas passer à côté de l'élément essentiel ici : elle doit être alignée à droite. Pour ce faire, rien de plus simple : sélectionnez cette signature, puis cliquez sur l'icône Aligner le texte à droite du groupe Paragraphe du Ruban.

Pour l'image, comme énoncé plus haut, sélectionnez l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Image dans le groupe Illustrations, puis faites un double-clic sur l'image pour l'insérer dans le document.

Le pied de page

Alors, elle n'est pas belle notre lettre ? Mais vous ne trouvez pas qu'il y manque quelque chose ? Mais oui, suis-je bête : le pied de page ! Ce sont les petits détails qui font toute la différence.

Faites un double-clic dans l'extrémité inférieure de la page, c'est-à-dire dans le pied de page. Entrez le texte « Le Site du Zéro - http://www.siteduzero.com », puis basculez sur l'onglet Accueil du Ruban afin de cliquer sur l'icône Centrer dans le groupe Paragraphe.

Et voilà, vous avez terminé vote lettre. Vous êtes venus à bout de ce premier TP. Vous êtes prêts à passer à la suite. En attendant, je vous mets à disposition mon fichier, pour pouvoir comparer avec le votre.

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Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

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Les styles rapides

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Un style s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre (voir figure suivante).

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres, comme indiqué à la figure suivante.

Bien utiliser les styles de titres

Les styles de titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. À titre d'exemple, la figure suivante représente un extrait du livre que vous êtes en train de lire, affiché en mode Plan.

Seuls les niveaux de titres (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, vous pouvez remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section « Mise en œuvre du mode plan dans les longs documents ».

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titres occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

• Normal : style utilisé par défaut dans les nouveaux documents ;

• Emphase pâle et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ;

• Référence pâle et Référence intense : détache un bloc du reste du texte.

La figure suivante représente un même paragraphe mis en forme tour à tour avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban… à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut-être cliquer une ou plusieurs fois sur les flèches de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse, comme indiqué à la figure suivante.

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher la Barre Appliquer les styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et, dans le menu, sélectionnez Appliquer les styles. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'appliquer le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné (voir figure suivante).

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style, pour afficher la barre Styles (voir figure suivante).

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style, comme indiqué à la figure suivante. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Comme le montre la figure suivante, vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Ce volet a deux inconvénients :

• il n'est affiché que dans les modes Brouillon et Plan ;

• il diminue l'espace réservé à l'affichage du document.

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale, 16/10 pour les connaisseurs. Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres, le volet de zone de style…

Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas mais, si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un groupe de documents ou tous les documents.

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Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et, dans le menu contextuel, choisissez Modifier. Cette action ouvre la boîte de dialogue Modifier le style, représentée à la figure suivante.

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué, le cas échéant, aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

À titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran de la figure suivante.

Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

• Police : paramètres complémentaires relatifs aux polices, tels que le soulignement, l'espacement des caractères, le décalage vers le haut ou vers le bas, etc. ;

• Paragraphe : retrait, espacement, alignement ;

• Tabulations : tabulations prédéfinies pour le style ;

• Bordure : bordure et trame de fond du style ;

• Langue : langue par défaut du style ;

• Cadre : mode d'habillage du texte ;

• Numérotation : numérotation dans le style ;

• Touche de raccourci : touche de raccourci pour affecter le style à la sélection ;

• Effets de texte : effets de mise en forme du texte.

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

1. Saisissez un paragraphe de texte.

2. Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.

3. Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style, dans la partie inférieure du volet Styles (voir figure suivante).

4. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

• Police : « Agency FB » (cette police est standard sous Windows 7 mais rien ne vous empêche d'en choisir une autre) ;

• Taille de caractères : 36 points ;

• Couleur de caractères : Rouge.

Enregistrez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui de la figure suivante :

Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme, représentée figure suivante.

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

La notion de style est intimement liée à celle de modèle : chaque modèle contient, entre autres, un certain nombre de styles qui lui sont propres.

• Lorsque vous créez un nouveau document basé sur un modèle donné, les styles correspondants sont automatiquement chargés et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles.

• Lorsque vous créez un nouveau document sans préciser son modèle, c'est le modèle par défaut qui est utilisé.

Ainsi, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Trois étapes :

1. Créez un nouveau document.

2. Modifiez ou créez des styles dans ce document. À titre d'exemple, modifiez le style Titre 1 en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.

3. Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

   • Depuis le menu Fichier, lancez la commande Enregistrer sous ;

   • Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Word ;

   • Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows (voir figure suivante) ;

   • Validez en cliquant sur Enregistrer.

Une fois le modèle personnel enregistré, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

• Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ;

• Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modèles ;

• Désignez le modèle dans la boîte de dialogue Nouveau et validez (voir figure suivante).

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ?

En résumé

• Un style rassemble diverses caractéristiques de mise en forme comme la police, la taille des caractères, leur couleur, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire.

• Pour appliquer un style à un paragraphe, vous utiliserez la Barre des styles ou la palette Styles rapides du Ruban.

• Le volet de zone de style est affiché dans les modes Plan et Brouillon. Il permet de visualiser tous les styles utilisés dans un document.

• Les styles existants peuvent être modifiés et vous pouvez créer vos propres styles.

• Les styles peuvent être attachés à un document ou à un modèle.

Utilisation de thèmes

Dans les chapitres précédents, vous avez, entre autres, appris à :

• créer un nouveau document à partir d'un modèle ;

• modifier la mise en forme du texte et des paragraphes ;

• utiliser des styles pour uniformiser la présentation des éléments d'un document.

Que diriez-vous de pouvoir modifier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des réglages prédéfinis qui affectent les couleurs, les polices et les effets ? Cette prouesse réside dans l'utilisation de thèmes. Commencez par télécharger le document themes.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'effet des thèmes par vous-mêmes.

Télécharger le fichier

La figure suivante représente un même document mis en forme avec plusieurs thèmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu final est très différent d'un thème à l'autre.

Utiliser un thème prédéfini

Par défaut les documents Word utilisent le thème Office. Pour choisir un autre thème, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe Thèmes et faites votre choix parmi les thèmes proposés (voir figure suivante).

Entraînez-vous à modifier le thème appliqué au document themes.docx, téléchargé en début de section.

Modification d’un thème

Comme le montre la figure suivante, les icônes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes permettent de modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux du thème actuellement utilisé.

Ici encore, testez les effets de ces trois réglages sur le document themes.docx, téléchargé en début de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin. Vous devriez obtenir le résultat représenté à la figure suivante.

Enregistrement d’un thème modifié

Après avoir modifié un thème en utilisant les icônes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement l'enregistrer pour pouvoir le réutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thèmes, sur Enregistrer le thème actif et donnez un nom au nouveau thème.
Comme le montre la figure suivante, le thème enregistré est accessible directement dans la partie supérieure du menu Thèmes.

Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu au chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hiérarchique dans la pyramide « caractère, paragraphe, page et section ». Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir dans quel cas les utiliser et à quel point elles peuvent se révéler incontournables.

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Je vous en ai déjà brievèment parlé ; en fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien précis. Imaginez par exemple que vous ayez à réaliser le document représenté à la figure suivante :

Le texte des pages 1 et 3 est affiché dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est réparti sur trois colonnes. Pour parvenir à ce résultat, une seule solution : vous devez créer une section limitée à la page 2 du document.

L'utilisation de sections sera nécessaire dans les cas suivants :

• numérotation partielle des pages d'un document ;

• numérotation de certaines lignes dans le document ;

• plusieurs colonnes dans une partie du document ;

• utilisation de plusieurs en-têtes et pieds de page ;

• et dans d'autres domaines du même type pour lesquels le document doit être divisé en plusieurs blocs ayant chacun des caractéristiques de mise en page différentes.

Définir un saut de section

Placez le point d'insertion à l'endroit précis où vous voulez insérer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section à utiliser en cliquant sur une des entrées affichées sous Sauts de section (voir figure suivante).

Le saut de section peut :

• renvoyer à la page suivante (Page suivante) ;

• se faire dans la même page, sans occasionner de saut de page (Continu) ;

• renvoyer à la page paire suivante (Page paire) ;

• renvoyer à la page impaire suivante (Page impaire).

Numéroter les pages d’un document

La numérotation des pages d'un document est vraiment aisée (voir figure suivante).

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

2. Cliquez sur Numéro de page.

3. Choisissez la position des numéros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numéros proposés.

À titre d'exemple, numérotez les pages du document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt. Numérotez ses pages en adoptant une numérotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante.

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses.

Imaginez que vous deviez numéroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui mais pas toutes les pages : seulement celles situées entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numéro de page 1, la page 4 le numéro de page 2, et ainsi de suite jusqu'à la page 7 qui devra porter le numéro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt.

Une idée de la méthode à employer ?
Étant donné que nous sommes en train de parler des sections, eh bien… nous allons en utiliser !

1. Insérez un saut de section continu au début de la page 3 et un autre au début de la page 8 ;

2. Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7 ;

3. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insérez un numéro de page.

Par défaut, toutes les sections du document sont liées. Si vous numérotez une section, les autres le seront également (voir figure suivante) ! Vous devez donc désolidariser les trois sections du document.

Faites un double-clic dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au précédent (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban).
Recommencez la même manipulation mais, cette fois-ci, avec un double-clic sur le bas de page d'une des pages de la troisième section. Par exemple la page 8.

Il vous faut encore indiquer à Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas être numérotées. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Supprimer les numéros de page. Faites de même en plaçant le point d'insertion dans une des pages de la section 3. Comme le montre la figure suivante, les sections 1 et 3 ne sont plus numérotées.

Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numérotation à partir du numéro 1.
Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numéro de page et, dans le menu, sélectionnez Format des numéros de page. Choisissez l'option À partir de, inscrivez 1 dans le champ correspondant et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Les pages 3 à 7 sont immédiatement numérotées 1 à 5.

Numérotation des lignes dans un document

Si ce n'est pas déjà fait, téléchargez le document sections.docx et ouvrez-le dans Word.

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Pour numéroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Numéros de lignes et sélectionnez une commande dans le menu (voir figure suivante).

Là où les choses se corsent, c'est quand vous ne souhaitez numéroter que quelques lignes !
Si vous avez suivi l'exemple décrit dans la section précédente, vous avez certainement une vague idée de la technique à utiliser. Vous devez :

1. Insérer un saut de section avant la première ligne à numéroter et un autre après la dernière ligne.

2. Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section.

3. Lancer la commande de numérotation de ligne (Numéros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

Par exemple, pour numéroter les lignes 4 à 10 de la page 4, vous devrez insérer un saut de section continu au début de la ligne 4 et un autre au début de la ligne 11, puis lancer la commande de numérotation de ligne. Une fois la commande exécutée, le document devrait ressembler à la figure suivante.

En-têtes et pieds de pages

Précédemment dans cette section, nous avons parlé des en-têtes et pieds de pages pour montrer comment numéroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, affichées dans les parties supérieure et inférieure des pages, peuvent contenir bien d'autres informations comme le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la société, etc. ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icônes En-tête et Pied de page, dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban (voir figure suivante).

Une fois l'en-tête ou le pied de page inséré, vous pouvez modifier les éléments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier, comme illustré à la figure suivante.

Une fois l'en-tête ou le pied de page choisi via les icônes En-tête ou Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser à l'aide de l'onglet Création du Ruban (voir figure suivante).

Vous pouvez par exemple :

• insérer la date et l'heure actuelles ;

• ajouter une image ou une image Clip art ;

• choisir un autre en-tête ou un autre pied de page ;

• insérer une tabulation pour positionner horizontalement des éléments ;

• définir l'espacement du haut de la page avec l'en-tête et celui du bas de la page avec le pied de page.

De la même manière, les en-têtes et pieds de pages peuvent être différents sur les pages paires et impaires du document. Pour cela, cochez la case Pages paires et impaires différentes (dans le groupe Options, sous l'onglet Création du Ruban). Définissez alors l'en-tête et pied de page d'une page paire, puis ceux d'une page impaire.
À titre d'exemple, nous allons utiliser les contrôles du Ruban sous les onglets Insertion et Création pour définir l'en-tête de la figure suivante. Ici, la police utilisée est Calibri 22 points et l'illustration est une image Clip art qui répond au mot document.

La définition de l'en-tête se fait en cinq étapes :

• On définit l'en-tête à partir d'un modèle Vide : sélection de l'onglet Insertion dans le Ruban, clic sur l'icône En-tête dans le groupe En-tête et pied de page et sélection du modèle Vide.

• On insère l'image en cliquant sur l'icône Images clipart (dans le groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban). Le mot utilisé pour la trouver est document. Une fois l'image localisée puis insérée dans l'en-tête, on la redimensionne pour obtenir la taille désirée. Nous n'avons pas encore abordé la manipulation d'images mais sachez simplement qu'une des techniques permettant de redimensionner une image consiste à cliquer dessus, à positionner le pointeur sur un de ses angles puis à déplacer cet angle vers l'intérieur de l'image jusqu'à obtenir les dimensions souhaitées (voir figure suivante).

• Écrivez le texte ÉTAT D'AVANCEMENT. Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

• Insérez la date du jour avec l'icône Date et heure (dans le groupe Insérer, sous l'onglet Création du Ruban). Appliquez-lui la police Calibri et la taille 22 points.

• Insérez une tabulation d'alignement Centre devant « ÉTAT D'AVANCEMENT » et une tabulation d'alignement Droite devant la date avec l'icône Insérer une tabulation d'alignement (dans le groupe Position, sous l'onglet Création du Ruban).

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Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez à définir une page de garde, à modifier la taille, le format et les marges du document, à insérer des filigranes et bien d'autres choses encore…

Page de garde

Pour améliorer l'allure d'un long document (mémoire, compte-rendu, e-book, etc.), vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document. Cette opération est particulièrement simple dans Word car elle ne nécessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier.
Positionnez le point d'insertion à l'endroit où doit être insérée la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposées par Word (voir figure suivante).

Une fois la page de garde insérée, cliquez tour à tour sur chacune des zones de texte et insérez vos propres mentions. Dans la figure suivante par exemple, nous avons choisi une page de garde Austin. Elle présente quatre zones de texte à personnaliser.

Taille, orientation et marges du document

En règle générale, en France, les documents papier sont au format A4 : ils mesurent 21 centimètres de large par 29,7 centimètres de haut. Dans certains cas (comme l'impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, réalisation d'e-books de plus petite taille, etc.), il peut être nécessaire d'utiliser une taille différente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une valeur dans la liste (voir figure suivante).

N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier… à condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, définissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK, comme indiqué à la figure suivante.

L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icône Orientation, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Enfin, vous définissez les marges en cliquant sur l'icône Marges, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page (voir figure suivante).

Si vous ne personnalisez pas les marges du document, elles seront par défaut Normales, c’est-à-dire égales à 2,5 cm sur chaque bord. Libre à vous de choisir des marges plus étroites ou plus larges en fonction des besoins.
Les marges En miroir sont à réserver aux documents qui doivent être reliés. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la même marge sur le bord correspondant à la reliure, comme représenté à la figure suivante.

Si les différentes marges proposées par défaut ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Marges personnalisées et définissez les marges dans les champs Haut, Bas, Gauche et Droite de la boîte de dialogue Mise en page.
Enfin, si le document doit être relié, définissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les champs correspondants (voir figure suivante).

À titre d'exemple, essayez de reproduire le document représenté figure suivante.

Pour cela, définissez un nouveau document et modifiez ses caractéristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges Étroites. Insérez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le résultat de la figure suivante.

Arrière-plan de page

L'arrière-plan d'un document Word est, par défaut, de couleur blanche. Si vous êtes amenés à réaliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore… des pages Web, vous voudrez peut-être donner un aspect moins conventionnel à vos créations en utilisant une couleur ou un dégradé d'arrière-plan.
Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Couleur de page dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez une couleur dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Si les couleurs proposées ne répondent pas à vos besoins, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalisées.

Filigranes

Les filigranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers, dans les billets de banque par exemple. Si Word (ou plutôt l'imprimante) n'est pas en mesure de créer de « vrais » filigranes, on peut cependant les simuler en insérant un texte ou une image en arrière-plan des pages d'un document.
Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez un filigrane dans le menu, comme illustré à la figure suivante.

Il faut bien l'avouer, les filigranes proposés dans le menu sont assez limités. Heureusement, quelques clics suffisent pour en créer d'autres, parfaitement adaptés à chaque situation.
Si ce n'est pas déjà fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane du groupe Arrière-plan de page et, dans le menu, sélectionnez Filigrane personnalisé. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Les filigranes peuvent être constitués de texte ou d'images.

• Pour utiliser un texte en filigrane : sélectionnez l'option Texte en filigrane et complétez les éléments demandés, à savoir, Texte, Police, Taille, Couleur et Disposition.

• Pour utiliser une image en filigrane : sélectionnez l'option Image en filigrane, cliquez sur Sélectionner Image et désignez l'image à utiliser.

Bordures de page

Il est parfois nécessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document, par exemple pour créer un carton d'invitation ou encore pour donner du relief à une page importante du document. On réalise cette opération en cliquant sur l'icône Bordures de page (dans le groupe Arrière-plan, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante. Choisissez :

1. Le type, le style, la couleur, la largeur et éventuellement le motif de la bordure ;

2. Les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure;

3. La portée de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.) ;

4. La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille.

Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.

Multicolonnage

Définir un multicolonnage consiste à répartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique effraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a été simplifiée à l'extrême dans Word 2010 !
Pour vous entraîner tout au long de cette section, je vous suggère de télécharger le document lipsum.docx en utilisant le lien suivant et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document

Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Colonnes et choisissez un type de multicolonnage, comme illustré à la figure suivante.

L'intégralité du document est immédiatement répartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'élément choisi dans le menu.

Qu'à cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La boîte de dialogue affichée est représentée à la figure suivante.

Indiquez le nombre de colonnes souhaité dans le champ Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne séparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramètres, comme le montre la figure suivante.

Est-ce que je dois vraiment répondre à cette question ? Réfléchissez un peu…
Eurêka ! En insérant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sûr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont été insérés avant et après le texte à répartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a été placé dans la section 2 et l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) a été utilisée (voir figure suivante).

En résumé

• Pour mettre en forme rapidement un document, rien de tel que les thèmes de Word.

• Vous pouvez utiliser les thèmes prédéfinis de Word, en cliquant sur l'icône Thèmes présente dans le groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

• Vous pouvez également modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux d'un thème existant en utilisant les icônes du groupe Thèmes, sous l'onglet Mise en page du Ruban.

• Les sections permettent de numéroter partiellement les pages ou les lignes d'un document, définir plusieurs colonnes dans une partie du document ou encore utiliser plusieurs en-têtes et pieds de pages.

• Pour améliorer l'allure d'un long document, vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document.

• La mise en forme au niveau Page permet de définir une couleur d'arrière-plan, un filigrane, une bordure de page ou encore un multicolonnage.

Instructions pour réaliser le TP

Principe du TP

Zozor s'est définitivement remis. Enfin presque… Il a tellement de travail en retard qu'il vous a demandé un service. Il voudrait (allez savoir pourquoi) mettre sa biographie en forme sous Word. Comme vous êtes devenus des as et que lui est un zéro, vous avez bien sûr accepté. Votre bonté vous perdra. Mais vous avez accepté, alors au boulot !

Les figures suivantes représentent le résultat à atteindre.

Une bonne nouvelle : j'ai déjà tapé le texte pour vous. Votre travail consistera à le mettre en forme en utilisant les différentes techniques étudiées jusqu'ici.

Pour arriver au résultat demandé, vous devrez en particulier :

• insérer et personnaliser une page de garde : celle utilisée pour ce TP est Emplacements de bureau ;

• choisir un thème : celui utilisé pour ce TP est Sillage ;

• mettre en forme le texte encadré : j'ai utilisé des retraits de 1 cm à gauche et à droite, une bordure ombrée ainsi qu'une police différente ;

• ajouter un en-tête et un pied de page : j'ai utilisé Moderne page paire ;

• définir des sections pour mettre en place un multicolonnage ;

• modifier l'alignement des paragraphes.

Qu'est-ce que c'est que ce défaitisme ? Toutes les techniques à mettre en œuvre sont tout à fait à votre portée et je suis prêt à parier que vous atteindrez la fin du TP sans encombre !

À moins que vous ne vouliez saisir tout le texte, je vous suggère d'utiliser le lien qui suit.

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Vous avez maintenant tous les éléments en mains pour réaliser le document demandé. C'est à vous de jouer…

Correction

J'espère que vous n'avez pas eu trop de problèmes dans ce TP. Voici ma correction, dans laquelle je passe en revue tous les points qui auraient pu « coincer ».

Page de garde

Vous avez peut-être rencontré les deux difficultés suivantes :

1. Les deux premières lettres du mot « œuvre » sont restées séparées dans le titre et dans le sous-titre. Qu'à cela ne tienne : placez le point d'insertion après le dernier « e » du mot « œuvre » et appuyez sur la barre d'espacement. Comme par magie, « oeuvre » se transforme en « œuvre ». En fait, il n'y a rien de magique là-dedans : la barre d'espacement a indiqué à Word que le mot était entièrement tapé et l'outil de correction automatique en cours de frappe a fait le remplacement. Vous en saurez plus à ce sujet en vous reportant à la section intitulée « Correction en cours de frappe » au chapitre 1 de la partie 3.

2. Il a été impossible de saisir « 2011 » dans le dernier champ, en bas de la page de garde. Ce nombre a systématiquement été remplacé par « 11 ». Ceci est dû au comportement du champ Année. Pour corriger cette attitude par trop perturbante, supprimez le champ date en cliquant dans la zone de texte qui l'englobe, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Maintenant, il ne vous reste plus qu'à taper 2011 au clavier.

Choix d'un thème

Le seul problème que vous ayez pu rencontrer se situe au niveau du titre, qui n'arrive pas à tenir dans la largeur définie pour la zone de texte. Cliquez sur cette zone pour faire apparaître les traits pointillés matérialisant ses frontières, pointez le taquet de redimensionnement de droite, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris vers la droite pour élargir la zone de texte, comme illustré à la figure suivante.

Mise en forme du texte encadré

Cette étape ne vous a certainement pas posé de problème. Voici cependant quelques indices pour ceux qui auraient éprouvé des difficultés.

1. La police est définie dans le groupe Police de l'onglet Accueil du Ruban, comme indiqué à la figure suivante.

2. La suppression de l'espace après les paragraphes du texte encadré se fait avec l'icône Interligne et espacement de paragraphes (dans le groupe Paragraphe, sous l'onglet Accueil du Ruban), comme indiqué à la figure suivante.

3. Les retraits à gauche et à droite du texte encadré se font dans la règle horizontale, comme indiqué à la figure suivante.

4. La bordure est définie en cliquant sur l'icône Bordure et trame (toujours dans le groupe Paragraphe) et en choisissant Ombre dans la boîte de dialogue Bordure et trame, comme indiqué à la figure suivante.

En-tête et pied de page

La définition de l'en-tête et du pied de page se fait dans le groupe En-tête et pied de page, sous l'onglet Insertion du Ruban. Il suffit de cliquer sur l'icône En-tête et de sélectionner Moderne page paire, puis de cliquer sur l'icône Pied de page et de sélectionner Moderne page impaire.

Si la numérotation des page commence à 1 et non à 2 comme demandé :

1. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.

2. Cliquez sur l'icône Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et sélectionnez Format des numéros de page dans le menu.

3. Entrez la valeur 2 dans la zone de texte À partir de et validez en cliquant sur OK (voir figure suivante).

Multicolonnage

Contrairement à ce que la logique pourrait laisser croire, l'insertion de sauts de section n'intervient pas sous l'onglet Insertion, mais sous l'onglet Mise en page du Ruban. Cliquez sur l'icône Sauts de page du groupe Mise en page et sélectionnez Saut de section > Continu, comme indiqué à la figure suivante.

Une fois les deux sauts de section insérés, placez le point d'insertion à l'intérieur de la zone qu'ils délimitent, cliquez sur l'icône Colonnes (dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban) et, dans le menu, choisissez la valeur Deux, comme indiqué à la figure suivante.

Alignement des paragraphes

Cette étape n'est vraiment pas compliquée. C'est pourquoi j'en profite pour vous rappeler une astuce bien pratique : pour sélectionner la totalité du document, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier Ctrl + A. Puis, afin de justifier votre texte, cliquez sur l'icône Justifier dans le groupe Paragraphe. Pour aller encore plus vite, vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier correspondant, Ctrl + J.

Ce TP est déjà terminé. Vous voilà prêts à passer à la suite. En attendant, je mets à votre disposition le document final, pour pouvoir comparer avec le vôtre.

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L'illustration est sur mon disque dur

Où sont stockées mes images ?

Cette section présuppose que votre système d'exploitation est Windows 7, version 32 ou 64 bits, toutes éditions confondues. Si vous utilisez Windows Vista ou Windows XP, rendez-vous à la fin de la section pour savoir comment localiser vos images.
La bibliothèque Images, accessible directement depuis le menu Démarrer, est un emplacement de choix pour stocker vos images et photos. Pour l'ouvrir, cliquez sur Démarrer puis, dans la partie droite du menu, sur Images, comme illustré à la figure suivante.

Si vous avez stocké vos images dans un des dossiers de la bibliothèque Images, elles doivent apparaître dans cette fenêtre.

Les bibliothèques sont apparues avec Windows 7. Elles facilitent la manipulation de fichiers d'un même type qui se trouvent à différents endroits. Dans cet exemple, la bibliothèque Images est constituée des dossiers Mes images et Échantillons d'images.
Lorsque vous utilisez une application graphique (Microsoft Paint, The Gimp ou Photoshop par exemple), le dossier Mes images est proposé comme emplacement par défaut lorsque vous lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier. Voici par exemple, illustrée à la figure suivante, la boîte de dialogue affichée lorsque l'on fait appel à la commande Fichier > Enregistrer dans Microsoft Paint pour enregistrer une nouvelle image.

Eh bien tout simplement parce que le format sélectionné dans la liste déroulante Type est PNG. Seuls les fichiers au format PNG sont donc affichés dans la boîte de dialogue. Si vous sélectionnez le type JPEG, les fichiers JPEG apparaissent, comme dans la figure suivante. Zozor disparaît, puisqu'il est au format PNG !

Sous Windows Vista

Si vous utilisez Windows Vista, la commande Images du menu Démarrer donne accès à l'équivalent du dossier Mes images de Windows 7. Vous avez tout intérêt à stocker vos images dans ce dossier pour y accéder facilement depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, vous devrez mémoriser l'emplacement exact de vos images car le concept de bibliothèques est étranger à Windows Vista.

Sous Windows XP

Si vous utilisez Windows XP, la commande Mes Images du menu Démarrer donne directement accès au dossier Mes images. Si vous stockez vos images dans ce dossier, elles seront directement accessibles depuis le menu Démarrer. Dans le cas contraire, pour pouvoir les ouvrir, vous devrez vous déplacer dans le dossier qui les contient.

Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images

Je suis sûr que la réponse vous brûle les lèvres ! Il suffit d'inclure dans la bibliothèque Images les dossiers dans lesquels ces images sont stockées. Encore faut-il savoir comment ajouter un dossier à la bibliothèque Images. Rassurez-vous, il n'y a rien de sorcier là-dedans. :)

Cliquez sur Démarrer puis sur Images pour ouvrir la bibliothèque Images. Juste en dessous du titre Bibliothèque Images, vous voyez le mot Inclut, suivi du nombre de dossiers attachés à la bibliothèque Images. Dans l'exemple de la figure suivante, on observe deux dossiers.

Cliquez sur le mot emplacements. Une boîte de dialogue intitulée Emplacement de bibliothèque Images s'ouvre alors (voir figure suivante).

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Ajouter et à désigner le dossier à prendre en compte dans la bibliothèque Images. Une fois le dossier ajouté et la boîte de dialogue Emplacement de bibliothèque Images fermée, les images du dossier sont visibles dans la bibliothèque Images, comme illustré à la figure suivante.

Les formats pris en charge

Word est compatible avec la plupart des formats graphiques conventionnels. Sont en particulier pris en charge les formats JPG (ou JPEG), GIF, PNG, BMP et WMF.

Selon les applications utilisées, les fichiers sont enregistrés dans un format ou dans un autre, identifié par son extension. Ainsi, la quasi-totalité des appareils photo numériques utilise le format JPG pour enregistrer des photos. Le Web exploite des fichiers graphiques aux formats PNG, JPG et GIF. Les anciennes applications de dessin utilisent le format BMP. Certains formats, jugés trop « propriétaires » (c'est-à-dire fortement liés à une application) ou trop peu répandus ne sont pas directement utilisables. Par exemple, les fichiers propriétaires Photoshop PSD, Illustrator AI ou encore Autocad DFX ne sont pas utilisables dans Word. N'ayez crainte : toutes ces applications sont en mesure d'enregistrer les fichiers qu'elles manipulent dans un format compatible avec Word.

Insérer une image

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit exact où l'image doit être insérée. Déplacez-vous dans l'onglet Insertion du Ruban et cliquez sur l'icône Image, dans le groupe Illustrations. La boîte de dialogue Insérer une image s'ouvre à l'écran. Par défaut, elle affiche le contenu de la bibliothèque Images. Si vous avez suivi les conseils donnés dans la section « Faciliter l’accès aux images avec la bibliothèque Images » et si, bien entendu, vous utilisez Windows 7, la bibliothèque rassemble tous les dossiers contenant des images, comme illustré à la figure suivante.

Faites défiler l'ascenseur vertical pour afficher la miniature de l'image à insérer, puis faites un double-clic dessus pour insérer l'image.

Si la Bibliothèque Images contient un grand nombre de fichiers, il peut être difficile de trouver rapidement celui que vous voulez insérer dans votre document. Heureusement, Microsoft a prévu cette situation. Vous pouvez :

1. Filtrer le type des fichiers affichés dans la liste à droite du champ Nom de fichier ;

2. Entrer le nom (ou une partie du nom) de l'image recherchée dans le champ Rechercher, en haut à droite de la boîte de dialogue Insérer une image.

Par exemple, pour afficher uniquement les fichiers JPG dont le nom contient les lettres « tul », sélectionnez Format d'échange de fichiers JPEG (*.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.jpe) dans la liste déroulante Format et tapez tul dans le champ Rechercher. La partie centrale de la boîte de dialogue est automatiquement filtrée en conséquence, comme visible à la figure suivante.

Ici encore, Windows 7 va vous apporter son aide :

1. Lancez la commande Images depuis le menu Démarrer.

2. Déplacez-vous dans le dossier qui contient vos photos.

3. Sélectionnez les photos en utilisant la méthode de votre choix. Vous pouvez par exemple cliquer sur la première photo, faire défiler l'ascenseur pour atteindre la dernière photo et cliquer sur celle-ci tout en maintenant la touche Maj enfoncée.

4. Comme représenté à la figure suivante, cliquez sur Afficher plus de détails dans la partie inférieure de la fenêtre.

5. Cliquez sur Ajouter un mot clé dans la partie inférieure de la fenêtre et entrez les mots-clés, séparés par des points virgules « ; », que vous désirez associer aux photos sélectionnées. Dans la figure suivante par exemple, nous associons aux images les mots-clés neige, 2010 et forêt.

Comme le montre la figure suivante, vous pourrez désormais utiliser un de ces mots-clés dans la boîte de dialogue Insérer une image de Word pour retrouver facilement vos photos.

Utiliser les images mises à disposition par Microsoft

En tant que membre de la suite Office, Word donne accès à un très grand nombre d'illustrations et de photographies. Ces dernières peuvent être librement insérées dans un document en quelques clics de souris.

La bibliothèque d'images d'Office

Commencez par placer le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer l'image. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban puis cliquez sur l'icône Images clipart du groupe Illustrations. Cette action provoque l'affichage du volet Images clipart sur le côté droit de la fenêtre, comme illustré à la figure suivante.

Assurez-vous que la case Inclure le contenu Office.com est cochée. Ainsi, les images seront recherchées sur l'ordinateur mais aussi sur Office.com, le site Microsoft dédié à la suite Office.
Déroulez la liste Les résultats devraient être. Cochez la case Illustrations si vous recherchez des Clip arts. Cochez la case Photographies si vous recherchez des photographies. Bien entendu, vous pouvez cocher ces deux cases pour rechercher des Clip arts et des photographies, comme illustré à la figure suivante.

Entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher et cliquez sur OK. Comme illustré à la figure suivante, le résultat de la recherche est affiché dans la partie inférieure du volet Images clipart.

Cliquez sur un Clip art ou une photographie pour l'insérer dans le document.
Si l'image insérée n'a pas la taille voulue, vous pouvez la redimensionner en agissant sur ses poignées de redimensionnement ou sur le Ruban. Vous en saurez plus à ce sujet un peu plus loin dans ce livre.

La bibliothèque d'images d'Office.com

Si les illustrations proposées dans le volet Images clipart ne couvrent pas vos besoins, cliquez sur le lien Plus d'informations sur Office.com, dans la partie inférieure de ce volet. La page de recherche d'images de Microsoft s'ouvre dans le navigateur par défaut. Utilisez les catégories (1) et le champ de recherche (2) pour trouver l'image de vos rêves (voir figure suivante).

Si vous utilisez comme navigateur par défaut Internet Explorer

Lorsque vous avez trouvé une image digne d'intérêt, pointez-la et cliquez sur Copier dans le Presse-papiers, comme à la figure suivante.

Si vous êtes confrontés à un avertissement indiquant « les cookies doivent être activés dans votre navigateur », assurez-vous que c'est bien le cas puis validez en cliquant sur Accepter. Retournez dans Word. Placez le point d'insertion à l'endroit où l'image doit être insérée, puis cliquez sur l'icône Coller du Ruban, comme illustré à la figure suivante.

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